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ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y OPERACIONES

EVALUACIÓN DISTANCIA 1-2016

ESTUDIANTE:

AHILIN ALEJANDRA RODRIGUEZ DEL CASTILLO

CÓDIGO: 2173412

DOCENTE:

CARLOS ANDRES RUBIO CARDENAS

UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS

VICERRECTORÍA DE UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

CENTRO DE ATENCIÓN UNIVERSITARIO BOGOTA

BOGOTÁ, JUNIO DEL 2016

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4
Objetivo General 4
Objetivos Específicos 4
DESARROLLO 5
1. Identificación y caracterización de la empresa objeto de estudio 5
2. Identificación del Proceso 7
3. Reconocimiento de la problemática 8
4. Plan de Mejora 9
5. Propuesta diagrama de procesos y sus ventajas 10
REFERENCIAS 12
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INTRODUCCIÓN

Administrar eficientemente los recursos productivos de una organización es un

factor fundamental para el buen desarrollo de esta. Estar en constante control y
mejora de los procesos internos y externos le permitirán ser competitivos y
mantenerse en el mercado.

Aplicar las diversas herramientas existentes adecuadamente puede ser un

punto determinante en el éxito de una compañía, si se eligen y ejecutan
adecuadamente aumentara la productividad de la empresa y por ende sus
ganancias.

Ser innovador en el diseño de los procesos procurando el bienestar de la

empresa influye en que tan rápido crece esta y que tan efectiva se presenta ante
sus competidores.
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OBJETIVOS

Objetivo General
Proponer un plan de mejora para mejorar determinado proceso en la
Uniagustiniana

Objetivos Específicos
- Identificar el proceso a mejorar
- Establecer las falencias del proceso identificado
- Generar las estrategias que permitirán mejorar el proceso
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DESARROLLO

1. Identificación y caracterización de la empresa objeto de estudio

1.1 Resumen Ejecutivo

La Universitaria Agustiniana – UNIAGUSTINIANA es una institución de

educación superior, administrada por la Orden de Agustinos Recoletos y
reconocida por el Ministerio de Educación con su nombre desde el 20 de febrero
del 2009 bajo la resolución 780, oferta 13 programas de pregrado de los cuales 11
son profesionales y 2 son tecnológicos, 7 especializaciones y cursos de educación
continua además cuenta con un centro de lenguas extranjeras denominado
CALEX y un centro tecnológico llamado CETA. Por su objetivo comercial
pertenece al Sector Terciario de la economía y es identificada con el código CIIU
8560.

La misión de la UNIAGUSTINIANA es:

“La Universitaria Agustiniana es una comunidad académica dedicada a la

formación integral de las nuevas generaciones: 

Nuestra razón de ser son los estudiantes a quienes educamos para que sean
líderes y buscadores incansables de la verdad, bajo los principios agustinianos de
interioridad, libertad, amistad y sentido comunitario. Formamos profesionales que
con su calidad, su compromiso social, sus valores éticos y morales, contribuyan a
la construcción y el compromiso con el desarrollo del país. 

Nuestro propósito claro y primordial es liderar procesos educativos con

abnegación y calidad, cuyos resultados visibles sean la creación de nuevas
condiciones de vida donde la justicia, la solidaridad y el desarrollo individual y
colectivo, sean el factor común y posible para todos.” [ CITATION UNI09 \l 9226 ]

La visión de la UNIAGUSTINIANA es:

“Seremos reconocidos como la Universidad Agustiniana:

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Líder en procesos investigativos que contribuyan a la transformación social del

país.

Abanderada y eficiente en el manejo ético de las tecnologías de la información

y la comunicación; buscando siempre el diálogo abierto, la participación
democrática y la construcción colectiva de la verdad.

Comprometida y atenta en promover, el mejoramiento de la calidad de vida, la

sostenibilidad del medio ambiente y el desarrollo físico, intelectual y espiritual de
la sociedad.”[ CITATION UNI09 \l 9226 ]

En el año 2015 la Uniagustiniana logró certificar todos sus procesos bajo la

norma ISO 9001 – 2008, entonces es claro que la calidad y la efectividad es
objetivo principal de esta institución. Para lograr dicho objetivo es necesario la
optimización de los procesos a través de la autoevaluación y la mejora continua;
estar en constante auditoría del desarrollo de las actividades y la implementación
de modelos matemáticos acordes con el propósito de la institución le permitirán
evolucionar, ser más competitivo y claramente mejorar su utilidad.

