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ESTUDIO DE CASOS SOBRE LINEAMIENTOS Y PLANEACIÓN (ADMINISTRACIÓN)

UNIDAD 4 (ACTIVIDAD DE COMPRENSIÓN)

Asignatura

INTRODUCCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

NRC: 7816

Integrantes del grupo #2

Nicolas Stephen Vanegas Martinez ID:725001 Cel:323-291-4684

Micheel Pino Meza ID: 729179 Cel: 301-7188-8615

Nathalia Diaz Bolaños ID:

Martha Alexandra Mora Quistial ID:727636 Cel: 300-288-5140

Leydi Builes ID: 724594

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Programa Administración de Empresas

Colombia, Cali, Valle del Cauca

Mayo del 2020

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Introducciòn

En el desarrollo del presente trabajo se hará mención a la importancia del proceso administrativo

con relación a la (planeación,organización,dirección y control) dentro de una organización, con el

fin de fortalecer competencias y gestión del conocimiento con respecto a la carrera realizada.

1.Objetivo

Presentar el tema desde una perspectiva integral, sin caer demasiado en las tediosas

especificaciones que más que aclarar cada una de las funciones,elementos y las características del

proceso administrativo con respecto al proceso administrativo,este trabajo nos permite tener un

rol de investigación, gestión del conocimiento y aprendizaje autónomo

2.Definiciones:

Planeación: planeación o planeamiento es un accionar que está vinculado a planear. Este verbo,
por su parte, consiste en elaborar un plan,A través de la planeación, una persona u organización
se fija alguna meta y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que
puede tener una duración muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones,
como ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas según
(porto,2008,p.1)

Organización:Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.

Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que
cumplen funciones específicas.(porto,2008,p.1)

Dirección:es la acción y efecto de dirigir (llevar algo hacia un término o lugar, guiar, encaminar
las operaciones a un fin, regir, dar reglas, aconsejar u orientar). El concepto tiene su origen en el
vocablo latino directio,(porto,2004,p.1)
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Control: control es un mecanismo del proceso administrativo creado para verificar que los
protocolos y objetivos de una empresa, departamento o producto cumplen con las normas y las
reglas fijadas. El control tiene como objetivo evitar irregularidades y corregir aquello que frena la
productividad y eficiencia del sistema como, por ejemplo, los mecanismos de control de calidad.
(significado,2020,p1)

3. Proceso administrativo

Conceptos básicos La palabra administración se origina del latín ad que significa

dirección, para, y minister que significa subordinación u obediencia, por tanto, se puede traducir

como “aquel que realiza una función bajo el mando de otro”. Se analizarán a continuación las

definiciones de los tratadistas connotados para, posteriormente, concretar con la definición propia

del autor.Cipriano,( Luna González,2014.p32)

3.1 Importancia de la administración La importancia de la administración en la

naturaleza humana, es básica para todo proyecto social, sin la aplicación de ésta los resultados

seguramente no serían confiables. A continuación se describen algunos indicadores que clarifican

la importancia de la administración.

● La administración global, es decir, es necesaria en todo organismo social, no

importa en qué parte del mundo.

● Sirve para que los recursos funcionen en forma sinérgica.

● Toda función que realice tiene como base principal que al tomarla en cuenta se

logran buenos resultados, ( Luna González,2014.p32)

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3.2 El ámbito de desarrollo de la administración es universal, es decir, se aplica en

todas partes del mundo, ya sean organismos públicos o privados. Ubicándonos en lo particular, la

realiza la persona, las familias, las microempresas, pequeñas, medianas y grandes; por último, se

entenderá que el ámbito de la Administración se determina y se aplica en todos los ámbitos donde

existe. ( Luna González,2014.p33)

4. Planeación y organización:

La administración se clasifica en dos etapas, la mecánica que se integra por las fases de

planeación y organización y la dinámica que se forma por las fases de dirección y control. La

planeación representa el inicio y la base del proceso administrativo. Sin ésta lo que se realice en

la organización, dirección y control no tiene razón de ser, dado que funcionará sin haber

determinado los resultados que persigue todo organismo social y esto sería poner en peligro su

futuro. La planeación determina qué quiere ser la empresa, dónde se va establecer, cuándo va a

iniciar operaciones y cómo lo va a lograr. Estas palabras representan y deben tener las respuestas

correctas para no poner en riesgo al grupo social en el futuro, que siempre es el enfoque de la

planeación. (Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014.

