MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL ay DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Bogota, .c., 06 DIC. 2011 INSTRUCTIVO No. 957 — SUDIR DIRAF CONSOLIDACION DE INFORMACION PARA LA CREACION DEL SISTEMA DE INFORMACION DE INFRAESTRUCTURA DE LA POLICIA NACIONAL A NIVEL PAIS. Dentro de las politicas y lineamientos establecidos por el mando institucional y apuntando al cumpliendo de los planes y metas establecidas por la DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCERA es indispensable implementar un sistema de informacion de infraestructura, que apoye en la toma de decisiones_y del mismo modo permita usar las herramientas tecnolégicas apropiadas orientadas a la planeacién y desarrollo de lo que serd la infraestructura de la Policia Nacional. 1. ASPECTOS GENERALES La DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA requiere implementar y poner en marcha el SISTEMA DE INFORMACION DE INFRAESTRUCTURA DE LA POLICIA NACIONAL con el fin de consolidar una base de datos general que permita crear un aplicativo que sera permanente herramienta de consulta por parte del sefior Director General mediante el cual se conozca y se tenga acceso a la informacion de predios e instalaciones que actualmente estén en uso por todas las Unidades a nivel pais. 2. ASPECTOS ESPECIFICOS El Grupo de Infraestructura ha dispuesto una tabla que contiene una serie de datos mediante los cuales se pretende conocer los aspectos basicos y necesarios para identificar cada una de las instalaciones policiales a nivel nacional y de ser necesario tomar decisiones que aporten al beneficio de los funcionarios, de la institucion y de la sociedad. Cr 59 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL Gy DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 3. ALCANCE Consolidada la informacién de cada una de las Unidades y creado el aplicativo en la herramienta tecnoldgica pertinente, el Grupo de Infraestructura estara en capacidad de generar reportes al mando institucional que contengan informacion de caracter técnico o administrativo de cualquier instalacion policial, del mismo modo este permitira conocer la situacion actual de cada uno de los inmuebles para planificar, priorizar y determinar las necesidades reales del mismo modo una vez creado el aplicativo sera de vital importancia el apoyo de todas las Unidades en el sentido de mantener actualizada la informacion periddicamente para ser cargada en el aplicativo. 4, ESTRUCTURA DE LA TABLA La tabla anexa esta estructurada con cuatro (4) secciones y en ella deben ser relacionados todos los inmuebles 0 instalaciones que hagan parte del inventario de infraestructura de la Direccién o Regién seguin sea el caso, .asi Secci6n 1 « IDENTIFICACION DE LA INSTALACION De la columna numero (1) a la columna numero (9). (Esta informacién debe ser diligenciada en su totalidad, tener en cuenta los parametros establecidos para cada uno de los puntos abajo descritos) i y aA ‘parmRAOON ARSON | cron ceoganck UCL, 77 oo a 8 m lw. omecoow Recon TOUT ‘unt noc coecwero econ ISHLA | a ‘ Cr 89 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Secci6n 2 « INFORMACION TECNICA GENERAL De la columna numero (10) a la columna numero (21). (Esta informacion debe ser diligenciada en su totalidad, tener en cuenta los parametros establecidos para cada uno de los puntos abajo descritos). '. Zhen: fy ci ae Z yon nes A Beaze a | verano ce nF eg wc HL, ) iM a: a ee ee VT By a wi sone. uM cepa smug omer fama.) waregwpro NEQUE ERE onccon canon —raeng MZPOD COSTAE eres sammy “PM me GEL MATER OUCH : 55 eo Seccién 3 INFORMACION ADMINISTRATIVA (Construccién obra nueva en ejecucién) De la columna numero (22) a la columna numero (34). Esta informacién debe ser diligenciada UNICAMENTE SI A LA FECHA EXISTE ALGUN CONTRATO DE OBRA NUEVA EN EJECUCION. - Cr 89 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL, ay DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Seccion 4 «INFORMACION ADMINISTRATIVA (Mantenimiento en ejecucién) De la columna numero (35) a la columna numero (43). Esta informacion debe ser diligenciada UNICAMENTE SI A LA FECHA EXISTE ALGUN CONTRATO DE MANTENIMIENTO EN EJECUCION m4 Higee? & A¢ "eee & — key * me es a Een saeun | rorwcon nuns uiremerroerEEcitot 