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1. TIPO DE DOCUMENTO: Trabajo de grado para optar por el título de ADMINISTRADOR DE NEGOCIOS
CON ÉNFASIS EN SEGUROS Y FINANZAS
2.TÍTULO: PROYECTO DE MEJORAMIENTO PARA LOS PROBLEMAS DE LOGÍSTICA Y
ALMACENAMIENTO EN FUJIAN SHAN S.A.
3. AUTORES: Lyda Luz Jaimes Moreno y Carlos Andrés Zúñiga
4. LUGAR: Bogotá, D.C
5. FECHA: Abril de 2014
6. PALABRAS CLAVE: Logística, Planeación Estratégica, Inventarios, Cross Docking, Almacenamiento
Cadena de Abastecimiento.
7. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO: El Objetivo principal de este proyecto es proponer un modelo de desempeño en
el almacenamiento en donde se maximice la capacidad instalada, en Fujian Shan s.a.
8. METODOLOGÍA: Estudio de casos
9. CONCLUSIONES: Con el fin satisfacer las necesidades y expectativas del cliente, optimizar la rotación del
inventario y de esta manera evitar sobrecostos de FUJIAN SHAN S.A., Se identificaron oportunidades de
mejoramiento en la definición de procedimientos al interior de la compañía. con esta investigación se espera
que de acuerdo con las recomendaciones y resultados presentados, Las directivas e integrantes del área de
Logística les den uso, en el levantamiento, implementación y seguimiento al cumplimiento de las políticas y
directrices definidas.
Se diseñó el Layout para la operación propia, el cual permite el flujo simple del Proceso y la optimización de
los recursos.
La debilidad de la compañía FUJIAN SHAN S.A., no radica solo en el área de almacenamiento; también el
proceso de compras es deficiente y requiere de un especial cuidado ya que de ahí radica la poca rotación y
control de inventarios. Se ha determinado por un deficiente método de la planificación de compras de sus
principales materias primas, suministros y productos terminados; lo que ha generado demoras significativas
en todo el proceso de la cadena de abastecimientos, altos costos de almacenamiento, transporte innecesario
y un tiempo de respuesta insuficiente al momento de cumplir a su cliente.
El diagnóstico definitivo revela que la insuficiencia de políticas concretas de compra y demanda de los
productos, el desaprovechamiento del sistema de información, almacenamiento inapropiado, la falta de
capacitación del personal y falta de comunicación entre las diferentes dependencias dela compañía, son los
causantes de los sobrecostos revelados en los balances analizados.
Si la expectativa es conseguir procesos óptimos de gestión de inventarios se necesita una funcionalidad sólida
para gestionar las instalaciones de logística. El soporte a la gestión de inventarios ayudará a registrar y a
realizar el seguimiento de los productos. Las funciones de gestión de inventarios cubren los movimientos de
compra y venta internos y el almacenamiento, para de esta manera planificar la compra e importación de
productos.
Por medio del software especializado, la implementación del Inventario ABC, se puede reducir los costos de
almacenamiento, transporte, cumplimiento de pedidos y manipulación de los productos y a la vez, mejorar el
servicio al cliente, además de mejorar significativamente la rotación de inventario, optimizar el flujo de
mercancías y acortar las rutas en el centro de distribución.
El uso adecuado de estas políticas, reflejaría una mejora del flujo de caja, la visibilidad y la toma de
decisiones, además garantiza un seguimiento de la cantidad y el valor de todos los productos. Los empleados
pueden planificar, introducir y documentar movimientos de almacén y de stock interno gestionando las
entradas de mercancías, las salidas de mercancías, el almacenamiento.
PROYECTO DE MEJORAMIENTO PARA LOS PROBLEMAS DE LOGÍSTICA Y
ALMACENAMIENTO EN FUJIAN SHAN S.A.
