Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
No se puede decir que esta en la moda de hacer outsourcing, por el contrario es una
práctica que lleva muchos años permitiendo a las empresas ampliar sus resultados.
Con el famoso carro Modelo T negro de Henry Ford fue tal la demanda, que su capacidad
de producir se volvió un recurso escaso y no tuvo otra alternativa que entrar a
subcontratar partes con terceros. Lo mismo ocurrió en los años veinte con el desarrollo
que tuvo el ferrocarril; fue tal la demanda por productos en la mayoría de las empresas,
que se vieron obligadas a buscar quién les realizará trabajos por fuera de ella.
Otro suceso es cuando en los años sesenta Europa se fue para el norte de África a buscar
mano de obra barata, lo mismo que hicieron los japoneses con el oriente de África y los
americanos con el sur de América. Lograron los tres contratar con empresas conocedoras
del medio, para que se les redujeran los costos, contratando la producción de algunos
bienes. También en esta época con la introducción de la computadora a la industria se
empezó por parte de algunas empresas a vender servicio para la nómina, inventarios, etc.
Pero fue en los años ochenta cuando el mundo empezó a ver como era más conveniente
entregar ciertos procesos a terceros, que hacerlos la misma empresa y el caso más
relevante se da cuando KODAK cedió a IBM su centro de data y sistemas de
telecomunicaciones.
Por lo tanto se puede observar que el avance que ha tenido el outsourcing ha sido a través
del enfoque que ha ido evolucionando; ya que de ser meramente táctico se ha convertido
en un enfoque estratégico donde las empresas hoy parten de un análisis de su visión, de
su misión, de su cadena de valor y de cuales deben ser sus procesos CORE (visión
estratégica central) y cuales se pueden subcontratar.
DEFINICION
La traducción literal de esta palabra no transmite exactamente lo que se quiere
proyectar, porque out quiere decir fuera y source significa origen, entonces “origen de
afuera”, no nos transmite una idea concreta de algo en especial, sin embargo, en la lengua
inglesa, y sobre todo en el argot de la administración empresarial, es un valor entendido y
aceptado como: “Los servicios externos” que en una empresa requiere, para completar
las funciones administrativas, o de determinadas tareas técnicas que esta no puede
realizar de manera interna por múltiples razones, y la mayoría de las veces, son de
carácter económico.
Noe menciona que: “Mientras un empleado temporal puede ser contratado para un
trabajo determinado, en otros casos la empresa prefiere inclinarse por la
contratación de servicios externos, ampliando así el conjunto de servicios
recibidos por una empresa llamada de outsourcing”
Esto en general se debe a que las empresas externas están especializadas en el servicio
que ofrecen, además que cuentan con la experiencia de haber asesorado a numerosas
organizaciones, lo que les da un estatus de expertos, que les confiere un alto nivel
de confiabilidad por parte de las empresas que los contratan.
Según el Harvard Business Review, por outsourcing se entiende "la delegación de todas o
parte de las funciones de los sistemas de información de una empresa u organización en
un socio tecnológico".
Ahora es más común que cada día las empresas empiecen a solicitar servicios y asesorìa
externa en otro tipo de funciones como son:
Servicios de reclutamiento y selección de personal.
Programas de capacitación y entrenamiento de personal.
Estudios de análisis y valuación de puestos
Asesoria en sueldos y salarios.
Auditoria administrativa de recursos humanos.
CARACTERISTICAS
La característica principal del outsourcing es el ahorro económico que supone disponer de
un profesional externo, en puesto de uno interno que conlleve gastos de Seguridad Social
y mantenimiento de personal para la empresa. Generalmente, se establece la relación
laboral marcada por un contrato de outsourcing que definirá las cláusulas de entrega, los
periodos de pago y los plazos de finalización del trabajo.
Aunque muchas empresas tienen miedo de desarrollar este tipo de contratos, firmarlo por
ambas partes es muy importante para evitar posibles problemas o malentendidos durante
el desarrollo del proyecto.
