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U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

II
Eventos, Protocolo y Etiqueta

2.1 Guía Básica para Organización de 2.1.3 ¿Cómo organizo un evento en la Universidad?

Eventos en la Universidad del Norte Antes de iniciar la organización de un evento debemos


haber definido el tipo de actividad que desarrollaremos,
En la Universidad del Norte todos los eventos son pues de ello depende la correcta planificación para que
importantes, pues reflejan la personalidad de nuestra sea exitoso. Los pasos que debemos seguir para llevar a
Institución y proyectan la imagen que año tras año cabo un evento nuestra Institución son:
construimos en equipo. Por eso “hacer” un evento
significa “organizarlo”, prever los detalles, visionar el 1. Definir el tipo de evento (académico, cultural,
momento o tiempo en que queremos que se realice deportivo, social). Este paso incluye identificar el tema,
y cómo deseamos presentarlo ante nuestros invitados. objetivos, público al que va dirigido y justificación.
Esperamos brindarles los lineamientos principales para
lograr estos propósitos con este instructivo. 2. Revisar si el evento exige tener una imagen especial,
para entonces crear logotipo, diseñar e imprimir el
2.1.1 ¿De dónde nace un evento? material promocional (afiches, folletos, brochures,
volantes, pendones, pasacalles, backings, etc). Esto
•De la inquietud por discutir un tema: foro, panel, se acostumbra en eventos de relevancia nacional e
debate. internacional. Este proceso afecta el presupuesto, por
•De la intención de presentar una información: lo cual se anticipa al mismo.
conferencia, exposición, congreso.
•De la necesidad de brindar un espacio a la academia: 3. Prever el presupuesto del evento y quién asumirá los
seminario, taller. costos, si es una dependencia académica, administrativa o
•Del deseo de compartir en torno de la cultura y el arte: externa a la Universidad. En términos contables debe
presentación de teatro, danza, exposición de artes existir claridad en cuanto a la organización, la cuenta y el
plásticas, recital de poesía, concierto. programa al que se cargarán los egresos e ingresos que
•De intereses sociales: cóctel, cena, almuerzo, otros. tendrán lugar, para lo cual se debe consultar con la
•Del deseo de divulgar resultados de investigaciones o oficina de Tesorería el Manual de Manejo de Congresos
proyectos: ruedas de prensa, conversatorios con los y Seminarios para el control Financiero, así como
periodistas, etc. analizar si se necesitará contratar personal de apoyo en
las diferente áreas de trabajo que exija el evento, en
2.1.2¿Qué tipos de Eventos puede haber? especial si es de gran envergadura, pues esto debe
incluirse en el presupuesto, así como equipos de
Básicamente, los eventos se clasifican en: computación, radioteléfonos, stands para exhibición,
·Académicos silletería adicional u otros implementos que sugieran los
·Culturales diferentes comités.
·Sociales
·Deportivos 4. Definir la fecha del evento, así como la hora de inicio
y finalización. Para ello debemos tener en cuenta que no
haya otros similares en la Institución, en la ciudad y en el
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país, sobretodo si el evento es de carácter nacional e congreso amerita un lugar amplio que albergue, como
internacional o si tendremos invitados a quienes esto mínimo, 300 personas (Cancha Central del Coliseo o el
pueda afectar en su decisión de venir. Auditorio) o tener salones alternos para el desarrollo de
las conferencias o seminarios. Si es un evento menor,
5. Definir la lista de invitados o base de datos a quienes como una conferencia, se debe reservar una sala como
queremos llegar. En un evento institucional se debe tener la del Instituto de Idiomas, el Roble Amarillo, el Salón
presente el protocolo a seguir y los invitados indicados de Proyecciones o los salones del CEC. También se
para cada caso según el carácter y tipo del evento. puede optar por salones externos en hoteles y otras
Sugerimos revisar en el Manual de Protocolo, el aparte instituciones, como el Teatro Amira de la Rosa, la
de “El arte de invitar”, para mayor ilustración, y además Cámara de Comercio, el Teatro de Bellas Artes, entre
ver el anexo Guía Invitados eventos frecuentes. otros.
Los lugares disponibles dentro de la Universidad son:
6. Asignar tareas a funcionarios o comités, pues es la ·Salón de Proyecciones, para 77 personas
mejor manera de aunar esfuerzos para el logro de un ·Sala de Conferencias del Instituto de Idiomas, para 50
objetivo común a mediano plazo. Estas personas o personas
comités se encargarán de la parte académica, financiera, • Salones del C.E.C., ajustable para 20, 60 ó 80 personas
logística, de comunicaciones, cultural y de dirección • Salón No 1 del Coliseo, para 100 personas
general. (Ver funciones adelante) • Auditorio, para 245 personas
• Lobby Norte del Coliseo, para 100 personas
7. Diligenciar el FEDERICO, sistema electrónico oficial • Lobby Sur del Coliseo, para 100 personas
para la generación de eventos en la Universidad y que se • Cancha Central del Coliseo, para 1000 personas
encuentra en el OFELIA. Esto se hace con el fin de • Teatrino del Coliseo, para 50 personas
convocar a las instancias que colaboran en la • Plazoleta del Café du Nord, para 50 personas
organización del evento, como son: • Café du Nord, para 60 personas sentadas y 150 de pie.
-Aprobación y asesoría de la oficina de comunicaciones.
-Solicitud de presencia del Rector (si es pertinente). 9. Informar al público objetivo sobre el evento.
-Solicitud de salón, servicios generales y audiovisuales. Dependiendo del carácter del evento y del público al que
principalmente. queramos llegar se dividen en:
• De convocatoria abierta
Posteriormente se recomienda solicitar una reunión ge- Se hará publicidad (avisos en prensa y radio, si es
neral para informar completamente sobre la actividad y necesario) y promoción interna (carteleras, email, web,
las expectativas que al respecto se tienen. volantes y afiches). Si es un evento menor, se
Todo evento que se realice en la Institución debe tener promocionará internamente guardando las proporciones
un responsable administrativo visible; por ello, siempre y teniendo claro el público al que deseamos convocar.
habrá quién pueda generar el Federico a través de su • Evento cerrado
Ofelia, pues si es un funcionario lo hace el director del Como paneles, talleres, seminarios y eventos sociales,
área. Si es un profesor o estudiante, depende de su solamente se informará directamente (tarjeta o carta) a
departamento, y si es un comité estudiantil, dependerá los invitados o interesados de la base de datos y luego, si
de la oficina de Bienestar. se desea, puede ser divulgado a través de la prensa con
solicitud expresa a través del Federico.
Para obtener inducción sobre el uso del sistema se
deben comunicar con Miguel García en el Centro Este proceso implica, además, la impresión de las
de Informática, ext. 276. tarjetas de invitación o material informativo que será
enviado a los conferencistas (taller, seminario,
8. Confirmar el lugar en donde se realizará el evento. La conferencia), y/o anfitriones y homenajeados (recital,
oficina encargada de asignar los salones es la de exposición, evento social) del evento. Del mismo modo,
Administración del Coliseo Deportivo, ext. 526. Esto se deberá enviar las invitaciones y confirmar a
depende estrictamente del tipo de evento, si es un losinvitados especiales, si es un evento cerrado, o abrir
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la convocatoria cuando se trate de una conferencia, se pueda comunicar de manera rápida para informar
seminario o congreso abierta al público. cualquier inconveniente y obtener ayuda. En ocasiones
es recomendable el alquiler de radioteléfonos.
10. Auditoría sobre las tareas de cada comité o parte del
evento, a saber: 12. Actividades post-evento. Se debe concluir la relación
•Dirección general: es quien coordina todos los comités generada con los actores del evento de la siguiente
o personas y da las directrices desde el inicio, supervi- manera:
sando que se cumplan. Envío de cartas de agradecimiento a los conferencistas e
•Académica: confirmación de los conferencistas, invitados especiales por su participación, a las empresas,
programación, información para divulgación y labor de medios de comunicación, personas y entidades que finan-
promoción en medios, así como el acompañamiento a ciaron el evento o hicieron aportes para la realización del
los conferencistas en la divulgación, entre otros. mismo; seguimiento al pago oportuno de los proveedores
•Financiera: Consigue patrocinios, convenios con hote- y personal técnico, logístico y cultural que participó en las
les, restaurantes, empresas pertinentes para el evento, actividades realizadas; notas o reconocimiento de los lo-
manejo de tiquetes de invitados y conferencistas, pago gros obtenidos a las personas que hicieron posible el
de evento, además de las propias de cada evento que
servicios de conferencias y en general, toda la gestión identifiquen los realizadores.
financiera que conlleve el evento.
•Logística: salones, transporte y atención de invitados y 13. Evaluación del evento. Se sugiere, al finalizar
conferencistas; supervisa la disponibilidad de recursos el evento, organizar una reunión en la que los
audiovisuales y técnicos para el desarrollo del evento, representantes de los comités entreguen un informe
comida y zona de alimentación e insumos para ello, así cualitativo de lo que fue el evento y en una entrega final
como el área de inscripciones. se identifiquen las falencias, logros y novedades que se
•Comunicaciones: desarrollo de las campañas de hayan obtenido del mismo. Las reuniones de evaluación
expectativa y promoción, montaje de información en la son importantes tanto para la dependencia que efectuó el
web, contacto por e-mail y otros medios, supervisión del evento como para las demás unidades de la Institución
diseño e impresión de la imagen y material P.O.P. del que colaboraron con él.
evento, elaboración de carpetas informativas, souvenires En general, cada evento tiene exigencias individuales muy
para invitados especiales y conferencistas, entrega de específicas que sería difícil abarcar en su totalidad; sin
material como escarapelas y carpetas que solicite la parte embargo, esperamos poder ofrecer una guía clara de
académica y logística para las inscripciones, convocatoria cómo proceder ante la inminencia de un evento y de los
a medios, confirmación de periodistas y envío de pasos básicos a seguir para que éste sea exitoso.
material periodístico, asesoría y revisión general del
Protocolo.
•Cultural: organización de los eventos sociales y 2.1.4 Anexos
culturales, atención especial a invitados y conferencistas,
revisión de los detalles de sonido, luces y demás para las 2.1.4.1 Guía de invitados a eventos frecuentes en
presentaciones que así lo requieran. Uninorte