Tutor:
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INTRODUCCIÓN 11
1. ANTECEDENTES 12
1.1.1 Historia 12
1.1.2 Visión 12
1.1.3 Misión 13
3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 15
4. JUSTIFICACIÓN 16
5. METODOLOGÍA PROPUESTA 17
6. MARCO DE REFERENCIA 18
8. CONCLUSIONES 55
9. BIBLIOGRAFÍA 57
LISTA DE TABLAS
Este trabajo de grado es realizado en la empresa FUJIAN SHAN S.A., la cual está
dedicada a la importación y comercialización de productos industriales, para el
mantenimiento de piscinas, perfiles y láminas de aluminio. Con los constantes
desarrollos tecnológicos, avances de globalización y con las nuevas condiciones
que el mercado impone es necesario fortalecer cada uno de los procesos de la
cadena de abastecimientos. Actualmente la compañía ha venido creciendo y
posicionándose en el mercado es por ello que es indispensable mejorar los
métodos de compras, logística y almacenamiento, que en este momento utilizan
ya que están generando retrasos, incumplimientos, gastos innecesarios y
pérdidas.
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1. ANTECEDENTES
1.1.1 Historia
FUJIAN SHAN S.A., es una empresa fundada en 1998 con capital colombiano,
con el propósito de crear una cadena de proveeduría y distribución a nivel
multinacional. Actualmente con más de 14 años de experiencia en este negocio la
empresa ha logrado establecer una organización que integra una cadena de
proveeduría en Asia, Norte América y centro América(Andesia Group, 2013), Con
una red de distribución que atiende las demandas del mercados colombiano de
aluminio y químicos para el tratamiento de aguas, en sus inicios FUJIAN SHAN
exploró el mercado de los químicos con productos tales como Hipoclorito de
calcio, ácido bórico, pentaeritritol, entre otros, pero desde el año 2004 incursionó
en el mercado del aluminio siendo hoy en día este producto el Pareto.
1.1.2 Visión
12
1.1.3 Misión
FUJIAN SHAN S.A. cuenta con sistema de gestión de la calidad, el cual le permite
identificar oportunidades de mejora y establecer objetivos organizacionales, y así
aumentar continuamente la satisfacción de los agentes que intervienen en la
cadena de valor.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
14
3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1
La disposición de los elementos dentro del almacén, debe asegurar el modo más eficiente para manejar los
productos que en él se dispongan.
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4. JUSTIFICACIÓN
Partiendo de este análisis, se entiende la logística como una actividad que enlaza
las diferentes áreas de la empresa, desde la programación de compras hasta el
servicio posventa, pasando por el abastecimiento de las materias primas, la
planificación y gestión de la producción, el almacenamiento, manipulación y
gestión de stocks, empaques, embalajes, transporte, distribución física y los flujos
de información.
Según Vargas (2013), el almacenar va más allá de la labor concreta que el término
supone. En la actualidad, puede ser una tarea automatizada que requiere
complejos procesos que contribuyen de manera directa y decisiva al crecimiento
de una empresa; en cuanto a la automatización de los procesos de
almacenamiento, son por lo general una oportunidad de mejorar significativamente
el desarrollo de una actividad económica. Sin embargo, debe ser tomada como
una solución estándar y única para mejorar el desempeño y reducir los gastos.
Es necesario recalcar, que con este proyecto se pretende generar valor mediante
las mejoras que se logren aportar a la cadena de abastecimiento, focalizadas en el
almacenamiento e inventarios, como procesos principales a optimizar a través del
planteamiento de estrategias. Esto ayudará a realizar un estudio que vislumbre el
estado actual de Fujian Shan S.A., debilidades y fortalezas a nivel logístico.
16
5. METODOLOGÍA PROPUESTA
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6. MARCO DE REFERENCIA
Dentro de los conceptos más importantes que deben tener claras las empresas, se
encuentra la cadena de distribución la cual, cuando se efectúa con base en
modelos, reduce costos de almacenaje, aumenta la calidad del servicio y en
general incrementa el valor agregado de los productos que se ofrecen a los
consumidores, lo cual nos lleva a crear una ventaja competitiva, en donde según
Porter (1985), puede considerarse que una empresa tiene ventajas competitivas
si su rentabilidad está por encima de la rentabilidad media del sector industrial en
el que se desempeña por lo tanto la logística hace parte fundamental de esta
rentabilidad.
