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ESTUDIO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA GLASSES FRAMES S.A.

S EN

PAMPLONA- NORTE DE SANTANDER

GERMAN ALEXIS GOMEZ UPEGUI

JOSÉ ANTONIO PÉREZ ACOSTA

JASIMBER PIÑERES AYALA

SHANTY JAIMES MENDEZ

MARIO JOSÉ AARÓN GUILLEN

LAURA JINETH RÍOS MOJICA

MARÍA PAULA BRUGES PELÁEZ

ERIKA ZIPA CELY

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

INGENIERÍA DE PROYECTOS I

PAMPLONA-NORTE DE SANTANDER

2020
Estudio administrativo

El estudio administrativo en un proyecto de inversión proporciona las herramientas que sirven

de guía para los que en su caso tendrán que administrar dicho proyecto. Este estudio muestra los

elementos administrativos tales como la planeación estratégica que defina el rumbo y las acciones

a realizar para alcanzar los objetivos de la empresa, por otra parte se definen otras herramientas

como el organigrama y la planeación de los recursos humanos con la finalidad de proponer un

perfil adecuado y seguir en la alineación del logro de las metas empresariales. (Mtra Maria Elvira

López Parra, s.f.)

1. Pasos del estudio administrativo

1.1. Mano de obra


Según el decreto 2630 del 26 de diciembre del 2019 el salario mínimo es de $877.803 y

el subsidio de transporte de $102.854

Tabla 1.
Recurso humano
Tipo de Salario Horario
Cargo Área Requisitos Funciones Contrato Mensual Laboral

-Manejo de
Administrador personal. $2’000.000 8:00 am -
Gerente Administrativa de empresas. -Toma de 12:00 pm
decisiones Indefinido “sin incluir el
Supervisión de subsidio de 2:00 pm –
todas las áreas transporte” 6:00 pm
de la empresa.
-Diseño de
Diseñador estilos y
Diseñador
$1’800.000 8:00 am -
industrial Administrativa gráfico o Colores de
monturas. Indefinido “sin incluir el 12:00 pm
creativo
-Diseño de subsidio de
publicidad. transporte” 2:00 pm –
-Diseño de 6:00 pm
Catálogos.

- Manejo y
control de
inventarios.
-Llevar los
registros
financieros de
la empresa.
-Hacer el
balance de los
8:00 am -
libros
Técnico en 12:00 pm
Auxiliar Administrativa contabilidad, contables. $1´200.000
contable tecnólogo o -Hacer Indefinido 2:00 pm –
profesional en
declaraciones, “incluyendo 6:00 pm
contabilidad subsidio de
nomina, etc. transporte”
-Organizar
procesos de
compras y
ventas.
-Revisar las
retenciones y
pagos de
impuestos.
-Atención al
cliente.

-Gestión de
Técnica o documentos 8:00 am -
Secretaria Administrativa tecnología en Indefinido $877.803 12:00 pm
administración -Elaboración
, secretariado. presentaciones “incluyendo 2:00 pm –
el subsidio de 6:00 pm
-Enviar transporte”
agendas e
informes.

-Estar atento
que los
Operadores
cumplan los
-Tener un requisitos de
8:00 am -
certificado de seguridad. $877.803 12:00 pm
Salud curso -Definir los Indefinido
HSEQ ocupacional aprobado parámetros de “incluyendo 2:00 pm –
según la ley trabajo. el subsidio 6:00 pm
1562/2012 -Revisar y de
reportar transporte”
desobedienci
aa del
trabajador en
el area de
trabajo
-Atender a las
-Certificado solicitudes de
de transporte 8:00 am -
conducción y que le sean $877.803 12:00 pm
expresadas
licencia B2
por su jefe
Conductor Operativo -Estudios inmediato o Indefinido “incluyendo 2:00 pm
pertinentes y por quien éste el subsidio – 6:00
certificados delegue. de pm
del ministerio -Mantener el transporte”
de transporte. vehículo en
perfecto
estado.
-Certificado -Operar la 8:00 am -
de horas de inyectora. 12:00 pm
Operario de Operativo manejo de -Realizarle el
inyectora maquinaria. mantenimient $877.803 2:00 pm
-Experiencia o o rutinario. Indefinido – 6:00
de dos años. -Reportar “incluyendo pm
-Curso de cualquier el subsidio
mantenimient falla de la de
o o proactivo máquina. transporte”
y reactivo. -Ensamblar
los marcos de
las gafas.

