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OBJETIVO GENERAL

Al término del curso, el participante aplicará las herramientas básicas del programa Excel
2013 para automatizar el cálculo, la obtención de gráficos e iniciar la aplicación de
fórmulas en la presentación de información.

CONTENIDO TEMÁTICO

1. EL ENTORNO DE TRABAJO

2. MANEJO DE DATOS

3. FORMATO DE DATOS Y CONTENIDOS

4. CREACIÓN Y MANIPULACIÓN DE FÓRMULAS


INTRODUCCIÓN

CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA (TERMINOLOGÍA Y CONCEPTOS).

Microsoft Excel 2013 es una hoja de cálculo desarrollada y distribuida por Microsoft y es
parte de la suite Microsoft Office 2013, la cual incluyen en su versión básica los
programas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote.

Si ya conoce alguno de estos programas le resultará más fácil utilizar Excel, puesto que
muchos íconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Como mencionamos anteriormente, Excel es una hoja de cálculo, ¿pero qué es una hoja
de cálculo? Pues es simplemente un programa que es capaz de trabajar con números
de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de
la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
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Resumiendo, una hoja de cálculo es un programa donde se combinan diferentes textos,


valores numéricos y fórmulas que relacionan los valores, la hoja de cálculo se encarga de
calcular todos los resultados de las fórmulas. Si se realiza algún cambio en los datos, se
recalculan las fórmulas para mostrar los resultados actualizados. Este tipo de trabajo es
muy habitual en muchos terrenos: finanzas, estadística, deportes, etc., por lo que estos
programas son ampliamente utilizados.

Por ejemplo, para sumar una serie de números solo se tienen que introducir en cada
celda, uno debajo del otro y para realizar la suma se debe seleccionar la celda en donde
irá el resultado e indicarle a Excel que realice la suma de las celdas que se tienen encima.
La diferencia de realizar esto con una calculadora es que en Excel podemos visualizar la
serie de números y verificar que sean correctos y si existe algún error se corrige y Excel
recalcula la operación de forma automática mientras que en la calculadora no es posible
realizar esto.

Celdas, filas y columnas


La información de una hoja de cálculo se introduce en las celdas. Las columnas de celdas
se nombran con letras de izquierda a derecha. Las filas de celdas se numeran de arriba
hacia abajo.

Las celdas también reciben nombres; ya que cada celda queda determinada por la
columna y la fila a la que pertenece, el nombre de una celda es el nombre de su columna
seguido por el número de su fila. Por ejemplo, la celda que pertenece a la columna E y a
la fila 21 se llama E21.

LO NUEVO EN MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013

Microsoft Excel 2013 a diferencia de sus antecesores como Excel 2000, Excel 2002, Excel
2003 cambió la interfaz del usuario al orientarla a los resultados y facilitarle el trabajo a los
usuarios, por lo que si conoces alguna de las versiones anteriores al principio quizás
sientas difícil el cambio, pero con muy poca práctica te darás cuenta de que la nueva
interfaz es por mucho mejor ya que facilita el trabajo, así como comandos y funciones que
solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles
de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos
y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías
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desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información


descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la
opción adecuada.

Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de


usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que
resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente.

Más filas y columnas y otros límites nuevos


Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Office Excel
2013 admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo.
Específicamente, la cuadrícula de Office Excel 2013 tiene 1.048.576 filas por 16.384
columnas, lo que ofrece un 1.500% más de filas y un 6.300% más de columnas
comparadas con las que había en versiones anteriores de Microsoft Office Excel. Para su
información, ahora las columnas acaban en XFD en vez de acabar en IV.

En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un número ilimitado en el mismo
libro y el número de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la
memoria disponible. Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la
administración de memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office
Excel 2013. Además, experimentará cálculos más rápidos en hojas de cálculo grandes y
con muchas fórmulas porque Office Excel 2013 admite procesadores dobles y conjuntos
de chips multiproceso.

Office Excel 2013 admite asimismo hasta 16 millones de colores.

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TEMAS DE OFFICE Y ESTILOS DE EXCEL

En Office Excel 2013, puede dar formato rápidamente a los datos de la hoja de cálculo
aplicando un tema y utilizando un estilo concreto. Los temas se pueden compartir con
otros programas de versión Office 2013, como Microsoft Office Word y Microsoft Office
PowerPoint, mientras los estilos están diseñados para cambiar el formato de elementos
específicos de Excel, como tablas, gráficos, tablas dinámicas, formas o diagramas de
Excel.

Aplicar un tema
Un tema es un conjunto de colores, fuentes, líneas y efectos de relleno predefinido que se
pueden aplicar a todo el libro o a elementos concretos, por ejemplo, gráficos o tablas. Los
temas ayudan a crear documentos con un aspecto profesional. Puede ser que su
compañía le proporcione un tema que pueda utilizar, o puede elegir entre los temas
predefinidos que hay disponibles en Excel. También resulta fácil crear un tema propio con
un aspecto uniforme y profesional que pueda aplicarse a los libros de Excel y a otros
documentos de versión Office 2013. Al crear un tema, podrá cambiar de manera individual
el color, la fuente y los efectos de relleno, con el fin de poder realizar cambios en alguna
de estas opciones o en todas.

Utilizar estilos
Un estilo es un formato basado en un tema predefinido que se puede aplicar para cambiar
el aspecto de tablas, gráficos, tablas dinámicas, formas o diagramas de Excel. Puede
personalizar un estilo si los estilos predefinidos integrados no satisfacen sus necesidades.
Para los gráficos puede elegir entre muchas formas predefinidas, pero no puede crear
estilos de gráficos propios. Como en versiones anteriores a Excel 2013, los estilos de
celda se utilizan para dar formato a celdas seleccionadas, pero ahora puede aplicar
rápidamente un estilo predefinido. La mayoría de los estilos de celda no se basan en el
tema que se aplica al libro y puede crear fácilmente un estilo propio.

Formato condicional enriquecido


En la versión de Office 2013, se puede utilizar el formato condicional para comentar
visualmente los datos con fines analíticos y de presentación. Para encontrar fácilmente
excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos, puede implementar y
administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un formato visual
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enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y conjuntos de iconos a los


datos que cumplan dichas reglas. Los formatos condicionales son asimismo fáciles de
aplicar; basta con hacer varias veces clic para ver las relaciones de los datos que puede
utilizar para fines de análisis.

FÁCIL ESCRITURA DE FÓRMULAS

Las siguientes mejoras facilitan en gran medida la escritura de fórmulas en Office Excel
2013.

Barra de fórmulas redimensionables


La barra de fórmulas cambia de tamaño automáticamente para acomodar fórmulas largas
y complejas, lo que evita que las fórmulas cubran otros datos del libro. También puede
escribir fórmulas más largas con más niveles de anidamiento con respecto a versiones
anteriores de Excel.

Función Autocompletar
Con la función Autocompletar puede escribir rápidamente la sintaxis correcta de las
fórmulas. Desde la detección fácil de las funciones que desea utilizar hasta obtener ayuda
para completar los argumentos de la fórmula, podrá obtener las fórmulas correctas tanto
la primera vez como las demás veces.

Referencias estructuradas
Además de las referencias de celda como A1 y F1, Office Excel 2013 proporciona
referencias estructuradas que hacen referencia a rangos con nombre y tablas en una
fórmula.

Acceso fácil a rangos con nombre


Mediante el uso del administrador de nombres de Office Excel 2013, podrá organizar,
actualizar y administrar varios rangos con nombre en una ubicación central, lo que
ayudará a los usuarios que necesiten trabajar con su hoja de cálculo a interpretar sus
fórmulas y datos.

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Nuevas fórmulas OLAP y funciones de cubo


Cuando trabaje con bases de datos multidimensionales (como SQL Server Analysis
Services) en Office Excel 2013, puede utilizar fórmulas OLAP para generar informes de
enlaces de datos OLAP complejos y de forma libre. Las nuevas funciones de cubo se
utilizan para extraer datos OLAP (conjuntos y valores) de Analysis Services y mostrarlos
en una celda. Las fórmulas OLAP se pueden generar cuando se convierten fórmulas de
tabla dinámica en fórmulas de celda o cuando se utiliza Autocompletar en argumentos de
funciones de cubo al escribir fórmulas.

Ordenación y filtrado mejorados


En Office Excel 2013, puede organizar rápidamente los datos de la hoja de cálculo para
buscar las respuestas que necesita utilizando las mejoras en el filtrado y la ordenación.
Por ejemplo, ahora puede ordenar los datos por color y por más de 3 niveles (hasta un
máximo de 64). También puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar más de
1000 elementos en la lista desplegable Autofiltro, seleccionar varios elementos para
filtrarlos y filtrar datos en tablas dinámicas.

MEJORAS DE TABLA DE EXCEL


En Office Excel 2013, puede utilizar la nueva interfaz de usuario para crear, aplicar
formato y expandir rápidamente una tabla de Excel (que en Excel en versiones anteriores
se denominaba lista de Excel) con el fin de organizar los datos de la hoja de cálculo para
que sea más fácil trabajar en ella. La funcionalidad nueva o mejorada de las tablas incluye
las siguientes funciones:

Filas de encabezado de tabla


Las filas de encabezado de tabla se pueden activar y desactivar. Cuando se muestran los
encabezados de la tabla, éstos permanecen visibles con los datos de las columnas de la
tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de cálculo al desplazarse por una tabla
larga.

