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MANUAL DE PROCEDIMEINTOS

Página 1 de # Cod: XXXX-XXX


Control P&G Consultores.

Revisión: Fecha:

Manual de gestión de la calidad.

Danny Angarita.
Camilo Suarez.
Allison Medina.
John Tavera.

Bogotá 24/09/2018.

Editado Revisado y Aprobado Edición Fecha


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Tabla de Control

Revisió Fecha Descripción de la revisión.


n
24/09/2018 Socialización y presentación del avance del proyecto que incluya los
siguientes ítems: Contexto de la organización: Descripción de la
1 actividad económica, misión, visión, principios, valores, matriz DOFA e
identificación de las partes interesadas. Matriz de requisitos legales en
Seguridad y Salud en el Trabajo para la empresa que realizarán el
proyecto.

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN.


2. REFERENCIAS NORMATIVAS.

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3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.
4.1. Conocimiento de la organización y su contexto
4.2. Compresión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de calidad.
4.4. Sistema de gestión de la calidad y sus procesos
4.4.1. Determinación de procesos
4.4.2. Información de procesos y conservación de información.
5. LIDERAZGO.
5.1. Liderazgo y compromiso.
5.1.1. Generalidades
5.1.2. Enfoque al cliente
5.2. Política
5.2.1. Establecimiento de la política de calidad
5.2.2. Comunicación de la política de calidad
5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización.
6. PLANIFICACIÓN.
6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.1.1. Determinación de riesgos y oportunidades
6.1.2. La organización debe planificar
6.2. Objetivos de calidad
6.3. Planificación de cambios

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS.

  ARTICUL AÑO DE APLICA


O EMISISO SI NO JUSTIFICACIÓN
APLICAB N

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LE.
Ley 9 Articulo 1970 ●   Pautas en materia de
68 salud ocupacional.
Articulo
69
Ley 100 1983 ● Organización del
Articulo 1 sistema de salud,
Articulo seguridad social y
43 riesgos profesionales.
Decreto 919 Articulo 1989 ● Estructuración de
55,56 planes de emergencia.
Articulo
57,58
Decreto 1295 1994 ● Organización y
Articulo 2 funcionamiento del
Articulo sistema general de
59 riesgos profesionales.
Ley 2013 Articulo 1 1986 ● Organización y
Articulo funcionamiento del
19 colapso.
Resolución 2004. 1979 ● Pautas para la ejecución
Articulo y aplicación de la ley 9
29 de 1979.
Articulo
37
Resolución 2852 Articulo 2006 ● Credenciales.
25,27
Articulo
105
Decreto 356y Articulo 1 1994 ● Establecer estatuto para
estatuto de Articulo la prestación por
vigilancia y 104 particulares de
seguridad servicios.
privada.
Resolución 2417. Articulo 2008 ● Poligrafía.
1,2
Articulo 3

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3. Términos y definiciones.

Términos. Definición.
Permite la supervisión y comparación de los resultados
obtenidos contra los resultados esperados originalmente,
Control asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a
cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de
los límites de la estructura organizacional.
Le corresponde dictaminar los estados financieros, y revisar y
evaluar sistemáticamente sus componentes, así como los
Revisoría fiscal elementos que integran el control interno.
Este órgano es establecido por mandato legal para ciertas
empresas, y sus funciones, las cuales pueden asemejarse a
las de un auditor financiero.
Metodología centrada en los objetivos de la organización,
basada en la utilización eficiente de los recursos disponibles,
Auditoria interna en mediante la aplicación de soluciones tecnológicas diseñadas
outsorcing para mejorar la planificación y la ejecución del trabajo.

La auditoría financiera examina a los estados financieros y a


Auditoría financiera través de ellos las operaciones financieras realizadas por el
ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica y
profesional.
Constituye una búsqueda para localizar los problemas
relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría
administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y
Auditoría Administrativa programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones;
sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las
instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla,
en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los
costos.