-Certificado -Operar la
de horas de trituradora.
Operario manejo de -Realizarle el 8:00 am -
triturador Operativo maquinaria. mantenimient $877.803 12:00 pm
o o rutinario. Indefinido
-Curso de -trabajar la “incluyendo 2:00 pm
mantenimient materia el subsidio – 6:00
o o proactivo prima, de pm
y reactivo. separarla, etc. transporte”
-Ayudar al
ensamble de
los marcos.

-Estar 8:00 am -
Supervisor Supervisión certificado. -Comprobar y $877.803 12:00 pm
de calidad examinar los
-Tener productos Indefinido “incluyendo 2:00 pm
referencias finales. el subsidio – 6:00
laborales. de pm
transporte”
-Asear las
oficinas y 8:00 am -
Áreas de 12:00 pm
trabajo.
Auxiliar de
-Mantener
servicios Servicios Indefinido $877.803 2:00 pm
organizado
generales generales Ser bachiller todo lo del – 6:00
aseo general. “incluye pm
subsidio de
transporte”
-Ejercer la
Bachiller vigilancia y
Poseer la TIP protección de
bienes de la 6:00 am
de Vigilante
de Seguridad empresa, Indefinido $877.803 + – 6:00
Vigilante Seguridad Vigente además de la Horas extras pm
protección de y recargos
las personas dominicales
que se
.
encuentren
dentro de la
empresa.

-Reportar
-Título de ventas.
bachiller. -Atender al
-Curso de cliente. $877.803 8:00 am -
ventas. -mantener 12:00 pm
Indefinido
Vendedor Ventas -Cualidades organizado “incluye
personales. los marcos de subsidio de 2:00 pm
-Presentación gafas. transporte” – 6:00
personal -Brindarle pm
-Maneje un asesorías al
nivel básico cliente.
de inglés.
Figura 1. Nómina de empleados
Fuente. El autor

1.2. Visión y Misión

Misión

La empresa GLASSES FRAMES crece paulatinamente en el mercado de montura de gafas

hechas a base de material reciclable inspiradas en el cuidado de nuestro medio ambiente,

satisfaciendo a nuestra comunidad Pamplonesa y siendo la mejor superando los estándares de

calidad.

Visión

Para el año 2025 la empresa GLASSES FRAMES será líder a nivel Municipal y

Departamental en el mercado de monturas de gafas hechas de material reciclable, mejorando

continuamente la calidad del producto y seguir así velando por nuestro medio ambiente.
1.3. Estructura legal

Pasos a seguir para la constitución de la empresa:

 Reunión de los socios para establecer la constitución y el tipo de sociedad jurídica

 Preparar los documentos para la constitución de la compañía.

 Registrar los libros de la compañía en la Cámara de Comercio.

 Abrir una cuenta bancaria.

 Autenticación de la Escritura Pública de Constitución por parte de un Notario.

 Renovación del Registro Mercantil durante los tres últimos días hábiles de la fecha en que

fue registrada inicialmente la Empresa

 Efectuar el registro mercantil con la siguiente documentación: Copia de la Escritura Pública

de Constitución, Formulario diligenciado de Matrícula para Establecimientos de Comercio,

obtención del Certificado de Existencia

 Elevar y/o protocolizar en escritura pública los documentos de constitución de la sociedad.

 Elaboración de la Minuta para la creación de Escritura Pública de Constitución

 Obtener las cartas de aceptación de los cargos de la compañía.

 Fotocopia de la norma legal de creación de la entidad.

 Fotocopia del documento que acredite la representación legal

 Fotocopia del documento de identificación representante legal.

 Diligenciamiento de formato de registro único tributario (RUT).

 Obtención del Número de Identificación Tributaria (NIT) provisional y válido por un

periodo de 90 días.