Por otra parte para Ballou (2004), la logística se entiende como todas las
actividades relacionadas con el traslado y almacenamiento de productos que
tienen lugar entre los puntos de adquisición y los puntos de consumo. A demás de
18
encargarse de planificar, ejecutar y controlar el flujo y el almacenamiento de
bienes y servicios desde el punto de origen hasta el consumidor final, con el fin de
satisfacer las necesidades de los clientes. Ante esta definición la logística cumple
con tres funciones principales: planificar, ejecutar y controlar.
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que le permita un evolución constante según las diferentes exigencias que se
presente en el entorno.
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En consecuencia, la planeación estratégica para una organización incluye
aspectos como la visión y la misión del negocio, que definen o delimitan la acción
del mismo, los objetivos de la empresa, es decir, aquello que se pretende lograr al
implementarla, y un programa o plan iniciales de la acción empresarial. Pero no
basta con definir tales aspectos para lograr una planeación estratégica real, se
requiere llevarlos a la práctica y que se hagan evidentes en las dinámicas de la
acción real de la empresa; no necesariamente la definición de propósitos de la
empresa indica que esta actúa en consonancia con un plan, en muchas ocasiones
las empresas bien no definen tales lineamientos, o bien, los definen pero la acción
en las diversas áreas de la empresa no muestra la existencia de una base teórica
que determina la actividad de la organización(Álvarez, 2006).
21
producción y distribución característica de las mercancías en la empresa moderna.
Esta circunstancia ha obligado a asumir estos procesos de manera independiente
del resto de la cadena de producción y de la cadena de abastecimiento (Ballou,
2004).
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de los muebles o estantes en los cuales se ejecuta el proceso, en caso de ser
requerido.
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6.3 MARCO CONTEXTUAL
6.3.1.3 Químicos
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6.3.2 Análisis del entorno
25
6.3.3 Análisis DOFA del Departamento Logístico
Tabla 1 Análisis DOFA
Debilidades Fortalezas
carencia de un plan de compras
carencia de un sistema de planeación estratégico que dificulta
Importación y comercialización den productos según especificaciones del
la obtención de resultados óptimos y rápidos en materia
cliente
táctica, financiera y de servicio al cliente
carencia de tecnificación en el manejo de la información, lo calidad de los productos permitiendo mayor índice de confianza por parte del
que genera riesgos. cliente final
ausencia de procesos de selección de personal
ubicación estratégica. Funjian shan cuenta con dos bodegas
una ubicada en la ciudad de Bogotá y la otra en barranquilla
Alta gama de productos
infraestructura deficiente
procesos de almacenamiento ineficientes
Oportunidades Amenazas
Demanda creciente mercado de construcción infraestructura colombiana deficiente
aumento de competidores
problemas económicos mundiales
Actualmente Colombia tiene firmados tratados de libre comercio con dos países
que se denominan como los principales proveedores de Fujian Shan, dichos
países son México y Chile. Por ello las importaciones desde estos países tienen
0% de arancel.
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6.4.1.2 Productos Importados desde Chile.
De china se importa la mayor parte de los productos de la empresa como son los
perfiles de aluminio e hipocloritos.
27
Entendida de esta manera, la logística es el proceso de planear, efectuar
y controlar el flujo y almacenamiento eficiente de materias primas,
productos en proceso, bienes terminados y la información referida desde el
punto de origen hasta el punto de consumo con la intención de satisfacer
las necesidades de los consumidores.
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• Cadena de abastecimiento: Proceso de unir a las compañías proveedoras
y usuarias. Desde la consecución de la materia prima, hasta el consumo
final del producto terminado. Son las funciones al interior y al exterior de la
compañía, que permiten que la cadena de valor fabrique productos y
provea servicios para el consumidor(Muñoz, R; Mora, L, 2005).
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7. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN,
ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE PRODUCTOS
Para efectos de establecer las principales causas que pueden estar incidiendo en
los problemas que se presentan actualmente en la bodega de Fujian Shan S.A.,
utilizaremos la técnica “causa-efecto”, encontrando las siguientes:
30
en la demanda de los últimos 6 meses y en las metas de venta del área
comercial.