ProQuest Ebook Central)

Elementos de la planeación los planes o elementos de la planeación se tratarán

someramente a continuación dado que en el siguiente tema de fases de la planeación se

desarrollan ampliamente:
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Elementos de la planeación Los planes o elementos de la planeación se tratarán

someramente a continuación dado que en el siguiente tema de fases de la planeación se

desarrollan ampliamente:

Tipos de planeación La planeación se clasifica en:

● Planeación táctica

● Planeación operativa

● Planeación estratégica

● Planeación táctica

● Planeación operativa

4.1 Planeación estratégica La

planeación estratégica no pronostica el futuro pero

para un dirigente presenta la posibilidad de:

• Ayudar a enfrentarse con efectividad a las contingencias futuras

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. • Proporcionarle una primera oportunidad para corregir errores inevitables.

• Ayudarlo a tomar decisiones respecto de las cosas adecuadas en el momento adecuado

. • Enfocarse en las acciones que se deben tomar al futuro según se desea.

Planeación estratégica se concibe como “el proceso que consiste en decidir sobre la

misión, visión, valores, objetivos y estrategias de una organización, sobre los recursos que serán

utilizados y las políticas generales que orientarán la adquisición y coordinación de tales recursos,

considerando a la empresa como una entidad total, es un mediano y largo plazo”.

Misión o razón de ser de la organización es un breve enunciado que sintetiza los

principios, propósitos, estrategias y valores esenciales que deberán ser conocidos, comprendidos

por todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio (cuadro 31).

Visión o intención estratégica es el estado futuro deseado: la aspiración de la empresa.

(Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014.p62)
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Fuente: (Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial

Patria, 2014.p63)

4.1.1 Valores es una convicción sólida sobre lo que es apropiado y lo que no lo es, que

guía las acciones y conducta de los empleados en el cumplimiento de los propósitos de la

organización.

4.1.2 Objetivos son los resultados específicos que pretenden alcanzar las instituciones en

vías de dar cumplimiento a su misión, visión y valores. Se refiere a los ¿qué?, ¿qué queremos?,

¿qué deseamos?, y ¿qué vamos a hacer?

4.1.3 Las cinco tareas de la dirección estratégica La función de los directivos de

formular e implantar estrategias consta de cinco componentes relacionados entre sí:

● Desarrollar un concepto del negocio y formar una visión de hacia dónde se

necesita dirigir a la organización. En realidad, se trata de infundir en la

organización un sentido de finalidad, proporcionando una dirección a largo plazo

y estableciendo una misión.

● Transformar la misión en objetivos específicos de resultado.

● Elaborar una estrategia que logre el resultado planeado.

● Implantar y poner en práctica la estrategia seleccionada de manera eficiente y

eficaz.

● Evaluar el resultado, revisar la situación e iniciar ajustes correctivos en la misión,

los objetivos, la estrategia o la implantación en relación con la experiencia real, las

condiciones cambiantes, las ideas y las nuevas oportunidades.(Cipriano, Luna

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González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014.

ProQuest Ebook Central,p62)

5. Dirección y Control

5.1

Dirección: Al dirigir se aplica realmente la Administración. A esta fase del proceso

administrativo, algunos autores relevantes la identifican también como liderazgo, guiar,

comando, ejecución o como parte de la implementación. Se puede afirmar que dirección es el

corazón de la Administración, dado que realiza todos los movimientos para que lo demás

funciona sinérgicamente.Cipriano, Luna González,Editorial Patria, 2014.p.106

5.1.1 Importancia de la dirección: La dirección es relevante porque:

● Por medio de ésta se logra motivar a los recursos humanos de la empresa y al

propio ejecutivo.

● Se logra el movimiento de forma sinérgica, aplicando el proceso de

comunicación. Lo establecido en la planeación y organización, se pone en

movimiento como un proceso continuo.

● Se fundamenta un buen clima en la empresa entre colaboradores y directivos.

● Se toman las decisiones para lograr lo que la empresa quiere en el futuro. Es una

de las bases para que se aplique el control.

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(Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014.

ProQuest E-book Central, p.106)

5.1.2 Principios de la dirección

● Los principios sobre los que se basa la dirección son:

● • Impersonalidad de mando. El ejercicio de la autoridad se basa en las

necesidades del organismo social para alcanzar sus objetivos, no de su voluntad

personal, es decir, no involucrar situaciones personales, ni abusar de la autoridad

conferida.

● De la armonía de objetivo o coordinación de intereses. Los administradores con

sus colaboradores buscan la eficiencia y eficacia para coordinarse y lograr los

objetivos de la empresa.

● De la vía jerárquica. Este principio nos ubica en que hay que respetar los niveles

jerárquicos, para que las órdenes fluyan correctamente y de esta forma evitar

problemas que puedan repercutir en conflictos.

● De la supervisión directa: El administrador comunica y apoya a sus

colaboradores durante el desarrollo de sus funciones.

● De la resolución de conflictos: Los conflictos deben resolverse oportunamente,

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aplicando la justicia, no importando el tamaño del problema.

● Aprovechamiento del conflicto: Cuando resolvemos el conflicto con justicia y en

forma oportuna, vamos a sembrar confianza en los colaboradores y el resultado, es

que la empresa va a lograr más fortaleza.

(Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014.

ProQuest Ebook Central,p107)

Fuente: (Cipriano, Luna González, Alfredo. Grupo Editorial Patria, 2014.p110)

5.2. Control

El control es la última fase el proceso administrativo, el cual viene a valorar lo que se hizo

en la planeación, organización, integración y dirección. Para los tratadistas sobre el tema, el

control es una etapa primordial en la administración, dado que aunque una empresa cuente con

planes efectivos, una estructura organizacional correcta y una dirección eficiente, el directivo no

podrá verificar cuál es la situación real de la empresa si no existe un mecanismo que verifique e
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informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.(Cipriano, Luna González, Alfredo.

Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central,p117)

5.2.1 Importancia del control

● El control es importante porque detecta los vacíos que se dan en la planeación,

organización, integración y dirección.

● Determina las medidas correctivas para corregir las desviaciones detectadas.

● Detecta las partes de la empresa en que se han generado los problemas.

● Cuenta con la capacidad para el análisis de las variaciones y determinar las

soluciones más adecuadas.

● Se desarrolla en las cosas, la persona, grupos y las actitudes y aptitudes.

● Proporciona información precisa y oportuna acerca de la situación de la dirección

de los planes sirviendo como base para que en el futuro se mejore el proceso de

planeación.

● Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores

(Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014.

ProQuest E-book Central, p.118)

5.2.2 Principios de control

Desde la perspectiva de un proceso administrativo, el propósito del control es que los

negocios funcionen dentro del marco de normas fijadas por el medio interno y externo. A
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continuación, se explican los principios de control

● Principios de declaración de objetos. La función del control es percibir

desviaciones posibles o reales de los planes trazados, con la suficiente anticipación

para poder corregirlos.

● Principio de eficiencia de los controles. Las técnicas y enfoques de control son

eficientes cuando perciben y destacan las causas de desviaciones reales o

potenciales de los planes con un costo mínimo o con muy pocas consecuencias no

buscadas.

● Principio de responsabilidad del control. La responsabilidad primaria del

control recae en el gerente responsable de la ejecución de los planes.

● Principio del control directo. A mayor calidad de los gerentes y de sus

subordinados, menor necesidad de los controles indirectos.

● De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades

excepcionales y representativas a fin de reducir costos y tiempos, delimitando

adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren control.

● De equilibrio. Todo grupo conferido le corresponde un grado de control

correspondiente. Con referente a la autoridad que se delega y la autoridad que se

comparte, al delegar autoridad es necesario establecer la responsabilidad conferida

y que la autoridad delegada esté siendo debidamente ejercida.

● De la costeabilidad. El control debe justificar el costo que éste representa en

tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste aporta.

● De las desviaciones. Las variaciones o desviaciones que resulten en relación con

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los planes deben de aclararse para saber las causas que las originaron, para prever

el futuro.

Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014.

ProQuest Ebook Central,p.118)

5.2.3 Etapas o ciclo de control Los pasos necesarios para llevar a cabo una secuencia y

llevar a cabo el control, son:

● Establecimientos de estándares. Toda empresa se fija metas relacionadas con

calidad, satisfacción, innovación y otras. Los estándares o unidades de medida

representan el estado de ejecución correcto; de hecho, son planes definidos de la

empresa. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer

niveles operativos de los trabajadores, si no que, preferentemente, deben abarcar

las funciones básicas y áreas clave de resultados

● Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la

empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital

empleado.