Columnas calculadas
Este tipo de columnas utiliza una sola fórmula ajustada a cada fila. La columna se amplía
automáticamente para incluir filas adicionales para que la fórmula se extienda
inmediatamente a dichas filas. Lo único que se debe hacer es especificar la fórmula una
vez: no es necesario utilizar los comandos Rellenar ni Copiar.
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Autofiltrado automático
Autofiltro está activado de manera predeterminada en una tabla para habilitar la
ordenación y el filtrado eficaz de los datos de la tabla.

Referencias estructuradas
Este tipo de referencia le permite utilizar nombres de encabezado de columnas de tablas
en fórmulas en lugar de referencias de celda como A1 o F1.

Filas de totales
Ahora puede utilizar fórmulas personalizadas y entradas de texto en las filas de totales.

Estilos de tabla
Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rápidamente a las tablas un formato
profesional y con la calidad de un diseñador. Si se habilita un estilo de filas alternas en
una tabla, Excel mantendrá la regla de alternar estilos mediante acciones que habrían
interrumpido este diseño tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar
manualmente filas y columnas.

NUEVO ASPECTO DE LOS GRÁFICOS

En Office Excel 2013, puede utilizar las nuevas herramientas gráficas para crear
fácilmente gráficos de aspecto profesional que comuniquen información eficazmente. En
función del tema que aplique al libro, el nuevo y actualizado aspecto de los gráficos
incluye efectos especiales como 3D, transparencia y sombras suaves. La nueva interfaz
de usuario facilita la exploración de los tipos de gráfico disponibles de manera que pueda
crear el gráfico adecuado para los datos. Se proporcionan numerosos estilos y diseños de
gráficos predefinidos para que pueda aplicar rápidamente un formato atractivo e incluir los
detalles que desea en el gráfico.

Selectores de elementos de gráfico visual


Además de los diseños y los formatos rápidos, ahora puede usar la nueva interfaz de
usuario para cambiar todos y cada uno de los elementos del gráfico para presentar los
gráficos de la mejor manera. Con sólo hacer clic algunas veces, puede agregar o quitar
títulos, leyendas, líneas de tendencia y otros elementos del gráfico.

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Un aspecto moderno con OfficeArt


Debido a que los gráficos de Office Excel 2013 están dibujados con OfficeArt, casi
cualquier cosa que pueda hacer a una forma de OfficeArt podrá hacérsela al gráfico y a
sus elementos. Por ejemplo, puede agregar una sombra suave o un efecto biselado para
resaltar los elementos o utilizar transparencias para hacer que los elementos que están
parcialmente tapados en el diseño del gráfico estén visibles. También puede utilizar
efectos 3D realistas.

Líneas y fuentes claras


Las líneas de los gráficos aparecen menos dentadas y se utilizan las fuentes ClearType
para mejorar la legibilidad del texto.

Más colores que nunca


Puede elegir fácilmente entre los colores del tema predefinidos y variar la intensidad de su
color. Para obtener más control, también puede agregar sus propios colores eligiendo
entre 16 millones de colores en el cuadro de diálogo Colores.

Plantillas de gráfico
Guardar sus gráficos favoritos como plantilla de gráfico es todavía más fácil gracias a la
nueva interfaz de usuario.

GRÁFICOS COMPARTIDOS

Utilizar gráficos de Excel en otros programas


En versión Office 2013, los gráficos se comparten entre Excel, Word y PowerPoint. En vez
de utilizar las funciones de gráficos que proporciona Microsoft Graph, Word y PowerPoint
incorporan ahora las eficaces funciones de gráficos de Excel. Debido a que una hoja de
cálculo de Excel se utiliza como la hoja de datos del gráfico para gráficos de Word y de
PowerPoint, los gráficos compartidos ofrecen la riqueza de funcionalidad de Excel,
incluidos el uso de fórmulas, el filtrado, la ordenación y la capacidad de vincular un gráfico
a orígenes de datos externos, como Microsoft SQL Server y Analysis Services (OLAP),
para mantener la información actualizada en el gráfico. La hoja de cálculo de Excel que
contiene los datos de su gráfico se puede almacenar en un documento de Word, en una
presentación de PowerPoint, o en un archivo independiente para reducir el tamaño de los
documentos.
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Copiar gráficos en otros programas


Los gráficos se pueden copiar y pegar fácilmente entre documentos o de un programa a
otro. Cuando se copia un gráfico desde Excel a Word o PowerPoint, éste cambia
automáticamente para coincidir con el documento de Word o la presentación de
PowerPoint, aunque también se puede conservar el formato de gráfico de Excel. Los
datos de la hoja de cálculo de Excel se pueden incrustar en el documento de Word o en la
presentación de PowerPoint, aunque también los puede dejar en el archivo de origen de
Excel.

Animar gráficos en PowerPoint


En PowerPoint, puede utilizar la animación para destacar los datos de un gráfico basado
en Excel. Puede animar todo el gráfico o la entrada de leyenda y los rótulos del eje. En un
gráfico de columnas, puede incluso animar columnas individuales para ilustrar mejor un
punto específico. Las características de animación son más fáciles de encontrar y ofrecen
muchas más posibilidades de control. Por ejemplo, puede efectuar cambios en pasos
específicos de animación y utilizar más efectos de animación.

TABLAS DINÁMICAS FÁCILES DE USAR

En Office Excel 2013, utilizar tablas dinámicas es mucho más fácil que en versiones
anteriores de Excel. Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinámica, la información
que desea ver sobre sus datos está a su disposición con sólo hacer clic unas cuantas
veces; ya no tiene que arrastrar datos hasta zonas de colocación que no son siempre un
destino fácil. En vez de eso, simplemente puede seleccionar los campos que desea ver en
una nueva lista de campos de la tabla dinámica. Y después de crear una tabla dinámica,
puede aprovechar muchas otras funciones nuevas o mejoradas para resumir, analizar y
dar formato a los datos de la tabla dinámica.

Utilizar Deshacer en tablas dinámicas


Ahora puede deshacer la mayoría de las acciones que utiliza para crear o reorganizar una
tabla dinámica.

Indicadores de más o menos detalles


Estos indicadores se utilizan para indicar si se pueden expandir o contraer partes de la
tabla dinámica para ver más o menos información.
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Ordenar y filtrar
Ordenar es ahora tan fácil como seleccionar un elemento en la columna que desea
ordenar y utilizar los botones de ordenación. Puede filtrar los datos utilizando filtros de
tabla dinámica como Mayor que, Igual a o Contiene.

Formato condicional
Puede aplicar formato condicional a una tabla dinámica de Office Excel 2013 por celdas o
por intersección de celdas.

Estilo y diseño de tablas dinámicas


Del mismo modo que se hace con las tablas y los gráficos de Excel, puede aplicar
rápidamente un estilo predefinido o personalizado a una tabla dinámica. Además, cambiar
el diseño de una tabla dinámica resulta también mucho más sencillo con la nueva interfaz
de usuario.

Gráficos dinámicos
Igual que las tablas dinámicas, los gráficos dinámicos son más fáciles de crear en la
nueva interfaz de usuario. Todas las mejoras de filtrado también están disponibles para
los gráficos dinámicos. Cuando cree un gráfico dinámico, tendrá a su disposición
herramientas y menús contextuales específicos para que pueda analizar los datos del
gráfico. También puede cambiar el diseño, el estilo y el formato del gráfico o sus
elementos de la misma manera que lo haría en un gráfico normal. En Office Excel 2013, el
formato de gráfico que aplique se conserva cuando se realizan cambios en el gráfico
dinámico, lo que supone una mejora sobre la forma en que funcionaba en versiones
anteriores de Excel.

Conexiones rápidas a datos externos


En Office Excel 2013, ya no necesita saber los nombres de servidor o de base de datos
de los orígenes de datos corporativos. En su lugar, puede utilizar el inicio rápido para
seleccionar de una lista de orígenes de datos que el administrador o el experto del grupo
de trabajo haya puesto a su disposición. Un administrador de conexiones de Excel le
permite ver todas las conexiones de un libro y facilita la tarea de volver a utilizar una
conexión o de sustituir una conexión por otra.

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NUEVOS FORMATOS DE ARCHIVO

Formato de archivo basado en XML


En 2013 Microsoft Office system, Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para
Word, Excel y PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de Microsoft Office.
Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integración con orígenes de datos externos a
la vez que reducen los tamaños de archivo y mejoran la recuperación de datos. En Office
Excel 2013, el formato predeterminado de un libro de Excel es el formato de archivo
basado en XML de Office Excel 2013 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles
son el formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2013
(.xlsm), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel 2013 (.xltx) y el
formato de archivo habilitado para macros para una plantilla de Excel de Office Excel
2013 (.xltm).

Formato de archivo binario de Office Excel 2013


Además de los nuevos formatos de archivo basados en XML, Office Excel 2013 incluye
también una versión binaria del formato de archivo comprimido segmentado para libros
grandes o complejos. Este formato de archivo, el formato de archivo binario (o BIFF12) de
Office Excel 2013 (.xls), se puede utilizar para obtener un rendimiento óptimo así como
compatibilidad con versiones anteriores.

Compatibilidad con versiones anteriores de Excel


Puede comprobar un libro de Office Excel 2013 para ver si contiene funciones o formatos
que no son compatibles con una versión anterior de Excel y poder llevar a cabo los
cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con versiones anteriores. En
versiones anteriores de Excel, puede instalar actualizaciones y convertidores que le
ayudarán a abrir un libro de Office Excel 2013 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo
de nuevo en Office Excel 2013 sin perder ninguna funcionalidad o función específicas de
Office Excel 2013.

