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COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

APLICACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
OSCAR IVAN ARIAS BUITRAGO
Secretario Administrativo
WALTER PULIDO RÍOS
Director de Gestión Documental y Apoyo Logístico
GABRIEL GARCÍA – Contratista y Conferencista
Rosa Estela Espitia – Profesional Especializado
AGENDA

1. Marco Normativo
2. Obligación de los Servidores Públicos
3. Sustentación de la Cláusula Perentoria
4. Aplicación Tablas de Retención Documental
• Ciclo de Vida del Documentos
• Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico
• Sección, Subsección, Series, Subseries, Tipologías Documentales
5. Organización de Archivos de Gestión:
• Clasificación, Descripción y Ordenación
• Depuración y Expurgo
• Foliación
• Rotulación de Cajas y Carpetas
• Limpieza Documental
• Diligenciamiento del Formato Formato Único de Inventario Documental
6. Transferencia Primarias y Secundarias
• Lineamientos de Transferencia Documental
7. Aplicación de Disposición Final
Integrantes del Comité
Interno de Archivo
• OSCAR IVAN ARIAS BUITRAGO – Secretario Administrativo – Presidente
• WALTER PULIDO RÍOS – Director de Gestión Documental y Apoyo Logístico –
Secretario técnico
• DORA PATRICIA PUERTA – Directora Depto. Administrativo de Asuntos
Jurídicos
• OLGA LUCÍA ALFONSO LANNINI – Secretaria de Planeación y TIC
• FRANCISCO BERMUDEZ – Director de TIC
• FERNANDO AGUIRRE – Director de Control Interno (Con voz pero no voto)
y
• INVITADOS
• Rosa Estela Espitia – Profesional Universitario Secretaría de Educación y
Cultura
• Luís Alejandro Lugo – Enlace de la Secretaría de Salud
• Bernardo Romero – Oficina de Sistemas
Articulación – Proceso de
Gestión Documental
Comité Interno de
Archivo

Integrantes Comité
Consejo Coordinador de
Departamental de Control Interno
Archivo Equipo MECI

