Las empresas de organización de eventos que sean contratadas deben ser informadas acerca de todos los factores que

influyen en el evento; las razones por la cual se realiza, la cantidad de invitados que tendrá, el lugar en donde se llevará
a cabo, y precisamente es aquí en donde se debe hacer mayor hincapié. Esto se debe a que las empresas de
organización de eventos tienen la obligación por ley, de asegurarse que el establecimiento en donde se desarrolle el
evento se encuentre en condiciones óptimas en cuanto a la infraestructura y a la arquitectura del mismo. Esto se debe a
que lamentablemente se han ocurrido muchos accidentes debido a que muchos salones de celebración no se
encontraban en condiciones, y las respectivas empresas que se encargaron de las organizaciones de los eventos no se
ocuparon de revisar el salón.

 Elaboración e implementación de los planes de emergencia y contingencia

 Debe identificar las necesidades básicas del cliente contratante mediante una investigación donde mínimo se
debe tener en cuenta
 tipo de evento dimensión duración y metodología del trabajo
 objetivos del evento
 perfil del cliente fecha de realización del evento
 Sede del evento: ciudad y localización