31
estantería y a las estibas que contienen los perfiles de aluminio, causando
manchas al producto.
32
días antes de la llegada del mismo, lo que deja muy poco tiempo para
planear en donde ubicar los productos que llegan, el mismo caso ocurre
con el despacho de los productos que van a ser entregados para el envío a
los clientes.
La bodega cuenta con una sola puerta por donde ingresan los contenedores que
van a ser descargados, igualmente por esa puerta ingresan los carros de las
transportadoras que van a distribuir los productos a nivel nacional, por lo anterior
no se puede realizar procesos de cargue y descargues simultáneamente, por lo
anterior el 90% de los carros que llegan a realizar una de las actividades
anteriormente mencionadas, deben esperar aproximadamente 4 horas para poder
ingresar a realizar las operaciones en la bodega, o tener que regresar al día
siguiente.
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Figura 1 Bodega de FuijianShan S.A. Fuente: Propia
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comercializados, que permita conocer los productos de mayor rotación, tipo de
almacenamiento y procesos de compras. Esto impide implementar estrategias
enel manejo de inventarios que garantice una reducción de costos y espacio en
bodega.
35
contenedores deben ser nacionalizados en Buenaventura a más tardar a los 6
días hábiles de la llegada de la motonave a puerto. Dada la poca disponibilidad de
espacio en las bodegas, en la actualidad los contenedores deben permanecer en
puerto hasta que haya espacio disponible en bodega incurriendo en pago de
almacenaje en puerto hasta de 34 días y moras por devolución de contenedores a
las líneas navieras de hasta 18 días.
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aproximadamente USD 2.951.520, lo que nos arroja que el sobrecosto en
almacenamiento representa el 11.47% sobre los costos logísticos.
Nota: la empresa tiene dentro de las condiciones negociadas con las navieras 20
días para devolución de contenedores.
37
7.5 Dispositivos de almacenamiento
38
Figura 2 Bodega de Fujian Shan S.A. Fuente: Propia
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7.7 Operación en la bodega
La empresa no cuenta con actividades por procesos, por lo que cada asistente de
bodega realiza el proceso completo, desde el descargue, desempaque del
producto, identificación de referencias, conteo y almacenamiento en la estantería y
entrega a los transportadores para la distribución nacional, lo cual envuelve
amplias movilizaciones dentro de la bodega, causando ineficiencias por los
mayores tiempos de trabajo requeridos por cada auxiliar.
Según Gaither & Frazier (1999): “La misión de compras es detectar las prioridades
competitivas necesarias para cada producto o servicio importante (bajos costos de
producción, entregas rápidas y a tiempo, productos y servicios de alta calidad, así
como flexibilidad) y para cada producto o servicio importante desarrollar planes de
compra congruentes con la estrategia de las operaciones”
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abastecimientos, altos costos de almacenamiento, transporte innecesario y un
tiempo de respuesta insuficiente al momento de cumplir a su cliente final.
"La cadena de valor está constituida por una serie de procesos que permite a una
compañía manejar sus productos desde su concepción hasta su comercialización
de tal forma que en cada una de las etapas se añade valor" expresa el Manual de
Consulta del programa Pilot (s.f.).
Pocas veces, Fujian Shan realiza pedidos basado en cotizaciones previas que el
cliente suministra, generalmente la compañía se justifica en la demanda de meses
anteriores para efectuar sus pedidos. El método de venta que manejan
usualmente es: al momento que la mercancía viene en tránsito se piden
preliquidaciones para saber con cuanta mercancía ellos cuentan; con ello, al
instante del arribo una parte de la mercancía ya ha sido vendida.
Deming demostró que cualquier empresa podía obtener el doble de utilidades sin
tener que construir otra fábrica, tan sólo administrando correctamente y
reduciendo las pérdidas, denominadas “costos de calidad”2.
2
Conceptos de los grandes maestros de la Calidad. Administración de la Calidad, Unidad de Competencia 2,
lectura 5.