29 a 2 waa © | ote rverese TOO nescapcoute ugg ETHOOUEL ANNE |wremexto uncon, uremmenro °% covmato proneauipo “EREREA MP ATERVENRDS | 4 secuTORA Cr 59 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL wy DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 5._DILIGENCIAMIENTO A continuacion se describe el procedimiento detallado para el diligenciamiento cada una de las columnas teniendo en cuenta que cada una de ellas esta identificada con un numero ubicado en la parte superior de la misma. Columna (1); No. «Esta celda NO DEBE SER DILIGENCIADA con ningun tipo de informacion ya que esta sera completada al momento de consolidar todos los datos a nivel pais. Columna (2): DIRECCION «Esta celda debe ser diligenciada con el nombre en SIGLA de la Direccién a la que pertenece policialmente la instalacién. La Policia Nacional esta conformada por 14 direcciones descritas a continuacién: DISEC | _DITRA DICAR DINAE IN| DINCO POL DITAH (__DIRAN | |__DIPRO N__| [pase | Columna (3): REGION * Esta celda debe ser diligenciada con el numero de la region policial (1 - 8) en la que esta ubicada la instalacién que se relaciona. (Es necesario diligenciar esta celda asi la instalacion no dependa policialmente de la Regidn), Columna (4): DPTO * Esta celda debe ser diligenciada con el nombre del Departamento en el que policialmente esta ubicada la instalacion. Cr'89 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Columna (5): MIPOLITANA * Esta celda debe ser diligenciada UNICAMENTE si la instalacion DEPENDE POLICIALMENTE de alguna de las policias metropolitanas. En caso contrario se diligenciara el espacio con NA. Columna (6): CIUDAD/MUNICIPIO « Esta celda debe ser diligenciada con el nombre de la CIUDAD O MUNICIPIO (si es el caso de Bogota debe escribirse BOGOTA D.C. Columna (7): CORREGIMIENTO * Esta celda debe ser diligenciada UNICAMENTE si la instalacion esta ubicada geograficamente dentro de un corregimiento en caso contrario se debe escribir NA. Columna (8): INSPECCION + Esta celda debe ser diligenciada UNICAMENTE si la instalacién esta ubicada geograficamente dentro de una inspeccién en caso contrario se debe escribir NA Columna (9): TIPO DE INSTALACION Esta celda debe ser diligenciada teniendo en cuenta el tipo de instalacin asi: [COMANDODEREGION MUSEO [COMANDO DE DEPARTAMENTO ~ CENTRO SOCIAL _ | COMANDO DE DISTRITO eg VAROINA@ | FUERTE DE CARABINEROS 2 HOSPITAL ESP oCLINICA | [ESTACION ESCUELA DE FORMACION SUBESTACION ~~ | DIRECCION (Oficinas) LCAIS pari ~ | CENTRO RELIGIOSO a [CENTRO VACACIONAL [BODEGAS COLEGIO LOTE [VIVIENDA FISCAL (Casa apartamento u otro) | PARQUEADERO | fF Cr 59 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL, ay DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Columna (10): ANO DE CONSTRUCCION * Esta celda debe ser diligenciada con el afio de construccién de la edificaci6n, si existen varios edificios 0 instalaciones se tomara el dato del edificio o construccién mas antigua, si no se tiene conocimiento exacto se debe diligenciar con SI (Sin Informacién). Columna (11): OBRA EN EJECUCION « Esta celda debe ser diligenciada con UNICAMENTE SI ESTA EN EJECUCION algiin contrato de obra nueva, adecuaci6n o terminacion en casocontrario se debe diligenciar con NA OBRA NUEVA [ADECUACION [TERMINACION | INA Columna (12): SITUACION DEL PREDIO * Esta celda debe ser diligenciada con UNICAMENTE ALGUNA de las siguientes opciones: PROPIEDAD ARRIENDO COMODATO NO PROPIEDAD Columna (13): M2 PREDIO « Esta celda debe ser diligenciada con la cantidad de metros cuadrados del area total del predio. (Diligenciar UNICAMENTE en metros cuadrados, no es valido escribir en otras unidades de medida como hectareas, fanegadas, etc), ya que el fin de este dato en conocer el numero total en m2 de instalaciones policiales. Cr'69 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL OY DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Columna (14): M2 DE CONSTRUCCION TOTAL * Esta celda debe ser diligenciada con la cantidad total de metros cuadrados de construccién de la instalacion, el numero se debe escribir sin puntos, comas u otros signos 0 simbolos UNICAMENTE LA CANTIDAD DE M2. (Si existen varias edificaciones deben ser sumados todos los metros cuadrados de construcci6n y escribir