Para llevar a cabo las tareas externalizadas a modo de outsourcing, tan solo se requieren
algunas reuniones para planificar el desarrollo del trabajo, aspecto que se facilita
enormemente gracias a las posibilidades que ofrece Internet para el empleo remoto. Así,
muchas empresas pueden decidir con quién trabajar y externalizar sus servicios, bien en
profesionales residentes en otras ciudades o provincias, o incluso en distintos países.
OBJETIVOS
Con carácter general, el objetivo principal del outsourcing consiste en ahorrar costes de
personal en Seguridad Social y en mantenimiento de nóminas. La contabilidad se
simplifica y se limita a la facturación de ingresos y gastos por los servicios profesionales
recibidos.
FASES
Activos físicos
Los activos tales como instalaciones, maquinaria , tecnología o propiedad intelectual que
serán transmitidos al proveedor en el contexto del Outsourcing, debiéndose verificar de que
su propiedad es del cliente que los transmite y que no existe gravámenes que impidan su
transmisión o bajen su precio.
Contratos
Los contratos que deben ser cancelados o cedidos al proveedor al ser sustituidos por el
outsourcing. Por ejemplo identificar de existencia de penalización por terminación o
cláusulas que impidan su cesión.
Empleados
Los empleados que se vean afectados por las actividades a externalizadas. Por ejemplo
valoración de la existencia de sucesión de empresa, análisis de indemnizaciones a satisfacer
por despidos, etc.
Una vez tomada la decisión de llevar a cabo el Outsourcing comienza la fase de selección
del proveedor adecuado, uno de los pasos más importantes en cualquier proceso de
externalización.
Sin duda, los principales elementos que motivan la selección de uno u otro proveedor, son
de tipo técnico (Ej. solución técnica propuesta) o comerciales (Ej. precio). No obstante,
también existen factores de tipo jurídico que deben ser sopesados. En concreto, el
proveedor que se seleccione debe:
Tener capacidad legal para prestar el servicio, por cuanto no existen motivos legales
y/o contractuales que se lo impidan, como por ejemplo acuerdos de exclusividad
con otros proveedores.
Estar en disposición de aceptar aquellas condiciones contractuales que para la
empresa constituyen aspectos esenciales de cara a la adjudicación del proyecto a un
determinado proveedor. Por ejemplo limitaciones de responsabilidad o exclusividad.
En definitiva, no se trata sólo de seleccionar a un proveedor técnica y jurídicamente
capaz, también debe evitarse la selección de proveedores que mantengan posiciones
jurídicas tan apartadas de las de la empresa cliente, que obliguen a pasar por un
largo y costoso proceso de negociación que, a menudo, culmina en transacciones
abortadas e importantes pérdidas de tiempo y dinero, tanto para el proveedor como,
muy especialmente, los clientes.
Para evitar estos resultados no deseados, es de vital importancia contar con una solicitud de
propuesta o RFP (Request for Proposal) adecuada.
En definitiva, la transición aglutina aquellas actividades que el proveedor debe realizar para
“tomar las riendas”de las actividades externalizadas. En este sentido, cuando el
Outsourcing reemplaza a otro Outsourcing, la transición del nuevo contrato suele (y debe)
solaparse con el retorno del Outsourcing terminado. Mientras un proveedor colabora en
dejar las actividades, el otro se afana en retomarlas, garantizándose la continuidad.
Se pone fin aquellos contratos existentes que deben ser reemplazados por el contrato de
Outsourcing: Ello no obstante, no es infrecuente que algunos estos contratos queden en
vigor al menos temporalmente, por ejemplo, por estar sujeta su resolución anticipada a
penalizaciones costosas.
Se realizan todos aquellos procesos de transmisión activos y contratos afectados por la
externalización (contratos, maquinaria, software, instalaciones, etc).