 Obtención de la Tarjeta de NIT definitivo.5 Trámites de funcionamiento

 Registro de apertura de la Empresa


 Solicitud de inspección en cuanto a cumplimiento de normas de Seguridad Industrial por

parte del Cuerpo de Bomberos

 Registro Comercial de la Empresa.

Glasses Frames decide ser una sociedad anónima simplificada (S.A.S)

1.3.1. Razón social: Glasses Frames S.A.S

Para la creación de una empresa de tipo Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S) el

artículo 5 de la ley 1258 de 2008 indica que el documento de constitución deberá contener como

mínimo los siguientes requisitos:

Primer requisito

Mediante documento privado, autenticado, reconocido o con presentación personal por

quienes lo firman como accionistas constituyentes. (Párrafo 1 artículo 5° Ley 1258 de 2008,

Artículo 40 Código de Comercio).

Cualquiera que sea el documento escogido debe contener los siguientes requisitos:

 Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas.

 Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras "sociedad por acciones

simplificada", o de las letras S.A.S.

 El domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en

el mismo acto de constitución.

 Término de duración: la SAS podrá tener término de duración indefinido.

 Enunciación de actividades principales: las SAS permite establecer un objeto social

indeterminado.

 El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones

representativas del capital y la forma y términos en que éstas deberán pagarse.


 La forma de administración y el nombre, documento de identidad y facultades de sus

administradores. En todo caso, deberá designarse al menos un representante legal.

Segundo requisito

El documento privado debe ser inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio

del lugar en que la sociedad establezca su domicilio principal. Adicionalmente ante la Cámara de

Comercio se diligencian los formularios del Registro Único Empresarial (RUE), el Formulario de

49 inscripciones en el RUT y se lleva a cabo el pago de lo atinente a matrícula mercantil, impuesto

de registro y derechos de inscripción.

Tercer requisito

Es necesario que se llegue copia de los documentos de identidad de los representantes

legales, accionistas, integrantes de órganos de administración y revisores fiscales según el caso,

para efectos de realizar la verificación en el sistema de información de la Registraduría Nacional

del Estado Civil o en el de Migración Colombia para el caso de ciudadanos extranjeros.

Con ocasión de la expedición del Decreto 667 de 2018, cuando se presente para inscripción en el

Registro Mercantil la constitución de una sociedad por acciones simplificada en la que el único

accionista sea una persona natural, el constituyente de la sociedad diligenciará un formato

suministrado por la Cámara de Comercio en el que manifestará su condición de controlante de la

sociedad, en los términos previstos en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995.

En el formato deberá diligenciarse la siguiente información:

Nombre sociedad subordinada, Domicilio sociedad subordinada, Actividad sociedad

subordinada, Nombre, Domicilio, Nacionalidad, Actividad:


Tabla 2.
Detalles de la liquidación.

DETALLES DE LA LIQUIDACION
CONCEPTOS VALOR BASE VALOR LIQUIDACIÓN
Matricula persona natural o 100.000.000 36.000
jurídica
Beneficio de la ley 1780 de 100.000.000 -36.000
2016
Matricula establecida 80.000.000 145.000
comercio-PPAL.JURIDIS
CC

Valor a pagar en cámara de comercio $ 145.000

1.3.2. Industria y comercio

El impuesto de industria y comercio (ICA) es un gravamen de carácter municipal,

considerado como un impuesto directo con el que se gravan las actividades industriales,

comerciales y de servicios que se realicen dentro de la jurisdicción de un municipio.

Estos dependen los ingresos obtenidos anualmente, al hacer una simulación para Glasses Frames

tendría que pasar por este permiso alrededor de $ 147,000

Tabla 3.
Precio de los registros en la industria y comercio

DOCUMENTO VALOR
Autenticación en notaria 10.500
Registro en cámara de comercio 145.000
Formulario de registro 4.000
Derecho de inscripción 31.000
Certificados de existencia 9.000
Inscripción en los libros 10.500
Industria y comercio 147.000

1.3.3. Uso de suelo

El uso de suelo es un dictamen escrito por medio del cual el curador urbano o la

Secretaría Distrital de Planeación (SDP), este informa al interesado sobre el uso o usos
permitidos en un predio o edificación, se debe tener en cuenta las normas urbanísticas adoptadas

para orientar y administrar el desarrollo físico espacial del territorio y la utilización del suelo,

definida como el Plan de Ordenamiento Territorial (POT).

