MANUAL DE OPERACIONES ANTE EMERGENCIA SANITARIA

(borrador)
Objetivos
Alcance
plan de asistencia al talento afectado
Esquema general

- Designar un comité de contingencia que active y delegue los

procedimientos a seguir para la prevención y manejo de posibles
focos de contagio, así como las medidas para asegurar, tomando en
cuenta todas las previsiones para el resguardo del personal, la
operatividad de la empresa , designando a su vez, los responsables
de llevar a cabo tales acciones.

1. De la seguridad en las unidades de transporte.

1.1 Chequeo Visual de elementos de prevención.

1.2 Uso obligatorio de equipos de protección.
1.3 Encuesta sobre si ha presentado síntomas
1.3.1 En caso afirmativo aislar inmediatamente al afectado y dar
parte a la autoridad correspondiente, para proceder a realizar
pruebas rápidas de despistaje al talento afectado y a la totalidad
de la comunidad.
1.4 Desinfección antes y después del traslado de personal

2. De la seguridad y prevención dentro de las instalaciones.

2.1 Chequeo visual a la entrada para asegurar el correcto uso de

elementos de prevención por parte del personal.
2.2 Suministro de agua alcoholada o gel antibacterial a todos los
talentos que ingresen a la sede para la desafección de manos.
 2.3 Dotación diaria de equipos de prevención nuevos y
recomendados por un ente calificado en materia de salud:
tapabocas, guantes.
2.4 Campaña de concientización sobre la situación actual de
pandemia.
2.5 Charlas sobre que es el COVID-19, acerca de cómo prevenir un
posible contagio y que hacer en caso de presentar síntomas.
2.6 Tener en lugar visible los números de las autoridades
competentes para prestar apoyo en caso de un caso
sospechoso.
2.7 Promover y reforzar las medidas de bioseguridad de rutina.
2.8 Charlas sobre el adecuado uso y desecho de los elementos de
prevención.
2.9 Evitar la aglomeración de personas en el entorno laboral.
2.10 Desinfección antes, durante y después de la estadía del
personal.
2.11 En caso de un talento manifestar síntomas, actuar según el
punto 1.3.1

2.12 Dividir el personal administrativo en turnos

interdiarios para minimizar la afluencia y el confinamiento de
talentos dentro de las instalaciones.

3. De la operatividad del departamento de ventas.

Para asegurar la operatividad y la disminución de riesgos de los

talentos del departamento de ventas es necesario tomar en cuenta:

3.1 Restricción de visitas a los clientes.

3.2 Hacer contacto con los clientes por cualquier vía digital o
telefónica a fin de garantizar el acto de venta y posteriormente
el de cobranza.
3.3 Movilizarse hacia un cliente en caso de ejecutar una cobranza en
efectivo, siempre que no sea posible que este realice el abono
por medio de transferencias bancarias.
3.4 Movilizarse hacia un cliente solo en cualquier otro caso puntual
que amerite la presencia del asesor de ventas y en todo
 momento contar con los elementos de protección: tapabocas y
guantes y mantener las medidas preventivas.
3.5 Limitar a lo mínimo necesario la asistencia a las oficinas para
evitar el asinamiento y el contacto entre personas.
3.6 La expedición de un salvoconducto para el surtido de
combustible, así como para la movilización en el territorio de
ventas en los casos antes señalados.
3.7 Establecer un día específicos de asistencia a la oficina para
definir lineamientos y resolver asuntos administrativos.
3.8 Mantener informado al líder de la unidad de la situación en la
calle de cara a los clientes.
3.9 Mantener constante y obligatorio contacto con el líder de la
unidad a fin de dar cuenta, a éste, de cada ruta, sus pormenores
y requerimientos.
3.10 En lo posible tratar de promover entre los clientes el prepagar
los pedidos, a fin de tener la menor cantidad de dinero por
recuperar y por ende minimizar las visitas a los clientes.
3.11 Para la recuperación de efectivo que vaya a abonar un cliente,
apoyarse en compañeros que vivan cerca de la zona donde este
se encuentre ubicado a fin de evitar desplazarse largos
trayectos.
3.12 Fomentar entre los clientes el uso de la plataforma GUAOO
sobre todo para sus allegados a fin de maximizar el alcance de
las ventas de la compañía.
3.13 Evaluar la posibilidad de ventas express. Esto es, junto con el
departamento de almacén y despacho, coordinando y
seleccionando una o varias rutas, disponer de una unidad de
transporte con productos de alta rotación, para ofrecerlos a los
clientes, que no se hayan activado, con la posibilidad de pagar al
momento en su establecimiento. Para esto debe haber un
sondeo previo, por parte de cada asesor, de la opinión de los
clientes ante esta posibilidad de tener la mercancía al momento
pagando cc y reportarlas a fin de establecer la rentabilidad de
dicha acción.

Centro de Operación de la Emergencia

crear un Centro de Operación de Emergencia (COE) que
pueda servir como centro de comando durante la contingencia.
El marco de funcionamiento, los miembros, las responsabilidades y los
procedimientos de un Centro
de Operación de Emergencia
a) Líder de Centro de Operación de Emergencia (COE)
El líder estará a cargo de supervisar todas las actividades del COE. Debe
haber coordinadores
miembros del COE que deberán saber quién es el segundo en comando en
caso de ausencia del líder.
Las responsabilidades del líder y los rangos de autoridad de los miembros
deben ser definidos
previamente.
b) Los miembros del COE y sus responsabilidades
Los miembros del COE deben ser seleccionados y se debe hacer una lista
con sus datos
Las funciones son las siguientes:
1. Análisis y planificación
2. Recolectar información
3. Operaciones in situ
- Confirmación de bienestar de empleados
- Sanidad e higiene
- Logística
4. Relaciones Públicas: esta función es para mantener informados a los
sujetos interesados de la
compañía como los clientes, los proveedores, los empleados, y la
comunidad local.
. Confirmación de bienestar de los empleados
Debes establecer procedimientos para confirmar el bienestar del personal
con anticipación. Debes
asegurarte que todo el personal siga los procedimientos establecidos sin
demora.
El procedimiento de confirmación de bienestar del personal debe incluir
una forma en la que los
empleados se comuniquen con tu compañía. Para ello, se deben
identificar multiples medios de
comunicación (por ejemplo, llamadas, correo electrónico, formulario por
internet)
se deben identificar multiples medios
mantener comunicación con los sujetos interesados como proveedores,
clientes,
agencias públicas e instituciones para recolectar e intercambiar
información relevante
acerca del evento.

reconocer las condiciones financieras (inventario) en caso de una

emergencia
Factores claves a considerar en el análisis financiero :
- Entender cuánto bajarán losingresos por la interrupción de las
operaciones
- Calcular cuánto se necesita para completar los objetivos trazados
Revisar inventarios disponibles