Es un proceso que permite a una organización evaluar su


eficacia social y su comportamiento ético en relación a sus
objetivos, de manera que pueda mejorar sus resultados
Auditoría Social sociales y solidarios y dar cuenta de ellos a todas las personas
comprometidas por su actividad.
Para que las empresas sean exitosas, los gerentes deben

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escoger y utilizar herramientas gerenciales adaptadas al


entorno, su industria, su empresa, los competidores, sus
Excelencia en rentabilidad productos y las necesidades de sus clientes. El uso de estas
herramientas aumentará las ventas, la rentabilidad y
garantizará la supervivencia de sus compañías en el tiempo.
La productividad es una medida económica que calcula
cuántos bienes y servicios se han producido por cada factor
Productividad utilizado (trabajador, capital, tiempo, costes, etc.) durante un
periodo determinado.
Tiene que ver con la toma de decisiones, con la capacidad de
maniobra de un individuo o una organización para tomar las
decisiones adecuadas para el buen funcionamiento de sus
negocios o actividades, además se puede asociar con el
Productividad gerencial problema del manejo de recursos escasos, los cuales deben
ser utilizados eficientemente con el fin de lograr los objetivos
propuestos.  

Provee el servicio de organización de la contabilidad in situ o


mediante Outsourcing especializado. En las dos modalidades
se realiza el direccionamiento del proceso contable, las
Consultoría Contable y conciliaciones bancarias, la producción y análisis de la
Tributaria información financiera, contable y tributaria correspondiente,
junto con la entrega de reportes a autoridades de supervisión y
control.
Esta consultoría pretende identificar los factores claves de
éxito de la empresa en el proceso de mercadeo y ventas, con
la finalidad de generar valor a los clientes y la empresa. Su
Consultoría en Marketing y ejecución genera una atención más directa y diferenciada de
Ventas los segmentos de mercados que se atienden, el desarrollo de
los productos o servicios y la satisfacción del cliente.

Se trata de un asesoramiento  especializado en  materia de


medioambiente que se realiza a empresas u organizaciones.
Consultoría Ambiental Este puede versar sobre muchas temáticas como puede ser  la
legislación ambiental, implantación de sistemas de gestión
ambiental, tramitación de etiquetas ecológicas, planificación de
Agendas Locales y elaboración de estudios de impacto
ambiental 

Asume el manejo contable de las operaciones dependiendo de


la actividad económica de cada empresa, ofreciendo un

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soporte permanente en el registro de información contable con


Outsourcing Contable y el propósito de reflejar de manera oportuna el movimiento de
Financiero las actividades de la empresa en forma clara, veraz, confiable
y precisa, cumpliendo con las normas legales vigentes
aplicables al ámbito contable y tributario.
son el conjunto de estándares internacionales de contabilidad
promulgados por IASB (International Accounting Standards
Board o La Junta de Normas Internacionales de Contabilidad)
Consultoría en aplicación de que establece los requisitos de reconocimiento, medición,
NIIF presentación información a revelar sobre las transacciones y
hechos económicos que afectan a su empresa y que se
reflejan en los estados financieros.
En relación a los conceptos de producción y productividad de
una empresa, encontramos el término de eficiencia técnica y
de eficiencia económica. La eficiencia técnica se refiere a
Excelencia de Eficiencia procesos de producción en los que se utilicen menos unidades
Económica físicas de factores productivos. Para la eficiencia económica,
sin embargo, el proceso de producción más eficiente es aquel
que cuesta menos en términos monetarios.
El término gestión es utilizado para referirse al conjunto de
acciones, o diligencias que permiten la realización de cualquier
actividad o deseo. Dicho de otra manera, una gestión se
refiere a todos aquellos trámites que se realizan con la
Gestión finalidad de resolver una situación o materializar un proyecto.
En el entorno empresarial o comercial, la gestión es asociada
con la administración de un negocio.
Ofrece una asesoría integral y técnica con el fin de definir las
Asesoría Contable y mejores alternativas de planificación fiscal dados los beneficios
Tributaria e incentivos tributarios establecidos en la ley. 
Mediante la Asesoría Comercial se evalúa, califica, motiva y
Asesoría Comercial y de optimiza al equipo comercial, se plantea situaciones de mejora
Marketing y se ejecuta acciones estratégicas, basadas en indicadores de
gestión para la mejora del mismo, tanto en el clima laboral, así
como en el aumento de los ratios de ventas. De este modo se
logran mejoras en la rentabilidad del negocio, un equipo
comercial más eficiente y mucho más competitivo.
Es la estrategia mediante la cual se organizan las actividades
Gestión Ambiental antrópicas que afectan al medio ambiente, con el fin de lograr
una adecuada calidad de vida, previniendo o mitigando los
problemas ambientales.

