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“Con transparencia y participación, construimos desarrollo social “(2020 – 2023)

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INTRODUCCION

Este Documento Integral del Plan de Medios y Comunicaciones hace referencia al

desarrollo del Eje Transversal en su componente de información y comunicación, es
decir, los datos que al ser ordenados y procesados adquieren significados para los
grupos de interés a los que va dirigido dándole al usuario una participación directa en el
logro de los objetivos institucionales y sociales de la Alcaldía Municipal de Pisba, se hace
relevante este factor en la medida que se vinculen los procesos de la organización.

El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se establece

como una pauta para la Administración que fija recomendaciones para indicar la
estrategia de divulgación interna y externa de la Alcaldía y de esta manera la comunidad
y demás entes externos de la Entidad conozcan lo que se planea y se ejecuta y puedan
realizar el seguimiento correspondiente, además de generar un criterio de convicción y
mejoramiento.

Por eso se requiere que todos los Servidores tomen conciencia de su responsabilidad
como miembros de la Alcaldía, y comprendan que trabajan para y por la ciudadanía; que
cada cual debe dar ejemplo por la calidad de su trabajo y la buena atención a los usuarios.

Esa es la mejor manera de fortalecer la Entidad y hacer historia por la calidad, seriedad
y honradez en el cumplimiento de las funciones.

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1. MARCO NORMATIVO

El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se acoge a

la normatividad que las entidades reguladoras de la materia han establecido: NORMAS
CONTENIDOS ESPECÍFICOS CON LA COMUNICACIÓN PUBLICA

 Constitución Política de Colombia, Artículo 20

 Ley 489 de 1998, Art.3 y 37
 Ley 87 de 1993, art.4
 Ley 850 de 2003
 Ley 962 de 2005
 Ley 1474 de 2011
 Ley 1712 de 2014
 Decreto 3622 de 2005

2. DEFINICIONES

PLAN DE COMUNICACIÓN: Definición General. Es una propuesta de acciones de

comunicación sobre la base de unos datos, objetivos y presupuesto, que pretende
potenciar la imagen corporativa en todos los niveles y apoyar la labor de todas las
dependencias.

Definición Particular. El plan de comunicación es el conjunto de instrumentos

operativos que proporcionan la programación y la agenda de las acciones futuras

Informar Es transmitir ideas en un solo sentido, es decir, de manera unidireccional. El

emisor transmite un mensaje al receptor, sin esperar reacción o respuesta; no es la
comunicación, pero hace parte de ella.

Comunicar Es un proceso mediante el cual una persona se pone en contacto con otra,
intercambiando ideas, de una manera bidireccional. El emisor transmite el mensaje al
receptor y recibe su respuesta; en un intercambio constante de papeles, cada uno adopta

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el papel de emisor cuando se expresa y el de receptor cuando recibe la respuesta de su

interlocutor. La comunicación es el puente de significado entre los seres humanos, que
les permite comprenderse y compartir lo que son, lo que sienten y lo que saben. Al utilizar
ese puente existe un intercambio que permite a la gente superar cualquier cosa que los
separe.

Comunicación Descendente: Su principal utilidad es la emisión de directrices de un

superior a sus colaboradores. Esta ayuda a clarificar políticas, metas etc. Se realiza a
través de memorandos, informes, instructivos, reglamentos, manuales de organización,
periódicos, revistas internas, folletos, diagramas. Esta información le da sentido de
dirección al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a
resolver dudas. Es el enlace entre los distintos niveles jerárquicos de la estructura formal.

Comunicación Ascendente Este tipo de comunicación suministra a la administración

la retroalimentación de los colaboradores. Establece un camino de oportunidad para
recibir sugerencias, quejas, opiniones etc. Por medio de ella se puede conocer el clima
organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la Alta Dirección. Se
realiza a través de programas de sugerencias, encuestas, procedimientos de quejas, una
política de puertas abiertas, diálogo, entrevistas y reuniones de grupos.

Comunicación Horizontal Es la comunicación que se desarrolla entre personas del

mismo nivel jerárquico. Es una comunicación muy útil para la integración de los grupos
de trabajo, para la socialización necesaria entre las personas y para hacer eficiente el
trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayoría de los mensajes que transitan
generalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integración y la coordinación.

Políticas: Es una directriz u orientación acerca de cómo debe relacionarse la entidad en

un campo específico de su gestión para el cumplimiento de los objetivos que se ha
propuesto, de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prácticas y sus
propósitos.

Política General De Comunicación: Establece el carácter estratégico que la entidad le

reconoce a la comunicación y define el objetivo del macro proceso de comunicación
pública, de acuerdo con las definiciones contenidas en su misión, visión y objetivos
estratégicos, determinando, a la vez, los instrumentos a través de los cuales debe ser
ejecutada.

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Política Específica de Dirección: establece cada uno de los campos en los cuales la
entidad decide reglamentar sus prácticas comunicativas y proporcionan los instrumentos
concretos a través de los cuales debe llevarse; además, definen los objetivos de cada
uno de los procesos que se desprenden del macro proceso de comunicación pública.

Política de Información y Conocimiento: Es la que da a conocer y enseñar a aplicar

las técnicas de comunicación y del dialogo interno; Fomentar el diálogo, la colaboración
y las relaciones socio laboral promoviendo así el trabajo en equipo y la cooperación entre
las dependencias.

3. NECESIDAD DE IMPLEMENTACION

El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la Alcaldía

Municipal de Pisba pretende mejorar la comunicación e imagen de la Administración
Municipal ante la comunidad y demás entes externos, llevando de manera transparente,
eficiente y eficaz toda la información sobre los programas, gestiones y logros obtenidos.
De esta manera se implementarán estrategias que permitan mejorar la comunicación
tanto interna como externa.

4. POLITICA GENERAL DE COMUNICACIONES

El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tiene por

objeto implementar el componente de información y comunicación del Modelo Estándar
de Control Interno MECI 1000:2014, de manera que se logre los propósitos misionales y
la Transparencia de la administración, y de construir confianza ante los grupos de interés
internos y externos facilitando el cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales,
adicionalmente es de esperar que el presente plan contribuya con:

• fortalecimiento de la imagen institucional y la difusión de políticas de información

generadas dentro de la Alcaldía Municipal.

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• Informar permanentemente a la ciudadanía sobre programas, servicios, obras,

contratos o administración de recursos para propiciar la participación social en la
formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión de la Alcaldía Municipal.

• El desarrollo de una estrategia de comunicación que facilite la utilización y

comprensión por parte de la ciudadanía, de la información que se publica en
carteleras, boletines, informes y en la página web.

4.1. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EXTERNA

Objetivo: La comunicación organizacional estará orientada a la efectiva difusión de la

información estratégica y hacia el establecimiento de relaciones de diálogo y
Colaboración de los servidores públicos hacia la comunidad.

ESTRATEGIAS ORIENTACIONES OPERATIVAS

Se convocaran por Alta Dirección de acuerdo a las

Realización de Consejos de Gobierno.
Reuniones cada (2) meses con todos los
funcionarios de la Administración Municipal
Buzón de Sugerencias
Atención a P.Q.R.S.
Encuesta de Medición de la Satisfacción del
Usuario
necesidades y requerimientos.
Esto con el fin de comentar las Inquietudes
presentadas, y suministro de información y
requerimientos por parte de la Alta dirección a los
funcionarios y socialización de la gestión realizada por
cada dependencia
En aras de establecer el mejoramiento continuo en la
Alcaldía Municipal se le informara al ciudadano sobre
el buen uso del Buzón y como utilizarlo.
Se realizaran apertura del Buzón de Sugerencias
semanalmente.
Actualizar el formato de P.Q.R.S. y la oficina de
control interno y/o quien haga sus veces deberá
vigilar que la atención se preste de acuerdo con las
normas legales vigentes y rendirá a la administración
de la entidad un informe semestral sobre el particular.
Se implementara encuesta de Medición Satisfacción
del Usuario en cuanto al servicio prestado de cada
una de las dependencias, por la cual control interno
y/o quien haga sus veces materializa y rendirá informe
semestralmente de las encuestas ante equipo de
coordinación para que se tomen las acciones a que
haya lugar, de igual manera estos informes serán
publicados en la página web del municipio
semestralmente.

