Universidad de Pamplona

Pamplona - Norte de Santander - Colombia

Tels: (7) 5685303 - 5685304 - 5685305 - Fax: 5682750 - www.unipamplona.edu.co

FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA

INFORMATICA BASICA
Ingeniero Iván Darío Lizcano Ruiz

TALLER No. 4
“Combinar correspondencia”

Introducción:

Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de personas
distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que
se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada
carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la

impresión de sobres, etc.

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento

principal y el origen de datos.

Documento principal: Es el documento de Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.

Origen de datos: Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos.
Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo, si el origen es
una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán, el
nombre y la dirección, etc., es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Taller:

1. Antes de iniciar el desarrollo del taller, vamos a ver el siguiente video en YouTube sobre la combinación
de correspondencia. Copie y pegue el link en su navegador preferido.
2. https://www.youtube.com/watch?v=V1m4t6DqRWA
3. Una vez entendido el proceso para elaborar una combinación de correspondencia, vamos a realizar
un ejercicio nosotros.
4. Abra el Word, y podemos seguir los siguientes pasos o realizar el proceso según el video.
5. Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia.
6. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
• Aparece un cuadro de dialogo a la derecha con varios pasos para crear la combinación así:
7. PASO 1: Tipo de documento – Seleccionar carta – siguiente.
8. PASO 2: Seleccionamos Usar el documento actual – siguiente.
9. PASO 3: Seleccione los destinatarios:
• Seleccionar Escribir una lista nueva – Crear.

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• Aparece una ventana donde damos clic en Personalizar Columnas, acá quitamos o agregamos los
campos que necesitemos luego aceptar, también podrá ingresar los destinatarios.
• Ingrese los siguientes campos o columnas:
✓ Dependencia
✓ Organización (Universidad de Pamplona)
✓ Nombres del director
✓ Apellidos del director
✓ Correo Electrónico de la Dependencia
✓ Fecha (asignar fecha de hoy)
✓ Teléfono
✓ Número de la Ext
✓ Departamento (Norte de Santander)

• Luego de tener configurados los campos vamos a diligenciar mínimo 10 dependencias de la

universidad con su respectiva información la cual van a encontrar en la siguiente dirección:
http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_1/recursos/pagina_2018/15032
018/directorio_administrativo_2018.jsp

• Ahora debe guardar la lista de direcciones, damos el nombre y luego dos veces aceptar.
10. PASO 4: Escribir la carta e Insertar los campos combinados.
• Cree un encabezado con un logotipo y escriba su nombre y carrera.
• Digite el siguiente texto, aplique estilos y organice la página para que salga presentable la carta.
Los datos que antes copio de la página son los campos que vamos a insertar.

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11. PASO 5: Vista previa de las cartas.

12. PASO 6: Combinar correspondencia está listo para imprimir las cartas, para personalizar clic en editar
documentos individual podemos organizar la carta y damos clic en volver al asistente de combinar
correspondencia. Clic en Siguiente, se generan las cartas según el número de destinatarios que
ingresamos.
13. Si tiene algún inconveniente con el proceso de combinar correspondencia, por favor escribir los
mensajes por Edmodo y vamos revisando.
14. Finalmente, grabe los documentos (Principal y origen de Datos de la carta) para ser entregados por
EDMODO.
15. Acuérdense que el proceso es el siguiente:
a. Buscar el taller que se está elaborando.
b. Clic en el link abrir
c. Adjuntar el archivo y dar clic en entregar.

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