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Se define como la contribución activa y voluntaria al


Asesoría en Responsabilidad mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las
Social empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su
situación competitiva, valorativa y su valor. 
Permite que los líderes y colaboradores de las organizaciones
evalúen la situación de la empresa. Así mismo, permite que
analicen alternativas en un lenguaje común, basados en un
Planeación Estratégica conjunto de opiniones y valores compartidos. Para que así
sea, las acciones se deben emprender en un periodo de
tiempo razonable, garantizando que cada actor asuma las
responsabilidades del rol particular.
Busca mantener el equilibrio económico en todos los niveles
Planeación Financiera de la empresa, está presente tanto en el área operativa como
en la estratégica. La estructura operativa se desarrolla en
función de su implicación con la estrategia.
Permite considerar alternativas de ahorro en impuestos
Planeación Tributaria aumentar la rentabilidad de los accionistas; mejorar el flujo de
caja de las compañías, programando con la debida
anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones
tributarias.

4. Contexto de la organización.

4.1 Entendiendo la organización y su contexto.

Control, productividad y gestión consultores es una firma de asesores y


consultores íntegramente preparados para ofrecer servicios con énfasis en la
productividad y gestión. Sus socios y fundadores cuentan con una amplia
experiencia nacional e internacional en diversos sectores de la economía.

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Misión: respaldar con nuestra experiencia e idoneidad el desarrollo integral de


empresarios y organizaciones nacionales e internacionales, mediante la gestión
en el ámbito administrativo, financiero y de control, para que sean sostenibles y
amigables social económica y ambientalmente.
Visión: al cumplir nuestros 2s años de servicio en el 2019, tendremos más
reconocimiento y presencia en el mercado nacional por nuestra experiencia e
idoneidad a través de la red de aliados estratégicos.
En Control P&G entendemos que cada empresa es un entorno diferente y
enfrenta retos particulares que exigen diferentes acciones según sea el caso.
Nuestra metodología se convierte en un real diferenciador ya que no
proponemos un servicio sino un acompañamiento a largo plazo que logre
resultados tangibles en cada una de las prácticas que ofrecemos.
¿Qué ofrecemos?
No solo ejecutamos, proponemos soluciones que promueven la innovación,
sistemas de calidad, optimización en la producción y buenas prácticas que
permite a nuestros clientes adaptarse a los cambios de su entorno económico.

Control. Productividad. Gestión. Gestión.


Nuestras soluciones Nuestros consultores promueven la Somos un socio de negocio
brindan la seguridad y implementación de mejores que lo guía a la excelencia en
confianza que su prácticas de negocio al interior de gestión rentable y
empresa necesita en su empresa. responsabilidad social.
materia financiera y
administrativa.

Razón Social: Control Productividad & Gestión Consultores Auditores SAS Nit.
830.000.250-1.
Dirección: Calle 90 # 11 - 13 piso 5 PBX: 3832101.
Gerente: Carlos Bernardo Tinjaca Ruiz.