un unico valor) Columna (15): No. HOMBRES * Esta celda debe ser diligenciada UNICAMENTE en el caso de UNIDADES OPERATIVAS COMANDO DE REGION COMANDO DE DEPARTAMENTO COMANDO DE DISTRITO ESTACION SUBESTACION En los otros casos diligenciar como NA Columna (16): NIVEL DE SEGURIDAD + Segiin instructivo No, 068 del 01 de Septiembre de 2008 los niveles de seguridad estan estipulados asi (Ninel | | Nivel Il 7 Nivel Ii {___NivelV__| Esta celda UNICAMENTE debe ser diligenciada para ESTACIONES y SUBESTACIONES construidas después del afio 2005 en el fue expedido el instructivo en mencién mediante la cual se estipula nivel de seguridad. En los otros casos diligenciar como NA Zz Cr 89 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL GY DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Columna (17): OCUPADA « Esta celda debe ser diligenciada UNICAMENTE con la siguiente informacion Slo NO segun sea el caso. Columna (18): RURALIURBANA « Esta celda debe ser diligenciada UNICAMENTE con la siguiente informacién RURAL (municipio, corregimiento, inspeccién) 0 URBANA (ciudades capitales) segtin su ubicacion y de acuerdo al caso. Columna (19): ANO DEL ULTIMO MANTENIMIENTO GENERAL REALIZADO * Esta celda se debe diligenciar con el MES Y ANO del ultimo mantenimiento general realizado (entiéndase mantenimiento general como aquellas actividades que permiten preservar, mantener, y conservar la edificacion en buenas condiciones 0 condiciones de uso y habitabilidad dignas). Ejemplo: 12/2011 Columna (20): REQUIERE MANTENIMIENTO. + Esta celda se debe diligenciar UNICAMENTE con la siguiente informacion SI 0 NO segtin sea la necesidad Columna (21): REQUIERE DOTACION «Esta celda se debe diligenciar UNICAMENTE con la siguiente informacion $1 0 NO segun sea el caso. (Entiéndase dotacion como electrodomésticos basicos y el mobiliario minimo requerido para el normal funcionamiento Columna (22): CONTRATO 0 CONVENIO + De esta columna (22) y hasta la columna (35) UNICAMENTE se debe diligenciar si EXISTE UN CONTRATO DE OBRA NUEVA EN EJECUCION. Esta celda se debe diligenciar con el numero de contrato o convenio mediante el cual se realiza en contrato de construccion (tener en cuenta que debe ser el numero del contrato entre Policia Nacional y la entidad), Cr 89 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL ed DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Columna (23): ESTADO DEL CONTRATO « Esta celda se debe diligenciar UNICAMENTE con ALGUNA de las siguientes opciones: 0 A TERCEROS | EJECUCION — SUSPENDIDO Columna (24): FUENTE DE FINANCIACION «Esta celda debe ser diligenciada con el nombre de la ENTIDAD QUE PROVEE LOS RECURSOS Ejemplo: ie gp ee POLICIA NACIONAL. FONDO DE VIGILANCIA GOBERNACION ‘ALCALDI | EMBAJADA | FONSECON ACCION SOCIAL COLOMBIA HUMANITARIA | Columna (25): ENTIDAD O UNIDAD EJECUTORA * Esta celda debe ser diligenciada con el nombre de la ENTIDAD QUE EJECUTA LOS RECURSOS. [ ALGUNA DIRECCION DE LA PONAL ALCALDIA ] is ~__ COMANDO REGION ~__ EMBAJADA cal [ COMANDO DEPARTAMENTO ~FONSECON 7 FONDO DE VIGILANCIA ae ACCION SOCIAL GOBERNACION COLOMBIA HUMANITARIA Cr'69 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL wy DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Columna (26): VIGENCIA * Esta celda debe ser diligenciada UNICAMENTE con el ANO de la vigencia de los recursos. (El afio NO se debe ser escrito con punto, comas espacios etc) Columna (27): OBJETO «Esta celda debe ser diligenciada con el objeto del contrato de construccion. Columna (28): VALOR FINAL O TOTAL Esta celda debe ser diligenciada con el valor disponible en CDP (Certificado Plan de Compras) para ejecutar la construccién. (Se debe incluir el valor de todas las adiciones si llegasen a existir) Columna (29): FECHA DE INICIO * Esta celda debe ser diligenciada con la fecha de inicio del contrato de construccién. (La fecha debe ser escrita dia mes y afio) Ejemplo: 30/11/2011 Columna (30): FECHA DE TERMINACION * Esta celda debe ser diligenciada con la fecha de terminacion del contrato de construccin. (La fecha debe ser escrita dia mes y afio) Z Ejemplo: 30/11/2011 Cr 59 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL, DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Columna (31): % AVANCE PROGRAMADO * Esta celda