11. Desarrollo del Evento. Durante la actividad, cada De acuerdo con nuestra finalidad de ofrecer una guía
comité o persona asignada a las tareas específicas concreta sobre la organización y detalles para el
deberá continuar vigilando que se cumplan de acuerdo desarrollo de un evento en nuestra Institución, damos a
con lo previsto y, si hay alguna falla, retraso o problema, continuación algunas pautas para tener en cuenta al
reaccionar inmediatamente para darle la solución más momento de elaborar la lista de invitados a una actividad:
adecuada. Para ello se recomienda que todos los
integrantes de la parte organizativa tengan a mano un Según sea la pertinencia, interés y envergadura del
directorio de las personas del área técnica, académica, evento se contemplará la posibilidad de invitar a
logística, cultural y demás, para que cuando se necesite autoridades locales, regionales, nacionales o
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internacionales; civiles, eclesiásticas o militares, (en cuyos casos carácter del evento.
la invitación será bajo el nombre del Rector de la Universidad y • Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico y
de la dependencia que organiza el evento. Toda vinculación a el comité de estudiantes de la División que aplique por el moti-
nombre del Rector para la convocatoria de actividades en la vo del evento.
Universidad deberá tener su consentimiento previo y sin excep- • Familiares del homenajeado.
ción. Este tipo de invitados se contemplan sobretodo para • Lista de invitados especiales que el homenajeado sugiera.
eventos grandes como congresos, seminarios o actividades de
índole nacional o internacional, pero también puede ser para Inauguración de etapas de la Universidad, nuevos
eventos menores que traten temas de actualidad imperante y edificios o unidades de negocios:
oportuna que los convierta en protagonistas del momento. En • Consejo Directivo
eventos en los que se deba convocar a los medios de comunica- • Staff administrativo
ción, dicha gestión será coordinada por la Oficina de Comuni- • Donantes del proyecto
caciones y Relaciones Públicas. • Empresas o proveedores participantes
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema y
Eventos internos administrativos: carácter del evento.
• Consejo Directivo. • Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico
• Staff administrativo. (si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento).
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con • Lista de invitados especiales que indique el director de la nueva
el tema y carácter del evento. área.
• Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico
(si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento). Para casos excepcionales o eventos que no estén aquí reseñados
se debe consultar a la oficina de Comunicaciones para mayor
Eventos internos académicos: asesoría.
• Consejo Directivo
• Decanos Como recomendación especial, sugerimos observar detenida-
• Directores de programa (pregrado y postgrado según el caso) mente la lista de invitados del evento con el fin de no olvidar
• Staff administrativo personas importantes y así evitar futuros inconvenientes.
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con
el tema y carácter del evento. 2.1.4.2 Manual de manejo de congresos o seminarios
• Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico y
el comité de estudiantes de la División que aplique por el moti- 1. Debe hacer un presupuesto de ingresos y gastos del congreso
vo del evento. y solicitar la su aprobación a la Vicerrectoría administrativa y
financiera, una vez aprobado el presupuesto debe registrarlo en
Homenajes o reconocimientos administrativos: la oficina de presupuesto para que le asignen un centro de cos-
• Consejo Directivo tos. Recuerde que no puede girar para hacer un pago si no tie-
• Staff administrativo nen plata en su centro de Costos.
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema y
carácter del evento. 2. El presupuesto debe venir aprobado por la Vicerrector Admi-
• Representante de los estudiantes ante el Consejo Académico nistrativa y Financiera, la ingeniera Alma Lucía Diazgranados.
(si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento).
• Familiares del homenajeado. 3. El presupuesto debe discriminarse por los rubros de gastos
• Lista de invitados especiales que el homenajeado sugiera. que aparecen en el Plan Único de Cuentas y que son los mismos
que utiliza la universidad. En la ext.243 podemos aclararle en
Homenajes o reconocimientos académicos: qué rubros puede ubicar cada gasto, en caso de que lo requiera.
• Consejo Directivo
• Decanos 4. Si se reciben donaciones, debe existir una carta de compromi-
• Directores de programa (pregrado y postgrado según el caso) so que se le deberá remitir a Créditos y cobranzas para que ela-
• Staff administrativo bore la factura correspondiente y le ingreso en el sistema.
• Demás jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema y
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5. Una vez terminado el evento, debe hacerse la liquidación del formación del No. de cuenta, Tipo de cuenta y nombre del ban-
mismo a fin de verificar el cumplimiento de lo presupuestado, co, para asegurar que el pago llegue al destino correcto. Si el
en caso de esperar un déficit debe indicarse claramente quién lo valor a pagar al conferencista, supera los $100.000 pesos debe
asumirá. hacer contrato civil, para esto debe tramitarlo a través de la ofi-
cina de gestión humana, la persona contacto para este fin es
6. Si desea que el valor del congreso sea pagado con tarjeta de Gina Basto. Tanto la cuenta de cobro como el contrato deben
crédito debe tener en cuenta que la comisión que cobran las quedar firmados por el conferencista para poder hacer efectivo
entidades a la universidad por este servicio es del 3.5% por lo el pago. El pago a los conferencistas se hace efectivo a los 8 días
tanto debe estar incluido en el presupuesto de ingresos y gastos siguientes a la conferencia, siempre y cuando todo lo anterior
de su congreso o seminario. este diligenciado de manera correcta.

7. La cuenta bancaria a utilizar para recaudar los ingresos del 13. Las cuentas de cobro de los conferencistas deben ser entre-
Congreso es la Cuenta Corriente No. 467-04657-9 del Banco de gadas en tesorería con 15 días de anticipación a la fecha de pago
Bogotá. La consignación debe hacerse a nombre de Fundación para tener tiempo de hacer todos los trámites respectivos.
Universidad del Norte.
14. En el evento de pago en dólares, la persona debe recoger
8. La persona que consigna debe enviarle el volante de consig- personalmente los dólares en el banco, para esto debe, en pri-
nación con el nombre escrito del participante para que usted mera instancia, recoger la carta de autorización que la universi-
pueda tener la certeza de la consignación de la persona. dad le envía al banco para que le hagan entrega de los dólares,
firmar el egreso y el contrato si lo hubiere.
9. Recuerde que en caja no se reciben montos superiores a
$100.000 pesos, por lo tanto si el valor del congreso es supe- 15. En el evento de que el conferencista no pueda pasar por las
rior a este monto deberá cancelar únicamente en el banco. oficinas de tesorería y gestión humana a firmar su contrato y
recibir su paga, debe el conferencista autorizar a una persona
10. Hacer una relación con nombre, cédula, valor y fecha de la mediante carta para que reciba el dinero y le lleve los documen-
consignación para llevarla a contabilidad con el fin de legalizar tos que debe firmar. En este caso la persona encargada se
los ingresos. responsabiliza por traer devuelta los documentos a las oficinas
respectivas.
11. Se sugiere que se sirva de las oficinas de compras (en el
evento de cualquier compra), servicios generales (contratación 16. En el evento de necesitar hospedaje en un hotel, debe reali-
de comidas, transporte, músicos, etc.), comunicación y relacio- zar la solicitud a través de gestión humana, persona contacto
nes públicas (cualquier tipo de publicidad), Mantenimiento Evelyn Bennedeti, para tal fin debe diligenciar el formato “Soli-
(instalación de teléfonos o cualquier adecuación locativa que se citud de capacitación o comisión de trabajo, tiquete y hospeda-
necesite), archivo central (en el evento de tener que enviar co- je” que la oficina de gestión human tiene para estos efectos.
rreo) con el fin de que se le facilite su gestión y no tenga incon-
venientes con los diferentes pagos que esto genere. Cuando 17. En el evento de recibir donaciones y que las empresas do-
autorice pagar una factura, esta debe cumplir con ciertos requisi- nantes soliciten factura para legalizar la donación en su empre-
tos que en estos departamentos le informaran. Adicionalmente sa, debe dirigirse a la oficina de créditos y cobranzas, persona
se manejan unas fechas de vencimientos de pagos para que contacto Rocío Tafur.
tenga presente de no hacer negociaciones con pago inmediato.
18. Si necesita alguna asesoría adicional sobre la organización
12. En el evento si se contrataron conferencistas debe tener del congreso diríjase al CEC, persona contacto Evelyn Blanco.
presente si su pago se efectuará en dólares o pesos colombia-
nos. En cualquier evento deben elaborar cuenta de cobro a
nombre del conferencista, la cual debe estar firmada por el con-
ferencista. Los pagos a las personas Nacionales se hacen con
consignación bancaria a la cuenta del conferencista, por lo
tanto en la cuenta de cobro, antes de la firma, debe estar la in-
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2.1.4.3 Instructivo acomodador y guía de eventos

Ejemplo de documento para formalizar la labor de un y saldrán por allí mismo, sin embargo hay quienes llegarán por
guía en un evento la entrada peatonal, en la cra. 51B teniendo que dar especial
atención en la guía de este camino, desviándolos por
Estimados (estudiantes, secretarias, amigos): casa blanca para que lleguen directamente al Coliseo por esta
Hemos querido vincularlos al evento de __________________ vía.
_________________ como parte importante en la logística y
para ello necesitamos del compromiso y colaboración que •Los estudiantes, asistentes y algunos invitados llegarán desde
ustedes pueden brindar. las 6:30 p.m. por lo que se les pide estar en sus posiciones
desde las 6:00 p.m. para recibir cordialmente a quienes estén
A continuación describimos las funciones y actitudes que ingresando a la Universidad.
esperamos acojan eficientemente antes, durante y después de la
ceremonia de graduación: •A cada Guía se le entregará una escarapela distintiva, la que
deben cuidar y devolver a __________, al finalizar el evento.
•Asistir puntualmente y sin excepción al ensayo programado
para el día _________, a las ___________, en el Coliseo. •Estarán habilitados los baños del lobby norte (por donde
(Principalmente los coordinadores de guías.) ingresarán) y del lobby sur para que las personas que estén cerca
de cada puerta puedan acceder a los baños más cercanos.
•Se les solicita llegar puntualmente el día del evento, ________
___________, a la hora indicada para el personal de apoyo y •Durante el evento, deben conservar sus puestos de apoyo y
logística: 2:30 p.m. estar atentos a cualquier persona que llegue tarde y proceder a
guiarlo de igual forma que con los anteriores.
•La ubicación de los guías será así:
-Entrada lobby Norte: 4 guías, dos en las puertas de vidrio y •La actitud que presenten ustedes durante el evento es vital y
dos en las entradas a la cancha central. debe ser siempre amable; ofrecer una sonrisa a cada persona
-Lobby Sur: 5 guías en total, 2 guías en las escaleras que que se les acerque, dar las indicaciones con frases gentiles y de
comunican con los pisos 1 y 2, uno en cada descanso; 1 guía en manera afirmativa, manteniendo siempre una buena postura
el primer piso y 2 en el segundo piso, por donde ingresarán (elegantes) aunque se sientan un poco cansados.
también los asistentes al evento.
-Acceso a Uninorte y guía Coliseo: Desde las tres puertas de •Es responsabilidad del guía y acomodador, venir vestido con
acceso (4, 8 y 7) se ubicarán en puestos estratégicos 6 guías que pantalón negro y blusa o camisa blanca, zapatos bien limpios y
deberán informar a los asistentes del camino al Coliseo. Uno traer el cabello muy bien peinado.
en cada puerta y diez en el camino hasta el Coliseo. Deben
conservar sus posiciones, para la asistencia en los alrededores e •Los guías deben llegar a la hora indicada y permanecer en el
interior del mismo, prestando especial atención a la atención en evento hasta que este se de por terminado, manteniendo
la salida del evento a los invitados especiales y demás asistentes. siempre la actitud de servicio y apoyo.