1.2 Abstract

University Agustiniana - Uniagustiniana is an institution of higher education,

administered by the Order of Augustinian Recollect and recognized by the Ministry
of Education with its name from the February 20, 2009 under Resolution 780,
offering 13 undergraduate programs , of which 11 they are professionals and 2 are
technological, 7 specializations and continuing education courses also has a
foreign language center called CALEX and a technology center called CETA. For
its business purpose it belongs to the tertiary sector of the economy and is
identified with the 8560 ISIC code.

Uniagustiniana 's mission is:

Agustiniana University is an academic community dedicated to the integral

formation of the new generations:
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Our reason for being is to educate students to be leaders and tireless seekers of
truth, under the Augustinian principles of interiority, freedom, friendship and sense
of community. We are professionals with their quality, social commitment, ethical
and moral values, contribute to the construction and commitment to the country's
development.

Our primary purpose is clear and lead educational processes and quality
selflessly, whose visible results are creating new conditions of life where justice,
solidarity and individual and collective development, and may be the common
factor for all.

The vision of the Uniagustiniana is:

We will be known as the Augustinian University:

Leading investigative processes that contribute to the social transformation of

the country.

Championed ethical and efficient management of information and

communications technology; always looking for open dialogue, democratic
participation and collective construction of truth.

Committed and attentive in promoting, improving quality of life, environmental

sustainability and the physical, intellectual and spiritual development of society.

In 2015, the Uniagustiniana managed to certify all its processes under the ISO
9001 - 2008, then it is clear that the quality and effectiveness is the main objective
of this institution. To achieve this goal requires the optimization of processes
through self-assessment and continuous improvement ; be in constant
development audit of the activities and the implementation of proper mathematical
models for the purpose of the institution will allow you to evolve , become more
competitive and clearly improve its usefulness.

2. Identificación del Proceso

Proceso de Ejecución de Presupuesto
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Al iniciar año, cada unidad presenta su plan de trabajo y el presupuesto que lo

respalda, se debate y se aprueba en la jornada de planeación que realiza la
Oficina de Planeación y Calidad Agustiniana – OPCA, en conjunto con la Rectoría
y las Vicerrectorías, se aprueba el rubro que consideren pertinente y notifican a la
unidad que presupuesto se asignó a cada actividad que presentó en el plan de
trabajo. Cuando una unidad va a desarrollar una actividad que cuenta con
presupuesto debe realizar el siguiente proceso:

Operaciones 5
Transportes 5
Inspecciones 2
EJECUCIÓN DE PRESUPUESTOS Esperas 0
Almacenamiento 0
ACTUAL
PROPUESTO
RECURSO DIST. EN TIEMPO EN
N° Operación Transporte Inspección Espera Almacen DESCRIPCIÓN
HUMANO METROS DÍAS
Jefe de
1 N/A 0.5 Solicitud del Recurso
Unidad
Jefe de
2 N/A 0.5 Remisión a OPCA
Unidad
Director de Análisis de la solicitud, respecto al plan de trabajo
3 N/A 3
OPCA aprobado por la Unidad que solicita
Director de
4 N/A 1 Aprobación de la OPCA
OPCA
Director de Notificación con número de aprobación a la Unidad
5 N/A 1
OPCA que solicita
Jefe de Remisión a la Rectoría por parte de la Unidad que
6 N/A 1
Unidad solicita para visto bueno
7 Rector N/A 3 Visto bueno de Rectoría

8 Rector N/A 1 Notificación con visto bueno a la unidad que solicita

Jefe de Remisión a Compras por parte de la Unidad que

9 N/A 1
Unidad solicita
Jefe de Solicitud de compras de la manera de ejecución del
10 N/A 2
Compras presupuesto (avances, reservas, pago, etc.)
Jefe de
11 N/A 1 Respuesta de la Unidad que solicita
Unidad
Jefe de Ejecución del Presupuesto de acuerdo a lo requerido
12 N/A 3
Compras por la Unidad que solicita
TOTAL 4 N/A 18 5 5 2 0 0

3. Reconocimiento de la problemática
Identificar una problemática inmersa en dicho proceso que afecte
sustancialmente a esta empresa (demoras en la etapa del proceso productivo,
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cuellos de botella, fallas y/o averías en las máquinas, reprocesos, distribución en

planta inadecuada etc.) para lo cual va a emplear la herramienta árbol de
problemas o diagrama de espina de pescado

Dada la caracterización del proceso de Ejecución de Presupuesto se puede

identificar que una de las principales falencias en el desarrollo de esta actividad es
el reproceso en la difusión de la información, ya sea para su verificación,
aprobación o ejecución.