● Posición en el mercado. Estándares utilizados para definir la aceptación de algún

producto en el mercado, y la efectividad de la función mercadológica.

● Productividad. Debe establecerse en toda la empresa. Se determina con base en

medidas tales como horas máquinas, horas hombre, entre otras.

● Calidad del producto. Se determina para establecer indicadores de calidad en

relación con la competencia.

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● Desarrollo del personal. Tiene como fin valorar los programas de desarrollo de la

gerencia y su efectividad.

● Evaluación de la actuación. Determina las condiciones que deben darse para que

el trabajo se lleve a cabo correctamente.

5.2.4 Medición de resultados. Trata la valoración de la ejecución y los resultados,

aplicando las unidades de medida, que deben de ser determinadas de acuerdo con los estándares.

Al establecer dichas unidades, éste es uno de los problemas más complicados, sobre todo en áreas

eminentemente cualitativas. Para realizar su función, esta etapa se apoya básicamente de los

sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control depende directamente de

la recepción de información, la cual debe de ser oportuna, confiable y válida. Ya efectuada la

medición y obtenida la información, es necesario comparar los resultados medios en relación con

los estándares preestablecidos, de terminándose de esta forma las desviaciones mismas que tienen

que informarse con el reporte correspondiente.

5.2.5 Comparación del desempeño con el estándar. En este paso del proceso de control

es comparar el desempeño con el estándar. Los administradores responsables del control deben

analizar y evaluar los resultados con cuidado, dado que todo es importante. Cuando se compara el

desempeño con la norma, los administradores deben dirigir su atención a la excepción, como lo

menciona el principio de control explicado anteriormente. Los administradores pueden ahorrarse

tiempo y esfuerzo si lo aplican.

5.2.6 Corrección. Tomar la decisión correctiva es función de los ejecutivos. Antes de

iniciarla es importante reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento

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de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación: es aquí donde se encuentra la relación más

estrecha entre la planeación y el control.

5.2.7 Retroalimentación La retroalimentación es básica en el proceso de control, dado

que a través de ésta la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al transcurrir el

tiempo. De la calidad de la información, tendrá como resul tado el grado y oportunidad con que

se retroalimenta el sistema(Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo

Editorial Patria, 2014.p 119)

Tipo o enfoques del control Davis y Donnelly han designado tres tipos de control, el

control preliminar, el concurrente o coincidente y el de retroalimentación.

• Control preliminar. Este control, que también se le conoce como previo, se orienta

hacia el futuro; su objetivo consiste en evitar problemas antes de que surjan. Tiene lugar antes de

que principien las operaciones, e incluye la creación de políticas,procedimientos y reglas

diseñadas para asegurar que las actividades planeada

5.2.8 Instrumentos de control

Otro instrumento de control son las auditorías administrativas para evaluar la eficacia y

eficiencia de los sistemas de una organización desde la responsabilidad social hasta el control

contable. Las auditorías administrativas pueden ser internas que son aquellas que hacen

evaluación periódica de los procesos de planeación, organización, dirección y control inherentes

a la empresa; y externas que son aquellas evaluaciones que se llevan a cabo por una organización

externa como puede ser una firma de contadores públicos titulados, realice auditorías financieras
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de una empresa.(Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial

Patria, 2014. ProQuest Ebook Central,p121).

5.2.9 Clases de control

La mayor parte de los esfuerzos de control se orientan hacia las áreas que son:

de producción: finanzas, de administración, de ventas, generales y de normas. • De

producción. El éxito organizacional depende de su habilidad para producir bienes y servicios con

eficiencia y eficacia. Los controles de producción abarcan la vigilancia de las actividades de

producción para cerciorarse de que se efectúen

según el programa: evaluar la habilidad del departamento de compras para proveer la

cantidad y calidad correcta de los suministros necesarios al costo más bajo posible, vigilar la

calidad de los bienes o servicios para asegurarse de que satisfagan las normas que establecieron,

y cerciorarse de que la maquinaria y el equipo reciban un adecuado mantenimiento.