41
Actualmente, en Fujian Shan concurre en despilfarro de espacio y tiempos. Puesto
que, existe innumerables reproceso por razones de que no se ha buscado nuevas
alternativas de proveedores que cumplan con las especificaciones que el cliente
desea de su producto, también por el poco espacio de almacenamiento y la
ineficacia de la empresa de realizar técnicas que contribuyan a llevar inventarios
para cotizar lo que realmente es necesario. En este momento, todos los
contenedores deben ingresar primero a la bodega principal ubicada en la ciudad
de Bogotá para hacer separación de referencias y distribuirlo desde allí a los
diferentes clientes; pero, por el poco espacio de la bodega, la falta de otro muelle
para realizar él cargue y descargue se retrasa todos los procesos. Además, el
hipoclorito de calcio, que es la segunda materia prima más vendida la cual arriba
desde China en unos tambores de 50 Kg requiere de proceso de reempaque y
etiquetado ya que el cliente solicita es tambores de 1 Kg.
La empresa debe contar con un área de compras que den respuestas rápidas y
oportunas que permita agilizar los procesos; se debe encargar de autoabastecerse
mirando primero internamente que se necesita, cuales son las técnicas más
apropiadas y que mejoras puede implementar. También deben controlar los
inventarios promoviendo una mayor rotación de los productos con el fin de
minimizar costos y tiempo.
42
Figura 3 Plan Proceso de compras. Fuente: Elaboración propia
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más bajos en el producto, se obtiene poder ante los competidores en caso de que
algún cliente requiera materiales con suprema urgencia, se minimizan los costos
de transporte. Lo importante es garantizar la rotación del inventario, para ello
debemos seguir con ciertos parámetros.
Fujian Shan actualmente no posee una política de inventarios que permita agilizar
todos los procesos logísticos; es de vital importancia definir ciertos parámetros que
optimicen tiempos y movimientos.
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como principal herramienta el SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos
para Procesamiento de Datos). La cual dará automáticamente alertas
cuando falte algún producto y entregará reportes diarios, semanales,
mensuales y anuales de los principales movimientos.
45
pues en algunas épocas del año o periodos hay más demanda. Por ello, se
hace necesario contar con un stock de seguridad que ayude a disminuir el
riesgo de sobrecostos. Además, se empezará a analizar los picos de
demanda de los 3 años inmediatamente anteriores, esto con el fin de
establecer los tiempos en que se presenta la mayor demanda y tipo de
productos.
La planeación de la demanda es una necesidad que tiene Fujian Shan y que sin
duda es un componente que afecta claramente a la productividad de la
organización. Al inicio de este proyecto se identificaron los problemas existentes
en la empresa para así poder plantear una propuesta que logre mejorar la
planeación de la demanda.
Toda planeación de demanda tiene su punto de partida en los pronósticos, es
decir, que si los pronósticos no son adecuados no habrá una buena planeación.
Fujian shan, es ejemplo de lo dicho anteriormente, la empresa no cuenta con un
sistema o modelo eficiente para pronosticar la demanda y por ende no cuenta con
una buena planeación.
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Existen distintos modelos para pronosticar la demanda, por ejemplo: cualitativos,
análisis de tiempo (cuantitativos), causales y de simulación(Chase, 2004). Los
modelos cualitativos son usados en empresa nuevas en el mercado, y son
basados en supuestos y estimaciones ya que no se tienen datos históricos de la
demanda. Entro los modelos cualitativos más conocidos están la investigación de
mercado y el método Delphi.
• La disponibilidad de datos
• La exactitud requerida
• El periodo cubierto por el pronóstico
• El presupuesto existente para pronosticar
• La disponibilidad de personal calificado
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A continuación se procede a mostrar los datos históricos de la demanda de los
diferente productos comercializados por la organización desde el año 2010 hasta
el año 2012, dichos datos servirán de base para el estudio de los diferentes
modelos y así determinar cuál de los modelos es el mejor para el pronóstico de la
demanda en Fujian Shan.