Vista Diseño de página


Además de las vistas Normal y Saltos de página, Office Excel 2013 proporciona una vista
Diseño de página. Puede utilizar esta vista para crear una hoja de cálculo mientras
observa el aspecto que tendrá cuando se imprima. En esta vista puede trabajar con la
configuración de encabezados de página, pies de página y márgenes directamente en la
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hoja de cálculo, además de colocar objetos como gráficos o formas exactamente en el


lugar que desea. También puede obtener acceso a todas las opciones de configuración
de página en la ficha Diseño de página de la nueva interfaz de usuario para poder
especificar rápidamente opciones como la orientación de página. Es muy fácil ver lo que
se imprimirá en cada página y así evitará tener que realizar varios intentos de impresión y
obtener copias impresas con los datos truncados.

Guardar en formatos PDF y XPS


Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2013 Microsoft Office system
únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea
Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

NUEVAS FORMAS DE COMPARTIR EL TRABAJO

Utilizar Excel Services para compartir el trabajo.


Si tiene acceso a Excel Services, puede utilizarlo para compartir los datos de la hoja de
cálculo de Office Excel 2013 con otras personas, por ejemplo, con ejecutivos o con otros
usuarios interesados de su organización. En Office Excel 2013, puede guardar un libro en
Excel Services y especificar los datos de la hoja de cálculo que desea que vean otros
usuarios. En un explorador (explorador: software que interpreta archivos HTML, les da
formato de páginas Web y los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet
Explorer, puede seguir hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o
vídeo que estén incrustados en páginas Web.), estos usuarios pueden utilizar Microsoft
Office Excel Web Access para ver, analizar, imprimir y extraer estos datos de la hoja de
cálculo.

También pueden crear una instantánea estática de los datos a intervalos regulares o a
petición. Office Excel Web Access facilita la realización de actividades, como desplazarse,
filtrar, ordenar, ver gráficos y utilizar los detalles en las tablas dinámicas.

También puede conectar el elemento Web de nombre Excel Web Access a otros
elementos Web para mostrar datos de formas alternativas. Además, con los permisos
adecuados, los usuarios de Excel Web Access pueden abrir libros en Office Excel 2013
con el fin de poder aprovechar al máximo las ventajas de Excel para analizar y trabajar
con los datos en sus propios equipos si tienen instalado Excel.
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Utilizar este método para compartir su trabajo garantiza que otras personas tengan
acceso a una versión de los datos en una ubicación, que puede mantener a día con los
detalles más recientes. Si necesita que otras personas, por ejemplo, miembros del equipo,
le suministren comentarios e información actualizada, es posible que desee compartir un
libro de la misma manera que se hacía en versiones anteriores de Excel con el fin de
recopilar la información que necesita antes de guardarlo en Excel Services. Utilizar el
servidor de administración de documentos Excel Services se puede integrar con el
servidor de administración de documentos para crear un proceso de validación en los
nuevos informes y acciones de flujo de trabajo de cálculo del libro de Excel, como una
notificación basada en celda o un proceso de flujo de trabajo basado en un cálculo de
Excel complejo. Puede utilizar el servidor de administración de documentos para
programar cálculos nocturnos de un modelo de libro complejo.

Acceso rápido a más plantillas


En Office Excel 2013, puede basar un libro nuevo en una amplia gama de plantillas que
se instalan con Excel, o puede obtener acceso al sitio Web de Microsoft Office Online y
descargar plantillas desde el mismo.

Para usar Microsoft Office Basic 2013, necesitará:


REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

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INICIO Y FIN DE SESIÓN

Vamos a ver las formas básicas de iniciar Excel 2013.


• La forma de activarlo dependerá del versión de Windows que se tenga, en particular
desde la versión 8 en adelante la pantalla permite ubicar el símbolo que activa el
programa de Excel, de otra forma también dentro de la pantalla de inicio del Sistema
Operativo Windows se puede tener el símbolo que activa Excel.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la


pantalla en versiones de Windows anteriores a la 8. Coloca el cursor y haz clic sobre el
botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en la computadora; colocar el
puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y hacer clic sobre
Microsoft Excel, y se iniciará el programa Desde la barra de tareas situada,
normalmente, en la parte baja del monitor en versiones de Windows 8 y posteriores.
Coloca el cursor y haz clic sobre la carpeta con el símbolo de Microsoft Excel, y se
iniciará el programa.

En ese momento aparecerá la página de inicio, la cual permite al usuario visualizar los
diferentes libros que se tienen disponibles para trabajar con el programa de Excel.

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Vamos a ver las formas básicas de cerrar Excel 2013.


• Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.
• También se puede pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de
teclas se cerrará la ventana que se tenga activa en ese momento.

• Hacer clic sobre , en el menú que aparece elegir la opción Cerrar.

• También se puede hacer clic en el ícono , que aparece en el ángulo superior


izquierdo de la hoja de cálculo de Excel.

Es importante considerar que si el libro que se está trabajando ni ha sido guardado,


entonces el programa preguntará al usuario que si se guarda el libro activo antes de salir.

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1. EL ENTORNO DE TRABAJO

DESCRIPCIÓN DE LA NUEVA INTERFAZ

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuación en la
figura 1, donde el usuario podrá observar los diferentes archivos que se tengan en Excel,
así como la opción de generar una nueva hoja de cálculo, ya seleccionada la opción, en
éste caso una nueva hoja de cálculo, la pantalla se verá como aparece en la figura 2. En
esta sección vamos a ver con detalle los componentes fundamentales, así conoceremos
los nombres de los diferentes elementos que la componen y será más fácil entender el
resto del curso. Las pantallas que se muestran a continuación (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que usted observe en su computadora,
ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

Los menús y las barras de herramientas de Office Excel 2013 se han reemplazado
principalmente por la “cinta de opciones”. Diseñada para que pueda explorarse con
facilidad, la “cinta de opciones” consta de fichas organizadas de acuerdo con escenarios u
objetos específicos. Además, los controles de cada ficha se organizan en varios grupos.
La cinta de opciones puede incluir más tipos de contenido que los menús y las barras de
herramientas, como por ejemplo: botones, galerías y el contenido de cuadros de diálogo.

Figura 1.

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Figura 2.

Elementos de Excel 2013


Como se mencionó anteriormente la ventana cambia sus barras por cintas de opciones,
es un buen cambio, ahora lo requerido está más visible y accesible. Cuando pruebe el
nuevo diseño descubrirá que tiene sentido la forma en la cual se han agrupado los
comandos. Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, lo grupos y los
comandos.

Hay siete fichas en la parte superior de la cinta y cada una de ellas representa las tareas
principales que se llevan a cabo en Excel.

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Además del conjunto estándar de fichas que se ve en la cinta de opciones al iniciar Office
Excel 2013, hay otras dos clases de fichas que aparecen sólo cuando son pertinentes
para el tipo de tarea que se esté utilizando.

Herramientas contextuales. Las herramientas contextuales permiten trabajar con algún


objeto seleccionado en la página, como una tabla, una imagen o un dibujo. Al hacer clic
en uno de estos objetos, junto a las fichas estándar aparece el conjunto pertinente de
herramientas contextuales en un color destacado.

Los grupos son conjuntos de comandos relacionados que se muestran en las fichas.
Agrupan todos los comandos necesarios para un tipo de tarea y permanecen expuestos y
disponibles, lo que constituye una rica ayuda visual.

Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea
concreta, se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la
tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales
están a la vista en la parte superior del área de trabajo.

Los comandos están organizados en grupos. Un comando puede ser un botón, u otra
forma de la herramienta en el que se especifica información.

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Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha de


Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más
empleados para llevar a cabo tareas básicas en hoja de cálculo.

Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha
Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes
aparecen después dentro del grupo Fuente.

Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda están en el grupo
Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de cálculo
se encuentran en el grupo Celdas.

Para acceder a un cuadro de diálogo de un grupo de herramientas, hay que pulsar el

botón ubicado en la esquina inferior derecha.

Las diferentes cintas de opciones se pueden activar desde el teclado pulsando la tecla Alt,
y posteriormente la letra de la ficha o herramienta deseada.

LAS BARRAS

Barra de Título
Se encuentra en la parte superior de la ventana y despliega el título del documento y el
nombre de la aplicación con la cual está trabajando.

Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que se
guarde y se le asigne el nombre deseado. En el extremo de la derecha están los botones
para:

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Opciones de presentación de la cinta de opciones Minimizar

Restaurar y cerrar

Botón de Office
El botón de Office es el equivalente al antiguo menú de Archivo, contiene los comandos
más utilizados para que pueda controlar el archivo como son: Nuevo, Restaurar, Mover,
Tamaño, Minimizar, Maximizar, Cerrar, el menú desplegado se verá de la siguiente forma:

Barra de acceso rápido


Se encuentra en la parte superior contiene las operaciones más habituales de Excel como
Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los
botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y
selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones, la pantalla se verá
de la siguiente manera:

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Ficha Inicio
Contiene grupos cuyos comandos se encontraban anteriormente en las barras estándar y
de formato. Copiar, Cortar, Tamaño de fuente, Centrar, etc.

Ficha Insertar
Esta ficha contiene las herramientas necesarias para que pueda insertar toda clase de
elementos, imágenes, gráficos, tablas dinámicas, etc.