•Los guías y acomodadores deben estar pendientes de recibir a •Atender a las demás indicaciones que se les entreguen durante
los asistentes, invitados y estudiantes, quienes ingresarán por el ensayo del evento y el evento mismo, para que todo salga con
las entradas 04 (peatonal, cra 51B), 07 (pueblito) y 08 el éxito esperado. Les reiteramos nuestro agradecimiento al
(parqueadero contiguo al edificio de postgrados) para cumplimiento de estas funciones y a la labor que ustedes
finalmente llegar al Coliseo por el lobby norte y sur. prestarán a su Institución, además de reconocer la vital
importancia que reviste su participación en esta Ceremonia de
•Para una mejor organización del personal asistente al acto, se Grados.
ha dispuesto que los asistentes e invitados especiales ingresen
principalmente por las entradas 07 y 08 y luego por entrarán
por el lobby norte del Coliseo (cra 53) y el lobby sur (escaleras)
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2.1.4.4 Protocolo de atención para stands de Uninorte 3.Los guías deben velar por los objetos de valor colocados en el punto de
información y por los demás elementos que conformen el stand propiamente
Se ha desarrollado un corto manual para optimizar el correcto desempeño del dicho.
personal que tenga a cargo la atención en stands de Uninorte, dentro o fuera 4.Deberán velar por la limpieza y buena presentación del stand, dejando una
de la Institución, con indicaciones que se recomienda seguir, pues son parte parte de la mesa libre para escritura y toma de datos, manteniendo las sillas para
de la proyección de la imagen institucional que se debe conservar. Igualmente atención disponibles y conservar la visibilidad del stand para la buena observa-
se ofrece un libreto guía estándar que busca unificar el concepto y presenta- ciónyacercamientodelpúblico.
ción de la institución ante el público que lo visita. 5.Al final del día de promoción, los guías deben verificar los objetos o equipos
Toda aquella persona (hombre, mujer, estudiante o profesional) que sea que deben ser relacionados para guardar en bodega y sacar al día siguiente o
contactado para guiar la promoción de la imagen institucional o de una de sus para cuidado de los organizadores del evento. Si este dura más de un día, o para
instancias a través de un stand de la Universidad del Norte, se constituirá en el retiro del mobiliario y el material en general, en el desmonte del stand.
un “Guía” del stand y deberá observar las siguientes instrucciones: 6.El guía asumirá la instalación del mobiliario y la disposición del material POP
Desempeñopersonal en los porta folletos y mesa, y el desmonte del stand al finalizar el evento. En los
1.Asistencia puntual en la hora indicada para los ensayos que se programen y casos en que el mobiliario sea complicado de armar la oficina coordinadora del
una hora antes, el día del evento. stand coordinará la colaboración del personal de Servicios Generales de la Uni-
2.Durante la actividad promocional deben seguir las instrucciones dadas por el versidad para acompañar al guía en la instalación del mismo.
representante de la Universidad, encargado del evento. Los guías se desempe- Libreto Guía para atención al público
ñarán sólo bajo las órdenes de la persona encargada. Así mismo, deben Tanto la presentación y actitud del guía, como la organización del stand hacen
ubicarse donde se les indique. parte importante de la impresión que se lleva un asistente al acercarse al mismo,
3.La hora de salida será la que indique la persona responsable del evento y pero más aún lo es la forma en que el guía se dirige al visitante, las palabras que
antes de retirarse deberán dar aviso al supervisor o jefe encargado. usa y la buena expresión oral que maneje, es por esto que se propone seguir un
4.Es responsabilidad de los guías, venir bien vestidos o con uniforme según libreto uniforme para los guías de un stand, que en todo caso se deberá ajustar
indicación. dependiendo de la actividad puntual de promoción que se vaya a realizar.
5.Durante todo el evento, los guías y personal de atención deben conservar El libreto de atención deberá contener los siguientes puntos básicos:
sus puestos. En caso de ser necesario ausentarse del puesto indicado, se debe 1.Saludo (Muy buenos días, tardes, noches)
informar previamente a la persona encargada y de ninguna forma dejar solo el 2.Invitación puntual (queremos mostrarle la oferta de… nos gustaría contarle
stand sin previo aviso. los nuevos proyectos de… )
6.Dirigirse al público en todo momento de manera formal y cordial, mante- 3.Confirmación de datos (Por favor déjenos sus datos y con mucho gusto le
niendo el respeto con las personas que se acerquen al stand o punto de infor- haremosllegarinformacióncomplementaria)
mación,ofreciendolainformaciónrequerida. 4.Despedida (Fue un placer atenderle, buen día.)
7.Se debe mantener siempre una actitud de buen servicio y amabilidad. Un ejemplo puede ser el siguiente:
8.Es responsabilidad de los guías, atender a las demás indicaciones que se les Evento: Feria de pregrado en la que participa uninorte.
entreguen durante los ensayos (si los hay) y en el evento mismo. Esto puede Público: Jóvenes bachilleres y padres de familia.
incluir, entrega de material promocional y publicitario, encuestas, bases de Información del Stand: La oferta de pregrados, folletos institucionales.
datos, entre otras. “Muy buenos días, la Universidad del Norte presenta hoy sus programas acadé-
Manejo del stand y material publicitario micos de pregrado, en cuál estarías interesado? …..”
1.Si se les entregan escarapelas, éstas deben estar siempre visibles y mante- “Nos gustaría poderte enviar información actualizada sobre las actividades de la
nerse en buen estado. Así mismo, si se le indica, las deben devolver a la Universidad y los programas que te gustan, déjanos tus datos (extiendes el
persona encargada una vez finalice el evento. formulario o escribes en el pc) y te estaremos contactando más adelante para
2.Antes de salir para el evento o al llegar al mismo, deben solicitar la relación invitarte a nuestra Feria POP también.”
de los implementos que les serán encomendados para el montaje del stand y “Muchas gracias por tu tiempo, que te vaya muy bien. Adios.”
la promoción, lo que puede incluir tanto del mobiliario (Porta pendones, porta
folletos, mesas, sillas, equipos audiovisuales), el material POP (Folletos, hojas
volantes, afiches, otros) o material institucional y de merchandising (Pendón
Uninorte acreditado, Backing, software, bolígrafos, llaveros, mugs, dulces,
otrosposibles).
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2.2 El Protocolo 2.2.2 El Protocolo Empresarial

Algunas personas estudiosas del tema consideran que el


2.2.1 Conceptos
único protocolo existente es el oficial, pues solamente éste
se encuentra normativizado a través de reglamentos y
• Es la normativa legislada o establecida por usos y
decretos.
costumbres, que determina la precedencia y honores
El resto son, en la opinión de estas personas, normas
que deben tener las personas y símbolos, así como la
sociales, normas consuetudinarias fruto de usos y
solemnidad y el desarrollo del ceremonial de los actos
costumbres. Pero el no admitir la existencia de un
importantes en donde se relacionan las personas para
protocolo empresarial por el hecho de carecer de referencia
un fin determinado.
normativa, supone negar un fenómeno histórico que
trastocó todos los órdenes socioeconómicos, políticos y
• La palabra protocolo tiene su origen en el latín
culturales del siglo XIX, la Revolución Industrial, de la que
protocollum, que, a su vez, proviene del griego
surge la nueva clase económica poderosa: los empresarios.
protokollon, cuya raíz proto significa “prioridad”.
Éstos establecen y desarrollan sus propios códigos de
conducta y su particular sentido de lo que se considera
• Es el ordenamiento normatizado y jerarquizado de
pertinente, distanciándose en este proceso de los modos de
los concurrentes a un acto público o privado, según la
actuación de la Administración Pública.
naturaleza y fines del mismo y en razón del cargo
que ostentan los invitados, que es la motivación de la
Los autores que consideran norma social todo aquello que
invitación y de su presencia frente al anfitrión. (texto del
no sea protocolo oficial desestiman que, en numerosas
tratado de protocolo del estado e internaciones de D.
ocasiones, muchos de los preceptos de la llamada cortesía
Felio A. Vilarrubias).
social no son, en absoluto, aplicables en el ámbito de la
empresa.
• Es el conjunto de normas consensuadas dependientes
de la jurisprudencia, la tradición y el sentido común de
El protocolo empresarial posee una entidad propia, siendo
los países que determinan el orden jerárquico de las
cada vez más las organizaciones que toman conciencia de la
autoridades en los actos oficiales, los programas que
necesidad de crear departamentos y oficinas con
siguen estas en sus visitas, su forma de vestir, su
responsables en esta área. Además, las empresas del nuevo
comportamiento, todo lo que nos muestra la imagen
milenio empiezan a ser conscientes que su evolución está
y el poder.
inexorablemente vinculada al progresivo papel social que
ejercen en sus relaciones con la administración, con sus
• El protocolo es el encargado de ordenar, es decir, dar
propios empleados, con sus clientes, proveedores, incluso
prioridad a las personas y a las cosas, atendiendo a unos
como agentes conformadores de la opinión pública. Así, el
criterios eminentemente jerárquicos en el caso de las
protocolo y la comunicación son las dos herramientas
personas, por razón del cargo público que se ostente, de
revolucionarias que la propia empresa venía demandando
la profesión, la edad, el sexo, el estado civil, etc.
para alcanzar el reconocimiento y prestigio tanto
profesional como social.
El Protocolo supone:
•Consenso
Si no queremos quedar a la zaga de países con una visión
•Organización
más vanguardista de este servicio, tendremos que elevar el
•Sentido común
protocolo de empresa a la categoría de instrumento clave
•Existencia de unas normas ya sean reglamentos, leyes,
para cualquier organización que pretenda ser eficaz.
decretos; o normas consuetudinarias fruto del uso y la
costumbre
La prueba de que existe una inquietud porque el protocolo
•Praxis (“practicidad”)
empresarial adquiera entidad propia son los numerosos