AÑO DEMANDA
2011 4,549
2012 5,054
2013 6,240
AÑ ENE FEB MAR ABR MAY JUNI JULI AGO SEP OCT NOV DICI
O R RE Z IL O O O S TIE U IE E
201
1 234 328 357 450 408 527 424 492 436 391 290 210
201
2 337 305 360 459 604 557 498 493 439 397 338 266
201 345 459 447 551 543 646 688 634 578 519 446 384
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AÑ ENE FEB MAR ABR MAY JUNI JULI AGO SEP OCT NOV DICI
O R RE Z IL O O O S TIE U IE E
3
AÑO DEMANDA
2011 184,810
2012 213,900
2013 230,000
Fuente: Elaboración propia
AÑ ENE FEB MAR ABR MAY JUNI JULI AGO SEP OCT NOV DICI
O R RE Z IL O O O S TIE U IE E
201 12,1 11,7 17,6 18,5 18,6 18,9 18,0 17,7 12,5 14,5 13,2 11,0
1 22 45 04 79 53 06 86 09 03 92 81 29
201 14,2 14,8 13,5 22,1 20,4 22,2 20,6 18,9 20,0 18,4 16,1 12,0
2 12 99 93 49 15 19 83 18 89 90 60 73
201 14,6 16,3 18,7 17,4 21,5 25,4 22,2 20,6 22,0 20,5 17,3 13,0
3 41 20 81 01 89 04 07 30 47 73 65 46
Fuente: Elaboración propia
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Los datos de las tablas anteriores evidencian, que la demanda de los productos
comercializados por Fujian shan, han experimentado un crecimiento continuo, con
excepción de los tubos de aluminio el cual experimento una disminución de
(-11.39%) en su demanda del año 2011 al 2013, pasando de 1.483 toneladas en el
2011 a 1.314 toneladas en el 2012
50
7.11 Inventario con ABC
El gráfico ABC (o regla del 80/20) es una herramienta que permite visualizar en
forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, lo cual le permitirá a Fujian
Shan S.A., optimizar la administración de los recursos de inventario y permitirá
tomar decisiones más eficientes.
51
7.12 Diseño de Layout para almacén
52
estar diseñado de acuerdo a la naturaleza del producto, utilizar el equipo
necesario y estar apoyado por una organización y sistema de información
adecuado. Los objetivos del diseño, y Layout de los almacenes, son proveer la
rapidez del alistamiento de los pedidos, la exactitud de estos y la distribución más
eficiente de las existencias, todos ellos con el único objetivo de lograr potenciar las
ventajas competitivas vislumbradas en el plan estratégico de la organización, es
así, como Fujian shan S.A. conseguirá, periodos de pedido más rápidos y con
mejor servicio al cliente.
Es Así, como los pronósticos se deben optimizar con base a los históricos de
ventas por zonas, sin obviar la tendencia de crecimiento de estas, también como
la tendencia del mercado en la industria, de esta manera se gozará de mayor
exactitud en el momento de realizar las compras, y se alcanzará un mejoramiento
del inventario.
53
7.13 Propuesta del flujo de producto en almacén para Fujian Shan s.a
54
8. CONCLUSIONES
Se diseñó el Layout para la operación propia, el cual permite el flujo simple del
proceso y la optimización de los recursos.
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de los productos. Las funciones de gestión de inventarios cubren los movimientos
de compra y venta internos y el almacenamiento, para de esta manera planificar
la compra e importación de productos.
El uso adecuado de estas políticas, reflejaría una mejora del flujo de caja, la
visibilidad y la toma de decisiones, además garantiza un seguimiento de la
cantidad y el valor de todos los productos. Los empleados pueden planificar,
introducir y documentar movimientos de almacén y de stock interno gestionando
las entradas de mercancías, las salidas de mercancías, el almacenamiento.
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9. BIBLIOGRAFÍA
James, S., & Lambert, D. (2000). Strategic Logistics Management. United States:
McGraw-Hill/Irwin; 4 edition.
57
Muñoz, R; Mora, L. (2005). Diccionario de logística y negocios internacionales:
Dictionary of logistics and international bussiness. Medellín: Ecoe.
PAU, J., & NAVASCUES, R. (2001). Manual de logística integral. Madrid: Díaz de
Santos.
58