Grupo SST y
Funcionaros del
Dirección Talento
Archivo Central
Humano

Grupo de Cero
Grupo
Papel , Oficina de
Interdisciplinario
Sistemas y
de Archivo –
Seguridad de la
Enlace oficina
Información
ANTECEDENTES
NORMATIVOS
Constitución Política de Colombia
Derecho Fundamental de la Información: Artículos: 8, 15,
20, 23 70,71, 72, 112
Ley 594 del 14 de julio de 2000
normativa reglamentaria. Artículo 24: Obligatoriedad de las
Tablas de Retención Documental
Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013: Modifica el
procedimiento: Elaboración, presentación, evaluación e
implementación de las TRD
Circular 003 del 27 de febrero de 2015: Directrices para
Elaboración de las TRD
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014: Ley de Transparencia y
del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional
Obligación de los Servidores
Públicos
NORMATIVIDAD SUSTENTACIÓN
Ley 594 de 2000 ARTÍCULO 4. Principios generales. Los principios generales
que rigen la función archivística son los siguientes:d)
Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables
de la organización, conservación, uso y manejo de los
documentos. Los particulares son responsables ante las
autoridades por el uso de los mismos.
ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo
estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios
generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a
cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación
de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de
la prestación de los servicios archivísticos.
ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios
de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a
los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo
dispuesto en la Constitución Política de Colombia,
especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las
leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre
guiados por los valores de una sociedad democrática que les
confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio
de la comunidad la documentación de la administración del
Estado y aquélla que forme parte del
patrimonio documental de la Nación
NORMATIVIDAD SUSTENTACIÓN
Acuerdo 038 de 2002 Artículo 1: Responsabilidad Del Servidor Publico Frente A Los
Documentos Y Archivos. El servidor público será responsable
de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de
los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de
sus funciones.
Artículo 2: Todo servidor público al ser vinculado, trasladado
o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el
caso, los documentos y archivos debidamente inventariados
para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos Es responsabilidad
Decreto 1080 de 2015 de las entidades del Estado a través del Secretario General o de
otro funcionario de igualo superior jerarquía, y del responsable
del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante
inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en
poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen
sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual
forma, deberán denunciar ante los organismos de control el
incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.
Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de
archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los
documentos físicos en archivos tradicionales, como a los
documentos electrónicos que se encuentren en equipos de
cómputo, sistemas de información, portátiles de almacenamiento
y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico
NORMATIVIDAD SUSTENTACIÓN
LEY 591 DE 2005 Artículo 3°. El proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos
públicos deberá realizarse: 1. Al término e inicio del ejercicio de un cargo
público para los servidores públicos descritos en los artículos 1° y 2° de la
presente ley o de la finalización de la administración para los particulares
que administren fondos o recursos del Estado. 2. Cuando por causas
distintas al cambio de administración se separen de su cargo los
servidores públicos a quienes obliga este ordenamiento. En este caso, la
entrega y recepción se hará al tomar posesión del cargo por parte del
servidor público entrante, previa aceptación que deberá rendir en los
términos de la presente ley. Si no existe nombramiento o designación
inmediata de quien deba sustituir al servidor público saliente, la entrega
y recepción se hará al servidor público que designe para tal efecto el
superior jerárquico del mismo.
Artículo 10. Los servidores públicos responsables al servicio de los
poderes y entidades descentralizadas, así como las empresas de
economía mixta del Estado y demás entes públicos enunciados en los
artículos 1° y 2° de esta ley, deberán preparar la entrega de los asuntos y
recursos mediante acta administrativa en la que se incluirá en su caso: 1.
El informe resumido por escrito de la gestión del servidor público
saliente. 2. Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos
materiales, financieros y humanos así como los bienes muebles e
inmuebles a su cargo, debidamente actualizados a la fecha de la entrega.
3. Detalle de los presupuestos, programas, estudios y proyectos. 4. Obras
públicas y proyectos en proceso. 5. Reglamentos, manuales de
organización, de procedimientos, y 6. En general, los aspectos
relacionados con la situación administrativa, desarrollo, cumplimiento o
en su caso desviación de programas y demás información y
documentación relativa que señale el reglamento y/o manual de
normatividad correspondiente. Parágrafo 1º. El informe a que se refiere
el numeral 1° del presente artículo deberá contener una descripción
resumida de la situación del Despacho a la fecha de inicio de su gestión.
También describirá las actividades emprendidas y resultados obtenidos
durante la misma, señalando especialmente los asuntos que se
encuentran en proceso, y por último la situación del Despacho en la
fecha de retiro o término de su gestión.
NORMATIVA SUSTENTACIÓN
Ley 1712 de 2014 Artículo 5°. Ámbito de aplicación. Corregido por el art. 1,
Decreto Nacional 1494 de 2015. Las disposiciones de esta ley
serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos
obligados:
a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas
las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura
estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente,
en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital;
b) Los órganos, organismos y entidades estatales independientes
o autónomos y de control; c) Las personas naturales y jurídicas,
públicas o privadas, que presten función pública, que presten
servicios públicos respecto de la información directamente
relacionada con la prestación del servicio público; d) Cualquier
persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que
desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de
la información directamente relacionada con el desempeño de
su función; e) Los partidos o movimientos políticos y los grupos
significativos de ciudadanos; f) Las entidades que administren
instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u
origen público. Las personas naturales o jurídicas que reciban o
intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y
nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser
considerados sujetos obligados, solo deberán cumplir con la
presente ley respecto de aquella información que se produzca en
relación con fondos públicos que reciban o intermedien.
Parágrafo 1°. No serán sujetos obligados aquellas personas
naturales o jurídicas de carácter privado que sean usuarios de
información pública.
Cláusula Perentoria – Visita
AGN (Archivo General de la
Nación)
• En un plazo máximo de 180 días contados a partir del día siguiente a la fecha de entrega del presente
informe, la Gobernación del Tolima, deberá dar aplicación de manera inmediata a lo establecido en los
artículos 26 de la Ley 594 de 2000; artículo 7 del Acuerdo No.042 de 2002 y el artículo 12 de la Ley 1712
de 2014, en torno a la implementación del Formato Único de Inventario Documental respecto de la
totalidad de la información que se encuentra en los diferentes despachos de ésta Gobernación, así como
la documentación que se encontró y evidenció en la bodegas denominada “Las Brisas y Calle 26” y (las
bodegas que no nos quisieron mostrar) reportando avances significativos mensuales de implementación
a la oficina de Control Interno de la Gobernación, partiendo como fecha del primer reporte el día 09 de
Julio del año 2017.
• De igual forma, en concordancia con lo establecido en el Parágrafo 1° del Artículo 2.8.10.1. del Decreto
1080 de 2015, el Archivo General de la Nación podrá conformar Comisiones Intersectoriales en los casos
que considere pertinente, para desarrollar de manera conjunta visitas de inspección, vigilancia y/o
control. Por esta razón, el Archivo General de la Nación podrá solicitar el acompañamiento de la
Procuraduría General de la Nación, para realizar las visitas de vigilancia y control y también la verificación
del cumplimiento de las órdenes acá impartidas dentro de los términos fijados.
• Así las cosas, la Entidad en proceso de control dispondrá de los términos señalados para tomar las
medidas correctivas pertinentes e informar al Archivo General de la Nación sobre los avances y
cumplimiento a través de informes acompañados de las respectivas evidencias.
• La Oficina de Control Interno de la Gobernación del Tolima, deberá
• realizar seguimiento y reportar mensualmente los avances de cumplimiento de las órdenes impartidas.
El incumplimiento de las órdenes impartidas dará lugar al inicio de las actuaciones administrativas
sancionatorias, de conformidad con las facultades conferidas al Archivo General de la Nación en el
artículo 35 de la Ley 594 del 2000. Se debe tener en cuenta que: “Las faltas contra el patrimonio
documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de
conformidad con el artículo 48 de la Ley 734 de 2002”.
Resumen de Elaboración de
las TRD
Con base al Acuerdo 04 de 2013 y la Circular 03 de
2015, los criterios mínimos requeridos para facilitar
su elaboración y actualización fueron los siguientes
1. Se Identificó y describió las series y subseries
documentales
 Se identificó La estructura orgánica de la entidad
Las funciones de la dependencia
Identificarán a los procesos y Procedimientos con
base al Manual de Procedimientos
2. Se levantó entrevista documental, definiéndose las
series y sub series documentales, Agregando tipo de
actividad o función productora
3. Se realizó los Criterios de Valoración:
Administrativa, fiscal, contable, histórica
4. Se establecieron los Tiempo de retención y
disposición final
5. El Comité Interno de archivo en reunión aprobó y
firmó las TRD. Fueron enviadas al Archivo General
de la Nación para Convalidación
6. Una vez sean convalidad, se realiza el Reporte de
las TRD al Registro único de Series Documentales
RUSD – AGN
APLICACIÓN TABLAS
DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Ciclo Vital de los documentos –
Programa de Gestión
Documental
Sistema de Archivo de la
Gobernación del Tolima
• Archivo de Gestión: Archivo de la oficina
productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua
utilización y consulta administrativa.
• Archivo Central: Unidad administrativa
que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión
y reúne los documentos transferidos por
los mismos una vez finalizado su trámite y
cuando su consulta es constante.
• Archivo Histórico: Archivo al cual se
transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que por
decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura. Este tipo de archivo también
puede conservar documentos históricos
recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación
Tablas de Retención
Documental
TRD
Instrumento Archivístico
 TRD, documento ordenado por
asuntos alfabéticamente
 Se aplica en los Archivos de
Gestión y Central
Listado de series, con sus
correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los
documentos.
FONDO DOCUMENTAL