Ficha Diseño de Página


Esta ficha le muestra los elementos necesarios para que usted pueda cambiar los
márgenes, la orientación de la hoja, así como el área de impresión.

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Ficha Fórmulas
Esta ficha tiene elementos para utilizar diversas fórmulas. Se encuentran las funciones
(fórmulas predeterminadas) desglosadas por categoría para su ubicación más rápida.

Ficha Datos
Esta ficha contiene las herramientas para ordenar la información, aplicar filtros,
subtotales, quitar duplicados, actualizar la información de tablas, etc.

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Ficha Revisar
Esta ficha contiene las herramientas para revisar ortografía, buscar sinónimos, agregar
comentarios, proteger hojas, libros, etc.

Ficha Vista
Esta ficha es para acceder a las diferentes vistas de Excel, diseño de página, vista previa,
salto de página, etc. Además podrá activar o desactivar algunos elementos como la barra
de fórmulas, las líneas de cuadrícula y Títulos.

Ficha Nitro Pro 9


Esta ficha es para generar archivos en PDF, para tener la capacidad de enviarlo por
correo electrónico y en general para realizar actividades diversas con archivos en formato
de Acrobat Reader (PDF). No todas las versiones de Excel 2013 cuentan con esta ficha.

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Existen otras cintas que aparecen en momentos especiales, por ejemplo, cuando inserta
una tabla dinámica se activa la cinta de Herramientas de tabla dinámica, Opciones. Al
insertar una imagen y seleccionarla aparece la cinta de Herramientas de imagen,
Formato. Estas cintas reciben el nombre de Cintas Contextuales.

Ficha de Herramientas de tabla dinámica, Opciones y Diseño


Ambas fichas se activan cuando la información de la tabla dinámica se encuentra
seleccionada. Contiene opciones mediante las cuales se pueda manejar esta herramienta,
observar la lista de campo, ordenar, actualizar, cambiar el origen de los datos, subtotales,
y sobre todo el diseño de la tabla dinámica.

Seleccionando Diseño se verán las siguientes opciones:

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Ficha Formato
Esta ficha aparecerá cuando inserte una imagen, incluye muchas opciones de formato
con las que podrá realizar cambios a las imágenes. Tales como añadirles bordes,
aplicarle efectos, recortarlas y cambiar el tamaño de una forma muy fácil.

Cuadro de nombres
El cuadro de nombres indica la ubicación de la celda activa, también al escribir una
referencia y presionar la tecla Enter, la celda activa se desplazará a esta ubicación
inmediatamente. Se pueden seleccionar rangos. Y se puede dar un nombre a un rango.

Barra de fórmulas
Muestra el contenido de la celda activa. En esta barra también podemos hacer
modificaciones al texto de la celda activa. Su apariencia muestra el botón de cancelar

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el cual es equivalente a presionar la tecla Esc y el botón de introducir el cual


es equivalente a presionar la tecla Enter.

Insertar función
Entre el cuadro de nombres y la barra de fórmulas se encuentra el botón de insertar
función, el cual permite seleccionar e insertar alguna función.

Barra de desplazamiento
Le permitirá moverse a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, sólo tendrá
que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. Éstas se
encuentran ubicadas a la derecha y en la inferior de la hoja de cálculo.

Barra de estado
Contiene información general sobre la situación de la aplicación en la que está trabajando.
A diferencia de Word o PowerPoint, en donde se observan las páginas o diapositivas,
aquí se observa por lo regular la palabra listo, introducir, modificar y señalar.

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Etiquetas de hoja
Dentro del libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. De manera predeterminada el
libro se muestra con una hoja de cálculo, aunque el número podría cambiarse. En la parte
inferior de la ventana se muestran las etiquetas de hojas, al final de todas se muestra una
etiqueta con una hoja y un círculo con un signo de “+”, al dar clic en esta etiqueta se
insertará una nueva hoja.
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Mini Barra de Herramientas


Al seleccionar un texto dentro de la celda y dar clic derecho aparece una pequeña barra
flotante que contiene los principales elementos de formato.

La ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. Un método consiste en utilizar la
Banda de opciones, haciendo clic en el signo de interrogación:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda
que se muestra a continuación desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria,
se debe de tomar en cuenta que la ayuda es vía Internet.

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En la parte superior de la ventana de ayuda deberá ingresar el tema que describa de


forma general lo que necesita buscar.

Y a continuación dar clic sobre el botón

En ese momento se despliega la hoja de ayuda de “Office Online”, mostrando el contenido


del tema solicitado, la pantalla se verá de la siguiente forma:

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Cuándo no se tiene acceso al Internet, entonces aparece la pantalla que le indica al


usuario que no hay servicio, se verá de la siguiente forma:

PERSONALIZAR OFFICE EXCEL 2013

La cinta de opciones, es una parte sencilla de la interfaz de usuario de Microsoft Office,


está diseñada para ayudarle a ubicar rápidamente las herramientas necesarias para
completar una tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos que se reúnen
en fichas, cada ficha se refiere a un tipo de actividad como escribir o diseñar una página,
no se puede personalizar la cinta de opciones sin utilizar XML y código de programación.

No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de


herramientas y los menús de versiones anteriores a Microsoft Office. Sin embargo, si
puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor.

A continuación se mostrará una serie de acciones que podrá o no realizar en Microsoft


Office 2013.

Cosas que puede hacer:


• Minimizar la cinta de opciones con la finalidad de dejar mayor espacio disponible en la
pantalla.

• Cambiar de lugar la barra de herramientas de acceso rápido para colocarla por debajo o
por encima de la cinta de opciones.
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• Solo podrá agregar botones que representarán los comandos que utiliza frecuentemente
dentro de la barra de herramientas de acceso rápido.

• Utilizar XML y código de programación para ampliar la interfaz de usuario agregando


fichas, botones, casillas de verificación o iniciadores de cuadros de diálogo
personalizados.

Cosas que no puede hacer:


• Insertar o reorganizar los comandos de la cinta de opciones.

• Cambiar o eliminar un comando o un grupo de la cinta de opciones.

• Insertar fichas a la cinta de opciones, a no ser que utilice XML y código de


programación.

• Cambiar a las barras de herramientas y menús de versiones anteriores a Microsoft


Office.

OPCIONES PARA ABRIR ARCHIVOS

Puede ser necesario abrir un archivo el cual ya se había trabajado anteriormente. Y para
ello puede hacer clic en el ícono del recuadro ARCHIVO, en ese momento se observará
que se despliega una pantalla que permite visualizar las diferentes opciones del menú de
guardado, donde se hará la selección del comando Abrir, la pantalla es similar a la que se
muestra a continuación.

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En este cuadro de diálogo podrá ver las dos secciones del menú, del lado izquierdo se
observan las diferentes funciones para el manejo de los archivos, las funciones
principales son: Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir,
Exportar, Cerrar, Cuenta, Opciones.

Del lado derecho de la pantalla se puede observar que Excel proporciona algunas
funciones propias del usuario, como por ejemplo la de proteger el libro que se está
desarrollando, las funciones principales son: Proteger libro, Inspeccionar libro, Versiones,
Opciones de vista de explorador.

También se puede observar que aparecen las propiedades del libro que se está
desarrollando.

Al elegir la opción de Abrir, se podrá observar que aparecen las opciones más comunes
para poder accesar a un libro ya elaborado con anterioridad, la pantalla se ve de la
siguiente manera:

Para abrir un libro, es necesario que el usuario defina las características, según se
muestra en la hoja del menú, de las opciones proporcionadas basta seleccionar aquella
que cumpla con los objetivos que se persiguen, simplemente se realiza un clic sobre él.
Según la opción que es seleccionada, el usuario podrá observar las diferentes funciones
que son proporcionadas por cada una de esas instrucciones, todas ellas con la finalidad
de que el usuario pueda elegir el lugar donde se localiza el libro que se quiere abrir.

Si se quiere buscar alguno en particular, entonces deberá de seleccionarse el lugar


adecuado, en particular se debe de hacer en el Equipo, de tal forma que aparecen las
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diferentes opciones que proporciona el programa para abrir un libro desde cualquiera de
las carpetas contenidas dentro de la computadora, la pantalla se verá de la siguiente
manera:

Si se activa la opción de Examinar, entonces se podrá observar que el programa


despliega un recuadro donde aparecen los archivos que contienen los libros almacenados
en una de las carpetas, en particular la de Documentos, la pantalla que se visualiza se
muestra a continuación:

En este cuadro de diálogo podrá ver todos los documentos, así como las carpetas
existentes las cuales se reconocen por el ícono de una carpeta.

Para abrir un libro de los que se muestran basta seleccionarlo haciendo clic sobre él (verá
como su nombre cambia de color) y luego pulsar Abrir. Otra forma más rápida de abrir el
archivo es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente aparecerá en su pantalla.

Abrir un archivo como copia


En algún momento será necesario abrir un archivo como copia. Cuando esto suceda el

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programa crear un duplicado del mismo y lo que ve es el duplicado. Los cambios


generados se guardarán en la copia. El programa establece a la copia un nombre nuevo.
El nombre predeterminado agrega Copia (1) de al principio del nombre del archivo.

Para poder realizarlo se abre la opción de Abrir e inmediatamente se selecciona el


Nombre del archivo y en el segundo recuadro se expande el menú que permite realizar la
apertura en diferentes formas, la pantalla que se visualiza es como sigue:

• Dentro de la lista desplegable Buscar en, seleccione la carpeta, unidad o ubicación de


Internet que contiene el archivo que desee abrir, y en el menú desplegado seleccione la
opción que desee utilizar.
• Dentro de la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contenga el archivo
deseado.