La Secretaría Distrital de Planeación es la que orienta y lidera la formulación y

seguimiento de las políticas y la planeación territorial, económica, social y ambiental del Distrito.

Para Diligenciar este dictamen escrito se necesita:

 Inicialmente se debe definir la o las actividades que se va a desarrollar en su

establecimiento de comercio, como, por ejemplo: comercio, restaurante, papelería, bar,

etc.

 En segundo lugar, se debe consultar la destinación, que tiene permitido el suelo donde se

pretende ubicar.

Se puede consultar el uso de suelo de tres (3) formas:

 La primera opción en las salas virtuales de la CCB, consultar en el SINUPOT:

http://sinupotp.sdp.gov.co/sinupot/index.jsf.

 La segunda es: dirigirse a la curaduría más cercana, diligenciar y radicar el formato

respectivo para la consulta del mismo.

 La tercera opción, es dirigirse a la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) o a las oficinas

de Norma Urbana de los Cades, donde se diligencia y radica el formato respectivo para la

consulta del mismo.

Se debe tener en cuenta:

 La expedición de estos conceptos no otorga derechos ni obligaciones a su peticionario y

no modifica los derechos conferidos mediante licencias que estén vigentes o que hayan

sido ejecutadas.
 La destinación que se le da al establecimiento de comercio debe ser en desarrollo de una

actividad legal, la cual debe coincidir con la actividad registrada en la matrícula mercantil

del establecimiento a la evidencia al momento que la autoridad de inspección, vigilancia y

control realiza la visita.

El trámite en la Curaduría tiene costo, la consulta en la oficina o en la herramienta de la

Secretaría Distrital de Planeación (SDP) y en las salas virtuales de la CCB no tiene costo.

1.3.4. Liquidación Sayco & Acinpro

La Organización Sayco Acinpro – OSA, tiene por único objeto recaudar para sus

mandantes, las percepciones pecuniarias provenientes de la autorización para la comunicación

pública de la música, así como el almacenamiento digital o fijación de las obras correspondiente

al repertorio de los autores y compositores afiliados a SAYCO y de la reproducción en la

modalidad de almacenamiento digital de los productores fonográficos, del artista, interprete y

ejecutante, incluidos en videos, video gramas o videoclip que según la ley corresponde a los

artistas, intérpretes, ejecutantes y productores de fonogramas, afiliados a ACINPRO, y la

reproducción en modalidad de almacenamiento digital de las obras musicales de las editoras

administradas por ACODEM; nacionales e internacionales, en establecimientos comerciales y

transporte público.

El interesado deberá solicitar la liquidación OSA, mediante el diligenciamiento de un

formulario que es solo válido para los establecimientos que ya tengan algún registro en la entidad

o hayan cancelado en oportunidades anteriores.


Dentro de los datos que se deben diligenciar están:

 Nombres

 Apellidos

 Número de cédula

 Nombre del establecimiento

 Departamento del establecimiento

 Ciudad

 Dirección del establecimiento

 NIT del establecimiento

 Teléfono de contacto

 Correo electrónico

Para los usuarios nuevos que quieran registrar sus establecimientos se debe diligenciar el

siguiente formulario:
Figura 2. Auto declaración
Fuente. Organización Sayco-Acinpro
¿De qué forma se definen las tarifas?

Hay parámetros legales que se tienen en cuenta a la hora de establecer la tarifa de cobro. Se

debe definir una tarifa en proporción al mayor o menos beneficio que el uso de la obra le reporta

al usuario, el ingreso que obtenga el usuario al respecto, categoría del usuario, capacidad

tecnológica, aforo del establecimiento, modalidad e intensidad de uso, etc.

Las variables permiten generar una tarifa para cada negocio, de tal forma que sus características

permitan diferenciar la base del valor por la autorización.

 Ubicación: describe la localización del negocio. Para las ciudades capitales se toma como

referencia las divisiones locales, para los municipios solo se referencia su ubicación.