conjunto de documentos
producidos por una persona
natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones
o actividades.

En todos los documentos se


identifica el fondo
documental con Logo de la
nuestra entidad, seguido del
NIT: 800.113.6727
SECCION
DESPACHO GOBERNADOR
• En la estructura SECRETARÍA GENERAL Y APOYO A LA GES
archivística, unidad
administrativa SECRETARÍA DEL INTERIOR
productora de SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
documentos. SECRETARIA DE HACIENDA
• Es una subdivisión SECRETARÍA DE DESARROLLO AGROPECU
del Fondo,
identificada de una SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
unidad SECRETARÍA DE SALUD
administrativa de
Alta Dirección, con SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA Y HA
una organización, SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y TIC
funciones, fines y
actividades SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONOMIC
generales. SECRETARÍA DE MEDIO AMBIENTE
SECRETARÍA DE INCLUSIÓN SOCIAL
SUBSECCIÓN
Depto. Admin Asunto Jurídicos
• Es una Subdivisión
de Unidad Dirección de Contratación
Administrativa de alta Dirección de Control Interno
dirección, que tiene a Dirección de Control Disciplinario
cargo funciones y
Dirección Operativa
actividades
específicas y Depto. Administrativo Transito y Transpor
limitadas. Dirección para la Democracia
• Oficinas Adscritas a Dirección de Derechos Humanos
la Sección, reglada Dirección Administrativa y Financiera
por el Manual de
Funciones y Dirección de Cultura
Organigrama de la Dirección Desarrollo Agropecuarios
entidad.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de Unidades ACTAS
Documentales de DECRETOS
estructura y contenidos INFORMES
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
homogéneos emanados REGISTRO
de un mismo órgano o INVENTARIOS
sujeto productor como MANUALES
consecuencias del PLANES