• Elija el archivo del que desee abrir una copia haciendo clic en la flecha junto al botón
Abrir y de clic en Abrir como copia.

GUARDAR LIBROS DE TRABAJO

Es muy importante guardar los archivos que crea al trabajar en una computadora. Ya que

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de lo contrario la información podría perderse de manera total. Para guardar un archivo


por primera vez realice los siguientes pasos:

• Seleccionar el botón Microsoft Office de Archivo, el cual se ubica dentro del menú
desplegable que se observó en la función de Guardar.

Dentro de la lista de opciones, de clic en Guardar, puede emplear el ícono del disquete

para activarla de forma directa.

• Al colocar el puntero en la opción de Guardar aparecerá la pantalla que permite elegir el


lugar en el cual se almacenará el libro, la pantalla se verá como se muestra a
continuación:

En éste espacio se elige el lugar donde quiere que se guarde el libro, generalmente se
elige la del Equipo, ya que de esa forma se puede seleccionar la carpeta donde quiera ser
almacenado nuestro trabajo.

El procedimiento que se sigue es similar al de Abrir, ya que el usuario deberá de elegir el


espacio donde se guardará.

Para elegir el tipo de archivo que se quiere almacenar, se deberá de abrir el menú en
cascada que se tiene disponible en el Tipo de archivo, el cual se localiza en el recuadro
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que está debajo del Nombre de archivo, la pantalla se verá así con el menú de opciones
desplegado:

Al guardar un archivo, puede hacerlo en una carpeta de la unidad de disco duro, en un


CD, en el escritorio o en otra ubicación. Debe identificar la ubicación de destino en la lista
que se muestra al lado izquierdo de la pantalla de opciones de Guardar.

• Debe asignarle un nombre y al finalizar seleccionar el botón Guardar.

Guardar un libro de Excel habilitado para macros


Guardar un libro con el formato de archivo habilitado para macros asegura que se
conserven las macros grabadas dentro de su archivo. Para guardar un archivo con estas
características siga los siguientes pasos:

• Seleccionar el botón Archivo, aparecerá el menú de opciones, ver la siguiente figura.

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• Seleccione la opción de Guardar como, automáticamente le aparecerá otra pantalla con


diferentes opciones como OneDrive: Personal, Equipo, Agregar un sitio, etc.

• Seleccione la opción donde quiera que se guarde la hoja de cálculo, para éste ejemplo
seleccionamos la función de Equipo y el comando Examinar, de tal forma que el programa
permita buscar la carpeta donde queremos guardar nuestro archivo, la pantalla que
aparece es el espacio que permite buscar la ubicación dentro del equipo.

• Escriba el nombre del archivo.

• Presione en la flecha que se encuentra a la derecha de la etiqueta Tipo, de tal manera


que se despliegue el menú.

• De clic en la segunda opción Libro de Excel habilitado para macros.

Nota: Para guardar la copia en una carpeta diferente, de clic en otra unidad de la lista
Guardar en o en una carpeta diferente de la lista de carpetas. Para guardar la copia en
una nueva carpeta, de clic en Crear nueva carpeta, para ello deberá de colocarse dentro
de las listas de la carpeta, presionar el botón derecho del mouse y elegir la opción de
Nuevo, lo que permitirá desplegar el siguiente menú que es el espacio donde se elegirá la
opción deseada, en éste caso una carpeta, la pantalla se muestra a continuación:

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• Cuándo aparece la carpeta nueva entonces escriba un nombre nuevo para ella.

• De doble clic en la nueva carpeta o elija la opción de abrir la carpeta, para después
finalizar el almacenamiento del archivo en cualquiera de las opciones elegidas.

Guardar un archivo en otro formato


En ocasiones será necesario guardar un libro de Microsoft Office Excel 2013 con otro
formato de archivo. Puede guardar un libro en un formato de archivo de una versión
anterior, ya sea un formato de archivo de texto u otros formatos de archivo, como PDF o
XPS. Además, puede guardar cualquier formato de archivo que se pueda abrir en Office
Excel 2013 como un libro de Excel 2013. De forma predeterminada, Excel 2013 guarda
los archivos con el formato de archivo .xlsx, pero es posible cambiar el formato de archivo
predeterminado para guardar.

Guardar un Libro de Excel 97-2003.


Esta opción permite guardar para que las herramientas sean compatibles con la versión
anterior que se haya elegido.

El procedimiento ya se había revisado con anterioridad, cuándo se revisó el Guardar


como.

Algunos de los formatos que se pueden utilizar son:

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2. MANEJO DE DATOS

CAPTURA, EDICIÓN Y ELIMINACIÓN DE CONTENIDOS DE CELDAS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En
todos los casos los pasos a seguir serán los siguientes:

• Colocar la celda activa en donde se requiere la información.


• Capturar los datos.
• Aceptar o introducir.

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Puedes aceptar con la tecla Enter (Intro), con la tecla Tab o con el botón introducir

ubicado en la barra de fórmulas.


La información aparecerá en dos lugares: en la celda y en la Barra de Fórmulas, como se
muestra a continuación:

Nota: las columnas comienzan con la letra A hasta la columna XFD, haciendo un total de
16,384 columnas, las filas comienzan con el número 1 y hasta la fila 1,048,576.

MODIFICAR EL CONTENIDO DE LAS CELDAS

Si ya tiene un texto o número capturado dentro de una o varias celdas se pueden


modificar de diferentes formas. De doble clic en la celda que contiene los datos que desea
modificar. En la barra de fórmulas modifique directamente la información con un clic y
realice las modificaciones requeridas. Para aceptar los cambios, presione la tecla Enter o

el botón introducir

ELIMINAR EL CONTENIDO DE CELDAS

Si usted ya no desea mantener el contenido de una celda, lo puede eliminar. Para ello
cuenta con distintas opciones, en caso de simplemente borrar la información de una celda
solo presione la tecla de suprimir. Pero si lo que quiere es también borrar el formato o
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todo al mismo tiempo, busque la ficha de inicio y ahí el grupo modificar. En este grupo
está la herramienta de borrar con las siguientes opciones:

Descripción de las opciones que aparecen dando clic en el ícono borrar

En caso de que los primeros caracteres que escriba en una celda coincidan con una
entrada existente en esa columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente los
caracteres restantes. Excel sólo completa de forma automática las entradas que
contengan texto o una combinación de texto y números; las entradas que contengan texto
o una combinación de texto y números; las entradas que contengan sólo números, fechas
y horas no serían completadas.

• Para aceptar la entrada propuesta por Excel utilice la tecla Enter. La entrada completa
seguirá exactamente el modelo de mayúsculas y minúsculas de las entradas realizadas
por usted.

• Si desea reemplazar los caracteres introducidos, continúe escribiendo.

• En caso de eliminar los caracteres introducidos automáticamente, presione


RETROCESO.
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• Para seleccionar una lista de entradas existentes en la columna, de clic con el botón
secundario del ratón en la celda y, seleccione Elegir de la lista en el menú flotante.

Crear listas de fechas en orden secuencial


El crear una lista de fechas en orden secuencial le puede ahorrar mucho tiempo. Y esto lo
puede realizar utilizando el controlador de relleno.

El control de relleno es un pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha


de la selección. Cuando se sitúa el puntero del ratón sobre el controlador de relleno, el

puntero cambia a una cruz negra.

Para crear una serie realice lo siguiente:


• De un clic en la primera celda del rango.

• Escriba el valor inicial de la serie y acepte con el botón introducir.

• Arrastre el controlador de relleno sobre las celdas adyacentes que desea rellenar.

• Para mostrar solamente los días de la semana en su lista, o para mostrar fechas con
intervalos mensuales o anuales, luego de arrastrar el controlador de relleno, de clic en
Opciones de autorrelleno y luego de clic en Rellenar días, Rellenar días de la semana,
Rellenar meses o Rellenar años.

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Si desea la serie 2, 3, 4, 5…, escriba 2 y 3 en las dos primeras celdas. Si desea la serie 2,
4, 6, 8…, escriba 2 y 4. Si desea la serie 2, 2, 2, 2…, puede dejar en blanco la segunda
celda.

SELECCIÓN DE ELEMENTOS

Al igual que en otros programas es necesario seleccionar la información para realizar


cambios en ella. También puede seleccionar columnas, filas, celdas, etc. Para ajustar el
tamaño, eliminar u otros cambios.

La selección de columnas y filas se realiza dando un clic en la columna o fila deseada. En


ese momento se marcará toda la fila. Si lo que desea es seleccionar toda la hoja. Clic en
el botón de seleccionar todo. En este caso el puntero se mostrara como una cruz blanca.

La selección de celdas en las cuales se desea realizar algún cambio se hace utilizando el
puntero de cruz blanca. Se da clic en donde se quiere iniciar la selección y posteriormente
se mueve el ratón sin soltar. Por ejemplo si el usuario desea seleccionar las celdas B2.E8,
el resultado será como la imagen.

Resultado de la selección:

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Las celdas seleccionadas pueden tener o no información, pero en caso de querer


seleccionar solo un carácter de algún texto puede utilizar la barra de fórmulas.

TIPOS DE DATOS

Al trabajar con Excel se tiene una gran variedad de información para introducir. Como se
sabe es una hoja de cálculo para manejar bases de datos, realizar diversas fórmulas y
crear gráficos.