Finanzas: El objetivo económico de toda empresa es obtener utilidades. En busca de este

objetivo, los administradores deben implantar controles financieros. Por consiguiente, la manera

más simple es analizar los estados financieros en busca de gastos excesivos. También podría

efectuar el estudio de razones financieras para asegurarse de que los activos se usan de manera

productiva. Éstos son ejemplos de cómo se pueden utilizar los controles financieros para reducir

costos y hacer el mejor de los recursos disponibles. El control financiero de finanzas incluye el

Balance General de la Empresa que es aquel informe que muestra la imagen financiera de una

empresa en un momento dado y que clasifica los activos, pasivos y el capital de los accionistas.
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El estado de pérdidas y ganancias es un estado financiero clasificado del ingreso y gastos de las

operaciones de una empresa que es también parte del control financiero. Aunado a lo anterior, las

razones financieras son claves efectivas para verificar el desempeño general de la empresa,

detectan las fortalezas y debilidades de la operación de la organización, para su cálculo se toma

como base el balance general y el estado de pérdidas y ganancias. A continuación se mencionan

brevemente tres categorías de razones financieras(Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso

administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central,p125).

● Razones de liquidez. Las razones de liquidez indican la capacidad que tiene la

empresa para pagar deudas a corto plazo.

● Razones de apalancamiento. Estas razones muestran la cantidad relativa de

fondos de la empresa que suministran los acreedores y los accionistas.

● Razones de rendimiento. Indican la capacidad de dirección para generar

rendimiento sobre las ventas o sobre las inversiones

● De administración. Los administradores logran objetivos por que trabajan a

través de otras personas. Para alcanzar objetivos departamentales, los

administradores necesitan y dependen de los subordinados. Por consiguiente, es

importante que los administradores se cercioren de que los administradores lo

lleven a cabo mediante la supervisión directa y con evaluaciones de desempeño. El

uso de controles presupuestales ha sido uno de los métodos de mayor uso y

reconocimiento en el control administrativo, relaciona el control anticipado, el

concurrente y el de retroalimentación, según donde se aplique. Existen muchos

tipos de presupuestos, entre los más comunes se encuentran los siguientes.

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● Presupuesto de ventas

● Presupuesto de producción

● Presupuesto de costos de producción

● Presupuesto de efectivo

● Presupuesto de gastos de administración

● Otros

De ventas: Los controles de ventas tienen como base el pronóstico de ventas. Para

realizar un control de ventas se debe tomar en cuenta la fuerza de ventas, las razones geográficas

atendidas, los vendedores responsables de esas zonas, el levan tamiento de los pedidos, el total de

ventas por día, por semana, por quincena, por mes, trimestrales, semestrales y anuales. Es

importante en este control ver la tendencia de nuestras ventas, para que cuando observemos que

sea a la baja, tomar la decisión en forma oportuna.

Generales. Este tipo de control engloba a todas las demás áreas de la empresa como son:

presupuestos de publicidad, de auditoría, de reclutamiento, de cargos indirectos, etcétera. De

normas. En este tipo de control debemos de contemplar todas las normas que van a medir el

desempeño real o esperado de la empresa, como son normas de servicio, normas de políticas,

normas de evaluación, normas de costos, normas fí sicas, normas de capital, normas de ingreso,

normas de productividad, normas de publicidad, normas de información, normas de programas,

etcétera.

(Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria,

2014. ProQuest Ebook Central,p123

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Conclusión

El proceso administrativo fundamental, es importante identificar la importancia

las llamadas de los clientes y generar manualmente las facturas...

Referencias Bibliográficas

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Autores: Julián Pérez Porto y Ana Gardey. Publicado: 2008. Actualizado: 2012.

Definicion.de: Definición de planeación (https://definicion.de/planeacion/)

Autores: Julián Pérez Porto y María Merino. Publicado: 2008. Actualizado: 2008.

Definicion.de: Definición de organización (https://definicion.de/organizacion/)

Autores: Julián Pérez Porto y Ana Gardey. Publicado: 2010. Actualizado: 2014.

Definicion.de: Definición de dirección (https://definicion.de/direccion/)

Significados.com. Disponible en: https://www.significados.com/control/ Consultado: 9 de mayo

de 2020, 03:51 pm.

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Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014.

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