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La relación detallada de informes reposara en la

Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces,
Garantizar el cumplimiento de los plazos y sirviendo de apoyo de alta dirección para que haga el
objetivos de los informes que debe presentar la seguimiento respectivo de la entrega oportuna de
Entidad y que son requeridos por las diferentes informes que deba presentar las demás
Instituciones y organismos de carácter dependencias.
Gubernamental

Se instalarán carteleras en cada dependencia con el

fin de que los funcionarios publiquen la gestión de sus
Carteleras dependencias. De esta forma se mantendrá
informada la comunidad de lo que está haciendo la
Alcaldía Municipal.
La Alcaldía Municipal de Pisba publicará en su página
Informes de Gestión Web los informes de Gestión con el objetivo de dar a
conocer la evaluación de la gestión.
El Alcalde Municipal es la única autoridad que podrá
informar a los medios de comunicación a Nivel
Departamental y Nacional sobres las actividades,
Comunicación informativa políticas, directrices, resultados de gestión emanadas
de la entidad y solo él podrá delegar en un directivo
del mismo dicha función, con el fin de garantizar su
coherencia con el direccionamiento institucional.
La página web del municipio se mantendrá alimentada
con la gestión municipal, en ella estará para
información de la comunidad el Plan de Desarrollo y
todas las políticas ejecutadas en el marco de la
Página web
función pública local de la Administración Municipal,
adicionalmente la administración municipal se
compromete con la implementación de la Estrategia
de Gobierno en Línea
La Alcaldía Municipal de Pisba realiza la audiencia de
Rendición Anual de Cuentas con la Intervención
rendición de cuentas anualmente de acuerdo a los
de los distintos grupos de interés, veedurías y
parámetros establecidos por el COMPES 3654 de
ciudadanía
2010 y la Ley 1757 de 2015.

4.2 POLÍTICAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA

Objetivo: Garantizar la divulgación oportuna, exacta y confiable, en procura de la

realización efectiva y eficiente de los procesos administrativos, soportando toma
decisiones y permitiendo a los funcionarios un conocimiento más preciso y exacto de la
entidad.

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ESTRATEGIAS ORIENTACIONES OPERATIVAS

La sensibilización se realizará mensualmente en las
Conocimiento por parte de los reuniones que programe el Secretario de Gobierno y
funcionarios sobre el direccionamiento Desarrollo Social o en su defecto cualquiera de los
estratégico de la entidad integrantes del Equipo Directivo MECI.

Para mejorar la prestación de servicios, elevar la

imagen de la Entidad y que la población conozca los
funcionarios por su nombre y cargo se identificaran
los funcionarios con un carné institucional, ejecución
Carnetización de los funcionarios
que estará a cargo de la Alcalde Municipal; por ser
el quien ejerce el Estilo de dirección.
De igual manera portarán una chaqueta que llevara
el logotipo de la entidad y que los identificara como
servidores públicos de la Alcaldía Municipal.
Publicación del Direccionamiento Estos elementos estarán ubicados en cada
estratégico de la entidad en cada dependencia de la Administración Municipal.
dependencia (Visión. Misión y Mapa de
Procesos)
Todo funcionario que se vincule a la Alcaldía recibirá
una inducción adecuada, cuya realización en ningún
caso deberá sobrepasar los tres (3) meses después
de la fecha de su vinculación. Esta inducción
Se realizarán procesos de inducción y además de incluir los temas ordinarios de carácter
reinducción. laboral, disciplinario y legal, se le dará a conocer el
Plan de Desarrollo de la Alcaldía, la misión, visión y
valores adoptados por la entidad. Responsabilidad
que estará a cargo del Talento Humano. Y
reinducción cada 2 años.
Se llevará a cabo el fortalecimiento institucional en
cuanto al archivo de Gestión y Central y se
Archivo establecerán la Normas de la ley 594 de 2000.
Se realizará el Inventario Documental y
Actualización de tablas de Retención documental.
Se llevara a cabo el Proceso de actualización de
inventarios de Bienes Muebles e inmuebles de la
Entidad con el fin de identificar el bien por
Inventarios
dependencia y se establecerán los respectivos
formatos de control para el manejo y seguimiento de
los Bienes Muebles.

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4.3 DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Objetivo: Establecer cuáles son los canales utilizados para facilitar la interrelación de la
entidad con los grupos interesados con el fin de que estos tengan el acceso de la
información, oportuna, confiable e integra que fortalezca la confianza y la credibilidad de
la comunidad en la entidad pública.

ESTRATEGIAS ORIENTACIONES OPERATIVAS

Medios de acceso a la
información
Políticas de operación de los
procesos de comunicación
Los medios de acceso a la información
con los que cuenta la entidad se
encuentran relacionados el Plan de
Medios y comunicación el cual podrá ser
consultado en la Página web del
Municipio.
Actualización y estandarización de
formatos
Se contará con acceso a internet en las
diferentes dependencias de la Alcaldía
Municipal.
Revisión y mantenimiento de los
Computadores de las distintas
dependencias.
Línea telefónica por dependencia con sus
extensiones.

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