debe ser diligenciada seguin la programacidn o cronograma aprobado por la interventoria o supervisor de obra. (Se debe escribir el numero y unidad de porcentaje). Ejemplo: 50% Columna (32): % DE EJECUCION REAL « Esta celda debe ser diligenciada con el porcentaje REAL de avance de la obra seglin cronograma aprobado por la interventoria o supervision a la fecha del diligenciamiento de la tabla Columna (33): M2 CONSTRUIDOS Esta celda debe ser diligenciada con el numero de metros cuadrados del total de la construccién. Columna (34): OBSERVACIONES Esta celda debe ser diligenciada con algin tipo de informacién adicional inherente a la construccion, si presenta inconvenientes, atrasos, problemas tecnicos 0 administrativos etc. (Debe ser informacion sintetizada y puntual). En caso contrario se dligenciara con NA Columna (35): TIPO DE MANTENIMIENTO * De esta columna (36) y hasta la columna (44) UNICAMENTE se debe diligenciar si EXISTE UN CONTRATO DE MANTENIMIENTO EN EJECUCION. Esta celda debe ser diligenciada con el tipo de mantenimiento en ejecucion asi: Z ~_PREVENTIVO CORRECTIVO Cr 59 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL, GO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Columna (36): FUENTE DE FINANCIACION * Esta celda debe ser diligenciada con el nombre de la ENTIDAD QUE PROVEE LOS RECURSOS para llevar a cabo el mantenimiento. Ejemplo: POLICIA NACIONAL E FONDO DE VIGILANCIA __FONSECON GOBERNACION | __ACCION SOCIAL ALCALDIA __| COLOMBIA HUMANITARIA Columna (37): ENTIDAD O UNIDAD EJECUTORA + Esta celda debe ser diligenciada con el nombre de la ENTIDAD QUE EJECUTA LOS RECURSOS. AL ALGUNA DIRECCION DE COMANDO REGION __ |_____ COMANDO DEPARTAMENTO FONDO DE VIGILANCIA GOBERNACION ALCALDIA EMBAJADA FONSECON ~ACCION SOCIAL COLOMBIA HUMANITARIA Columna (38): DESCRIPCION DEL MANTENIMIENTO « Esta celda se debe diligenciar con una descripcién breve del mantenimiento en ejecucion Ejm: Pisos, enchapes, cielo raso, instalaciones eléctricas, hidrdulicas, sanitarias, cubierta, carpinteria de madera, carpinteria metalica etc. Cr 59 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL BY DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Columna (39): VALOR * Esta celda debe ser diligenciada con el valor disponible en CDP (Certificado Plan de Compras) para ejecutar la construccion. Columna (40): ESTADO DEL CONTRATO * Esta celda se debe diligenciar UNICAMENTE con ALGUNA de las siguientes opciones: EJECUCION | [SUSPENDIDO Columna (41): % DE AVANCE PROGRAMADO * Esta celda debe ser diligenciada seguin la programacién inicial del mantenimiento de obra. (Se debe escribir el numero). Ejm: 50% Columna (42): % DE EJECUCION REAL * Esta celda debe ser diligenciada con el porcentaje REAL de avance del mantenimiento a la fecha del diligenciamiento de la tabla Columna (43): M2 INTERVENIDOS * Esta celda debe ser diligenciada con la cantidad total de metros cuadrados intervenidos en el mantenimiento de la instalaci6n, el numero se debe escribir sin Puntos, comas u otros signos o simbolos UNICAMENTE LA CANTIDAD DE M2. (Si existen varias edificaciones deber ser sumados todos los metros cuadrados de construccidn y escribir un Unico valor). RECOMENDACIONES GENERALES Cr 89 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL ay DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, Tener en cuenta que por cada una de las instalaciones se debe diligenciar una fila. El tipo de fuente a usar para el diligenciamiento de la tabla debe ser UNICAMENTE ARIAL TAMANO 10 TODOS LOS TEXTOS EN MAYUSCULA SIN NEGRILLA, SIN SUBRAYADO, SIN CURSIVA. Ninguna celda podra quedar vacia, si la informacion no aplica se debera escribir NA. Ninguna celda se podré combinar o ajustar el texto. Los sefiores Directores 0 Comandantes de Regidn se serviran consolidar toda la informacién de cada uno de los Departamentos y diligenciar una Unica tabla con PLAZO 14 DE DICIEMBRE DE 2011 la cual debera ser remitida en medio digital a los siguientes correos electrénicos: —_aristobulo.rodriquez@correo.policia.gov.co y camilo.diaz1174@ correo.policia.gov.co. Es importante anotar que por cada Regién se recibira el consolidado general UNICAMENTE EN UN (1) ARCHIVO EXCEL CON UNA UNICA HOJA. Atentamente, Cr 59 No 26 -21 Piso 2 Tel: 3159154/57