Guia Como Crear Un Inventario de Personal en Access

MANUAL DE ACCESS PARA REALIZAR UN INVENTARIO DE R.H.
COMO CREAR UN INVENTARIO DE PERSONAL EN

ACCESS
Que es un Inventario de Recursos Humanos?
Es una base de datos que contiene la información resumida de los empleados

activos de una empresa, la información que nos proporciona es: informe del
desempeño, antecedentes académicos y la viabilidad de un ascenso para cada
uno de los trabajadores actuales.
Que debe contener?
Se divide en tres partes:
1
M. EN A. PAZ VERONICA HERNÁNDEZ CALVA
Que es access?
Microsoft Access 2010 es una herramienta de diseño e implementación de

aplicaciones de base de datos que se puede usar para realizar un seguimiento de
la información importante. Puede conservar los datos en el equipo o publicarlos en
la Web, de forma que otros usuarios puedan usar la base de datos con un
explorador web.
¿Que es una base de datos?
Es una colección de archivos y registros. Se trata de un almacén de datos que se

han dividido en colecciones de datos más pequeñas (denominadas tablas) para
eliminar la redundancia y que se relacionan entre sí basándose en fragmentos de
información comunes (denominados campos).
¿Cómo se realiza un inventario de recursos humanos en Access?
1. Se abre el programa Access. Se elige base de datos en blanco.
2
2.- Access trabaja con tablas, columnas y campos. Por lo que primero se debe
crear tablas con los datos requeridos del personal.
2.1. Se elige crear y diseño de tabla.
2.2. Se establecen los campos que tendrá cada una de las tablas, así como el
tipo de dato que tendrá.
3
2.3. Una vez capturado cada uno de los campos de una tabla, se debe cerrar la
tabla con la “X” de abajo de lado derecho y nos pide guardar el diseño de la tabla
con un nombre.
3.- Para empezar a capturar los datos de cada uno de los empleados, dar
doble click sobre la tabla de los datos que se va a llenar, nos aparece el
formato en columnas y se empiezan a capturar la información, aunque
también se puede capturar desde el formato formularios, en el cual se
convertirán nuestras tablas más adelante.
4
4.- Una vez que se ha capturado la información se debe crear relación entre
todas las tablas, por medio de un dato común, en este caso el Id o número
del empleado.
4.1. Se elige en menú herramientas de base de datos y la opción
relaciones.
4.2. Se da click sobre relaciones y se abrirá una tabla con el nombre

“herramientas de relaciones”, se elige la opción mostrar tabla y se da
agregar en todas las tablas para abrirlas.
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4.3. Se arrastra el dato que se quiere relacionar entre las tablas, para esta
base de datos se relacionara el Id de datos personales con el Id de todas
las tablas y se elegirá el tipo de combinación 1 y se da crear.
4.4. Se verifica que estén todas las tablas relacionadas, para que se pueda
crear un informe general.
6
5.- Una vez relacionados los datos, vamos a crear un informe general con
los datos de todas las tablas creadas.
5.1. Elegimos en el menú crear, asistente para informe y elegimos la tabla
que contienen los campos que vamos a seleccionar.
5.2. Se seleccionan todos los campos con los que se va a crear el informe y
se le da click en siguiente, en donde aparecerá una lista con todos los
campos seleccionados.
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5.3. Se da click en siguiente, aparece una tabla con criterios de ordenación

que se pueden utilizar para los registros, se da click en siguiente y nos
solicita la distribución que se desea aplicar al informe, se elige:
-Distribución- en columnas
- Orientación- vertical
- Ajustar al ancho del campo
Se da click en siguiente.
5.4. Al dar click en finalizar nos genera un informe con los datos de todas
las tablas por cada empleado y se debe cambiar el nombre del archivo del
informe a datos generales.
8
6.- Para poder ver la información de un solo registro y poder capturar de

manera más sencilla la información, se van a crear formularios de las
tablas.
6.1. Se da doble click en la tabla sobre la que se va a trabajar, se elige del
menú la opción crear y formulario.
6.2. De manera automática se crea un formulario de la tabla y se guarda la