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U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

congresos, jornadas, seminarios y encuentros donde se ha 2.2.3 El protocolo Oficial


pretendido sentar unas bases. Las primeras jornadas sobre
protocolo y la empresa celebradas en Madrid en 1996, Las categorías de los funcionarios que colaboran con un
recogieron una serie de recomendaciones con la finalidad jefe de misión son:
de unificar criterios para la aplicación del protocolo dentro
de la empresa que, efectivamente, se están observando y -Ministro Consejero.
difundiendo paulatinamente entre la clase empresarial. -Consejero.
-Primer Secretario.
Los principales acuerdos a los que se llegó en dichas -Segundo Secretario.
jornadas han sido recogidos por el autor Francisco -Tercer Secretario.
López-Nieto y Mayo en su Manual de Protocolo, son -Agregado o adjunto: civil, cultura o comercial.
los siguientes:
También existen cargos de funcionarios
· Manifestar la progresiva sensibilización de las empresas especializados como:
privadas por la consolidación de unas pautas concernientes -Consejero Comercial o Económico y
a la organización de sus actos públicos internos. -Consejero Cultural.
· Respetar, en la medida de lo posible, la prelación de las
autoridades asistentes a los actos de naturaleza mixta (actos Gozan también de estatus diplomático los adjuntos o
promovidos por la empresa privada a los que asisten como agregados militares.
invitados determinadas autoridades), intercalando Los otros cargos son administrativos, no diplomáticos.
autoridades y miembros de las directivas de la empresa.
· Los actos que celebra la empresa privada están Precedencia de las autoridades eclesiásticas
presididos por el máximo responsable de éstas, en nuestro Los miembros del Clero deben ocupar lugares
caso, el Rector. Como excepción, en caso de que asistiera importantes.
como invitado alguna autoridad, se cedería esta posición, o
se aplicaría para ambos a la par: la autoridad y el Rector se a. Santo Padre
ubicarían en los dos puestos centrales, quedando el de la b. Cardenales su eminencia ... Alfonso Cardenal
derecha para la autoridad. c. Patriarcas su excelencia
· Con respecto a las banderas en los actos organizados por d. Arzobispos su excelencia
la Universidad, únicamente, si se desea, figuran las propias e. Obispos su excelencia
de la Institución. En caso de que asista una alta autoridad, f. Prefectos Apostólicos. Monseñor
se colocarán las banderas oficiales, siempre separadas de g. Vicarios Apostólicos. Monseñor
las de la Universidad. Las banderas oficiales quedarán a la h. Canónigos. Apostólicos
derecha de la presidencia alineadas por detrás de ésta, y la i. Monseñores. Apostólicos
bandera de la Institución, a la izquierda. j. Sacerdotes. Présbite, Padre
· Cuando el patrocinador asista al evento, como en un
congreso, por ejemplo, será la empresa patrocinadora quien El Secretariado Permanente del Episcopado Colombiano
dictamine el trato y precedencia que se le dispensará a su publica periódicamente un folleto informativo, en el cual
representante. se encuentran las precedencias de los cardenales
· La Universidad deberá tener presente y acatar el colombianos, a quienes se les da el titulo de “Eminencia”,
ordenamiento de las autoridades, de acuerdo al decreto que de los arzobispos y obispos.
establece el orden de precedencias del Estado.
Precedencia de las autoridades militares
Está determinada por el grado y antigüedad de los
miembros de la fuerzas militares y por la sucesión legal
del mando, primando e concepto de grado y antigüedad.
a. Ejército.
b. Armada.

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U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

c. Fuerza Aérea. to trasero y el cuarto junto al conductor.

Las empresas En todos los vehículos sube primero la persona de


Tanto oficiales como privadas, éstas deben tener las mayor categoría, siguiendo las demás en orden de
precedencias bien establecidas y de conformidad con jerarquía, teniendo en cuenta el lugar que le corresponde
los correspondientes estatutos, de tal manera que si se y la comodidad de la ocupación. Para descender se
presentase un caso fortuito, se sepa quien debe asumir la procede a la inversa. En lancha, buque o aeronave, la
representación legal de la entidad. persona de mayor categoría se embarca de última y
desciende de primera. En ascensores entra y sale de
Tanto en las reuniones de junta directiva, como en las primera.
asambleas, los dignatarios deben ocupar sus puestos en
orden de precedencia. Precedencia en estados
El lugar de honor está en el centro, el segundo a la
La familia derecha, el tercero a la izquierda y así sucesivamente, de
El jefe del hogar es el padre, sigue la madre, los hijos modo que los pares están a la derecha y los impares a la
en orden de edad, los irnos y nueras por antigüedad, izquierda. La primera fila, generalmente es la más
teniendo en cuenta fecha de matrimonio, los nietos por importante, si se trata de un acto académico una
orden de edad; a menos que algún miembro de la familia distribución de premios, condecoraciones, certificados
ocupe un puesto destacado en la Iglesia o el Estado. diplomas, etc. Si se trata de presenciar un espectáculo, ya
sea un desfile, revista, etc., o una función de teatro, even-
Precedencia en los puestos to deportivo o taurino, etc., el lugar preferencial puede
De acuerdo con el Artículo 24 del decreto No. 770 del estar en segunda, tercera o cuarta fila, si la
12 de marzo de 1982 de la Precedencia de la República visibilidad es mejor. Generalmente en un teatro el palco
de Colombia, la precedencia en los puestos para asistir a presidencial es el central de la segunda fila.
un acto oficial y/o ceremonia militar es la siguiente:
Precedencias en las mesas de comedor
a. Ubicación y desplazamiento a pié: Para un banquete, almuerzo comida, etc., el criterio
1. Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a generalmente aceptado por el protocolo es el siguiente:
la derecha. el lugar del anfitrión debe estar al frente de la ventana
2. Si las personas son tres, la de mayor rango ocupa principal, si la entrada estuviera colocada en uno de los
el centro, la que sigue a la derecha y la que sigue a la extremos del comedor la anfitriona se colocará frente al
izquierda. anfitrión. Se debe elaborar una lista de los invitados
3. Si son cuatro, las tres primeras se colocarían en el que asistirán, en orden de precedencia, los señores,
orden anterior y la cuarta a la derecha de la situada en distinguidos con números, las señoras con letras. El
segundo lugar. invitado de honor se colocará a la derecha de la
Cuando las personas se desplacen en fila, una detrás anfitriona, el segundo a la izquierda, el invitado
de otra, la de mayor categoría deberá marchar adelante, número tres a la derecha de la invitada de honor, así
las demás, a partir de ésta, hacia atrás, en orden de sucesivamente se sigue el orden de los planos que se
precedencia. encuentran más adelante.

Precedencia de vehículos (tierra, mar aire) En algunos casos es de rigor que los anfitriones cedan
En automotores o carruajes, cuyos asientos están sus lugares a los invitados de honor, cuando se trata de
colocados en el sentido de la marcha y lo aborden tres un jefe de estado, caso en cual el anfitrión se sienta a la
personas, el primer puesto es el de la derecha del asiento izquierda de la primera dama, para que ella quede de
trasero, el segundo es el de la izquierda, el tercero al lado todas maneras, a su derecha; la anfitriona a la izquierda
del conductor. Cuando son cuatro los ocupantes, el del jefe de estado, para que el quede a su derecha.
primer puesto es el de la derecha del asiento trasero, el
segundo el de la izquierda, el tercero el centro del asien- De conformidad con el protocolo universitario el rector

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es a la universidad lo que el jefe de estado es a la nación.


Alteza, (cuando se trata de un miembro de una casa
Cuando se trate de un evento ofrecido en honor de reinante), tengo el honor de presentarle a la señora........”.
un presidente de una empresa, el anfitrión o anfitriones
deben tener la cortesía de cederle la precedencia en la “Señor Rector, permítame presentarle a la señorita
mesa. ........”.

Los invitados deben entrar al comedor precedidos por “Señor Embajador, o excelencia; puedo tener el honor
la anfitriona y el invitado de honor. Ella es la persona de presentárselo a la señorita........”.
indicada para guiar a los invitados, aunque algunos
autores digan que es el anfitrión llevando de brazo
a la invitada de honor, quien debe encabezar el desfile Para presentaciones informales es suficiente decir los
hacia el comedor. títulos, nombres y apellidos de las personas que se
presentan mencionando primero y con mayor énfasis, el
Cuando el anfitrión es un jefe de estado y el invitado de de la persona con mayor categoría.
honor es otro jefe de estado que se encuentra en visita
oficial, el jefe de estado local iniciará el desfile con la Si de verdad se desea relacionar dos personas entre sí,
esposa del jefe de estado invitado, siguiendo entonces es conveniente acompañar la presentación de algunas
éste acompañado de la anfitriona. La salida es al palabras que sirvan de vínculo de unión.
contrario; los invitados deben conservar la precedencia
usada en la mesa. Todo invitado a un homenaje debe ser presentado al
huésped de honor, quien estará en la línea de recepción
Presentaciones junto a los anfitriones, a menos que se trate de un
Una de las maneras de expresar deferencia por las homenaje colectivo, caso en el cual el homenajeado
personas es presentarlas. Como regla general, el hombre entrará a la sala de banquetes cuando las demás perso-
es presentado a la mujer, la persona más joven a la nas ya estén ubicadas en sus lugares.
mayor. Se presentan una mujer a un jefe de estado, a
un alto dignatario de la iglesia Católica o a un miembro En reuniones sociales no es necesario presentar a todas
eminente de la realeza. las personas entre sí, es conveniente presentar a quienes
sean vecinos en la mesa de comedor, pero aún en el
El Rector de una universidad es a una institución lo caso de que no hayan sido formalmente presentados,
que un jefe de estado es a una nación, por eso a el se pueden y deben entablar una conversación y presentarse
le presentan decanos, profesores y alumnos sin formalmente diciendo: “Permítame presentarme, mi
consideración de sexo o edad. nombre es ......... a lo que la otra persona debe responder
también con una presentación personal.
No se deben omitir los títulos ni los apellidos, a menos
que se trate de un personaje muy conocido. El dar la mano sigue las mismas normas usadas para las
presentaciones. Es la persona de mayor categoría quien
Las formas apropiadas son: debe extender la mano. Es la mujer quien da la mano,
si quiere. La forma de presentar un orador es muy
“Señor Presidente, tengo el honor de presentarle al importante. A menos que sea una persona muy conocida
señor.........” se deben resaltar sus méritos, para que el auditorio se
de cuenta de la importancia de la persona que lleva la
“Su Eminencia, (cuando se trata de un cardenal ), tengo palabra, además es un estímulo para ella.
el honor de presentarle a la señora........”.
Es una falta de cortesía omitir el apellido al presentarse,
“Excelencia, (cuando se trata de un arzobispo u obispo), cosa que puede interpretarse como: “no quiero tener
tengo el honor de presentarle al doctor.........”. que ver nada con usted en un futuro”.

