Crear y usar formularios

Un formulario es un objeto que se utiliza para escribir, modificar o mostrar los datos de
una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los
datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar.

¿Por qué usar formularios?

En la vida real, un formulario es un papel que se completa para obtener y almacenar

información, con el fin de llevar un registro de información específica. Los formularios
de Access funcionan más o menos de la misma manera. Un formulario de Access le
permite ingresar información, conocer exactamente qué tipo de información va a
ingresar, y mostrar en tiempo real cómo lucirá la misma.

El dueño de una base de datos deseará controlar los niveles de acceso a los datos, que
otro usuario pueda tener, porque entre menos personas manipulen los datos, menos
cambios les serán realizados. Los formularios son una manera más que tienen los
dueños de las bases de datos para poner un límite de acción de otros usuarios.
Las propiedades de los formularios se configurar de tal manera que los usuarios solo
puedan ingresar datos o ver los registros.

Pasos para crear un formulario

1. Abra la base de datos Tarea Access-su-nombre y haga doble clic en la tabla

Consulta General para abrirla. Haga clic en vista de diseño para modificar la
consulta. Vamos a borrar el criterio para que en la consulta aparezcan todos los
empleados de la base de datos. y haga clic en Guardar. Y vuelva a la vista de
hoja de datos.

2. Le recomiendo que antes de crear el formulario abra la tabla Consulta general

y haga clic en Vistas de diseño para modificar un dato en esa tabla. Deberá
 borrar el Criterio del campo Cargo. Con la intención de que en la consulta
general se le muestren todos los datos de la tabla empleados y no solo los de
cargo Operario como lo hicimos en la unidad anterior. A continuación se le
muestra una imagen.

3. Haga clic en la ficha Crear de la barra de menú y haga clic en Formulario.

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4. Cierre la tabla Consulta general, haciendo clic derecho sobre el nombre de la

tabla y clic en Cerrar. Asegurarse de cerrar la primera tabla pues por defecto
 Access creo otra tabla también Consulta general pero ese es el formulario. La
que debe cerrar es la primera tabla.

5. Guarde esta tabla con el nombre Formulario

6. Si usted observa los campos que se muestran en el formulario son los de la tabla
Consulta General. Elija la Vista de diseño para editar el formulario.
7. Edite los campos del formulario, en la ficha de Diseño encontrara la opción
Insertar Imagen para cambiar la imagen y los tipos, tamaños y colores de fuente
las puede enditar en la ficha de Inicio.

8. Agregaremos controles al formulario, controles que nos permitirán navegar por

el formulario de una manera más rápida y eficiente y lo haremos de la siguiente
 forma. Haremos clic en la ficha Diseño y luego clic en Utilizar asistente para
formulario.

9. Al tener activada esta opción solo debemos hacer clic en la ficha Diseño y luego
en la opción Botón y luego hacer clic en la parte de abajo del formulario y se
abrirá una nueva ventana de asistente botones de comando.

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10. Ahora crearemos los botones de comandos para navegar por los registros de la
base de datos. haremos clic en Navegación de registros y luego clic en Ir al
primer registro y clic en siguiente.

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11. Ahora debe elegir un texto o una imagen para su control de comando, en la parte
superior puede cambiarle el nombre o agregar una imagen de la galería o de su
directorio. Y luego haga clic en Siguiente.

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12. Ahora debe hacer clic en Finalizar. Le recomiendo NO cambiar el nombre del
comando para evitar conflictos futuros.

13. Automáticamente aparecerá ya el botón creado en la parte inferior del formulario.

Ahora debe repetir los mismos pasos para crear otros botones que contiene las
siguientes acciones

 Ir al registro anterior
 Ir al registro siguiente
 Ir al último registro

14. También debe crear otros botones para operar los registros de su formulario.
Repita los pasos, pero en la categoría debe elegir la opción Operación con
Registros y las acciones que debe elegir son las siguientes:

 Agregar nuevo registro

 Guardar registro

Modifique el tamaño, colores y fuentes de todos los objetos del formulario. Guarde
cambios y haga clic en la Vista de Formulario para visualizar el formulario. Le
recomiendo utilice los botones que creó para asegurarse que funcionan correctamente.