Gestión de Proyectos

C U R S O I N T E R N A C I O N A L

Las 12 Reglas de Oro

del Gerente de Proyecto©

Quinta regla

Presupueste las actividades

Héctor Sanín - Consultor ILPES

 RECURSOS
Y COSTOS

Héctor Sanín - Consultor

 Programación de Recursos y Costos
Pasos

1. Asignación de recursos
2.Costo de los recursos
3.Otros Costos (Fijos)
4.Costo total del proyecto
5. Nivelación de recursos
6. Optimización del proyecto
 Concepto de RECURSO
(según PM*, MsProject)
• Factor productivo necesario
para realizar una actividad
• No se consume con su uso, ni se
incorpora al producto resultante
de la actividad
• Al término de la actividad, queda
disponible para ser asignado a
otra actividad o proyecto
Son recursos:
• Mano de obra
• Equipos y herramientas
No son recursos:
• Materiales, combustibles,
servicios

* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos

 Pasos para programación de recursos y costos
1. Asignación de recursos
Ejemplo: Parque Comunal
RECURSOS
ACTIVIDAD Humanos Equipo y Herramienta
Maestro ObreroJardineroTrabaj. Social Equipo
H erram. Construcción
Elaborar plan
Adquirir dotación
Adquirir equipo
Adquirir materiales
Contratar M. de Obra
Conseguir plantas 1
Hacer drenajes 1 3 1 1
Realizar construcción 1 2 1 1
Hacer hoyos y eras 1 1
Instalar 1 2 1 1
Plantar 1
Realizar acabado 1 1 1
Realizar promoción 1
Capacitar 1
El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente
 Pasos para programación de recursos y costos
2, 3 y 4. Los costos del proyecto
COSTOS TOTALES

COSTOS DE LAS ACTIVIDADES COSTOS GENERALES DEL PROYECTO

COSTOS DE LOS RECURSOS OTROS COSTOS

(Fijos*) COSTOS DE GERENCIA +

EQUIPO INSUMOS RECURSO HUMANO

HUMANO SERVICIOS** GASTOS ADMINISTRATIVOS

* Se llaman “fijos” porque no varían con la duración de la actividad. + Sugerencia: asignarlos a una actividad
** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componente global denominada “Gerencia”, que dura
cuando se contrata completamente o “a todo costo”? lo mismo que el proyecto.
 Ejemplos de programación de costos (1)
Una actividad dura 60 días y utiliza:
• Un capataz (RH1), a $300 por día
• Tres obreros (RH2), a $200 por día
• Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día
• $30.000 en materiales. X = + =
Número de Tasa de costo del
Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por día) Duración Costos
Actividad diariode (días) total de por
fijos
RH1 RH2 EQ RH1 RH2 EQ recursos recursos
actividad

Actividad 1 1 3 2 300 200 500 1,900 60 114,000 30,000 144,000

» 1 x 300 = 300
» 3 x 200 = 600
» 2 x 500 = 1.000
» Suma 1.900

Héctor Sanín - Consultor

 Ejemplos de programación de costos (2)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000

y tiene una duración prevista de 90 días.

Número de Tasa de costo del

Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por día) Duración Costos
Actividad diariode (días) total de por
fijos
RH1 RH1 recursos recursos
actividad

Actividad 1 90 240,000 240,000

• Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por

cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se
asigna como costo fijo.
Héctor Sanín - Consultor
 Ejemplos de programación de costos (3)
Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000
y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su
ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un
consultor (RH1)con honorarios de $200 por día.

X = + =
Número de Tasa de costo del
Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por día) Duración Costos
Actividad diariode (días) total de por
fijos
RH1 RH1 recursos recursos
actividad

Actividad 1 1 200 200 90 18,000 240,000 258,000

Héctor Sanín - Consultor

 Programación de Costos
El parque comunal
COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOS TOTAL
ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INSUMOS SERVICIOS COSTO
Maestro
OBRERO Obrero Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS MATERIALES TRANSPORTE ACTIVIDAD
$/día # $/día $Total $/día $/día $/día $/día $/día (DIAS) $ $ $ $
Elaborar plan 10 20 20
Adquirir dotación 15 2,000 200 2,200
Adquirir equipo 6 80 80
Adquirir materiales 4 100 100
Contratar M. de Obra 3 -
Conseguir plantas 50 50 3 150 100 250
Hacer drenajes 80 3 40 120 60 20 280 5 1,400 1,200 2,600
Realizar construcción80 2 40 80 60 20 240 20 4,800 4,000 8,800
Hacer hoyos y eras 1 40 40 50 10 100 8 800 800 1,600
Instalar 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 920
Plantar 50 10 60 5 300 1,100 1,400
Realizar acabado 80 1 40 40 20 140 4 560 200 760
Realizar promoción 80 80 8 640 1,000 80 1,720
Capacitar 80 80 24 1,920 2,800 400 5,120
TOTAL ACTIVIDADES 20,450
Gerente 100 48 4,800 4,800
Secretaria 40 48 1,920 1,920
Gastos Admin. 30 48 1,440 1,440
GERENCIA 170 48 8,160 8,160
TOTAL PROYECTO 48 28,610
 Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto©

Quinta regla
Presupueste las actividades

Ejercicio
Trabajo en Grupos
Parte I

Héctor Sanín - Consultor ©

 Duración de la actividad vs recursos
Duración variable:
• Depende de la intensidad
del recurso asignado:
• Ej: Pintura de un edificio
Duración fija:
• No depende de la
intensidad del recurso
asignado
• Ej: Duración del Curso

POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE

EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO
 Pasos para programación de recursos y costos
5. Nivelación de recursos
Recurso
asignado Recurso
sobreasignado
Límite
disponible
(“pool”)

Tiempo
Actividad A 1 1 1 1
Cantidad del recurso
Actividad B 1 1 1 1 1 por unidad de tiempo
asignada a cada actividad
Actividad C 1
Estrategias para eliminar sobrecarga
• Nivelar recursos por
desplazamiento de
actividades con holguras
• Programar trabajo extra
• Reingeniería de procesos
• Modificar tecnología
• Contratar recurso
adicional
Eliminación de sobrecarga de recursos
por ampliación del “pool”

Recurso
asignado
Ampliación del
pool de recursos

Límite original

Tiempo
 Nivelación de recursos
por desplazamiento de actividades
Recurso Sobrecarga eliminada
asignado
Límite
disponible

Perfil nivelado

Tiempo
Actividad A 1 1 1 1
Cantidad del recurso
Actividad B 1 1 1 1 1 por unidad de tiempo
asignada a cada actividad
Actividad C 1
 Pasos para programación de recursos y costos
6. Optimización del proyecto
a) Estrategias para REDUCIR DURACION
• Revisar interdependencias y
maximizar ejecuciones simultáneas
• Asignar más recursos y/o modificar
horario laboral
– Más días laborables
– Turnos de trabajo
– Horas extras
• Modificar tecnología y redefinir
procesos
– Mejora de procedimientos
– Cambio de procesos en actividades
– Cambio en tecnología integral
• Sistemas de estímulos
¿Qué pasa si la actividad 4 se reduce en:
a) 1 día
b) 2 días
c) 3 días
d) 4 días

Días
6
4
3

Héctor Sanín - Consultor

 Reducción de Tiempo
Por aumento en la asignación de recursos
Recursos

Recursos en
la reducción
máxima

Aumento
de Recurso

Recursos de
Programación
Original
Tiempo posible de reducción

Tiempo Tiempo Tiempo

límite normal
Héctor Sanín - Consultor
 Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto©

Quinta regla
Presupueste las actividades

Ejercicio
Trabajo en Grupos
Parte II

Héctor Sanín - Consultor ©

 Pasos para programación de recursos y costos
6. Optimización del proyecto
b) Estrategias para REDUCIR COSTOS
• Reprogramar recursos
ociosos
• Aprovechar capacidad
instalada subutilizada en
la empresa
• Modificar tecnología,
redefinir procesos y
cambiar recursos
• Vincular recursos
comunitarios
• Sistemas de estímulos
• Subcontratar la ejecución
• “Acelerar”, si conviene
 Gráfico de costos

Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto

Costo Indirecto

Costo Directo

Héctor Sanín - Consultor

 Costo vs Tiempo
Costo

Costo límite – Costo normal

Pendiente de costo =
Costo límite Tiempo normal – Tiempo límite

Pendiente de costo = Costo de reducir una unidad de tiempo

Aumento
de costo

Costo normal
Tiempo posible de reducción

Tiempo Tiempo Tiempo

límite normal
Héctor Sanín - Consultor
 Costo vs Tiempo
Costo
Costo límite – Costo normal
Pendiente de costo =
Tiempo normal – Tiempo límite

Costo límite Pendiente de costo = Costo de reducir una unidad de tiempo

Aumento
de costo

Costo normal
Tiempo posible de reducción

Tiempo Tiempo Tiempo

límite normal
Héctor Sanín - Consultor
 Ejemplo de reducción de tiempo - 1
(Aceleración)
Costo

Costo límite $200

Costo normal $180

Tiempo Tiempo Tiempo

límite normal
20 días Héctor Sanín - Consultor 30 días
 Ejemplo de reducción de tiempo - 2
(Aceleración)
Costo límite – Costo normal
Costo Pendiente de costo =
Tiempo normal – Tiempo límite

$200 - $180 $20

Pendiente de costo = =
$200 30 días – 20 días 10 días
Costo límite

Pendiente de costo = $2/día

$20 Aumento
de costo

Costo normal $180

Tiempo posible de reducción
10 días
Tiempo Tiempo Tiempo
límite normal
20 días Héctor Sanín - Consultor 30 días
 Ejemplo de reducción de tiempo - 1
(Aceleración)
Costo
Si los Costos de Gerencia
son de $3/día:
Costo límite $200 Cuál es el Costo Total:
a) Sin reducción
b) Con reducción al límite

Costo normal $180

Tiempo Tiempo Tiempo

límite normal
20 días Héctor Sanín - Consultor 30 días
Estrategias para optimización del proyecto

Si el criterio principal es reducir tiempo:

1. En qué actividades se reduce
2. Por dónde empezar
3. Hasta dónde se lleva el proceso
Si el criterio principal es reducir costo:
1. En qué actividades se reduce
2. Por dónde empezar
3. Hasta dónde se lleva el proceso
Héctor Sanín - Consultor
 Gráfico de costos con
premios y multas
C
O
costo total con premios y multas
S
T costo total sin premios, ni multas
O

Cm
Cm’ costo indirecto

costo directo

multas

to to’ duración
premios
Héctor Sanín - Consultor