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DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con
los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia
para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresa.

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas
contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información, en ellas se aplica
el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de
expedición esté dentro de ese periodo.

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE

Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en:

Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej. Facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.

Tipo de documentos contables internos:


Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se
priorizan a la hora de llevar la contabilidad; dentro de ellos están:

 La factura de venta;
 recibos de cobro;
 presupuestos;
 vales;
 recibos de pago, etc.

Tipos de documentos contables externos:


Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad
de las empresas, pero la diferencia con los internos es que, como su
nombre lo indica, son elaborados por otra empresa o por otro servicio
que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna de la
compañía. Algunos de los ejemplos de documentos contables externos
son:

 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre otros.
FACTURA
También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja
toda la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla
el producto comprado o vendido.

Tipos de factura

Formato de factura en papel o pre-impresa:

Este modelo de facturación es sin duda el más conocido y funciona mediante los famosos
talonarios membretados y timbrados, los cuales tienen impresos los datos de la empresa como
el NIT, dirección, el número de la factura y la razón social de la compañía.

Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, en los artículos 617 y
618.

Formato de facturación por computador:

Las facturas por computador se caracterizan por su expedición electrónica (computador) con
entrega física. De este formato debe tenerse en cuenta que las empresas no están obligadas a
conservar una copia física de la factura.

Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, el artículo 617.

Una pregunta frecuente que surge al respecto de este formato de facturación es, si se puede
realizar la facturación en Excel. Sobre ello debes tener en cuenta que:

– Excel no es un Software de facturación y si lo vas a usar para ello, es esencial agregar la


función de Visual Basic, para que facilite el cumplimiento de todos los requisitos de tipo
técnico que exige la DIAN.

– Se puede usar Excel para generar facturas según la DIAN solo si este cumple con los
requisitos exigidos por la ley. Conoce más al respecto en las resoluciones de la DIAN 14465
(2007) y 3878 (1996).

– Solicita en línea tu resolución de facturación a la DIAN.

– Si necesitas un sistema que cumpla con los requisitos para facturar por computador ingresa a
www.alegra.com, Alegra cumple con estos.

Formato de facturación electrónica:

Es un formato similar al anterior pero se diferencia por la forma de su entrega, la factura en


este caso se expide por medio electrónico, se entrega y se almacena de la misma forma.
Además, el software contable o programa administrativo usado para esta facturación debe
tener certificación ISO 9001:2008

Conoce más en la resolución 14465 de 2007. Así mismo debes tener claro que para usar este
formato se requiere informar a la DIAN.
Formato de facturación POS: Esta es una modalidad en la que hardware y software
interactúan para la generación de la factura. Para el control fiscal se exige imprimir al final del
día un comprobante de informe diario de ventas por cada servidor.

La normatividad para la máquina registradora (para la facturación Pos) se encuentra en el


artículo 616-1 del Estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996, artículo 7 de la
Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709 de 1996 y el artículo 4 Decreto 522
de 2003.

RECIBOS DE COBRO

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