ejercicio de sus PROYECTOS

funciones específicos.
SUBSERIES
DOCUMENTALES
Conjunto de SERIE SUBSERIE
unidades
documentales que ACTAS Actas de Comité
Interno de Archivo
forman parte de
una serie, INFORMES Informes de Gestión
identificadas de
PLANES Planes de Acción
forma separada de
ésta por su PROGRAMAS Programas de Gestión
contenido y sus Documental

características
específicas
TIPOLOGÍAS
DOCUMENTALES
Unidad documental simple originada SERIE SUBSERIE TIPOLOGÍAS
en una actividad administrativa, con DOCUMENTA
diagramación, formato y contenido LES
distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, ACTAS Actas de Circular
describirla y asignarle categoría Comité Diapositiva
diplomática Interno de Registro de
• Unidad documental simple Archivo Asistencia
• Registros que reúne todas las
características necesarias para ser HISTORIAS Historias Hoja de Vida
considerado documento. Laborales SIGEP
• En el argot popular se les denomina Acta de
anexos
• cada una es independiente de las otras Posesión
unidades documentales Fotocopia de
• El contenido de cada uno es particular la Cédula
y la información es diversa
Instrumentos Listado de Chequeos
de Hojas de Control
Descripci{on
Lista de Chequeo – Tipologías

La trazabilidad de
los Tipos
Documentales se
registran en los
formato de Lista de
Chequeo, durante
la legalización de
los proyectos,
programas,
procesos, Historias
y contratos
Ejemplo: Tipologías Historia
Laboral
ORGANIZACIÓN
ARCHIVOS DE
GESTIÓN
FONDO ACUMULADO

Conjunto de
documentos
dispuestos sin
ningún criterio
de organización
archivística.
FONDOS
DOCUMENTALES
• Proporciona información
sobre el conjunto de
todas las unidades
Administrativas, cuyos
documentos cumple con
todos los criterios de
organización Archivística,
aplicando las Tablas de
Retención Documental
CLASIFICACIÓN Y
DESCRIPCIÓN
CLASIFICACIÓN Y Con base a las TRD
CLASIFICACIÓN: Fase del proceso de DESCRIPCIÓN
organización documental, en la cual se CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - Agrupar
identifican y establecen agrupaciones Clasificamos Actividades/Asuntos/Tr
documentales de acuerdo con la ámites
estructura orgánico-funcional de la DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL – Identificar/Dar
entidad productora (fondo, sección, Nombre
series y/o asuntos). Denominación Series
Conformación Subseries
DESCRIPCIÓN: Fase del proceso de Documentales
organización documental que consiste
Tipologías Flujos Documentales
en el análisis de los documentos de Documentales Anexos
archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de Instrumentos de Formato Rotulo de
Descripción Carpeta, Caja,
descripción y de consulta
(Identificación) Archivadores,
Inventario Documental,
Índices y Catálogos
ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
ORDENACIÓN INTERNA
Fase del proceso de organización que Carpetas Orden Cronológico
consiste en establecer secuencias dentro Cajas Orden Cronológico
de las agrupaciones documentales
definidas en la fase de clasificación. ORDENACIÓN INTERNA
Carpetas Con base a las TRD
Numero
Alfanumérico
Alfabético
Cajas Con base a las TRD
Numero
Alfanumérico
Alfabético
Archivadores Con base a las TRD
Numero
Alfanumérico
Alfabético
Sistema de Ordenación
SISTEMA TIPO DE ORDENACIÓN
PRINCIPIO DE ORDEN ORGINTAL: Se
Sistemas de ordenación Ordinal: Cuenta Interna
trata de un principio fundamental de la numéricos No. 0464304-4
teoría archivística por el cual se No. 0464305-4
establece que la disposición física de los Cronológico:
documentos debe respetar la secuencia 2002, 02, 28
de los trámites que los produjo. Es Sistemas de ordenación alfabética-onomástica:
prioritario para la ordenación de fondos, alfabéticos ACOSTA LOPEZ, Andrés
series y unidades documentales. Toponímico (o alfabético-
geográfico):
Amazonas
Temático:
Estadísticas
Informes
Sistemas de ordenación
mixtos:
2000 MARTINEZ DURAN,
Jorge
PROCEDENCIA
Se trata de un
principio fundamental
de la teoría
archivística por el cual
se establece que los
documentos
producidos por una
institución y sus
dependencias no
deben mezclarse con
los de otras
• La procedencia se
Identifica con el
Organigrama vigente
DEPURACIÓN DOCUMENTAL