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FACTORES FORTALEZAS DEBILIDADES
INTERNOS
1. Estructura organizacional. 1. Programas de seguridad.
2. Gestiones financieras y administrativas 2. Deficiencias en el trato con los clientes.
confiables. 3. Dependencia financiera de créditos
3. Líderes en el mercado bancarios.
4. Procesos enfocados en la acción. 4. Inestabilidad presupuestal
5. Trabajo en equipo 5. Actividades rutinarias netamente
FACTORES 6. Gestión rentable operativas.
EXTERNOS 7. Responsabilidad social 6. Estructura de archivo físico deficiente.
7. Globalización de clientes
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
1. Abrir nuevos 1. Desarrollar convenios con empresas 1. Desarrollar políticas internas que permitan a
segmentos del mercado potenciales. clientes sentirse seguros con la compañía.
para incrementar 2. Desarrollar plan de mercadeo para reforzar 2. Reclutar personal con capacidades de atención
ingresos. la publicidad de la empresa. al cliente y competentes para el mercado.
2. Desarrollar nuevos 3. Elaborar servicios novedosos y de calidad 3. Desarrollar nuevas estrategias de negocio
productos que abarquen para asegurar mercados. enfocadas a mejorar las ventas de la empresa.
un contexto juvenil de 4. Innovación y creación de páginas web y 4. Aprovechar la asociación con socios para hacer
clientes. aplicaciones para mejorar canales de inversión en sistemas.
3. Negociaciones con comunicación con los clientes. 5. Implementación de un nuevo modelo operativo
entidades públicas. 5. Creación de apps para registrar información que mejore los archivos de información y cambie
4. Innovación en y mejorar los procesos de archivos. la rutina de los trabajadores.
procesos. 6. Elaborar un plan estratégico para mejorar 6. Implementar incentivos a los trabajadores que
5. Cambio en procesos de indicadores. cumplan con la meta del mes.
herramientas de apoyo 7. Incentivar a través de remuneraciones y
(software) buscando capacitaciones a todos los miembros de la
proveer información empresa, para mejorar su motivación.
financiera confiable.
6. Manejo de
indicadores.
7. Trabajadores
motivados.
AMENAZAS ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
1. Pérdida de clientes 1. Diseñar un programa de servicio al
2. falta de innovación cliente para mantener su lealtad. 1. Realizar un programa para fidelizar a los
3. Falta de 2. Incluir herramientas tecnológicas que clientes.
globalización de permitan a los trabajadores tener un 2. Reforzar las capacitaciones por parte del
mercados. control de la información. departamento de Recursos Humanos.
4. Poca motivación de 3. Preparar estrategias de mercado para 3. Mejorar las capacidades de venta de los
los empleados. impulsar nuevos clientes. trabajadores.
5. Canales de 4. Iniciar programa de evaluación de 4. Bonos recreacionales para los empleados.
información financiera desempeño para estimular la 5 Aplicación de nuevos canales tecnológicos.
antiguos. permanencia del personal. 6. Incrementar el uso de redes sociales, para
6. Llegada de 5. Capacitaciones de nuevas aumentar clientes.
competencia. herramientas de i+i+i.
7. Perdida del 6. Potencializar las sucursales y abrir
mercado. oficinas de servicio.

4.2 Entendiendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Nombre del cargo: PRESIDENTE


Jefe directo: Junta directiva.
Supervisor directo: Asamblea general de accionistas.
Supervisa a: Gerencia de sucursal y demás gerencias.
Lugar: Oficinas/Oficina Virtual
Jornada: L-V8am-6pm. Sábados 9am-1pm
Salario: $5´000.00 + bonificaciones y comisiones.
Formación Contaduría pública, administración de
académica: Empresas, ingeniería industrial.
Experiencia: 8-10 años.
Experiencia 4 años como director general, cargos administrativos y gerenciales (Mínimo
específica: un año
en la firma).
Objetivo del cargo: Liderar todo el proceso de planeación estratégica, junto con el cumplimiento
de metas para promover el crecimiento organizacional.

1. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones


de las diferentes sucursales y gerencias.
2. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos
anuales.
3. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, directores de
sucursal gerentes y proveedores para mantener el buen funcionamiento
de la empresa.
4. Ejercer un liderazgo dinámico para convertir en acciones concretas los planes
y estrategias determinados.
Descripción de las
5. Comunicar de forma ascendente y descendente los planes de acción, avances
funciones:
y riesgos identificados en la gestión continua de la empresa, y proponer
mecanismos de control y seguimiento.
6. Dirigir, organizar, coordinar y supervisar las actividades presupuestarias,
tributarias y contables de la compañía.
7. Participar en la elaboración de propuestas para canalizar talento humano
y recursos técnicos y financieros.
8. Hacer seguimiento a las relaciones con los clientes, participando
ocasionalmente en proyectos específicos de las sucursales.
9. Atender a las capacitaciones propuestas por la Gerencia de gestión de
talento humano.
10. Las demás inherentes a su cargo y que le sean asignadas.
- Cumplir oportunamente con las responsabilidades asignadas.
- Supervisión y control del personal y procesos periódicamente.
Responsabilidades: - velar por el buen uso de los recursos.

