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Formulas y Funciones de Excel Basico e Intermedio
Formulas y Funciones de Excel Basico e Intermedio
FORMULAS Y FUNCIONES
FÓRMULAS
Esta es una de las características más importantes de una planilla de cálculos. Permite
establecer relaciones entre constantes, funciones y referencias a celdas de una forma
fácil y accesible.
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos pudiendo utilizar los valores de las
hojas de cálculo. Una fórmula siempre comienza por un signo igual (=). Por ejemplo: si
la celda activa es B6 y allí escribimos =2+4, el resultado será 6 y es el valor que
quedará almacenado en esa celda.
Veamos un ejemplo:
A B C D E
1
2 10 20
3
4
5
6
7
1
3
= Raíz(144) * B6^3
4 5
2
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculos e
indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se utilizarán en
una fórmula.
Ver las celdas involucradas puede ayudar a detectar posibles problemas en la fórmula.
Más adelante se estudiará que se puede recurrir a herramientas para realizar
revisiones con más detalle.
Las funciones son fórmulas predefinidas que se incluyen en Excel para ser utilizadas
directamente por los usuarios. Sirven para realizar cálculos usando valores
específicos, denominados argumentos. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas:
Ejemplo de suma: si las celdas A2=4, B2=10 y C2=7, aplicando la función suma:
suma(A2;B2;C2) se obtendrá como resultado 21.
Ejemplo de raíz cuadrada: si la celda A5 contiene el número 16, raíz(A5) será igual a
4
1 4 5
= Suma(A2;B2;C2)
4
2
3
La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de
la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por
puntos y comas (;) y un paréntesis de cierre.
1. Signo igual. Toda función comienza con un signo igual.
Cuando se desea utilizar una función, esta se puede escribir directamente, lo cual
tiene el inconveniente que requiere del usuario conocer la sintaxis exacta. Para ayudar
a los usuarios que no cumplen este requisito se puede utilizar el Asistente para
insertar funciones. Las funciones se encuentran agrupadas en categorías:
Financieras
Fecha y hora
Matemáticas y trigonométricas
Estadísticas
Búsqueda y referencia
Base de datos
Texto
Lógicas
Información
Cubo
Usadas recientemente
Todas
Cuando se elige utilizar una función por el método descripto en el párrafo anterior, se
abrirá un cuadro de diálogo llamado Asistente insertar funciones, que es particular
para cada función. Este asistente ayudará y guiará al usuario para escribir los datos en
forma correcta. Asimismo, se suministra información sobre los datos que deben ser
ingresados en cada campo del asistente
A B C D E
1
2 10
3 20
4 30
5 10
6 40
7 60
8
En este primer cuadro de diálogos se debe indicar la función a utilizar. Para ello se
tienen varias alternativas:
Descripción de
la función
Descripción del
campo
Los datos se pueden escribir tecleándolos en forma directa o marcando las celdas en
la hoja de cálculos por medio del mouse. En caso de utilizar este último método, se
deberán seguir los siguientes pasos:
Para nuestro ejemplo, se seleccionará el grupo de celdas contiguas entre A2 hasta A7,
de modo que el cuadro de diálogo contenga los siguientes datos:
El botón autosuma
A la derecha del botón autosuma, se ha incluido un botón cuyo ícono es una flecha
hacia abajo, el cual permite desplegar un menú de funciones de uso frecuente: suma,
promedio, cuenta, máximo y mínimo. La inclusión de esta opción permite acceder
rápida y directamente a esas funciones de manera de agilizar el trabajo.
Nota: cuando alguna función detecta que a su criterio, no se han incluido todas las
celdas adyacentes posibles, muestra un mensaje de advertencia mediante una
llamada. Picando en esta llamada se accede a una descripción del posible error y la
forma de solucionarlo.
La opción más fácil y directa es en primer lugar seleccionar las celdas que contienen
los datos a copiar. Seguidamente, oprimiendo el botón derecho del mouse se debe
elegir la opción Copiar. Las celdas seleccionadas se mostrarán ahora con un recuadro
de líneas de trazo en movimiento. Luego, se debe seleccionar la celda a partir de la
cual se copiarán los datos y oprimir el botón derecho del mouse. En el menú
contextual que se abre se debe elegir la opción Pegar.
Otro método es seleccionando las celdas donde se encuentran los datos a copiar.
Seguidamente se oprime el botón Copiar que se encuentra en la ficha Inicio de la
Cinta de Opciones. Se lleva el puntero del mouse a la celda a partir de la cual se
copiarán los datos y se oprime el botón pegar. Aparecerá una etiqueta llamada
etiqueta inteligente. Pulsando en ella, se podrá elegir el tipo de copiado a realizar. Los
distintos tipos de copiado se analizarán en secciones posteriores. Al finalizar se oprime
la tecla escape ESC.
Nota: se puede copiar el mismo dato de una celda en varias otras celdas. También se
pueden copiar los datos marcados, varias veces en distintos lugares de la hoja o en
otras hojas.
Copiar fórmulas
Excel permite copiar o propagar una fórmula hacia otras celdas de la hoja. Salvo que
se le indique lo contrario, esta propagación se realiza actualizando las referencias a
las celdas involucradas, lo cual es una acción muy utilizada. Por ejemplo, supongamos
la siguiente tabla. En ella se desean calcular en las celdas de la columna D el producto
de los contenidos de celdas de las columnas B y C a lo largo de todas las filas:
En lugar de escribir una por una las fórmulas en cada una de las celdas D, se puede
escribir la fórmula en la primera celda D, es decir, se escribe en D2 la expresión
=B2*C2. Luego de oprimir Enter se verá el resultado de la fórmula, en este caso 450.
Ahora se copiará, o propagará, la fórmula (no el resultado) hacia las restantes celdas
D. Para ello hay que situarse en la celda D2. Se notará que esta celda tiene a su
alrededor un recuadro con una línea más gruesa y que en su vértice inferior derecho
hay un pequeño cuadrado negro llamado el controlador de celda o controlador de
relleno.
Se puede copiar una fórmula en otra celda mediante los botones de copiar y pegar.
Este tipo de copia se realizará utilizando el direccionamiento relativo mencionado
anteriormente. Es decir: si la celda D2 contiene la fórmula =B2+C2 y es copiada a la
celda D10, esta última celda contendrá la fórmula =B10+C10.
Direccionamiento absoluto