Dichos elementos habrán sido previamente analizados y valorados por el proveedor durante
la fase de negociación del contrato (e incluso preliminarmente antes de contestar a la RFP)
mediante la realización de una Due Diligence. Con la información obtenida, el proveedor y
el cliente acuerdan durante la negociación del contrato los siguientes extremos relacionados
con la transmisión de activos que se ejecuta durante la Transición. Lo habitual es que estos
aspectos se regulen en el contrato de transmisión de activos antes señalado:
Los mecanismos jurídicos para transmitir cada uno de los activos y contratos. Por
ejemplo: subrogación o cesión en el caso de los contratos, compra/venta en el caso
de la maquinaria, cesiones de derecho de propiedad intelectual en el caso del
software, etc.).
El precio que deberá pagar el proveedor contratado a quien se transfieren los
activos.
Las garantías que recibirá el adquirente (esto es, el proveedor contratado) en
relación con la propiedad de los elementos que se transmiten, su estado y
adecuación, etc.
Se implementan aquellas actuaciones que procedan con respecto al personal afectado por el
Outsourcing (despidos, contratación por proveedor, sucesión de empresa, etc.)
Desde un punto de vista jurídico es importante destacar que, a diferencia de los servicios de
Outsourcing que tienen naturaleza de arrendamiento de servicios, los Proyectos de
Transformación son arrendamiento de obra, cuyo cumplimiento exige la entrega del
producto conforme las características acordadas y en los plazos establecidos. Esta
naturaleza debe presidir toda la regulación contractual de la transformación.
Es cierto, durante el periodo de tiempo que media entre el fin de la transición y el fin de la
transformación, el proveedor asume la realización de las actividades externalizadas. Sin
embargo, tales actividades se ejecutan de la misma forma que las venía realizando o
recibiendo el cliente. A los servicios que se prestan en estas condiciones se las denomina
habitualmente servicios “Interim” o “AS-IS”.
Uno de los aspectos que no deben dejar de regularse son los acuerdos de nivel de servicio
de los Servicios “Interim”. Estos niveles de servicios serán, lógicamente, aquellos que
venían rigiendo la actividad del cliente cuando se produjo la externalización. Es frecuente
que no todos estos niveles de servicio estén documentados. En este caso, la medición y
documentación de los niveles de servicio deberán ser parte de la transición y, por lo tanto,
no estarán cerrados ni acordados a la fecha de firma del contrato. Esta situación no deseable
-pero en muchos casos inevitable – debe mitigarse previendo en el contrato que la toma de
control no pueda iniciarse hasta que los niveles de servicio para el los servicios “Interim” o
“AS-IS” no estén acordados.
Una vez finalizada la transformación del entorno del cliente, el proveedor ya está en
situación de prestar sus servicios, con su metodología y todos los recursos. Son los
servicios definitivos, aquellos que en realidad movían al cliente a realizar el Outsourcing y
en los que se despliega todo el potencial en cuanto a mejora de calidad y generación de
ahorros. Recordemos que hasta la finalización de la transformación, el proveedor estaba
prestando un servicio “Interim”que simplemente replicaba aquel que ya recibía el cliente.
El contrato de Outsourcing debe estar al servicio de cerciorarse tanto de que las ventajas se
materialicen como que los riesgos inherentes a la externalización se evitan o mitigan. Para
que ello sea así, es importante prestar singular atención a determinadas cláusulas sobre las
que nos ocupamos en el documento Cláusulas claves del contrato de outsourcing.
Al igual que todo contrato un Outsourcing también tiene fin bien sea por finalización
natural o por terminación anticipada. Sin embargo, el fin de un Outsourcing tiene algunas
peculiaridades. El servicio de Outsourcing está presidido por una fase previa de Transición
en la que el proveedor realiza algunas actividades necesarias para poder tomar el control del
servicio: Pues bien, a la finalización del contrato de Outsourcing, aquel que vaya a
reemplazar al proveedor, bien sea el mismo cliente (internalización) u otro proveedor, debe
llevar la misma tarea de Transición para poder asumir el servicio. Para poder llevar a cabo
tal tarea, es imprescindible contar con la colaboración del proveedor que deja el servicio.
Solo el conoce la situación presente de la actividades externalizadas y solo él puede
trasladar tal conocimiento a quien vaya asumir esas actividades.
Los principales elementos que deben cubrirse en al regular el retorno son los siguientes: