PASOS PARA ARCHIVADO DE DOCUMENTOS QUIPUX DE BANDEJA DE RECIBIDOS

Paso 1.

Seleccionar Bandeja Recibidos.

Paso 2.

Seleccionar el Campo Desde Fecha (yyyy-mm-dd) en donde se despliega un calendario y se debe seleccionar el Mes, Año y día como fecha inicial de búsqueda
(pj. 2018-01-01)

Paso 3.

Seleccionar el Campo Hasta Fecha (yyyy-mm-dd) en donde se despliega un calendario y se debe seleccionar el Mes, Año y día como fecha final de búsqueda,
la misma que debe ser con un máximo rango de 4 meses (pj. 2018-03-31)

Paso 4.

Dar Clic en botón Buscar.

Paso 5.

Verificar resultado de búsqueda, tomando en cuenta el número de Quipux leídos y no leídos del rango seleccionado así como también el número de páginas.

Nota. Si en la sección Página existen más de una página, se deberá volver a realizar la búsqueda en el mismo rango, ya que luego
de efectuar un archivado del o los documentos seleccionados el sistema Documental Quipux cargará las fechas por defecto a la
fecha actual.

Paso 6.

Seleccionar el documento para el archivo en el cuadro de selección y dar clic en el botón Archivar
Paso 7.

Agregar comentario dependiendo del contenido e información del Memorando Quipux (pj. “Documento para Conocimiento”, “Información respondida mediante
Correo Electrónico”, “Socialización del memorando con el personal”, etc, etc)

COMENTARIO DEPENDERÁ DEL ASUNTO Y LAS ACCIONES QUE SE REALIZÓ CON EL DOCUMENTO.

Y de ésta forma el documento pasará de estado “En trámite” a “Archivado”, que es donde finaliza la gestión del documento.
Paso 8.

Volver a realizar la búsqueda en el rango inicial seleccionado para este caso en el campo Desde Fecha (yyyy-mm-dd) (2018-01-01) y Campo Hasta Fecha (yyyy-mm-
dd) (2018-03-31), hasta que el sistema Quipux muestre No. De registros encontrados: 0

Nota. El usuario deberá realizar las búsquedas de documentos desde la fecha de ingreso a la institución cuando se le asignó una cuenta de Quipux