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Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con
los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia
para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresa.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas
contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información, en ellas se aplica
el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de
expedición esté dentro de ese periodo.
Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej. Facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.
La factura de venta;
recibos de cobro;
presupuestos;
vales;
recibos de pago, etc.
Recibo de caja;
comprobante de pago;
comprobante de devolución;
consignaciones;
letras de cambio;
factura de compra, entre otros.
FACTURA
También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja
toda la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla
el producto comprado o vendido.
Tipos de factura
Este modelo de facturación es sin duda el más conocido y funciona mediante los famosos
talonarios membretados y timbrados, los cuales tienen impresos los datos de la empresa como
el NIT, dirección, el número de la factura y la razón social de la compañía.
Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, en los artículos 617 y
618.
Las facturas por computador se caracterizan por su expedición electrónica (computador) con
entrega física. De este formato debe tenerse en cuenta que las empresas no están obligadas a
conservar una copia física de la factura.
Este tipo de facturación se encuentra regida por el Estatuto tributario, el artículo 617.
Una pregunta frecuente que surge al respecto de este formato de facturación es, si se puede
realizar la facturación en Excel. Sobre ello debes tener en cuenta que:
– Se puede usar Excel para generar facturas según la DIAN solo si este cumple con los
requisitos exigidos por la ley. Conoce más al respecto en las resoluciones de la DIAN 14465
(2007) y 3878 (1996).
– Si necesitas un sistema que cumpla con los requisitos para facturar por computador ingresa a
www.alegra.com, Alegra cumple con estos.
Conoce más en la resolución 14465 de 2007. Así mismo debes tener claro que para usar este
formato se requiere informar a la DIAN.
Formato de facturación POS: Esta es una modalidad en la que hardware y software
interactúan para la generación de la factura. Para el control fiscal se exige imprimir al final del
día un comprobante de informe diario de ventas por cada servidor.
RECIBOS DE COBRO