Operación, dada en la fase de


organización de documentos, por
la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni
secundarios, para su posterior
eliminación
• Retiro de documentos por
duplicidad,
• Retiro de Hojas en Blanco
• Retiro de papel químico, y dejar la
fotocopia
• Retiro de tarjetas, invitaciones, etc
• Retirar documentos con
biodeterioro Biológico
• Retirar documentos de apoyo o
facilitativos
EXPURGO DOCUMENTAL

Operación, dada en la
fase de organización de
documentos, por la cual
se retiran aquellos
elementos metálicos de
los documentos.
• Retiro de Ganchos
Legajadores metálicos
• Retiro de Ganchos de
Cosedora
• Retiro de Ganchos Clips
FOLIACION

• Folio: Hoja.
• Foliar: Acción de numerar
hojas.
• Foliación: “Acto de
enumerar los folios solo por
su cara recta” Foliación: Se
folia en la Parte superior
derecha a lápiz mina negra
No. 02.
• Prohibido foliar con lapicero
o lápices de colores
• Sin enmendaduras
LEGAJO

Conjunto de documentos
atados o empastados para
facilitar su manipulación
• Enganchar varios
documentos de un mismo
trámite o asuntos (Series o
subseries), en una carpeta.
• Cuando existen varias
expedientes de una misma
serie y subserie, Se marcan
en la Carpeta 1/4, 2/4, Así
sucesivamente
• Al legajar, El gancho debe
ser plástico y debe ir hacia
abajo
LIMPIEZA DOCUMENTAL
• limpieza superficial o la
retirada de polvo sin
abrasionar las unidades de
almacenamiento, se debe
hacer en seco, usando
aspiradora
• Uso de cepillo, de cerdas
suaves, se debe usar
desplazándolo en un mismo
sentido. Luego se puede
completar la tarea con
bayetillas blancas secas
TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL –
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
GOBERTOL – TRD
ROTULACIÓN DE CARPETA
REPUBLICA DE COLOMBIA
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
NIT: 800.113.672-7

SECCION : SECRETARÍA ADMINISTRATIVA


SUBSECCIÓN: DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y APOYO LOGÍSTICO
SERIE : ACTAS
SUBSERIE: Actas Visitas Técnicas e Inspección a Municipios

CODIGO: 183.02.16

NOMBRE DEL EXPEDIENTE : Visita Técnica Alcaldía de Venadillo

FECHA EXTREMAS : 21/06/2016 al 12/08/2016

No FOLIO __200_____ LEGAJO(S) __1/7_____


No CAJA ____1_____ No. Carpetas ___1____
Organización de la Caja
• Las carpetas deberán
organizarse de izquierda a
Derecha
• La Tapa de la Caja deberá
abrir al Lado derecho
• El lomo de la Carpeta debe
estar hacia abajo
• Máximo 7 carpeta de 200
folios cada uno
ROTULACIÓN DE CAJA
EXTERNA
ROTULACIÓN DE CAJA
INTERNA
ORGANIZACIÓN DE LA
GAVETA
ROTULO DE ARCHIVADOR
DE GAVETA
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA CÓDIGO
SISTEMA INTEGRADO DE
VERSIÓN
GESTIÓN
MACROPR GESTIÓN
VIGENTE DESDE
OCESO DOCUMENTAL
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN
ARCHIVADOR DE GAVETA
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
SECCIÓN/SUBSECCIÓN
APOYO LOGÍSTICO
ARCHIVADOR No. 1
GAVETA 1
SERIE/SUBSERIE No. de la
CÓDIGO TRD Fecha Inicial Fecha FinaL
DOCUMENTAL carpeta
Actas Visitas Técnicas de
183.02.16
Inspección a Municipios 21/06/2016 12/08/2016 1
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVADOR VERTICAL –
ESTANTERÍA FIJA
La estantería se organiza de izquierda a derecha (las unidades de
conservación cajas y carpetas deberá están en orden de la fecha más
antigua a la fecha más reciente)
ROTULO DE IDENTIFICACIÓN
ARCHIVADOR ESTANTERÍA
FIJA
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA CÓDIGO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN VERSIÓN
GESTIÓN
MACROPROCESO VIGENTE DESDE
DOCUMENTAL
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN ARCHIVADOR DE
ESTANTERÍA FIJA
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y APOYO
SECCIÓN/SUBSECCIÓN
LOGÍSTICO
ESTANTE No. 1

CÓDIGO TRD SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL Fecha Inicial Fecha Final No. Caja No. Entrepaño