En esta imagen se observan datos correspondientes a valores, a todos ellos se les puede
aplicar un formato utilizando la ficha Inicio y el grupo Fuente, o presionando el botón para
desplegar el cuadro de diálogo de formato de celdas.

En esta otra imagen se aprecian datos correspondientes a textos o títulos, también datos
alfanuméricos.

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En la siguiente imagen se pueden observar resultados en la parte inferior (Celdas C6, C7


y C8) en donde se emplearon fórmulas y funciones.

Finalmente se puede concluir que Excel utiliza tres tipos de datos: valores, texto o datos
alfanuméricos y fórmulas.

CAMBIO DE VISTA DE LAS HOJAS DE TRABAJO

Existen distintos tipos de vistas cuando estamos trabajando con Excel. Al igual que en
Word o PowerPoint, la mayoría de éstas opciones se encuentra en la parte inferior
derecha de la ventana a un lado del zoom.

Otra forma de ajustar lo que vemos en la hoja de cálculo es usar el Zoom, este lo podrá
utilizar mediante la barra de Zoom en la parte inferior derecha o bien en la ficha vista
ubique la herramienta Zoom.

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Cambiar el nombre de la hoja


Al abrir un libro de Excel se tiene la oportunidad de usar diversas hojas, es recomendable
nombrar a cada una para identificarla de forma más rápida, de esa manera si utilizamos
una hoja para manejar los datos de ventas por mes, la primera hoja se podría nombrar
Enero, la segunda Febrero y así sucesivamente. El tamaño del nombre de las hojas
puede tener como máximo 31 caracteres. No es posible utilizar dos hojas de cálculo
dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:


El primer método consiste en: Seleccionar la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

• Puede utilizar el botón derecho dando un clic en la etiqueta de la hoja y elegir la opción

Cambiar nombre.
• Capture el texto deseado y presione la tecla Enter:

El segundo método es mucho más directo y rápido.

• Con doble clic sobre el nombre de la hoja es su etiqueta.


• Escribir el nuevo nombre de la hoja.
• Presione Enter.
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Ocultar hojas
En ocasiones será necesario ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo. Para ello deben
seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar las hojas a ocultar.
• No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de
trabajo.
• Dé un clic con el botón derecho de cualquiera de las hojas seleccionadas.
• Seleccionar la opción Ocultar.

Nota: el proceso para mostrar una hoja oculta será el mismo que para ocultarlas.

Copiar hojas
Para copiar o mover hojas dentro del mismo libro o bien hacia otro libro, puede realizar los
siguientes pasos:
• En la ficha de Inicio, dentro del grupo de celdas, de clic en el botón de Formato. Se
desplegará una lista.

• Selecciona la opción de
• Aparecerá un cuadro de dialogo, donde se selecciona la hoja que se quiere copiar y se
activa la casilla de Crear una copia.
• De clic en el botón Aceptar
El recuadro que se despliega se verá como se muestra a continuación:

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Eliminar hojas.
Si quiere eliminar una hoja y todo su contenido. Puede hacerlo mediante los siguientes
pasos:
• Utilice la ficha Inicio.
• En el grupo Celdas seleccione Eliminar.
• Se desplegará una lista, de clic en Eliminar hoja.
• Para eliminar la hoja de clic en el botón Eliminar.

• Es importante considerar que las hojas eliminadas no se pueden recuperar con la


herramienta deshacer.

Cambiar el color de las etiquetas (fichas) de las hojas


Excel ofrece la opción de cambiar el color de las etiquetas del libro. De manera
predeterminada no tienen color. Pero se puede elegir uno de la amplia gama de colores
que ofrece el programa. Puede ser una opción para reconocer las hojas de un mismo
concepto o bien, para distinguir las hojas importantes.

Para cambiar el color de la etiqueta realice los siguientes pasos:

• Seleccione la etiqueta de hoja a cambiar.


• En la ficha de Inicio, dentro del grupo de celdas, de clic en el botón de formato. Se
desplegará una lista.
• Seleccione la opción de color de etiqueta y de clic en el color deseado.

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Otra opción es dar un clic con el botón derecho en la etiqueta a modificar y seleccionar
color de etiqueta.
Hay una amplia gama a elegir de los colores estándar y si presiona en la opción Más
colores…

INSERTAR COMENTARIOS

Un comentario dentro de Excel se asemeja a una nota la cual se adhiere al monitor o


cualquier otra área. El uso de esta herramienta puede facilitar la comprensión de una hoja
de cálculo al proporcionar un contexto adicional para los datos que contiene. Por ejemplo,
puede usar un comentario para proporcionar información acerca de los datos de una
celda en particular, o bien agregar un comentario al encabezado de una columna con
indicaciones al usuario sobre los datos que debe escribir. Al agregar un comentario,
aparece un indicador de color rojo en la esquina de la celda. Si deja el cursor sobre la
celda aparecerá el comentario.
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Después de agregar un comentario puede editar el texto contenido, mover el comentario o


cambiar su tamaño, copiarlo, mostrarlo u ocultarlo, o bien controlar la forma en que se
visualizan y sus indicadores. En el momento deseado puede eliminarlo.

Agregar un comentario
• De clic sobre la celda en donde desea agregar el comentario.
• De clic en Nuevo comentario ubicado en la ficha Revisar.
• En el cuerpo del comentario, escriba el texto correspondiente.
• De clic fuera del cuadro del comentario.

Eliminar un comentario
• De clic sobre la celda que contiene el comentario que desea eliminar.
• En la ficha, Revisar dentro del grupo de comentarios de clic en Eliminar.

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CONVERTIR TEXTO EN COLUMNAS

Hay una herramienta la cual divide el contenido de una o más celdas en una columna y
distribuye el contenido como partes individuales en otras celdas de columnas adyacentes.
Por ejemplo, la hoja de cálculo contiene una columna de nombres y apellidos que desea
dividir en dos columnas, una de nombres y otra de apellidos.

Debe considerar que el rango a dividir puede contener tantas filas como desee, pero no
más de una columna. Asimismo, debe disponer de suficientes columnas en blanco a la
derecha de la columna seleccionada para evitar que los datos existentes de las columnas
subyacentes se sobrescriban con los datos que se van a distribuir. Si fuera necesario,
puede insertar columnas en blanco.
• Seleccione el rango que contenga los valores de texto que desea dividir.
• En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, de clic en Texto en columnas.

• Siga las instrucciones del Asistente para convertir texto en columnas y para especificar
cómo desea dividir el texto en columnas.

En este caso el Asistente para convertir el texto anterior en 2 columnas sería el siguiente:

• Seleccionar Delimitados y dar clic en el botón siguiente.

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• En este caso las palabras están separadas por Coma, por lo que debe activar la casilla
correspondiente y presione el botón siguiente.

• Por último presione el botón Finalizar

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DIVIDIR LA VENTANA DE EXCEL

Dividir la ventana de Excel para observar dos partes iguales o distintas es posible, usando
la división de paneles. También puede bloquear filas y columnas de un área.
Puede hacerlo utilizando barras verticales u horizontales.

Por ejemplo, la inmovilización de paneles permite mantener visibles los rótulos de las filas
y columnas mientras se desplaza.

Al dividir paneles, se crean áreas de hoja de cálculo independientes dentro de las cuales
es posible desplazarse, mientras que las filas o columnas del área no desplazable
permanecen visibles.

Para inmovilizar paneles, selecciona la fila o columna específicas que permanecen


visibles al desplazarse por la hoja de cálculo.

• Seleccione una fila si desea una división horizontal, o seleccione una columna si desea
una división vertical.
• En la ficha Vista, en el grupo Ventana, de clic en Dividir.
• Aparecerá una barra vertical y una horizontal dividiendo la hoja en cuatro partes. Puede
mover estos paneles y ubicarlos en donde requiera.
La división de la hoja se puede ajustar a las necesidades personales, solo basta con
arrastrar la división para arriba o para abajo. Y en caso de ya no ser necesaria basta con
dar doble clic sobre ella.

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COPIAR INFORMACIÓN

Los comandos Cortar, Copiar y Pegar tienen un uso muy frecuente para mover o copiar
celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos
de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la
propia fórmula, o copiar sólo la fórmula.

Al momento de copiar o cortar información ubicada en una o varias celdas, aparecerá en


el contorno un perímetro de guiones intermitentes, es una señal para saber que esa
información ya puede pegarse.

Para copiar y pegar información.


• Debe seleccionar la celda o celdas a copiar.

• En la ficha en el Grupo de clic en

• Ahora coloque la celda activa en donde desea llevar la información.

• Puede presionar la tecla Enter o bien, seleccione la ficha y de clic en

Para cortar y pegar información.


• Debe seleccionar la el rango a cortar.

• En la ficha , en el Grupo de clic en


• Ahora coloque la celda activa en donde desea llevar la información.

• Puede presionar la tecla Enter o bien, seleccione la ficha y de clic en

Para mover información


• Debe seleccionar la el rango a mover.
• Coloque el puntero del mouse en el perímetro del rango, se convertirá en un puntero con
cruz de flechas.

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• Ahora puede dar clic y arrastrar el rango hasta donde lo desee. Al soltar la información
habrá cambiado de lugar.

Pegar información
Al usar la herramienta copiar o cortar la información estará en pórtateles, el siguiente paso
será pegarla. Hay distintas opciones para pegar el contenido de una o varias celdas.