información. Se va eligiendo cada una de las tablas sobre las que se va a
crear los formularios.
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7.- Es más fácil capturar los datos de los empleados desde los formularios,
por lo que se debe colocar botones de ayuda, que nos permitan operar
sobre el formato de formulario.
7.1. Abrir el formulario y dar click derecho para abrir el menú, seleccionar
vista de diseño.
7.2. Se despliega en el menú principal la opción de herramientas de diseño

de formulario, se elige diseño y botón.
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7.3. Se coloca el curso en donde se quiere poner el botón y se selecciona la

acción que se desea ocurra cuando se haga click en el botón, las opciones
están clasificadas en categorías. Una vez seleccionada la categoría y la
acción, se da click en siguiente, se elige la imagen y dar click en siguiente,
nos solicita dar un nombre al botón y se da finalizar.
7.4. El botón aparecerá con la imagen y en el lugar que elegimos, podemos

colocar los botones requeridos para trabajar sobre el formulario.
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8.- Se creará una página principal para la base de datos del inventario de
Recursos Humanos.
8.1. Se va a crear un nuevo formulario que permite la conexión con los
otros formularios que contienen los datos de los empleados, para ello se va
a la opción crear y se elige un formulario en blanco.
8.2. Se elige vista diseño y se le da click derecho para insertar encabezado

o pie de formulario
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8.3. Se coloca en el encabezado y en el pie de página la información que se

quiera presentar: logos, nombre de la base de datos, etc…
8.4. Se van a insertar los botones que nos permitirá conectar con los
formularios de los datos del empleado, seleccionar herramientas de datos,
diseño y botón
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8.5. Se elige categoría: operación con formularios, y acciones: abrir

formularios, siguiente.
8.6. Se elige el formulario que se desea abra el botón, y se presiona

siguiente, se elige la opción de abrir el formulario y mostrar todos los
registros.
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8.7. Se inserta la imagen que se quiere tenga el botón y se le da el nombre

del formulario que abrirá y se le da click en finalizar.
8.8. Se insertan un botón para abrir cada uno de los formularios que
tenemos, y se guarda el formulario como página principal.
15
9.- Para que aparezca la página principal al inicio o al abrir el inventario, Se

ejecutan con macros.
9.1. Seleccionamos crear y macro
9.2. En herramientas de macros, se elige el diseño que dice catálogo de

acciones, en agregar nueva acción se elige: abrir formulario.
Se elige; Nombre del formulario: Página principal, Modo de datos: sólo
lectura y Modo de ventana: normal
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9.2. Se cierra el macro con la X de lado derecho y abajo, nos pedirá

guardar el macro, le damos el nombre autoexec
9.3. Se cierra la base de datos y al volverla abrir nos muestra por default la
página principal creada.
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Que es un Inventario de Recursos Humanos?

Es una base de datos que contiene la información resumida de los empleados

Que debe contener?

Se divide en tres partes:

Microsoft Access 2010 es una herramienta de diseño e implementación de

¿Que es una base de datos?

Es una colección de archivos y registros. Se trata de un almacén de datos que se

¿Cómo se realiza un inventario de recursos humanos en Access?

1. Se abre el programa Access. Se elige base de datos en blanco.

2.1. Se elige crear y diseño de tabla.

4.2. Se da click sobre relaciones y se abrirá una tabla con el nombre

5.3. Se da click en siguiente, aparece una tabla con criterios de ordenación

6.- Para poder ver la información de un solo registro y poder capturar de

6.2. De manera automática se crea un formulario de la tabla y se guarda la

7.2. Se despliega en el menú principal la opción de herramientas de diseño

7.3. Se coloca el curso en donde se quiere poner el botón y se selecciona la

7.4. El botón aparecerá con la imagen y en el lugar que elegimos, podemos

8.2. Se elige vista diseño y se le da click derecho para insertar encabezado

8.3. Se coloca en el encabezado y en el pie de página la información que se

8.5. Se elige categoría: operación con formularios, y acciones: abrir

8.6. Se elige el formulario que se desea abra el botón, y se presiona

8.7. Se inserta la imagen que se quiere tenga el botón y se le da el nombre

9.- Para que aparezca la página principal al inicio o al abrir el inventario, Se

9.2. En herramientas de macros, se elige el diseño que dice catálogo de

9.2. Se cierra el macro con la X de lado derecho y abajo, nos pedirá

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