- Manejo de personal.
- Manejo de presupuestos.
Conocimientos - Planeación estratégica.
específicos: - Estructura Organizacional.
- Manejo avanzado de Office
- Habilidad para transmitir el conocimiento para el desarrollo de
Software.
Competencias Conductuales
Competencias. Nivel
1=Bajo, 2=Medio, 3= Alto.
Competencia Definición
Implica un deseo de ayudar o servir a los clientes, de 3
comprender y satisfacer sus necesidades, aun aquéllas no
expresadas. Implica esforzarse por conocer y resolver los
problemas del cliente, tanto del cliente final a quien van dirigidos
los esfuerzos de la empresa como los clientes de los propios
Orientación al clientes y todos aquellos que cooperen en la relación empresa-
cliente. cliente, como el personal ajeno a la organización. No se trata tanto
de una conducta concreta frente a un cliente real como de una
actitud permanente de contar con las necesidades del cliente
para incorporar este conocimiento a la forma específica de
planificar la actividad.
Es la capacidad de expresarse sin dobleces ni engaños, diciendo 2
siempre la verdad y lo que siente. Generar confianza en
Sencillez superiores, supervisados y compañeros de trabajo. La sencillez es
reconocida por otras personas con las que se interactúa, por
ejemplo los proveedores o los clientes. Buscar nuevos y mejores
caminos para hacer las cosas evitando las soluciones
burocráticas.
Es la habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos 3
humanos en una dirección determinada, inspirando valores de
acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese
grupo.
La habilidad para fijar objetivos, el seguimiento de dichos objetivos y
la capacidad de dar feedback, integrando las opiniones de los
otros.
Liderazgo
Establecer claramente directivas, fijar objetivos, prioridades y
comunicarlas. Tener energía y transmitirla a otros. Motivar e inspirar
confianza.
Tener valor para defender o encarnar creencias, ideas y
asociaciones. Manejar el cambio para asegurar competitividad y
efectividad a largo plazo.
Plantear abiertamente los conflictos para optimizar la calidad de
las decisiones y la efectividad de la organización.
Proveer coaching y feedback para el desarrollo de los colaboradores.
Están asociadas a la asimilación de los nuevos y tradicionales 3
medios de comunicación y su aplicación eficaz. Desenvoltura
frente a los medios, en las conferencias de prensa, en las
Habilidades conferencias con sus pares o la comunidad, en la grabación de cd,
mediáticas en las teleconferencias, etc. Buena relación con la prensa,
habilidad de comunicar lo que desea con claridad y sencillez. Se
relaciona con la competencia “modalidad de contacto” pero en un
sentido más específico, porque
hace referencia a los medios.
Firmeza y constancia en la ejecución de los propósitos. Es la 3
predisposición a mantenerse firme y constante en la prosecución de
acciones y emprendimientos de manera estable o continua hasta
Perseverancia lograr el objetivo. No hace referencia al conformismo; al
contrario, alude a la fuerza interior para insistir, repetir una
acción, mantener una conducta tendiente a lograr cualquier
objetivo propuesto, tanto
personal como de la organización.
Competencias Corporativas
Competencia Definición Nivel
Es la capacidad de encaminar todos los actos al logro de lo 3
esperado, actuando con velocidad y sentido de urgencia ante
decisiones importantes necesarias para cumplir o superar a los
Orientación a los competidores, las necesidades del cliente o para mejorar la
resultados organización. Es capaz de administrar los procesos establecidos
para que no interfieran con la
consecución de los resultados esperados. Es la tendencia al logro de

4.3 Establecimiento del alcance del sistema de gestión de la calidad.

El SGC de P&G Consultores aplica a los servicios Control, Productividad y


Gestión, donde se tendrá como objetivos identificar oportunidades de mejora
en el momento justo y con acciones contundentes, ser una Empresa enfocada
a la acción, ser un aliado que toma la iniciativa para que pueda estar tranquilo
en gestiones financieras, contables y administrativas, tener una visión de
trabajo enfocado a reducir riesgos valorar su esfuerzo y guiarlo bajo premisas
de colaboración hacia la solución.

4.4 Sistema de gestión de la calidad.


INFORMACION CONFIDENCAIL.

5. Liderazgo.
5.1 Liderazgo y compromiso
5.2 Política
5.3 Roles, responsabilidad y autoridad.

6. Planificación.
6.1 acciones para abordar los riesgos
6.2 Objetivos de calidad y planificación
6.3 Planificación y control de cambios

7. Soporte.
7.1 Recursos
7.2 Competencias
7.3 Concienciación
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada

8. Operaciones
8.1 Planeación y control operacional
8.2 Interacción con los clientes y otras partes interesadas
8.3 Preparación operacional
8.4 Control de procesos
8.5 Diseño y desarrollo
8.6 Ejecución/ implementación

9. Evaluación de desempeño.
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
9.2 Auditorías internas
9.3 Revisión por dirección

10. Mejora.
10.1 No conformidades y acciones correctivas
10.2 Mejora continua

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