Puede usar el botón pegar ubicado en la ficha también se puede pegar con
Enter y otra opción es pegar de manera especial. Con lo cual habrá de aparecer un
cuadro de diálogo con distintas alternativas para pegar la información.

Pegado especial
Como se mencionó anteriormente el pegado puede darse de diversas formas, y una de
ellas es utilizando la opción de pegado especial.

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Para pegar datos estáticos, de clic en el atributo de los datos copiados:

Para combinar matemáticamente el contenido del área de copia con el contenido del área
de pegado, en Operación, especifique la operación matemática que desee aplicar a los
datos copiados.

Las operaciones matemáticas se pueden aplicar sólo a los valores. Para usar otra opción
que no sea Ninguna, debe seleccionar Todo, Valores, Todo excepto bordes o
Formatos de números y valores en Pegar.

• La herramienta de Saltar blancos evita reemplazar los valores del área de pegado
cuando hay celdas en blanco en el área de copia.

• Transponer cambia las columnas de datos copiados a filas, o viceversa.

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Pegar formato
Una de las opciones con mayor uso es la de copiar y pegar solamente el formato. Esta se
puede lograr realizando los siguientes pasos.

• Seleccione el rango.
Proyecto de Educación Virtual y a Distancia 73

• De clic en de la ficha de • Coloque la celda activa a donde


desea pegar el formato.

• Seleccione del Grupo clic en

• En el cuadro de diálogo de clic en

• De clic en el botón

Portapapeles de Excel
El Portapapeles es usado en las aplicaciones de Microsoft Office. Este le permite copiar
texto, imágenes, gráficos, etc. de uno a otro programa y pegarlos en otro documento de
Office. Por ejemplo, puede copiar texto de un mensaje de correo electrónico, datos de un
libro o una hoja de cálculo y un gráfico de una presentación y pegarlos todo en un
documento.

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Para usar el portapapeles siga estos pasos:


• Previamente seleccione la información y cópielo

• En la ficha , en el grupo de clic en la flecha para desplegar el


panel de portapapeles.

• Puede usar la opción pegar todo, para pegar todo lo que se encuentre dentro del panel.
O bien puede pegar elemento por elemento, dando un clic dentro del elemento deseado.

Nota: los elementos del portapapeles se pueden eliminar con el botón


o bien uno por uno usando la opción eliminar, la cual aparece al dar un clic en la lista
desplegable de cada objeto.

Copiar y pegar varios elementos con el Portapapeles de Office


Debe abrir el archivo desde el que desea copiar elementos.

• Seleccione el primer elemento que desea copiar.

• En el grupo , dentro de la ficha , de clic en •


Puede copiar elementos del mismo u otros archivos se pueden incluir hasta 24 elementos.

Al copiar el elemento número 25, se elimina el primer elemento que contenga el


portapapeles de Office.
Al abrir el panel de tareas Portapapeles en un programa de Office no aparece
automáticamente al cambiar a otro programa de Office, pero puede continuar copiando
elementos de otros programas. Si la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al
copiar está seleccionada (para comprobarlo, de clic en el panes de tareas. Opciones del
(Portapapeles), aparece un mensaje sobre el área de estado para indicar que se ha
añadido al portapapeles de Office.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Hay que tomar en cuenta que:


• El portapapeles de Office no está disponible en vistas en las que los comandos Copiar,

Cortar y Pegar no están disponibles.


• Se eliminarán los elementos recopilados del Portapapeles hasta cerrar todos los
programas de Office que se ejecutan en el equipo o hasta bien hasta hacer clic en Borrar
todo en el panel de tares Portapapeles. Si desea obtener más información, consulte
Eliminar elementos de Portapapeles de Office.

• En algunos casos, como en texto Unicode, cambiará ligeramente la imagen que aparece
en el panel de tareas. Se debe a que, en el panel de tareas, el texto se muestra siempre
con la fuente Tahoma. Sin embargo, la información correcta de formato y fuente se
restaura al pegar el elemento desde el panel de tareas.

3. FORMATO DE DATOS Y CONTENIDOS

Formato de celdas
El presentar información con una buena apariencia es muy importante, sencillo y rápido
de hacer. Puede resaltar la información más importante, de esta forma con un solo vistazo
podremos sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la
cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las
pérdidas y en color verde las ganancias.

La Ficha y los Grupos

y Provocarán grandes cambios en el formato


de la información. Color de fuente, tamaño de fuente, fuente, alineación, formato de
números o fechas, etc.

Cada uno de los tres primeros grupos tiene el botón para desplegar el cuadro de diálogo
Formato de Celdas. Este cuadro de diálogo muestra las mismas pestañas que las
versiones anteriores (2003, 2007 y 2010).

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Grupo Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para usar el cuadro de diálogo de Formato de celdas puede dar un clic en el botón del

grupo , también puede utilizar la combinación de teclas


+Mayus+F.

En este cuadro de diálogo podrá utilizar las


herramientas:

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Grupo Alineación

A continuación se da una breve descripción de los iconos para alinear el contenido de la


celda horizontalmente.

Grupo de número

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Dispone de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números
de forma más rápida:

FORMATO PERSONALIZADO

En algunas ocasiones es necesario agregar un formato a los números en donde se inserte


algún texto o carácter especial. Para ello puede utilizar un formato personalizado. Para
crear un formato de número personalizado, lo primero que tiene que hacer es seleccionar
uno de los formatos de número integrados como punto de partida. A continuación, puede
cambiar alguna de las secciones de código de este formato para crear su propio formato
de número personalizado.

Un formato de número puede tener hasta cuatro secciones de código, separadas por
caracteres de punto y como. Estas secciones de código definen el formato de los números
positivos, los números negativos, los valores de cero y el texto, en ese orden.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Se requiere mostrar texto y números en una celda, puede agregar los caracteres de texto
entre dobles comillas (” “) o insertar una barra diagonal inversa ( \) delante de un carácter.
Incluya los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por
ejemplo, escriba el formato $0,00” Superávit”; $-0,00” Déficit” para mostrar un importe
positivo como “$125,74 de “Superávit” y “Déficit” en cada sección de código.
Los siguientes caracteres se muestran sin el uso de comillas.

En caso de requerir crear un espacio que tenga el ancho de un carácter en un formato de


número, incluya un carácter de subrayado _, seguido del carácter que desea utilizar. Por
ejemplo, si coloca un paréntesis de cierre detrás de un carácter de subrayado, como _),
los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que se
incluyan entre paréntesis. Se pueden repetir el siguiente carácter del formato hasta
rellenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por
ejemplo, escriba 0*- para incluir los guiones que den falta detrás de un número para
rellenar la celda, o escriba *0 delante del formato para incluir ceros iniciales.

DIRECTRICES PARA USAR POSICIONES DECIMALES, ESPACIOS, COLORE Y


CONDICIONES

Directrices para formatos de fecha y hora

Mostrar los días, meses y años. Para mostrar los números como formatos de fecha (como
días, meses y años), utilice los siguientes códigos en una sección.
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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Para practicar
Para aplicar un formato personalizado realice lo siguiente:
• Seleccione el rango.

• En la ficha dentro del grupo de clic en botón para desplegar el cuadro de

diálogo .

• Aparecerá el cuadro de diálogo ahí seleccione la ficha Número, y dentro de la Lista


Categoría: elija la última opción, Personalizada.

• En la caja de texto Tipo, escriba la información requerida.

• Por ejemplo en caso de requerir una palabra antes o después de un número, debe
escribir el texto entre comillas “No.”, la imagen se verá de la siguiente forma:

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

GRUPO CELDA

Será necesario insertar celdas en blanco en distintas ubicaciones con relación a la celda
activa de una hoja de cálculo, con ello podrá desplazar hacia abajo las demás celdas de
la misma columna o hacia la derecha las de la misma fila. También, será necesario
insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna.

Insertar celdas en una hoja de cálculo


• Debe seleccionar la celda o el grupo de celdas en las que desee insertar las nuevas
celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo,
para insertar cinco celdas.

• Seleccione la opción ubicada en el grupo de la ficha

• En el cuadro de diálogo Insertar, de clic en la dirección en la que desea desplazar las


celdas circundantes.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Eliminar celdas, filas o columnas


Puede requerir eliminar una celda, una fila o una columna, pues probablemente la
información que se encuentra ahí debe cambiarse. Para realizar este cambio de lo
siguiente:

Para practicar
• Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los procedimientos siguientes:

» Para eliminar celdas seleccionadas, de clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y,
a continuación, de clic en Eliminar celdas.

» Para eliminar filas seleccionadas, de clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a
continuación, de clic en Eliminar filas de la hoja.

» Para eliminar columnas seleccionadas, de clic en la flecha que aparece junto a Eliminar
y, a continuación, de clic en Eliminar columnas de hoja.

• Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, de clic en Desplazar las celdas hacia la
izquierda. Desplazar las celdas hacia arriba. Toda la fila o Toda la columna o en el cuadro
de diálogo Eliminar.

• Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente


hacia arriba o hacia la izquierda.

NOMBRES DE RANGOS

Un rango son dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser
adyacentes o no adyacentes. A un rango se le puede asignar un nombre para usarlo
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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

dentro de fórmulas o funciones y hacer más práctico y fácil su uso.


A varias celdas en dentro de distintas hojas se denomina referencia 3D. Una referencia
3D es un método útil y cómodo de hacer referencia a varias hojas de cálculo que siguen el
mismo patrón y a las celdas de cada hoja de cálculo que contienen el mismo tipo de datos
para, por ejemplo, consolidar los datos presupuestarios de diferentes departamentos de la
organización.

