CODIGO GUD SAS – GD – 01

VERSION 01
FECHA 01 – 01 – 2020

ACTA

Acta de Avance de proyecto formativo. FECHA DEL ACTA

ACTA Nº 1 DIA MES AÑO

EMPRESAS PUBLICAS DE LA CEJA (EEPP) 13 3 2020

LUGAR :

PROYECTO TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL.

TIPO DE
Ordinaria: X Extraordinaria: Virtual: Presencial X
REUNIÓN:

ASISTENTES/ PARTICIPANTES
TELEFONO
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA
FIJO/CELULAR

Liliana Encargada del archivo EEPP

Sandra Aránzazu Instructora Líder SENA 3007740957

Juan Felipe Posada Aprendiz 3012739735
Susana Lopez Ledesma Aprendiz 3134682183
Ximena Hernandez Aprendiz 3005777435
TOTAL PERSONAS: 5

AGENDA

TRATADO
TEMAS A TRATAR
SI NO

1 Visita para solicitud de trabajo de proyecto formativo dentro de la empresa X

pública de la ceja. (Enero 2020).

2 Reunión en las Empresas Publicas de la ceja con la Instructora Sandra X

Aránzazu. (Martes 10/03/2020).
3 Día laboral dentro de la empresa pública de la ceja. (EEPP). X

4 Actividades a realizar como proyecto productivo dentro de la empresa pública X

de la ceja. (EEPP).
5 Avance en primera actividad de organización de archivo. X
DESARROLLO

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1. Visita para solicitud de trabajo de proyecto formativo dentro de la empresa

pública de la ceja:
Se realizó visita a la empresa públicas de la ceja para solicitar la posibilidad de realizar el
trabajo de proyecto formativo dentro de las instalaciones de dicha empresa; quienes nos
manifestaron estar interesados en el tema, y que deberíamos realizar una solicitud formal
del alcance del proyecto; y fue donde solicitamos una reunión con nuestra instructora
Sandra Aránzazu, para acordar por menores del trabajo.
Este primer acercamiento tubo fecha en el mes de enero de 2020.

2. Reunión en las Empresas Publicas de la ceja con la Instructora Sandra

Aránzazu. (Martes 25/02/2020):
Se adelantó la reunión dentro de la instalaciones de la empresa pública de la ceja, en la sala
de juntas con las señoras Mariela y Liliana (Por parte EEPP), y por la otra parte la
instructora Sandra Aránzazu, los aprendices: Susana López, Ximena Hernández y Juan
Felipe Posada (Por parte SENA); donde se logró dimensionar el real alcance del proyecto
formativo y las actividades que en razón a nuestro conocimiento y avance dentro del
tecnólogo se pueden avanzar.

3. Día laboral dentro de la empresa pública de la ceja.(EEPP):

Se determinó que el día laboral para realizar los trabajos dentro de la empresa pública de la
ceja seria los viernes a partir de las 2:30 pm; se acordó que siempre trabajaría el grupo
colaborativo en conjunto y que los avances y metas del mismo se realizarían en
coordinación con la Instructora Sandra Aránzazu.

4. Avance en primera actividad de organización de archivo:

Se realizó el diagnóstico del área de archivo de la empresa pública de la ceja y se

determinaron las siguientes posibles actividades:

 Actividad 1= Transferencia Documental.

Descripción actividad: Realizar la organización de la trasferencia documental del área

de atención al usuario hacia el archivo centralizado de la entidad, ingresar cada
unidad documental en el formato de trasferencia y realizarla.

Oficina = Atención al usuario.

Metros lineales aproximados = 5 mtl.

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 Actividad 2= Organización de la Transferencia documental.

Descripción actividad: Organizar las transferencias documentales en razón a los

procesos archivísticos de Organización cronológica e inserta en el inventario
documental del archivo centralizado de la EEPP de la ceja.

Oficina = Archivo Central (Dependencia Plantas, compras y bienes, laboratorio,

contabilidad)

Metros lineales aproximados = 5 mtl.

 Actividad 3 = Foliación e ingreso al FUID.

Descripción actividad: Realizar la foliación de las carpetas trasferidas por las áreas e
insertar esta información dentro del FUID del archivo centralizado de la empresa
pública de la ceja.

Oficina = Archivo Central (Dependencia Plantas, compras y bienes, laboratorio,

contabilidad)

Metros lineales aproximados = 4 mtl.

 Actividad 4 = Eliminación Documental.

Descripción actividad: Cotejar la información física contra la digital; y realizar la

eliminación digital de la información para así poder realizar la destrucción física de los
documentos una vez que esta información ha perdido todo su valor administrativo,
fiscal, entro otros y por las Tablas de Retención Documental de la empresa pública
de la ceja, se puede realizar dicho proceso a la información.

Oficina = Archivo Central (Dependencia Plantas, compras y bienes, laboratorio,

contabilidad)

Metros lineales aproximados = 12 mtl.

5. Avance en primera actividad de organización de archivo:

Se dio inicio a la actividad 2; sobre organización de las transferencias y dimos inicio a la

trasferencia por parte de laboratorio logrando organizar 6 carpetas de aproximadamente 400
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folios correspondiente a dos meses de trabajo. Es decir dentro de una carpeta se ubican
dos meses.

PROPOSICIONES / ACUERDOS

 Realizar los trabajos el día viernes a partir de las 2:30 pm.

 Realizar otra visita con la Instructora Sandra Aránzazu, para dimensionar las
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actividades del proyecto formativo y saber si estamos en el margen adecuado o
debemos aumentar la meta.

Hora de Inicio: 5:00 PM Hora de Finalización: 8:45 PM

En aceptación de la presente acta se firma por parte de los integrantes:
ASISTENTES/ PARTICIPANTES
TELEFONO
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA
FIJO/CELULAR

Liliana Encargada del archivo EEPP

Sandra Aránzazu Instructora Líder SENA 3007740957

Juan Felipe Posada Aprendiz 3012739735
Susana Lopez Ledesma Aprendiz 3134682183
Ximena Hernandez Aprendiz 3005777435
TOTAL PERSONAS: 5