Actas Visitas Técnicas de Inspección


183.02.16
a Municipios 21/06/2016 12/08/2016 1 1
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVADOR RODANTE
ROTULO DE IDENTIFICACIÓN
DE ARCHIVADOR RODANTE

GOBERNACIÓN DEL TOLIMA CÓDIGO


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN VERSIÓN
MACROPR
GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENTE DESDE
OCESO
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN ARCHIVADOR
RODANTE

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y APOYO


SECCIÓN/SUBSECCIÓN
LOGÍSTICO
BLOQUE BL1 CUERPO C1 ESTANTE E1

CÓDIGO TRD SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL FECHA INCIAL FECHA FINAL No. Caja No. Entepaño
ORGANIZACIÓN
FOLDERAMA
ROTULO DE IDENTIFICACIÓN
DE FOLDERAMA

GOBERNACIÓN DEL TOLIMA CÓDIGO


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN VERSIÓN
GESTIÓN
MACROPROCESO VIGENTE DESDE
DOCUMENTAL
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN ARCHIVADOR DE
FOLDERAMA
SECCIÓN/SUBSECCIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y APOYO LOGÍSTICO
ESTANTE No. 1
No. Caja o
CÓDIGO TRD SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL Fecha Inicial Fecha Final No. Entepaño No. Casilla
Carpeta
Actas Visitas Técnicas de
183.02.16
Inspección a Municipios 21/06/2016 12/08/2016 1 1
PROHIBICIONES

• No rayar los documentos


• No usar resaltadores
• Evite exceso de ganchos de cosedora (Se recomienda usar un dispostivo o papel pequeño para
enganchar los documentos)
• No usar clips metálicos descubierto
• No Usar correctores
• No amarrar con Cabuyas o piolas (usar piola de faya)
• Alterar el formato de INVENTARIO documental
• Usar cintas adhesivas para unir rasgaduras (Se recomienda usar pegante colbon, cinta mágica,
recortes de papel y celulosa)
• Los documentos no deben estar expuestos al público
• Los documentos no debe estar cercanos a liquidos y alimentos
• foliar con lapices de colores – firmar con tintas de colores, micropuntas, chinas
• Marcar las Carpetas como Misceláneas, nombres de personas, nombres de entidades,
correspondencia despachada o recibida, varios, etc
• Marcar carpetas con denominaciones distintas a las Tablas de Retención Documental
• Archivar en AZ
LEVANTAMIENTO DE
INVENTARIO
DOCUMENTAL
• Entidad productora: Debe colocarse el nombre
completo o razón social de la entidad que produce
o produjo los documentos.
• Unidad administrativa: Debe consignarse el
nombre de la dependencia o unidad ENTIDAD
PRODUCTORA : Gobernación del TOLIMA
administrativa de mayor jerarquía de la cual
dependa la oficina productora. UNIDAD
• Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de ADMINISTRATIVA: Secretaría Administrativa

la Unidad Administrativa que produce y conserva


la documentación tramitada en ejercicio de sus OFICINA
PRODUCTORA
funciones. RESPONSABLE : Despacho Personero

• Objeto: Se debe consignar la finalidad del


OBJETO: TRANSFERENCIA PRIMARIA
inventario, que puede ser: Transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoración
de fondos acumulados, fusión y supresión de
entidades y/o dependencias, inventarios
individuales.
• Registro de entrada: Se diligencia sólo
para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe
consignarse en las tres primeras
casillas los dígitos correspondientes a Hoja
No. 1 DE 20
la fecha de la entrada de la AÑO MES DÍA
No.
TRANSFE.
transferencia (año, mes, día). En NT se 2017 7 5 1

anotará el número de la transferencia.


• Número de orden: Debe anotarse en
forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los
asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad documental
Código: Sistema convencional establecido por
la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries
o asuntos relacionados.
No. ORDEN CÓDIGO TRD
Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe
Actas Visitas Técnicas de
anotarse el nombre asignado al conjunto de 1 183.02.16
Inspección a Municipios
unidades documentales de estructura y
contenidos homogéneos emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
• Fechas extremas: Deben consignarse la
fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los
cuatro dígitos correspondientes al año. En
el caso de una sola fecha se anotará ésta.
Cuando la documentación no tenga fecha
se anotará s.f. FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN

• Unidad de conservación: Se consignará el INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO

número asignado a cada unidad de


almacenamiento; En la columna
Correlativo indicar la cantidad de carpetas 01/02/201
de un expediente ejemplo: Del contrato 7 05/07/2017 1 1