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U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Se acostumbran las tarjetas de presentación. Ya sean especialmente en América.


sociales o comerciales; las primeras deben ser blancas, de
cartulina muy fina y si es posible elaboradas con plancha; El rector es a una universidad lo que el presidente es
las segundas admiten variedad en cuanto al color, el a una república. Los conciliarios y consejo directivo
diseño, etc., para hacerlas llamativas; sirven para corresponden al poder legislativo. El tribunal
publicidad y propaganda de los servicios que se prestan. universitario, integrado por el rector, los decanos y
De todas maneras es importante que sean de buen gusto. pasantes llego a ser muy importante, ya que los
miembros del clero no podían ser sometidos a la
Cuando una persona desea hablar con otra en una jurisdicción temporal de las cortes, y tenían que estar
empresa se acostumbra a entregar una tarjeta de sujetos a las Cortes Espirituales. Tan drástica fue la
presentación a la recepcionista, quien la hará llegar a disciplina, que incluso muchas universidades tuvieron
su destinatario. Es facultativo recibir a la persona calabozos.
inmediatamente, darle una cita o no recibirla,
presentándole, entonces, una disculpa. 2.2.4.1 Precedencias en las universidades

Dentro de las diferentes facultades o decanaturas, la


precedencia se establece por orden de fundación,
2.2.4 Ceremonial Universitario
teniendo en cuenta fechas y horas de la firma del acta,
conservando a la derecha siempre el más antiguo.
Las Precedencias universitarias deben seguir el mismo
esquema de las oficiales, a menos que los estatutos
Dentro de los catedráticos se establecen las precedencias
indiquen algo diferente.
teniendo en cuenta los grados: doctorado, maestría y
especialización, además de la antigüedad en cada nivel.
Para entender el ceremonial universitario es importante
recordar la forma como surgió la universidad cómo insti-
Miembros de Consejo Académico
tución:
· Jesús Ferro Bayota
· Hernando Baquero
Por una parte sigue las tradiciones de los “Gremios”,
· Javier Páez S.
mezcla de ideales religiosos y seculares. La terminología y
· José Amar Amar
los atuendos universitarios, así como la disciplina
· Silvia Gloria de Vivo
inicialmente impuesta en las universidades, se basaron en
· Miguel Pacheco S.
las costumbres de las catedrales tales como Notre Dame
· Alberto Roa
de París, en donde todas las ceremonia se celebraban con
· Carla Fernández O.
gran dignidad, teniendo en cuenta el valor
· Alma Lucía Díazgranados
pedagógico de cada una de ellas está contenido en las
· Carlos Acosta Barros
palabras, en las acciones y en el decoro, que sirven para
· Raymundo Abello Ll.
exaltar los valores espirituales.
· Joachim Hahn
· Gina Pezzano de Vengoechea
El ceremonial universitario debe exaltar la “Oligarquía
· Carmen Helena de Peña
del Saber” como superior a la de la sangre o el poder
· Claudia de Cunha
económico. Debe infundir un verdadero culto por
· Klaus Binder
quienes se dedican a la docencia, considerándola como la
· Kary Cabrera
más bella de todas las ciencias.
· Leonor Jaramillo
· Estudiante de Relaciones Internacionales
Aunque el Papa, el Emperador o el Rey eran quienes
concedían permiso para el funcionamiento de una
universidad, el rector era elegido democráticamente,
sistema que influyó mucho en la política mundial y

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U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Miembros del Consejo Ejecutivo 2.2.4.2 Ceremonias


· Jesús Ferro Bayona
· Alberto Roa Ceremonia de Graduación
· Alma Lucía Díazgranados La Ceremonia de graduación, sea individual o colectiva,
· Carmen Helena de Peña debe revestir gran solemnidad. Al otorgar un grado o
· Claudia de Cunha título universitario, el graduando recibe un diploma que
· Carla Fernández lo acredita como profesional en una determina disciplina
· Marco Sanjuán Mejía después de haber cumplido con una serie de requisitos.
· Representante por los Docentes La palabra “diploma” tiene la misma raíz que la palabra
diplomacia.
Miembros del Consejo Directivo
· Álvaro Jaramillo Bengoechea Para un grado colectivo se debe organizar el ingreso al
· Pablo Obregón Santo Domingo recinto en forma profesional, a la cabeza de la cual irán
· César Valencia Galiano quienes van a recibir un título de pregrado o equivalente,
· Guido Nule Amín teniendo en cuenta las precedencias de los programas:
· Guillermo Muñoz Penagos los que van a recibir una maestría, los que recibirán
· Héctor Rodelo Sierra el doctorado, los catedráticos, decanos, vicerrectores y
· Hernán Martínez Torres cerrará el desfile el rector, quien se ubicará en el centro de
· Jaime Duarte Martínez la primera fila del estrado.
· Julio Muvdi Abufhele
· Luis Fernando Vergara Munárriz Es costumbre que uno de los graduandos tome la
· Manuel de la Rosa Manotas palabra en nombre de todos los demás para agradecer
· Ramón Dávila Martínez al “Alma Mater” -así llamada por ser como una madre
· Rodrigo Plata Cepeda espiritual-, toda la formación recibida durante esa
· Sergio Espinosa Posada importante etapa de la vida. El rector o una persona
· Luis E. Pochet + delegada por él, pronuncian un discurso apropiado a la
· Jesús Ferro Bayona – Rector oportunidad.

El Comité Paritario en Uninorte La excelencia se distingue con los grados: “Cum laude” o
La función del Comité Paritario es la de velar por el laureado, “Suma cum laude” o “Magna cum laude”. Se
cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional, para puede solemnizar con una marcha triunfal.
lo cual se reúnen una (1) ves al mes.
La salida del paraninfo o aula máxima debe ser también
Este comité está conformado por ocho (8) miembros; en procesión encabezada por el rector.
los Representantes por los trabajadores y los representan-
tes por el patrono. La elección de éstos tiene lugar cada Ofrendas Florales
dos años, y sigue las siguientes especificaciones: Se advierte de antemano el día, hora y traje que se
deberá usar. Frente a la estatua se colocan los personajes,
• Los aspirantes a representantes por los trabajadores acompañados por el director de la Oficina de
deberán inscribirse en la oficina de Gestión Humana, Comunicaciones y Relaciones Públicas, quien indicará la
una ves se haya abierto la convocatoria. forma de actuar.
• La votación es libre y se hará mediante un tarjetón.
• De los 8 elegidos, los 4 primeros serán los titulares y Firma de un tratado o convenio en la Universidad
los 4 últimos, los suplentes. Se puede llevar a cabo en el despacho del Señor Rector,
en un salón especial.
Los Representantes por el patrono serán de libre elec-
ción del Consejo Directivo de la Universidad. La mesa se cubre con una carpeta de color vinotinto o
verde oscuro, en la cual se dispondrán los puestos para

30
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Honores Fúnebres
En la Universidad no está dispuesta esta ceremonia, pero
podemos observar las indicaciones de la Cancillería en
las que se rinden a:
-Presidente de la república, encargado del ejecutivo,
expresidentes, designados, ministros cardenales,
arzobispos y obispos.
-Oficiales de fuerzas armadas, en actividad o en uso de
buen retiro.
-Diplomáticos extranjeros, a solicitud del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
-Servidores públicos y demás personalidades para
quienes el gobierno nacional decreta honores.
-Alumnos de institutos militares, suboficiales en
actividad o en uso de buen retiro, soldados en servicio
activo.

El programa específico para cada ceremonia lo elabora


los personajes que firman el convenio. Los puestos el comando a cuyo cargo está el desarrollo de la misma
estarán colocados de un sólo lado de la mesa y en los dos y, si es del caso, se somete a la aprobación del comando
extremos de la misma. superior con la debida anticipación.

Ocupados los puestos de la mesa, el director de la Las ceremonias militares deben dar realce a la
Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas y un conmemoraciones o acontecimientos de carácter
funcionario del país extranjero firmante colocarán los patriótico, militar, religioso y diplomático, con
textos del documento oficial a firmar en el puesto de participación de unidades, bandas de guerra y músicos
su respectivo superior; los signatarios firmarán y luego en formación de parada.
el director de la Oficina de Comunicaciones y el
funcionario extranjero intercambian los textos para 2.2.4.3 Condecoraciones
pasarlos nuevamente a la firma, a fin de que los dos
textos queden firmados por los representantes en ambos Definición:
países. Las condecoraciones son distinciones honoríficas
concedidas por gobiernos o entidades públicas o priva-
Todos estos documentos se firman siempre en dos das, para premiar el mérito de un ciudadano o de una
originales idénticos; si es de un país de idioma diferente al institución o de recompensar los servicios prestados.
castellano debe haber un texto en el idioma extranjero y
otro castellano. Moneda Conmemorativa
Esta «Moneda Conmemorativa» se entrega a discreción
Se deben rubricar todas las páginas para evitar que se del Rector a personajes ilustres que visiten la
puedan hacer alteraciones del texto. Universidad, tales como, presidentes, vicepresidentes,
rectores de otras universidades, etc.
En la firma de acuerdos multilaterales se acostumbra,
para colocación de la mesa y el orden de firmas, la Medalla Sol de Norte 35 Años
precedencia por el sistema alfabético basado en la Condecoración establecida en el año que la Universidad
primera letra de los nombres de los países, en el idioma cumplió 35 años para entregarla por méritos académicos.
del lugar. La lista de quienes la recibieron se encuentra en el libro
de los 35 años.
También debe haber textos en todos los idiomas de los
estados que toman parte en el acuerdo.

