21.

22.Lesgilación archivísticas y leyes

La archivística desde hace mucho se ha agenciado de la legislación para las
diversas áreas en las que se desarrolla el trabajo archivístico, su importancia va
cobrando cada vez más adeptos, fundamentalmente, en lo se refiere a la
protección del patrimonio documental de la Nación; las leyes sobre sistemas
nacionales de archivos; y las normas técnicas emanadas de los organismos
oficiales competentes, revestidos de facultades otorgadas por la misma ley y
autorizados a expedir dispositivos legales, que también forman parte de la
Legislación Archivística de un país. Sin embargo, aun observamos situaciones
nada satisfactorias de muchos archivos que lamentablemente se encuentran las
condiciones caóticas, más no siempre se detecta a los responsables, pero, cuando
éstos son plenamente identificados, encontramos que no son sancionados con
penas severas a manera de ejemplificar actos reñidos contra la ley. Vemos como
los documentos se deterioran, se pierden, se eliminan sistemáticamente y no pasa
nada, esta situación indigna a quienes están comprometidos con los archivos
porque sienten que ya nada se puede hacer para cambiar el triste panorama que
se observa.
-{Ley 4 de 1913:
Código de Régimen Político y Municipal. (Artículos 289, 315, 316, 320 y 337)
-Ley 43 de 1913:
Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.
-Ley 47 de 1920:
Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre bibliotecas, museos y
archivos. prohibiciones.
-Ley 45 de 1923:
Conservación de Documentos Bancarios. (Artículo 99).

23.¿Cómo se clasifican los documentos según sus órdenes?

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,
proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las
actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de
los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos
que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la
organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean
los diversos tipos de documentos. Pero, además, debe hacer posible la rápida
localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener
asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre
encuentre la respuesta justa.
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha
(ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el
código (ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación
topográfica) o según la temática (ordenación por materias):
 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en
prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia
año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se
suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro
de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una
empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar
cronológicamente por períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos
de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del
abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para
series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de
una empresa.
 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos
que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por
ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un
expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia,
etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad
y las tareas administrativas comunes.
  La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de
elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema
empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los
inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o
distrito, calle, etc.
 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y
refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante
documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un
sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias
técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.

24. ¿Quiénes conforman el comité de archivo y quiénes son los invitados?

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto

administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección,
responsable de definir las  políticas, los programas de trabajo y la toma de
decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.  

El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:  

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien
dependa de forma mediata el Archivo del la entidad (Secretario General o
Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe
de la Oficina Jurídica o su delegado.

El Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado.

El Jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado.

El Jefe de la dependencia productora de los documentos   que se evaluarán y 

El Jefe de la Unidad Administrativa u operativa del archivo, quien actuará como

secretario.

Además podrán asistir como invitados aquellos funcionario o particulares que

puedan aportar elementos de juicio necesario en la sesiones correspondientes
(jefe de la unidad de Control Interno, técnicos, historiadores, usuarios externos,
entre otros).

En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité
de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.

Lo anterior tomado del REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO, texto aprobado

por la Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, mediante
Acuerdo No. 7 del 29 de junio de 1994.
25. ¿Qué es una tabla de retención y cuál es el objetivo?
Las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación,
constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de
la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de
retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una
de las agrupaciones documentales.
OBJETIVO Suministrar los aspectos constitutivos y metodológicos sobre la tabla
de retención documental de tal forma que le permita al funcionario de la
Registraduría, su comprensión como herramienta para la organización de los
archivos de gestión.
26. ¿A qué se denomina valor primario, valor secundario, evaluación documental,
evaluación documental, inventario documental y expurgo?
Valor primario de los documentos

Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los
produce y al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los
involucrados en un tema.

El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

 Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico

Valor administrativo
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus
actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que
responde a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y
expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de
consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad
administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la
ley. Son aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la
persona.
Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los
de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones
tributarias cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas,
registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la
organización pública o privada.
Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o
empresa.
Valor secundario de los documentos

Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y
tienen utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen
es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución
de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.

Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor científico
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación
de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de
su aspecto misional.

EVALUACÍON DOCUMENTAL
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo.
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en
analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación parcial o total.
Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental.
Existen instituciones e individuos productores de documentos que realizan
diferentes actividades, por lo cual crean documentos con peculiaridades propias
en variados formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y
para valorar una serie documental hay que tomar en cuenta todos los detalles
internos y externos del documento. Para llegar a esto hay que proceder al
siguiente paso que se denomina identificación.
La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha
producido la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución
orgánica, competencias administrativas y tipos documentales. El resultado de esta
fase será la organización del archivo, con el establecimiento del cuadro de
clasificación y la ordenación de sus series documentales.

Inventario Documental
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
EXPURGO
Es el proceso que permite seleccionar y eliminar previa autorización, aquellos
documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no tienen, si se
prevé que tenga, valor histórico. Operación por la que se seccionan los
documentos a fin de que solo aquellos que reúnen las mejores condiciones de
testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos
históricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas del
Patrimonio Documental.
27. ¿Cuándo se deben elaborar las tablas de retención documental?
-Para dar cumplimiento a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, artículo 24, se
expidió el Acuerdo 004 de 2013, por el cual se reglamenta el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas
de Retención Documental -TRD; teniendo en cuenta que estos instrumentos son
necesarios para facilitar tanto la gestión documental como las organización de los
archivos de las entidades del Estado, a partir de la agrupación de los documentos
en series y subseries, el Archivo General de la Nación expide Circular 003 de
2015.

-Resolución 469 del 30 de septiembre del 2016

"Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental - TRD
del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado"

28 ¿Cuál es el papel de un administrador documental?

 
-La administración documental le permite a una Empresa organizar toda su documentación de
acuerdo a procesos y procedimientos, de ahí que si está bien organizado puede ofrecer
consulta y respuestas a cualquier tema en el menor tiempo posible.

29. ¿De qué habla la ley 594 del 2000 y el acuerdo 060?

31. ¿Cuándo se creó el archivo de Bogotá y de que se encarga?

El edificio del archivo de Bogotá se inauguró el 6 de agosto del 2003 a pesar de que Bogotá tuvo
un desafortunado imprevisto a causa de los incendios ocurridos en 1786 y 1900 en el que se
perdió casi la totalidad de la documentación y la eliminación indiscriminada durante gran parte del
siglo XX, existe una memoria documental que se debe recuperar

Esta encargada de preservar, guardar y cuidar la memoria de la ciudad, con el propósito de

promover el conocimiento y el fortalecimiento de la identidad de la ciudad

32. ¿Qué es un depósito de archivo y para que nos sirve?

Es el lugar destinado exclusivamente a guardar los documentos y sirve para la administración,
organización y conservación de los documentos a archivar.

33. ¿Qué es un manual de archivo y para que nos sirve?

Es un documento encargado de recoger las normas y procedimientos, es una guía que recolecta en
forma clara y sencilla los pasos a seguir

34. ¿Qué es una transferencia, ficha de préstamo, guía de afuera, tarjetero, sistema de ordenación
cronológico, cohesión funcional, y que s control cruzado?

Transferencia: es un protocolo para la transferencia de archivos, una norma que controla y

permite el traslado de archivo entre computadoras.

Ficha de Préstamo: es un documento en el cual se especifica las características del préstamo; fecha
del préstamo, fecha de entrega, nombre a quien se entrega, etc.

Guía de Afuera: Es un listado de documentos que se sacan del archivo y nos sirve para tener
presente cuantos documentos se han prestado.

Tarjetero: son pizas pequeñas de cartulina las cuales nos sirven para de manera breve y lógica
cierta información ideales para organizar y categorizar.