 Categoría: Necesidad o importancia del uso de la obra musical, según el objeto o actividad

del establecimiento.

 Valor base liquidación: Valor resultante de aplicar la categoría y ubicación del negocio.

 Capacidad: Tamaño del establecimiento, por su capacidad de ingreso de clientes, esta se

puede medir a partir del aforo de número de personas, metros cuadrados construidos para

la atención del público, números de locales comerciales y número de habitaciones,

dependiendo del objeto social y la actividad del negocio.

 Estrato o nivel socioeconómico: Integración de las diferentes características de los

negocios. Se utiliza como porcentaje diferenciador de acuerdo al estrato en que se encuentre

ubicado.
1.4. Organigrama

Figura 3. Organigrama
Fuente. El autor
1.5. Determinación de costos

Tabla 4.
Determinación de costos anuales en pesos

COSTO MENSUAL COSTO ANUAL


Mano de obra
(pesos) (pesos)

Gerente 1’840.000 22’080.000


Diseñador industrial 1’656.000 19’872.000
Auxiliar contable 1’206.000 14’472.000
Secretaria 910.443 10’925.316
HSEQ 1’206.854 14’482.248
Conductor 910.433 10’925.196
Operario de inyectora 910.433 10’925.196
Operario triturador 910.433 10’925.196
Supervisor de calidad 910.433 10’925.196
Vigilante 1’125.790 13’509.480
Vigilante 1’180.978 14’171.736
Vigilante 1’405.757 16’869.084
Vendedor 910.433 10’925.196
Auxiliar servicios generales 910.433 10’925.196
Parafiscales 4’816.904 57’802.848
Provisiones 3’562.105 42’745.260
Estructura legal COSTO MENSUAL COSTO ANUAL
Autenticación en notaria 10.500 10.500
Registro en cámara de
145.000 145.000
comercio
Formulario de registro 4.000 4.000

Derecho de inscripción 31.000 31.000

Certificados de existencia 9.000 9.000

Inscripción en los libros 10.500 10.500


Industria y comercio 147.000 147.000

TOTAL $ 292’838.148
2. Referencias

Mtra Maria Elvira López Parra, M. J. (s.f.). Estudio administrativo…. un apoyo en la estructura

organizacional. Obtenido de

https://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/documents/no56/estudioadmtivo.pdf

Web grafía

http://www.comunidadcontable.com/BancoMedios/Documentos%20PDF/decreto%202360-
smmlv.pdf

https://www.isotools.com.co/normativa-en-seguridad-y-salud-en-el-trabajo-en-colombia/

Requisitos y costo en industria y comercio.

http://pamplona-

nortedesantander.gov.co/NuestraAlcaldia/SaladePrensa/PublishingImages/Paginas/ACUERDO-

ESTATUTO-DE

Artículo 57.- base gravable ordinaria

http://pamplona-

nortedesantander.gov.co/NuestraAlcaldia/SaladePrensa/PublishingImages/Paginas/ACUERDO-

ESTATUTO-DE-

RENTAS/ACUERDO%20%20%20027%20%20%20ESTATUTO%20DE%20RENTAS%20200

7%20modicado%20por%20acuerdo%20041.pdf

Formulario único nacional de declaración y pago del impuesto de industria y comercio

http://pamplona-nortedesantander.gov.co/NuestraAlcaldia/SaladePrensa/Paginas/DESCARGA-

AQUI-FORMULARIO.aspx

https://www.ccb.org.co/Cree-su-empresa/Pasos-para-crear-empresa/Informacion-general-para-creacion-

de-empresa/Cumplir-con-el-concepto-de-uso-del-suelo-ubicacion-y-destinacion
http://www.osa.org.co/copia-de-mas-1

(Pasos para crear una empresa)

https://www.ccb.org.co/Cree-su-empresa

http://www.ccb.org.co/servicios/registros-publicos/mercantil/tramites/constituciones-reformas-

ynombramientos/sociedad-por-acciones-simplificada-sas

(Formar una empresa SAS)

file:///C:/Users/ANGELA/Downloads/GUIA%201%20RM.pdf

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