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U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Distinciones a los estudiantes en nuestra Universidad: la cual trabajamos. Cuando una universidad, escuela o
instituto confiere un título se empeña la fe pública y
Medalla de Oro a la Excelencia Académica quien lo recibe debe corresponder cumpliendo
Es el máximo reconocimiento que concede la Institución rigurosamente el juramento solemne inherente a la
para premiar el esfuerzo, la consagración al estudio y profesión.
la permanente búsqueda de la excelencia. Se otorga al
graduando que haya obtenido el más alto rendimiento 2.3.2 Un buen Empleado
académico entre los graduandos de la promoción 1. Considera un honor trabajar para la entidad en la cual
correspondiente a ese período académico. presta sus servicios.
2. Conoce su trabajo y lo ejecuta con eficiencia.
Medalla de Plata a la Excelencia Académica 3. Presta su servicio de manera espontánea, eficiente
Es el reconocimiento que concede la Institución para como si la entidad fuera propia, como si su trabajo fuera
premiar los logros sobresalientes obtenidos por el irremplazable.
graduando, con un alto rendimiento académico en 4. Es leal con la entidad. Sea en horas de trabajo o fuera
cada Programa. de ellas, habla siempre bien de la entidad y no permite
críticas.
Pergamino al Mérito Científico 5. Tiene en cuenta que la “reserva” es la obligación
Es el reconocimiento que otorga la Institución al moral. Muchas entidades dependen del “Know How”;
graduando que haya obtenido una calificación de “lau- por esto, mantenerlo en estricta reserva es parte muy
reada” o “meritoria” en su proyecto de grado y sea importante de la ética profesional.
postulado por su respectiva división académica. Las cartas de negocios se deben cubrir con un papel para
que el que no tenga que leerlas no las vea.
Diploma a Graduandos de Excelencia 6. Es puntual, está dispuesto a trabajar fuera de su
Se concede a los graduandos que han obtenido un horario si se necesitan sus servicios.
sobresaliente rendimiento académico durante su 7. Acata las órdenes con buena voluntad y prontitud.
permanencia en la Universidad. 8. Manifiesta su respeto a los demás con un trato
acorde con la jerarquía de cada persona, con
Distinciones a funcionarios y docentes de la Universidad: amabilidad pero sin familiaridades fuera de tono.
9. Se respeta a sí mismo y lo demuestra por medio de:
Este reconocimiento se otorga a un funcionario una vez a) Presentación personal.
cada cinco (5) años de labor en la Institución, y de la b) Comportamiento inmejorable en todo lugar.
misma manera es entregada a los docentes cada diez (10) 10. Está siempre en capacidad de rendir cuenta de su
semestres. La distinción tiene lugar cada año en el mes gestión.
de octubre, mediante la celebración de la “Fiesta de 11. Cuida los bienes de la entidad como si fueran
Antigüedad”. propios.
12. No se deja sobornar.
De esta manera, se les hace entrega de un dije de oro 13. Aprovecha el momento oportuno para:
con el logo de la Universidad, acompañado de un a) Pedir explicaciones.
diploma de “Años de Vinculación” para los funcionarios b) Aportar buenas ideas.
y de “Período Académico” para los docentes. c) Solicitar permisos.
d) Presentar quejas.

2.3 Etiqueta en el trabajo 2.3.3 El nombre de la Universidad


El nombre de una organización, de cualquier naturaleza
2.3.1 Código de conducta profesional que sea, no es únicamente la forma como está registrada,
Toda profesión u oficio conlleva una responsabilidad así como tampoco el logotipo, símbolo o palabras usadas
para con Dios, la Patria, la sociedad, la familia, nosotros en publicidad y/o propaganda. Más allá de eso, es la idea
mismos y, de una manera especial, para con la entidad en que se forma el público por:

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U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

1) La calidad de los servicios que se prestan. 2.3.7 Eventos Sociales


Ya sean sólo para el personal de la empresa o para par-
2) El procedimiento ético en todos los ámbitos de la te del personal y algunos invitados, se deben organizar
entidad. teniendo en cuenta todas las normas que se estipulan en
“El Arte de Invitar”. Todo el personal de la empresa
2.3.4 La Imagen de la Universidad que tome parte en el evento debe colaborar atendiendo
La imagen de la Universidad debe estar respaldada por a los invitados, haciéndoles sentir que son bienvenidos e
un comportamiento administrativo coherente entre importantes. No es necesario que los invitados hayan
la Institución como tal, sus valores y la comunidad sido presentados previamente.
interna. De esta manera cada estudiante, docente y/o
funcionario, se convierte en la imagen de la Universi- 2.3.8 Atuendos
dad tanto dentro como fuera de ella, lo cual conlleva a La primera impresión que la gente se forma de noso-
un compromiso profundo y duradero que requiere de tros se relaciona con la ropa que usamos; por esto, se
gran responsabilidad, disciplina y sentido de pertenencia debe tener claro que existen atuendos apropiados para
hacia nuestra Institución. cada ocasión. Así, para identificar una persona en un
grupo se dice: la señora de vestido amarillo o el señor
Si la Universidad tiene buena imagen, su comunidad de sweater rojo.
interna también se verá beneficiada de ésta.
El cabello es, en segundo término, una clave para distin-
2.3.5 Vocabulario guir al hombre, mujeres o niños. Como referencia se
Cada profesión u oficio tiene su propio lenguaje. En menciona la anciana de cabello blanco, el calvo, la mu-
ocasiones, una sola palabra omitida puede causar una chacha de cabello crespo o de cabello largo rubio, o la
gran tragedia. que parece que hace mucho tiempo no se peina.

Hay expresiones que pueden cambiar la actitud de la El atuendo para el trabajo debe estar de acuerdo con la
gente: buenos días, por favor, muchas gracias, disculpe, actividad que se realiza, así la enfermera se viste de
perdone, tenga cuidado... El vocabulario es la clave de blanco por motivos de higiene, el cirujano, dentro del
la cultura de una persona, del medio en que vive y de quirófano, usa ropa esterilizada generalmente de color
la gente con quien se trata. verde, desechable. Esa misma ropa sería totalmente
inadecuada para una reunión social.
Al responder el teléfono se debe identificar la entidad,
la sección y en algunos casos la persona que contesta y En una oficina la gente debe usar ropa elegante pero
se debe prestar especial atención tanto como a las pala- sobria. Es preferible tener poca ropa de buena calidad
bras que se dicen como al tono de la voz. que mucha y ordinaria. Se recomienda el uso de ropa
clásica ya que ésta siempre está de moda. No se deben
En nuestra Universidad, todo el personal de las usar colores demasiado llamativos, ni telas brillantes
respectivas dependencias debe estar en capacidad de y mucho menos transparentes. El calzado debe ser
suministrar información básica; el no hacerlo, dará una elegante y cómodo a la vez, que no haga mucho ruido
mala imagen a la Institución y hará perder el tiempo. al caminar.

2.3.6 Relación entre la empresa y el hogar Las joyas deben ser muy discretas; los anillos se pueden
Un hogar es una empresa, tal como se debe organizar. usar a toda hora y en toda ocasión, guardando el buen
Su familia debe estar informada de detalles importan- gusto y sin ser exagerados. Uno o dos, como máximo.
tes con respecto a la empresa en donde usted trabaja,
qué hacen, quién es el rector, el decano y miembros de
la junta directiva, quién es su jefe, sus compañeros de
trabajo y en qué sección trabaja, de modo que en caso
de una emergencia puedan avisar con prontitud.
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

2.4 El Arte de Invitar


Invitar es una manifestación de hospitalidad, amistad y Tarjetas de uso general, en las cuales los espacios se
amabilidad; por esto, se debe tener siempre en cuenta llenan a mano, con tinta del mismo color de la usada en
que toda invitación tiene un carácter formal, aunque la la impresión de la tarjeta.
ocasión sea completamente informal.

Dado que el anfitrión está ofreciendo compartir algo


con otra persona, el invitado, como mínimo, debe:

• Agradecer
• Aceptar lo más pronto posible
• O declinar la invitación dando un motivo.

Excusarse a última hora sólo se justifica por causa grave:


enfermedad, fallecimiento de un familiar o allegado,
calamidad doméstica, etc.

2.4.1 Invitaciones
Verbales: se puede hacer personalmente o por teléfono,
siempre y cuando se trate de eventos informales. Si se trata de un homenaje, se escribe en la parte
superior de la tarjeta, a mano, el motivo y desde luego el
Escritas: para eventos formales, aunque también se nombre o nombres de personas en cuyo honor es el
usan tarjetas escritas a mano para invitar a reuniones evento.
informales.
Tratándose de una invitación formal, que se haya hecho
2.4.2 Tarjetas personalmente pidiendo una cita previa para tal efecto, se
De uso específico son las que se elaboran para una enviará una tarjeta “Promemoria” “o “Para recordar”.
oportunidad determinada: un matrimonio, celebración de Se cruzarán con tinta las letras “RSVP” o “Se ruega
Bodas de Oro, la inauguración de una exposición o de contestar”.
una sede, entre otras.

37
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

2.4.4 Homenajes
Se debe pedir una cita a la persona a quien se quiere
rendir homenaje, a fin de convenir el día y la hora del
éste. Además, se le preguntará los nombres de las
personas que desea que sean invitadas al acto. Sobra
decir que los cónyuges, hijos y personas allegadas por
parentesco o amistad, deben ser incluidas en la lista de
invitados.

Oportunamente se hará llegar una tarjeta “Para


recordar”, en la cual se especifican el motivo, el día,
la hora, el lugar y el traje, que según lo convenido
previamente puede ser smoking o traje de calle, si se
El sobre se escribe a mano; se recomienda no usar trata de un evento nocturno. Frac, si es de gala, como
abreviaturas en la redacción de las tarjetas y/o sobres. por ejemplo un baile en honor de un Presidente de la
República o de un presidente de otro país.
Las tarjetas elaboradas con plancha de cobre son las más
finas, las letras son realzadas, lo mismo que los escudos. Es conveniente nombrar una comisión que se encargue
Éstos pueden ser en policromía, dorados y simplemente de llevar al homenajeado y, si es el caso, a su cónyuge
realzados. El trabajo para hacer las tarjetas en plancha es e hijas solteras al lugar del evento, y que de la misma
muy dispendioso, pues se hacen a mano una por una. forma lo (s) acompañe de regreso a su casa.
Las tarjetas litografiadas siguen en calidad, y luego las
impresas, que se hacen mecánicamente. Entre estas 2.4.5 Lista de Invitados
últimas puede haber muchas diferencias por la calidad Se debe procurar que el número de hombres y mujeres
de papel, el tipo de letra , la tinta y los sobres. sea más o menos igual y que la gente sea compatible.
No necesariamente se deben conocer previamente, pues
Si se trata de una invitación formal, las tarjetas se deben una reunión social es una oportunidad para vincularse
enviar, por lo menos, con veinte días de anticipación y con personas con las cuales hay amistades en común.
de la misma manera deben ser distribuidas a mano, no Por ese hecho, no se requiere una presentación por
por correo. Actualmente, hay muchas agencias que se parte de una tercera persona, pues uno lo puede hacer
encargan de repartir correspondencia. En el sobre no se personalmente.
pone dirección; en reemplazo, se escriben las letras
“E.S.M.” (en su mano). La dirección se llevará en un 2.4.6 Servicio
listado que deberá ser firmado por la persona que recibe Se debe contar con una persona del servicio por
la tarjeta. cada seis o siete invitados si se trata de una comida o
almuerzo formal; un buffet requiere mucho menos
2.4.3 Respuestas servicio, lo mismo que un té.
Una invitación escrita se debe contestar por escrito, a
mano, con tinta negra o azul, en esquela blanca o crema 2.4.7 Menú
o de color muy pálido. La redacción de la respuesta debe Hay que tener en cuenta los elementos disponibles para
guardar relación con el formato de la invitación. Algunas poder atender a los invitados de la manera apropiada.
veces se incluye el número de teléfono, caso en el cual se
responde telefónicamente. • Almuerzos
Se debe ofrecer, por lo menos:
Demorar la respuesta es una falta de educación. No
agradecer y no contestar son fallas imperdonables. Entremeses: Generalmente mariscos o pescado, pathê,
variedad de cosas, platos a base de huevos, queso, etc.,
así como platos de frutas exóticas.