Sistema de Ordenación: es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionados unos

con otros de acuerdo a una unidad de orden establecido de antemano.

Cronológico: consiste en colocar los documentos en forma secuencial de acuerdo a su fecha

agrupado en años, meses y días.

Cohesión Funcional:

Control Cruzado: es un formato impreso que se usa para dejar constancia que en otra existe una
comunicación que trata de un tema relacionado.

35. ¿Qué s el ciclo vital de los documentos de archivo?

Son las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su
disposición final.

36. ¿Cuáles son las funciones de la oficina de correspondencia?

Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las
comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad.

37. ¿Cómo se clasifican los documentos empresariales, según su soporte, según el ente productor
o auto finalidad que persiga, según su función en el tiempo?

Según su soporte: en este podemos encontrar el papel, fotografías, los discos ópticos, las cintas
magnéticas.

Según el ente producto:

 Documento Privado: es aquel producido por particulares.

  Documento Público: es el que es producido por un funcionario público en el ejercicio de
sus funciones.

Según su finalidad: se encuentran los documentos dispositivos los cuales imparten las normas de
cumplimiento obligatorio; los documentos testimoniales, sirven de testimonio o comprobante; los
documentos informativos estos son la generalidad de documentos conformados dentro de la
gestión administrativa algunos de ellos son los informes, cartas, circulares, memorandos etc.

Según su función en el tiempo: aquí se identifica el valor y la importancia que posee el documento
en la gestión administrativa de la empresa

 Vitales: documentos indispensables para el funcionamiento y crecimiento de la

organización, para rehacer el estado legal y reanudar operaciones.
 Importantes: son los documentos que poseen el valor para la gestión por periodo de 5 o 6
años.
 Útiles: son los que únicamente aportan a la gestión administrativa por el año de vigencia.
 No esenciales: son aquellos que no poseen ningún valor primario ni secundario.

38. Diga cuales son los tipos de documentos que existen en una empresa?

 Carta: de oferta, de solicitud, de revisión, de cobranza, de reclamación.

 Memorandos
 Informes: extenso, corto.
 certificaciones
 Circular externa, interna
 Actas
 Constancias
 Actos administrativos

39. ¿Qué es archivo administrativo y archivo histórico?

Archivo Administrativo: Tiene como propósito la correcta gestión, organización y control de los
documentos producidos, así como asesorar de manera permanente a las unidades en su manejo.

Archivo Histórico: Es un conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte
material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo
público o privado, en el ejercicio de su actividad.

40. En el archivo que significa: clasificación, conservación, estructura funcional, archivos satélites,
flujo de registro, documentos dispositivos, y testimonial, vital

 Clasificación: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y

establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional
de la entidad productora.
 Conservación: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo.
 Estructura funcional:
  Archivos satélites: aquellos que conservan información técnica muy especializada y de
consulta permanente que necesariamente debe estar descentralizados.
 Flujo de registro:
 Documentos: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
 Dispositivos:
 Testimonio vital:

41. Los documentos que no se pueden destruir son:

42. El análisis de las características externas e internas de un documento, corresponde al proceso

de: analizar y verificar que el documento tenga todos normas de estructura la distribución del
contenido, párrafos y el esquema de presentación y que además que su texto se objetivo, el
lenguaje usado, que este bien redactado

43. El registro o formato donde se determina el tiempo y lugar de conservación de los documentos
se denomina: acuerdo 02 de 2014

44. Las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil se denomina:

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los
tres tipos de archivos, (gestión, central e histórico), os cuales debe tener una institución en las
distintas dependencias

45. ¿En qué consiste la reserva legal sobre documentos y cuál es su caducidad?

Sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a

reserva por la Constitución o la ley, y en especial aquellos protegidos por el secreto comercial o
industrial, los relacionados con la defensa o seguridad nacionales, los amparados por el secreto
profesional, los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, o los relativos
a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la
Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación. Estos
documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses
contados a partir de la realización de la respectiva operación.