ACTIVIDAD 2ª SESION

Actividad 2.1

Elabore la pirámide de gestión de la empresa donde usted trabaja o de otra empresa de su región.
Establezca el control claramente.

Actividad 2.2

Efectúe la documentación del proceso de asignación de cupo de crédito a clientes (o cualquier

otro proceso), aplicando el flujograma.

Actividad 2.3

1. Enuncie 5 factores que deben medirse en una evaluación de desempeño del área de
tesorería. 2. Plantee 5 ejemplos de funciones incompatibles a ser ejecutadas por una
misma persona.

DESARROLLO

2.1
2.2
2.3

1 Ahora bien, para saber definir un sistema de indicadores que se ajuste

verdaderamente a la empresa, debemos entender la naturaleza del negocio o el
status actual de la organización, centrándonos en los que la empresa necesita del
área. Estos supuestos son principalmente:

Centro de costo o centro de beneficios: Si el área es considerada un centro de

beneficios, las métricas estarán orientadas a indicadores financieros, ganancias de
transacciones, volatilidad e indicadores de flujo de caja.  Para el caso de centro de
costos, se vislumbran indicadores de eficiencia en el servicio, disponibilidad y
entrega de información.

Dispersión geográfica: En caso de ser una empresa con presencia en múltiples

localidades, donde se incremente la complejidad en la gestión del área, las
métricas deben estar orientadas a esa realidad, a través de benchmarks.

Naturaleza de los mercados: Diferentes mercados tienen diferentes regulaciones

para el flujo del efectivo.

Outsourcing: El grado de tercerización de las operaciones, impacta los indicadores

de gestión ya que los mismos van alineados a los términos del contrato.

Grado de centralización: El tener una tesorería centralizada, in house Banks, o

centros de servicios compartidos, provoca que cambie la forma en cómo se mide
regularmente la gestión del área.

Industria: Los pares de la industria pueden impactar en la medición de la gestión

del área.

Cultura Organizacional: El estatus de la gestión organizacional de la empresa,

condiciona, que elementos debemos medir en ese estadio y que no.

Disponibilidad de data y TI.

Las métricas en la gestión de tesorería, pueden ser clasificadas en cuatro grupos:

Desempeño financiero

Flujo de caja

Costo de capital

Posición de efectivo.

Basados en actividades o proyectos

Estabilidad de flujos

Costo de cobertura

Ahorros

Basados en procesos

Tiempo de procesamiento

Recuperación de efectivo

Basado en desempeño del equipo

Satisfacción al cliente

Satisfacción del equipo.

La medición del desempeño puede ser abarcada desde el punto de vista

cuantitativo o cualitativo, siendo el enfoque cuantitativo el más preferidos por las
empresas. La

La primera pregunta es qué tipo de indicadores son útiles y ¿cómo realizas

benkmark? Un método común es utilizar proporciones que pueden ser utilizados
para determinar la eficacia relativa de un proceso, como el número de personal
por unidad de ingresos (o el volumen de transacciones).

Otras medidas se comparan los tiempos de esfuerzo de proceso para completar

una operación, es decir el tiempo necesario para producir la posición de caja (por
unidad de negocio).

Estas estadísticas se pueden comparar en un período de tiempo establecido para

identificar las tendencias en el proceso. También pueden ser utilizados para
comparar el grado de eficiencia entre las unidades de negocios.

En general, existen 4 tipos de métricas:

Ratios (Gasto financieros entre ventas)

Cantidad (Errores entre transacciones totales)

Duración (Tiempo de elaboración de posición de efectivo)

Volumen (Total de retorno)

Objetivo (Cumplimiento de Tasa bancaria).

Segregación de funciones

2 Uno de los principios del Control Interno es la segregación de funciones, es para

prevenir el fraude interno en la organización.  Con esto un individuo no llevará a
cabo todas las actividades de operación, no todo estará bajo su
responsabilidad; ninguna persona debe manejar todas las fases de una
transacción, “ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar
una transacción”.  Ello como mecanismo de protección para esas mismas
personas y de la misma organización.

Segregar funciones, no solo disminuye de manera considerable los trámites y

procedimientos engorrosos en la compañía, sino que, a la vez, posibilita blindar un
modelo que se enfatiza en el autocontrol.

La segregación de funciones implica:

Que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, así como

un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la
organización, se le asignen y se le reconozcan los diferentes roles que juegan
dentro de la misma.

Que el recurso humano incorporado en la organización, cuente con el perfil

necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores que le son
encomendadas.

Que todos y cada uno de los empleados de la organización distingan, dónde

parten sus funciones y responsabilidades, y dónde comienzan las funciones de
sus compañeros de grupo, área o proceso.

Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol y nivel jerárquico

de decisión de su empresa.

Ninguna persona está facultada para registrar, autorizar y conciliar una

transacción. Además, debe pasar por cuatro etapas clave como aprobación,
ejecución, registro y custodia, a través de departamentos o unidades
independientes.

Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y

procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los
tipos y calidades de los controles, para así, reducir aquellos que son inoperantes,
puesto que generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y
oportunidad.

Una vez se tengan identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes

intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la
comisión de errores o pérdida del control.

Donde más debe existir segregación de funciones es en:

Tesorería: por ser el área más sensible, en razón del manejo de recursos
monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la
compañía.

Cartera: dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.

Inventarios para la venta: especialmente en las empresas de producción y

distribución, ya que, de su control y custodia, depende uno de los activos más
valiosos de la empresa.

Activos fijos: de su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de

la compañía.

Nómina: la selección, la incorporación y el pago de personal, garantiza contar con

talento humano adecuado, además identifica plenamente responsabilidades de
incorporación de novedades.

Contabilidad: posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la

memoria institucional para la toma de decisiones acertadas.

Los sistemas de información automatizados: hace que la información fluya con

más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control, en la
medida que estén segregadas las funciones entre los operadores, los validadores,
los consultores, y quienes tengan la autorización de modificar dicha información.