38
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Ensalada: Se sirve en un plato aparte, que se colocará a


la izquierda del plato pando o se ofrecerá después de la
entrada, sola o con quesos.

Postres: Puede ser uno, dos o tres a saber: dulce, frutos y


queso. Los dulces pueden ser muy variados, como
flanes, pudines, esponjados, tarta de frutas en almíbar, al
horno, frutas frescas, helados, dulces a base de arequipe,
etc. Es bueno tener claridad de que las frutas, por su
alto contenido de azúcar, se ofrecen como postre y no
para iniciar un almuerzo o una comida (salvo las
mencionadas como entremeses), pues el dulce quita el
apetito.

Quesos: Se sirven acompañados por tostadas o galletas


de sal. Salvo que un almuerzo sea estrictamente familiar,
o en un colegio o fábrica, no se ofrecerán gaseosas, pero
sí puede ofrecerse agua mineral.

El café tinto y el agua aromática se sirven en el salón o


en la biblioteca, no en el comedor.

• Comida
Se sirve, como mínimo, sopa, consomé o entremeses,
entrada y postre. Sin embargo, hay comidas que pueden
constar de muchos platos:

-Entremeses
-Consomé o sopa
-Pescado o langosta o langostino o frutos de mar
-Sorbete helado, sin crema, sirve para preparar el paladar
en el asado.

Sopa, muy adecuada para el clima frío. Así, si es Entrada: Pavo, pato, ganso, cordero, faisán, venado o
consomé o crema, se sirve en taza de dos orejas o en cualquier carne que no sea grasosa; por lo tanto a la
tachuelas o pailitas individuales de plata, peltre y otro comida no se sirve cerdo. La entrada lleva también
material adecuado. Las sopas que lleven pedazos de acompañamiento de vegetales, como corazones de
carne, pollo, pescado, etc., se sirven en plato de sopa. alcachofa, arveja tierna, champiñones, etc. Ensalada,
fruta, quesos con galletas o tostadas. Cuando la comida
Entrada: carne de res, cerdo, venado, pollo, pato, es de más de tres platos se debe colocar en la mesa el
codorniz, pichón, ganso, faisán o pavo, acompañado de “menú”, escrito a mano o timbrado, uno para cada
arroz, papas y otros vegetales, teniendo en cuenta que persona, de modo que los invitados sepan qué esperar en
sean de gusto general. En un almuerzo se puede servir materia de comida y bebida. No se ponen más de tres
alimentos fritos: papas a la francesa, nidos de papa frita, cubiertos de cada lado, los otro se van pasando con los
papas sopladas -que son algo muy especial-, croquetas, platos, a medida que se necesiten.
etc.
Banquetes: Se rigen por las mismas normas de una co-
mida formal.

39
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

En todo menú se debe tener en cuenta las siguientes para platos de mariscos, pescados, pollo o ternera.
normas: También se puede servir con otros alimentos de sabor
1.Los únicos ingredientes que se pueden repartir son: ligero.
sal, azúcar, pimienta, cebolla, mantequilla, huevos, crema
y vino, siempre y cuando no se elaboren dos platos a la Vinos tintos o rojos: Se sirven a la temperatura ambiente
crema o dos platos al vino. con comidas de sabor fuerte como carne de res o carnes
2.Debe haber variedad de colores en los alimentos: negras de caza, tales como el venado o el pato. También
blanco, verde, rojo, etc. son el acompañamiento para pastas y quesos.
3.En cuanto a los sabores, el ideal es iniciar con un plato
de sabor fuerte. Vinos rosados: Se sirven fríos pero no helados.
4.En los almuerzos y comidas de etiqueta y en los
banquetes, se sirve pan bien aliñado con mantequilla y Vinos espumosos: Se sirven helados con postres, o por sí
huevos. No se pone mantequilla para untarla al pan. solos, después de la comida.

• Buffet Champagne: Se puede servir con todo tipo de platos,


La variedad de alimentos que se pueden colocar en él pues es un vino de categoría, universalmente apreciado,
es muy grande, pero hay que tener en cuenta que los tan especial y exquisito que es el ideal para servir en una
entremeses necesitan un plato y las entradas otro, demás cena formal. Se sirve más o menos frío o helado, de
de los necesarios para los postres. Si los comensales acuerdo con la marca. La mejor champagne se produce
disponen de mesas para comer no hay limite en el menú en Francia, en la región que lleva ese nombre, pero en
para el buffet, pero en caso de que no sea así, lo que se algunos países como España también se produce de muy
sirve debe ser tal naturaleza que no requiera el uso de buena calidad. Al descorchar la botella debe hacerse con
cuchillo. Hay platos, como una paella a la valenciana, gran habilidad para que no se derrame.
que se prestan muy bien para un buffet.
Los vinos se deben almacenar de tal forma que el corcho
• Té no se reseque. Se deben manejar con cuidado, no se
Se debe poner especial atención a la calidad del té y a la deben sacudir. Los rojos o tintos se deben descorchar
forma de prepararlo. La leche no debe ser hervida, el con anticipación para que se puedan airar un poco.
azúcar puede ser en cubos o granulada y el limón se
debe cortar a ultima hora para que no se amargue. De Jamás se agrega hielo a un vino: Se enfría en la nevera o
la misma forma, se debe servir café para quienes lo mejor poniéndolo entre hielo.
deseen. El acompañamiento puede ser de sal y de dulce;
el ponqué es imperativo. Las galletas, los bizcochos y la • Licores
pasticería deben ser pequeños, lo mismo que las muffins Whisky, vodka y ginebra son los licores más populares
y los sandwiches. Si se ofrece un té en la comida se en la actualidad y al gusto del consumidor se sirven en
requieren plato para los alimentos de sal, con sus las rocas o con mezcladotes; se recomienda comprarlos
correspondientes cubiertos, y otro para los bizcochos, en lugares de reconocida honorabilidad. Un licor
etc. adulterado puede causar mucho daño, inclusive la
muerte o ceguera permanente. Las calidades varían
• Vinos mucho según las marcas.
Vinos Aperitivos: Vermouth seco o dulce, Campari,
Jerez seco o dulce, Doubonnet, también se acostumbra Cuando se organiza una fiesta, comida, etc, se debe hacer
ofrecer vino blanco del mismo que se servirá en la un inventario de vinos y licores, se firma cada botella y
comida. entregan al barman o persona responsable, quien debe
devolver todas las botellas de vino y licores que sobraron
Vinos blancos: Se deben servir fríos pero no helados, y hacer entrega de todos los cascos desocupados. Es
porque si la temperatura está muy baja no se puede conveniente disponer de un lugar en donde se puedan
apreciar el bouquet y el sabor. Es el complemento ideal vigilar con facilidad y que se pueda cerrar en un
momento dado.

40
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

• Cordiales
Se ofrece después de las comidas, lo mismo que buen
brandy. Los hay de menta, café, cacao, albaricoque,
curuba, benedictine, chartreuse, etc. Las botellas de vino,
licores y cordiales deben ser estampilladas; no se les quita
la cápsula y se conserva la mayor parte de la estampilla.

2.4.8 Mantelería
En banquetes y comidas formales se usa siempre mantel
blanco o crema muy pálido, con servilletas compañeras,
puede ser de lino, encaje, organdí, liso o bordado, con
metidos o calados, caso en el cual se puede poner en el
mantel un fondo de lame plateado. El mantel clásico de
damasco de lino o seda es muy apropiado para eventos
formales. 11- Tarjeta de mesa
12- Menú
Para almuerzos formales se puede usar mantel blanco
o de color pálido o manteles individuales, siempre y La vajilla debe ser de porcelana, oro o plata. Los platos
cuando sean finos en cuanto al material y a la para el pan pueden ser de cristal, plata u oro, aunque
confección, las servilletas, un poco más pequeñas que la vajilla sea de porcelana. Los platos para la ensalada
las empleadas en las comidas, deben hacer juego con pueden ser redondos o en forma de media luna; los
los manteles o individuales. El mantel de té no platos para los postres pueden ser diferentes al resto de
necesariamente tiene que cubrir toda la mesa, se la vajilla.
coloca de manera que los ángulos del mantel queden
en los centros de los bordes de la mesa. Las copas para vino blanco pueden ser transparentes o
de colores. Las copas para la Champaña pueden ser de
Si un buffet es formal, la mesa se cubre con mantel forma clásica como la del diagrama, o en forma de
blanco; si es informal el mantel puede ser del color que flauta. Los platos y cubiertos de postre se pasarán al
se quiera, siempre y cuando armonice con la decoración. retirar el plato de fondo.
Si se usan tablones, se ocultan las patas con una especie
de falda . Si los platos tienen algún diseño se deben colocar de
modo que este quede bien centrado y en la forma como
Por ningún motivo se usan servilletas de papel dentro de se pueda ver mejor, se colocaría una flor con el tallo
las servilletas de tela. hacia el centro de la mesa, o un castillo de medio lado.