147 de 2013 hay 5 carpetas; El correlativo


es: 1 de 5 - 2 de 5 - 3 de 5 - 4 de 5 5 de 5
Pero el número de carpeta puede ser
diferente al correlativo asignado; En la
columna otro se registrarán las unidades
de conservación diferentes escribiendo el
nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente
• No. de folios: Se anotará el número total de folios
contenido en cada unidad de conservación descrita.
• Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los
soportes diferentes al papel, anexos a la
documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C),
soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK,
DVD), etc.
• Frecuencia de consulta: Se debe citar si la
documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno
índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta FRECUENCI
los controles y registros de préstamo y consulta de la No FOLIOS SOPORTE A DE
OBSERVACI
ONES
oficina responsable de dicha documentación. Esta CONSULTA

columna se diligenciará especialmente para el inventario


de fondos acumulados.
• Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y 1 PAPEL media

no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para


la documentación ordenada numéricamente como
actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos
por error en la numeración y/o repetición del número
consecutivo en diferentes documentos
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de
anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones,
informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías
o cualquier objeto del cual se hable en el documento
Hoja
ENTIDAD PRODUCTORA : Gobernación del Tolima No. 1 DE 20
No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA ADMINISTRTIVA AÑO MES DÍA TRANSFE.
OFICINA PRODUCTORA
RESPONSABLE : DIRECCIÓN DE GESTON DOCUMENTAL 2017 7 5 1
OBJETO: TRANSFERENCIA PRIMARIA

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN FRECUENCIA


No. DE No
CÓDIGO NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE SOPORTE DE OBSERVACIONES
ORDEN FOLIOS
CONSULTA
INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO

183.02.1
6 Actas Visitas Técnicas de 01/02/201 Falta el Folio No
1 Inspección a Municipios 7 05/07/2017 1 1 200 PAPEL MEDIA 13, Anexo CD
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
CRONOGRAMA DE
TRANSFERENCIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA MES FECHA DE FECHA DE AÑO,
PROGRAMADO INICIO FINALIZACIÓN Ejemplo
Despacho Gobernador Enero 20/01 31/01 2018

Secretaría General Enero 20/01 31/01 2018

Dirección de Control Disciplinario Enero 10/01 20/01 2018

Dpto. Asunto Jurídicos y Dirección de Febrero 01/02 29/02 2018


Contratacióión
Depto. Admin. Tránsito y Transporte Marzo 20/03 31/03 2018

Dirección Operativa Marzo 01/03 20/03 2018

Secretaría de Planeación y TIC Abril 01/04 20/04 2018

Dirección Planeación del Desarrollo, Abril 20/04 30/04 2018


Dirección TIC
Secretaría Administrativa y Dirección de Mayo 01/05 20/05 2018
Talento Humano
Dirección de Gestión Documental y Mayo 20/05 30/05 2018
Apoyo Logístico y Dirección Fondo
Territorial de Pensiones
UNIDAD ADMINISTRATIVA MES FECHA DE FECHA DE AÑO,
PROGRAMADO INICIO FINALIZACIÓN Ejemplo
Secretaría de Hacienda y Dirección de Junio 01/06 20/6 2018
Presupuesto
Dirección de Contabilidad, Dirección de Junio 20/06 31/06 2018
Rentas e Ingresos y D. Tesorería
Secretaría de Educación y Cultura, Julio 01/07 20/07 2018
Dirección administrativa y financiera
Dirección de Gestión Calidad Educativa, Julio 20/07 30/07 2018
Dirección de Gestión Cobertura
Educativa y Dirección de Cultura
Secretaría de Salud, Dirección de Salud Agosto 01/08 30/08 2018
Pública
Dirección de Seguridad Social y Agosto 20/08 30/08 2018
Dirección de Ofertas y Servicios
Secretaría de Inclusión social Septiembre 01/09 30/09 2018
poblacional, Dirección de Infancia,
Mujer y juventud, Dirección de Grupos
Vulnerables y Asuntos Étnicos
Secretaría del Interior, Dirección para la Octubre 01/10 30/ 2018
Democracia, Participación Ciudadana y
Acción Comunal, Dirección Derechos
Humanos, Justicia, Paz, convivencia
Ciudadana y Orden Público
Secretaría De Desarrollo Agropecuario y Noviembre 01/11 20/11 2018
Producción Alimientaria, Dirección de
Desarrollo Agropecuario y rural,
Dirección, Competitividad,
UNIDAD ADMINISTRATIVA MES FECHA DE FECHA DE AÑO,
PROGRAMADO INICIO FINALIZACIÓN Ejemplo
Secretaría de Infraestructura y Habitat, Noviembre 20/11 30/11 2018
Dirección de Habitat, Dirección de
Infraestructura
Secretaría de Ambiente y Gestión del Diciembre 01/12 20/12 2018
Riegos, Dirección de Asuntos
Ambientales, Dirección de Gestión del
Riesgo y prevención de desastre.
Secretaría de Desarrollo Económico, Diciembre 01/12 30/12 2018
Dirección de Turismo, Dirección de
Asuntos Internacionales, Industria y
comercio, Dirección de Recursos
Naturales No Renovables
• Cumplir con el cronograma del Plan de Transferencia
Documental
• Cumplir con los lineamientos de organización de archivos
de gestión
• Solicitar por escrito a la Dirección de Gestión Documental,
transferencia Documental primaria
• Verificar el Total de cajas y carpeta, debidamente rotuladas
y enumeradas
• Elaborar el Acta de Transferencia Documental, firmando los
responsables de la transferencia
• El funcionario de Archivo Central verificará y cotejará el
Inventario Documental con las unidades de conservación
DISPOSICIONES
FINALES
DISPOSICIONES FINALES