4. Plan de Mejora
Teniendo en cuenta el problema identificado y descrito previamente, se analizan
los factores que influyen a que dicho problema se dé. Dado que la falencia del
proceso radica en el reproceso del trayecto y manejo de la información, se plantea
como plan de mejora el rediseño de la ruta de la solicitud entre las dependencias
para agilizar su ejecución y reducir inconvenientes que acarreen costos
adicionales a la institución. Como estrategias para optimizar el proceso se
propone:

- Evitar los desplazamientos innecesarios permitiendo que la solicitud pase

directamente a la dependencia que le compete el siguiente paso; como el proceso
se realiza digitalmente, la solicitud puede pasar de la Unidad que requiere a la
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OPCA y luego directamente a la Rectoría y de ahí a Compras para su ejecución,

simplemente copiando a la Unidad que solicita cuando la información se traslade
para que esté enterado del trámite de su solicitud.

- Diseñar un sistema de codificación para que los proceso de verificación sean

más rápidos, es decir, cuando la OPCA confirme que el rubro que se está
solicitando corresponde a lo planteado al plan de trabajo de la unidad y se puede
autorizar, puede otorgarle un código o alguna señal para que cuando pase a
Rectoría no se realice de nuevo este control y pueda pasar a compras en menor
tiempo.

- Proporcionar la información completa desde el primer paso, es decir, la Unidad

que solicita envía a la OPCA el presupuesto incluyendo la forma de ejecución del
mismo para que al llegar a compras no haya demora en la consulta y la respuesta
de esta información y se pueda ejecutar rápidamente.

- Medir el tiempo de respuesta y establecer tiempos máximos de trámite de

solicitudes en cada unidad, así se evitarán demoras e inconvenientes en el
desarrollo del proceso y la ejecución del presupuesto.

5. Propuesta diagrama de procesos y sus ventajas

Ya analizados los factores que afectan el proceso y planteadas las estrategias
de mejora, se presenta un nuevo diagrama de proceso que evidencia dichas
estrategias.

- Acorta el proceso de 12 pasos a 8, omitiendo trayectos innecesarios de la

información, permitiendo así que el trámite se haga ágilmente.

- Simplifica la verificación a través de un sistema de codificación de una

dependencia a otra para evitar demoras.

- Disminuye el tiempo de permanencia de la solicitud en cada dependencia para

concluir el proceso más rápido.

- Se adiciona desde el inicio de la solicitud, la manera cómo se ejecutará el

presupuesto para evitar retrasos con la consulta y respuesta de esta información.
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- Disminuye esfuerzos en la Unidad que solicita, pues evita que esté recibiendo
y enviando información de todas y a todas las dependencias involucradas en cada
paso del proceso.

- Disminuye inconsistencias en la ejecución del presupuesto, en los casos

donde existen reservas aéreas, de alojamiento, pagos en moneda extranjera y
actividades donde el valor depende de factores externos, pues el rango de tiempo
no será tan extenso entre la cotización y solicitud del presupuesto y la ejecución
del mismo.

Operaciones 3
Transportes 3
Inspecciones 2
EJECUCIÓN DE PRESUPUESTOS Esperas 0
Almacenamiento 0
ACTUAL
PROPUESTO
RECURSO DIST. EN TIEMPO EN
N° Operación Transporte Inspección Espera Almacen DESCRIPCIÓN
HUMANO METROS DÍAS
Jefe de Solicitud del Recurso especificando la forma de
1 N/A 0.5
Unidad ejecución
Jefe de
2 N/A 0.5 Remisión a OPCA
Unidad
Director de Análisis de la solicitud, respecto al plan de trabajo
3 N/A 3
OPCA aprobado por la Unidad que solicita
Director de
4 N/A 1 Aprobación de la OPCA
OPCA
Director de Remisión con número de aprobación a la Rectoría
5 N/A 1
OPCA para visto Bueno
6 Rector N/A 2 Visto bueno de Rectoría

7 Rector N/A 1 Remisión con visto bueno a Compras

Jefe de Ejecución del Presupuesto de acuerdo a lo requerido

8 N/A 3
Compras por la Unidad que solicita
TOTAL 4 N/A 12 3 3 2 0 0
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REFERENCIAS

UNIAGUSTINIANA. (2009). Obtenido de

http://www.uniagustiniana.edu.co/index.php/institucion-uniagustiniana