Puede definir un nombre mediante:

• El cuadro Nombres de la barra de fórmulas Es la mejor forma de


crear un nombre de nivel de libro para un rango seleccionado.

• La creación de un nombre a partir de una selección. Puede crear nombres


cómodamente a partir de rótulos existentes de filas y columnas mediante una selección de
celdas de la hoja de cálculo

.
• El cuadro de diálogo Nombre nuevo. Es lo mejor que se puede utilizar cuando se desea
más flexibilidad a la hora de crear nombres, por ejemplo para especificar un ámbito de
nivel de hoja de cálculo o para crear un comentario del nombre.

Para asignar un nombre a un rango seleccione todas las celdas a las que desee definir un
nombre y de clic derecho y aparecerá el siguiente menú:

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

En donde debe seleccionar asignar nombre a un rango. En este caso estamos dando el
nombre de Tabla1.

REGLAS DE SINTAXIS PARA CREAR Y MODIFICAR NOMBRES

Un rango son dos o más celdas de una hoja.

Puede usar el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los
nombres definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee
buscar nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o
modificar comentarios descriptivos o determinar el ámbito. También puede ordenar y filtra
la lista de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicación con facilidad.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Para practicar
Modificar un rango

• Seleccione la ficha y en el grupo de de clic en

• Aparecerá un cuadro de diálogo con los rangos de la hoja. Seleccione el que desea
editar y de un clic en el botón Modificar.

• En el siguiente cuadro de diálogo seleccione el nuevo rango dentro de la hoja de cálculo


y acepte.
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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

• Cierre el Administrador de nombres.

FORMATO DE DATOS COMO TABLAS

Un rango de celdas puede convertirse en una tabla, con la finalidad de facilitar la


administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, en versiones anteriores se
conocía como lista de Excel. Una tabla contiene datos relacionados en una serie de filas y
columnas de hoja de cálculo que tienen formato de tabla. Al usar las características de
tabla puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera
independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.

Una tabla puede incluir los siguientes elementos:

Fila de encabezado o títulos. Al insertar una tabla esta tiene una fila de encabezado.
Cada columna de la tabla muestra un filtro integrado en la fila de encabezado para poder
filtrar u ordenar los datos de la tabla rápidamente.

Filas o bandas o cuerpo de la tabla. Esta función muestra un sombreado o bandas a las
filas de una tabla para distinguir mejor los datos.

Columnas calculadas. Al insertar una fórmula en una celda que se encuentra en una
columna de tabla, puede crear una columna calculada, en cuyo caso se aplica
instantáneamente la fórmula a las otras celdas de esa columna de la tabla.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Fila de totales. En ocasiones será necesario obtener totales para los valores de
columnas. Y con las tablas se puede agregar una fila de totales que permitan mostrar las
funciones de resumen (como PROMEDIO, CONTAR o SUMAR). Aparece una lista
desplegable (control de menú, una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que
muestra una lista de opciones cuando se hace clic en la flecha que parece junto al cuadro
de lista) en cada celda de la fila de totales para permitir el cálculo rápido de los totales.

Controlador de tamaño. Un controlador de tamaño permite arrastrar la tabla hasta que se


obtenga el tamaño deseado, se encuentra situado en la esquina inferior derecha de la
tabla.

Crear una tabla


Existen dos métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de la tabla
predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija.

Insertar una tabla


• En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las
celdas pueden estar vacías o contener datos.
• En el grupo Tablas de la ficha Insertar, de clic en Tabla.
Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla,
active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.

Para practicar
El segundo método es,
• Seleccione el rango.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

• De clic en el botón Dar formato como tabla.

• Aparecerá una lista con diferentes opciones de combinación de colores, Claro, medio y
oscuro. Seleccione un color.

• Aparecerá un cuadro de diálogo indicando el rango a convertir, de clic en aceptar.

Aplicar formato condicional


El formato condicional aplicará una apariencia especial a los valores de un rango siempre
y cuando se cumpla una condición establecida. El formato condicional suele utilizarse
para resaltar errores, para valores que cumplan con alguna condición o para resaltar
celdas de acuerdo al valor de lo que contengan.

Para aplicar un formato condicional realice lo siguiente:

1. Seleccione el rango para aplicar un formato condicional.

2. En la ficha de clic en del grupo

3. Se desplegará un menú con distintas opciones para aplicar.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

Las primeras opciones son útiles para cambiar de inmediato los valores contenidos en las
celdas seleccionadas, sin embargo en la parte inferior hay algo llamado Nueva regla. Con
esta opción podrá personalizar los cambios aplicadas a las celdas seleccionadas.

Borrar las reglas de formato condicional de la hoja de cálculo


No es necesario seleccionar cada una de las reglas aplicadas dentro de la hoja para
eliminarlas. Es posible hacerlo de manera automática con un comando habilitado
únicamente para eso.

Para borrar las reglas aplicadas en la hoja realice lo siguiente:

Para practicar

1. En la ficha de clic en del grupo , se desplegará una lista.

2. Coloque el puntero en la opción


3. En el submenú de clic en Borrar reglas de toda la hoja.

APLICAR TEMAS

Un tema del documento es un conjunto de opciones de formato que incluye colores,


fuentes (incluyendo fuentes para encabezados y texto principal) y un tema de efectos
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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

(tales como efectos de líneas y relleno). De esta manera puede aplicar formato fácil y
rápidamente a un documento para proporcionarle un aspecto profesional.

Para aplicar un tema siga las siguientes instrucciones:

Para practicar

1. En la ficha , en el grupo , de clic en .

2. Aparecerá una lista con distintas opciones para aplicar a las celdas seleccionadas. De
clic en la de su conveniencia.

ORDENAR DATOS

Hay ocasiones en que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar
una lista de niveles de inventario de artículos de mayor a menor u ordenar filas por
colores o por íconos. Ordenar los datos es una parte importante del análisis de datos.
Ordenar los datos ayuda a visualizarlos y comprenderlos mejor, así como a organizarlos y
a encontrarlos más fácilmente, lo que permite tomar decisiones más eficaces.

Puede ordenar datos de texto, numéricos y fechas y horas, de menor a mayor o de mayor
a menor, de más antiguos a más recientes y viceversa en una o varias columnas.

También puede ordenar por una lista personalizada (como grande, medio y pequeño) o
por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de íconos.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero


también es posible ordenar por filas dependiendo de sus necesidades.

Para practicar
Ordenar texto
• Seleccione el rango a ordenar.

• En la ficha , en el grupo , de clic en

• Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, de clic en

• Para ordenar en orden alfanumérico descendente, de clic en

• En caso de tener más de un criterio seleccione la opción aparecerá un cuadro de diálogo


en el cual puede indicar cada uno de los niveles para ordenar así como el criterio de
ordenación.

Cómo ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas

• En la ficha en el grupo de clic en . Y a

continuación, en

• Dentro de Ordenar, de clic en Opciones.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

• En el cuadro de diálogo Opciones de Ordenación, Seleccione Distinguir mayúsculas de


minúsculas.

• De clic dos veces en

4. CREACIÓN Y MANIPULACIÓN DE FÓRMULAS

Insertar formulas
Las fórmulas son operaciones matemáticas que efectúan cálculos con los valores
insertados en una hoja de Excel. Una fórmula comienza con el signo igual (=). Por
ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 4 por 5 y después suma 7 al resultado.

=4*5+7
Una fórmula también puede contener los siguientes elementos: funciones, referencias,
operadores y constantes.

Partes de una fórmula

Tipos de operadores
Se definen cuatro tipos de operadores de cálculo en Excel: aritmético, comparación,
concatenación de texto y referencia.

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Operadores Aritméticos
Utilice los siguientes operadores aritméticos para ejecutar las operaciones matemáticas
básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números, división y generar
resultados numéricos.

Operadores de comparación
Se puede comparar y evaluar dos valores con los operadores mostrados en la siguiente
tabla. El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Nota: El resultado es un valor lógico, VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenación de texto


Debe utilizar el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin
de generar un solo elemento de texto.

Operadores de referencia
Con los siguientes operadores puede combinar rangos de celdas para los cálculos:

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXCEL 1

BIBLIOGRAFÍA

Excel 2013

Ayuda en línea
Trucos Excel 2013 - Imprimir Excel de Forma profesional en
https://www.youtube.com/watch?v=rYMJWk09HDs, 03 de mayo 2015.

Compartir un Libro de Excel, fecha fe actualización viernes, 15 de marzo de 201, en Blog


http://excelforo. blogspot.mx/2013/03/compartir-un-libro-de-excel.html , 03 de mayo de
2015.

Peña Pérez Rosario y Borja Orbegozo, Excel 2013. Manual práctico para todos, Ed.
Alfaomega, edición 2013, pp. 85-149.

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DIRECTORIO
Dra. Patricia E. Alfaro Moctezuma
Rectora de la Unidad

Lic. Guillermo Joaquín Jiménez Mercado


Secretario de Unidad

Lic. J. Francisco Javier Huerta Moreno


Coordinador de Educación Continua y a Distancia

Dr. Mauricio Andión Gamboa


Laboratorio: Aula Multimedia

Lic. María Elena Alonzo Fernández


Asistente Administrativo

Lic. Antonio Ramírez López


Educación Virtual y a Distancia

Profra. Victoria Alvarado Meléndez


Área de Capacitación

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