Aspectos contables de la Propiedad Horizontal

 
La propiedad horizontal , de acuerdo con lo señalado en la Ley 675 de 2001, debe
manejar diferentes aspecto contables y tributarios, como consecuencia de las
funciones propias de la persona jurídica, que surge con la inscripción mediante
escritura pública ante la Oficina de registro de Instrumentos Públicos, en donde se
someta al régimen de propiedad horizontal.
La propiedad horizontal esta sometida al régimen especial dispuesto por la Ley 675
de 2001, por lo que no tiene la obligación de presentar sus cuentas de acuerdo con
el Plan Único de Cuentas (PUC), pero en virtud de las funciones y obligaciones
encomendados a los órganos de dirección será necesario que mantenga un
sistema organizado de contabilidad, que permita mantener organizado y
actualizado el estado de cuentas de la copropiedad.

Documentos contables de la propiedad horizontal

Su bien el régimen de propiedad horizontal no es preciso en cuanto a los

documentos contables que deba llevar la propiedad horizontal, estos se presentan
en las funciones del administrador donde señala que este deberá llevar bajo su
dependencia y responsabilidad la contabilidad de la copropiedad, y son los
siguientes:

1. Inventario y Balance general de las cuentas del ejercicio anterior

2. Presupuesto anual, incluyendo el pago de seguros de zonas comunes

3. Cuentas de cobro de las obligaciones de los propietarios de unidades privadas

con la copropiedad

4. Recibos de los pagos recaudados por concepto de las obligaciones de

propietarios y terceros con la copropiedad.

5. Comprobante de egreso sobre los pagos efectuados a terceros por concepto de

servicios o suministros realizados a la copropiedad para garantizar su
funcionamiento.

6. Libro auxiliar donde se registren las transacciones realizadas, Libro de bancos,

Libro de Mayor y balance, Libro Diario
7. Libro de actas, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en la Ley 675
de 2001, respecto del merito ejecutivo que prestan las obligaciones de las
copropietarios y que en estas se deja constancia de los valores aprobados por la
asamblea, así como de las disposiciones económicas que afectan a los
copropietarios.

Cabe señalar que muchos programas para computador -software-, están diseñados
para suministrar, bajo un mismo programa, la información anterior, además de otra
que puede ser del interés de la copropiedad. En todo caso será importante que en
el momento de que la copropiedad decida adquirir un software de estos, se
efectúe un estudio especifico de las necesidades de la copropiedad y los beneficios
de cada software.

Plan Único de Cuentas (no necesario)

Las propiedades horizontales están sometidas al régimen establecido por la Ley

675 de 2001, por lo que estas no son obligadas a presentar sus cuentas de acuerdo
con lo establecido en el Plan Único de Cuentas PUC, pero será importante
considerar los principales elementos de este y llevar siempre un sistema
organizado de contabilidad dependiendo del tamaño de la copropiedad, el cual
deberá ser llevado por personal especializado o con conocimientos del tema,
según el tamaño de la copropiedad.

Balance

El balance "es el estado de o informe financiero que permite conocer la situación

financiera de la copropiedad...Esta conformado por la cuenta de activo, pasivo y
patrimonio".

El activo corresponde a los recursos que se encuentran en cajo o en bancos, las

cuentas por cobrar, títulos, los bienes muebles que tenga la propiedad y los bienes
inmuebles que pueda tener la copropiedad.

El pasivo corresponde a las obligaciones que tiene la copropiedad tales como

servicios públicos, impuestos y en general acreedores.

El patrimonio se refiere al valor que resulta de restar los pasivos a los activos.

Leal Pérez H., señala que los principios fundamentales en que debe reposar el
balance son:
1. Claridad: el balance debe ser claro, de modo que permita conocer de manera
rápida y fácil la situación de la copropiedad. La claridad es un requisito legal
impuesta a toda contabilidad en general. No significa, lo anterior, que el balance
debe hacerse en la forma que deba entenderse por cualquier lego, pero es
necesario que su compilación y redacción respondan a las normas contables
usuales y presenten una titulación de los diversos rubros que permita ser
entendida con algunos conocimientos.

2. Veracidad y exactitud: el balance debe ser veraz y exacto, quiere decir que no
debe falsear ni ocultar ninguna circunstancia referente a la situación patrimonial e
la copropiedad y debe expresar lo mejor posible los valores que integran los
pasivos y activos. El balance interesa a los órganos de administración y dirección de
la copropiedad, pues permite conocer la situación real de esta, así como también a
los demás copropietarios que estén interesado en fiscalizar y/o conocer la situación
de su copropiedad.

3. Uniformidad de los criterios de valorización: si bien es cierto que el balance se

refiere a un ejercicio determinado, es de gran utilidad e interés el poder estudiar de
forma comparativa balances de ejercicios sucesivos, con el fin de establecer el
proceso o evolución, ya sea favorable o desfavorable. Lo anterior es posible si
todos los balances se compilan de conformidad con un plan uniforme, de ahí
nuestra recomendación de seguir lo establecido en el PUC.

La legislación en materia de balance general para copropiedades no se ha

desarrollado, pero, como lo hemos venido haciendo en este libro, realizaremos
ciertas recomendaciones por analogía, ante la ausencia de normas al respecto para
copropiedades. El balance y la cuenta de resultados deberán anexarse las
siguientes informaciones:

Propietarios con sus respectivos coeficientes de propiedad

Inversiones realizadas

El detalle de las cuentas de orden con su valor y fecha de vencimiento

Un estudio de las cunetas que hayan tenido modificaciones importantes en

relación con el balance anterior, y

los índices que se consideren necesarios y su comparación con los balances

anteriores.
Cabe señalar que la aprobación del balance por parte de la asamblea general de
propietarios o el consejo de administración, no exonerará de responsabilidad al
administrador, contador y revisor fiscal que hayan desempeñado dichos cargos
durante el ejercicio a que se contraiga tal documento.