• Verifique la disposición final, establecida para cada


serie y subserie documental en las Tabla de Retención
• Verifique la sustentación en la casilla de
procedimientos de la TRD, la técnia establecida para la
aplicación de la Disposición final definida para cada
serie y subserie documental
• Las disposiciones finales se aplican en el Archivo
Central, una vez fenecidos los tiempos de retención
documental.
• La Unidad Administrativa que transfirió los documentos
al archivo central, Durante el tiempo de custodia y
almacenamiento, tendrá responsabilidad compartida
legal
CONSERVACIÓN TOTAL

• Se aplica a aquellos documentos


que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por
disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el
orígen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la
entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de
su actividad y trascendencia.
Asimismo, son Patrimonio
documental de la sociedad que
los produce, utiliza y conserva
para la investigación, la ciencia y
la cultura
SELECCIÓN DOCUMENTAL

• Disposición final señalada en las tablas de


retención o de valoración documental y
realizada en el archivo central con el fin de
escoger una muestra de documentos de
carácter representativo para su conservación
permanente. Úsanse también “depuración” y
“expurgo”.
Tecnicas de selección
SELECCIÓN:
MUESTREO CUANTITATIVO MUESTREO CUALITATIVO
• Volumen de Producción
• Muestreo aleatorio Simple • Muestreo representativo o
• Por antigüedad de los documentos topográfico
• Muestreo Numérico
• Por uso o interés administrativo y técnico • Muestreo por elección a la AZAR
• Muestreo Sistemático
• Por su pertinencia a nivel de Estructura • Método del Ejemplar
orgánica o flujo documental • Muestreo Estratificado
• Muestreo Cronologico
• Por series Documentales • Muestreo por Conglomerados
• Muestreo Alfabético
• A criterios de los empleados. • Muestreo por Etapas
• Muestreo Selectivo o cualitativo
• Método Selectivo o vacidado
Valoración: selectivo
• Vigencia administrativa • Muestreo opinático
• Plazo precaucional
• Valor transitorio
• Valor Temporal
• Valor Permanente


ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Actividad resultante de la
disposición final señalada
en las tablas de retención
o de valoración
documental para
aquellos documentos
que han perdido sus
valores primarios y
secundarios, sin perjuicio
de conservar su
información en otros
soportes
Pautas para la eliminación
Documental
• La eliminación Documental de Series y subseries se
realiza solamente en el Archivo Central.
• La depuración de Archivo se realiza en el Archivo de
Gestión
• Las actas de eliminación y los inventarios de eliminación
se conservarán permanente y deberán mantenerlos
publicados en la página web.
• La eliminación de documentos se deber llevar a cabo por
series y subseries documentales y no por tipologías
documentales. Por ningún miotivo se podrán eliminar
documentos individuales de un expediente o una serie,
excepto que se trate de copias idénticas o duplicados
Digitalización/Microfilmación

Digitalización:Técnica que permite la


reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica
(Soportes: papel, video, casettes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por
computador
• La digitalización puede realizarse en el
Archivo de Gestión como en el Archivo
central
• Cumplir con los lineamientos de
organización de Archivo
• Definir el tipo de digitalización del
Mercado MOREQ ½, ISO 30300/30301,
ISO 27001
Microfilmación:Técnica que
permite registrar
fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en
película de alta resolución
GRACIAS
OSCAR IVAN ARIAS – SECRETARIO
ADMINISTRATIVO

WALTER PULIDO RIOS – DIRECTOR DE


GESTION DOCUMENTAL