2.4.8 La Vajilla 2.4.9 Los anfitriones


Como mínimo debe disponerse de: Ser un buen anfitrión es una tarea de cada día y no
1- Copa para el agua se limita a atender bien a los invitados en ocasiones
2- Copa para la champaña especiales: es hacer sentir bien a toda persona que
3- Copa para el vino rojo entra a nuestra casa. Los buenos anfitriones mantienen la
4- Copa para el vino blanco casa limpia y bien arreglada y atractivamente decorada
5- Cuchara para la sopa aunque los muebles y enseres sean sencillos. Un florero,
6- Cubiertos para el pescado por ejemplo, da vida al ambiente.
7- Cubiertos para la carne aves, etc.
8- Plato de fondo Los buenos anfitriones tienen algo que ofrecer a la
9- Pequeño plato para el pan o tinto persona o personas que llegan, así sea inesperadamente.
10- Servilleta

41
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Un café negro o agua aromática bien servidos son Tratándose de un evento oficial o de negocios, en cual
apropiados para atender a la mayoría de la gente, y a algunos de los invitados no conocen a los anfitriones,
cualquier hora del día o de la noche da la sensación debe haber una persona -que puede ser un maestro de
de que el visitante es bienvenido; además, crea un ceremonias-, que va anunciando los nombres de los
ambiente de cordialidad. invitados. Si no los conoce personalmente, se los
pregunta discretamente.
Lo importante no es lo que se sirva sino la forma como
se ofrezca. Si una persona ocupa un puesto muy importante, como
por ejemplo, la Presidencia de la República, se anuncia
Los buenos anfitriones nunca dicen “yo no me complico simplemente como el Presidente de la República; éste
la vida”, pues lo hacen con gusto en pro de las demás entra al salón y primero lo sigue la esposa.
personas. Dan algo o mucho de sí mismos y piensan
en la forma de complacer a los demás atendiéndolos de El invitado de honor debe llegar cuando los demás
la mejor manera posible, escuchándolos con atención, invitados ya lo hayan hecho y los anfitriones lo
interesándose por ellos y, en general, brindándoles acompañan en su entrada al salón.
verdadera atención. Un buen anfitrión siempre tendrá
en cuenta: “La comida está servida”
Estas son las palabras con las cuales la persona
El registro social encargada, una vez que se ha cerciorado de que todos
En el cual se anotan todas las invitaciones recibidas, de los invitados están presentes y que todo esté listo en el
modo que sean oportunamente correspondidas. Sería comedor y en la cocina, anuncia, a la anfitriona, que
imperdonable dejar de invitar a la comida, al almuerzo o puede pasar al comedor. El anfitrión le ofrece su brazo
al buffet a aquellas personas de quienes hemos recibido derecho a la invitada de honor y la acompaña al
atenciones, simplemente porque se nos olvidó. A uno se comedor. Le seguirán las demás personas en orden de
le olvida lo que no le importa. En ese mismo registro se importancia y termina el desfile la anfitriona con el
anotan a las personas a quienes se han invitado en alguna huésped de honor.
o varias oportunidades.
También se hace una lista de las felicitaciones que se Los señores no se sientan hasta cuando todas las señoras
reciben, en una u otra forma, con motivo de lo hayan hecho, ellos le retiran y acercan el asiento, ellas
nombramientos, ascensos, bodas de plata, bodas de oro, se sentaran por el lado izquierdo. La anfitriona, en el
cumpleaños, etc., para agradecerlas y corresponderlas de momento oportuno, toma las servilletas y la coloca sobre
alguna manera. sus rodillas, a la vez que todos los comensales harán lo
Asimismo se registran las manifestaciones de condolencia mismo.
recibidas, para agradecerlas y manifestar nuestro pésame
a las personas que pierden un ser querido y que en Los anfitriones deben mantener la conversación en la
circunstancias análogas se han mostrado solidarias con mesa, pero si trata de mucha gente y la conversación no
nosotros. es general, durante el primer plato la anfitriona habla con
el invitado que tiene a su izquierda y así lo harán todas
Recibir a los invitados las demás. Durante la segunda parte de la comida, se
Cerca de la puerta de entrada es el deber de los dirigirá al señor que está a su derecha.
anfitriones. La señora, es a quien saludan primero. Ésta
los recibirá con una sonrisa, les dará la mano y les dirá Cuando todos los invitados han terminado de comer, es
algo agradable a cada uno de ellos. Luego, el señor a cada la anfitriona quien se levanta y todos los invitados hacen
invitado y estará pendiente de que entren al salón. Si hay lo mismo. Los señores acompañan a sus parejas al salón
alguna persona que no conoce a nadie, el anfitrión debe y luego se retiran a la biblioteca u otro salón. Un poco
presentarla y no dejarla sola. más tarde se reúnen con las damas. El huésped de honor
debe ser el primero en despedirse.

42
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

El brindis
Se hace durante los postres, cuando ya todo el mundo Estados Unidos: tanto el protocolo de la Casa Blanca,
está servido y los camareros no tengan que seguir como el del Departamento de Estado así como el militar
caminando y moviéndose en el comedor. La son muchos más estrictos de lo que generalmente se
colaboración de familiares y amigos es de suma cree.
importancia para los anfitriones. Antes de la reunión, y si
es posible con varios días de anterioridad, se debe pedir La clase dirigente, en bancos, grandes empresas,
a los hijos, nietos, hermanos, sobrinos, y otros allegados, fundaciones, clubes, etc., es muy refinada y educada
así como los amigos íntimos, que son como de la casa, al estilo británico.
que ayuden a atender a los huéspedes para que nadie se
quede aislado. Las ceremonias se planean en todos sus detalles.

Por muy buena que sea la comida y la bebida , la gente Enero, febrero, julio y agosto son los meses preferidos
nunca se retira agradecida si no recibe una buena por los norteamericanos para venir a Colombia, ya que
atención personal. Por esta razón, los anfitriones deben durante esas épocas el frió y el calor llegan a extremos
procurar siempre atender a todos y cada uno de los muy incómodos.
invitados.
Los norteamericanos aprecian mucho las invitaciones a
La sinceridad y el calor humano son los mejores ingre- casas particulares, como signo de amistad y deferencia.
dientes con los cuales se puede atender a la gente.
Gran Bretaña: inglés es el nombre del idioma que se
habla en el país que generalmente llamamos Inglaterra,
2.5 Costumbres Diferentes británico es el nombre que se dan a ellos mismos y por el
cual esperan ser llamados.
Alemania: Una invitación a una casa de familia es una
deferencia muy especial. La comida se sirve después de
Muchas de las costumbres colombianas, especialmente
un aperitivo, máximo dos. Se acostumbra llevarle flores
en cuanto modales en la mesa se refiere, son británicas.
a la anfitriona, cinco o seis, siempre número impar,
nunca rosa rojas, en Alemania son signo de amor,
El té se ofrece a las cinco de la tarde, acompañado por
siempre se le quita la envoltura antes de entregarlas.
un bizcocho seco que se pueda comer con la mano, no se
No se pondera la comida, se supone que siempre es
pone tenedor sino un cuchillo pequeño, con el cual se
muy buena.
cortan pedacitos que se llevan a la boca con los dedos.
Curiosamente para el té no usan servilletas.
No llevar crisantemos porque es para difuntos.
En los clubes no se habla a la persona que no ha sido
Se requiere cita previa para tratar cualquier negocio.
previamente presentada, lo mismo en reuniones sociales.
A los alemanes no les gusta perder el tiempo,
Generalmente la persona de mayor rango es la que
acostumbran tratar los temas sin rodeos.
entabla la conversación.
Al dirigirse a una persona use siempre el título completo:
El inglés británico difiere del que se habla en los Estados
“Herr Doktor”, “Herr Engineer”, se acostumbra dar la
Unidos, especialmente en términos de negocios.
mano, de acuerdo con las normas ya especificadas en
este manual. El que sale es el que abre al puerta.
Japón: imperio en el cual el jefe de estado ha sido
considerado tradicionalmente como una deidad. Las
De conformidad con las leyes alemanas, si usted hace
ceremonias, a todo nivel, son muy importantes, se
creer que un negocio se realizará y este no lleva a cabo
organizan teniendo en cuenta hasta los más mínimos
se le puede demandar por daños y perjuicios.
detalles.

43
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

El Japón, como estado, considera que tiene una “Misión LAS CABECERAS DEBEN COLOCARSE EN LOS
Divina” en la búsqueda del bien. CENTROS DE LA MESA CUANDO LOS INVITA-
DOS SON 8, 12, 16, 20, 24, etc.
La filosofía y por lo tanto el modo de pensar de los
japoneses es muy diferente al de los occidentales. MESA RECTANGULAR PARA
Analizan el comportamiento de una persona antes de COMIDA CON SEÑORAS
empezar a tratar temas de negocios.
DUEÑO DE CASA
Cualquier negocio requiere numerosas conversaciones e
E 3 A B 4 F
innumerables tazas de té. Se tiene muy en cuenta el
conducto regular.

Las tarjetas, tanto el propio idioma, como en japonés son 7 G


indispensables.

Los altos ejecutivos generalmente hablan inglés, no así


los mandos medios. Un intérprete puede ser necesario. 6 D 2 1 C 5

Los japoneses creen que es una intromisión que un


extranjero hable japonés. DUEÑA DE CASA

En el Japón hay una relación muy especial entre la


política y los negocios. MESA RECTANGULAR PARA COMIDA
CON HOMBRES SOLOS
En las industrias no debe haber desperdicio de
ninguna clase, todo se debe aprovechar. DUEÑO DE CASA

Demostrar los sentimientos es un signo de mala


educación en el Japón. 10 6 2 4 8 12

No se dejan ver las suelas de los zapatos.


14 15
No se menciona ni el cuatro (4) ni el nueve (9).

13 9 5 1 3 7 11

44
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

LAS CABECERAS DEBEN COLOCARSE EN LOS NUMEROS: CABALLEROS


EXTREMOS DE LA MESA CUANDO LOS LETRAS: DAMAS
INVITADOS SON 10, 14, 18, 22.
LAS MESAS EN “U”
MESA RECTANGULAR PARA COMIDA CON ASISTENCIAS DE HOMBRES SOLOS
CON HOMBRES SOLOS
DUEÑO DE CASA
5 9 13 10 6 2

1 DUEÑO
DE CASA

3 7 11 12 8 4

MESA RECTANGULAR PARA


COMIDA CON SEÑORAS

2 D 6 E 3 A

DUEÑA
DE CASA

CON ASISTENCIA DE SEÑORAS


LAS MESAS EN “T”
1 C 5 F 4 B
CON ASISTENCIAS DE HOMBRES SOLOS
DUEÑO
DUEÑO DE
DE CASA CASA

45
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

DUEÑO DUEÑA
DE DE
CASA CASA
CON ASISTENCIAS DE SEÑORAS
DUEÑA HUESPED DUEÑO SENORA
DE DE DE DEL
CASA HONOR CASA HONOR

MODIFICACIÓN EN LAS MESAS


“M” “T” “U”
DUEÑO DUEÑA
DE DE CON ASISTENCIA DE HUÉSPED DE
CASA CASA
HONOR Y SEÑORA

DUEÑA DUEÑO
DE DE
CASA CASA

46
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

MESA EN “M”
CON ASISTENCIA DE SEÑORAS

MESA EN “M”
CON ASISTENCIA DE HOMBRES SOLOS

DUEÑO
DE
CASA

EN CARRUAJES

3 1

4 2

EN AUTOMÓVIL

47
U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

EN AUTOMÓVIL

El más

El puesto
menos

PERSONAS CAMINANDO EN LINEA HORIZONTAL

2 1

3 1 2

4 3 1 2

5 3 1 2 4

6 5 3 1 2 4

48