1

REGIONAL HUILA-PITALITO

CENTRO DE GESTION Y DESARROLLO SOSTENIBLE SUCOLOMBIANO

JOAN SEBASTIÁN FONSECA CUBIDES

JUAN FRANCISCO MARIAGA GALEANO

KAREN DAYANA REYES GONZÁLEZ

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EVIDENCIA DE LA FASE DE INDENTIFICACIÓN AP01-AA1-EV01

INSTRUCTOR:

JOSE ORDONEY CUELLAR MAZABEL

OCTUBRE 2019
 Descripción de la evidencia

Con base en las técnicas aprendidas en el Objeto de Aprendizaje “Técnicas de

recolección de Datos” genere un documento en el que registre:

1. Ámbito empresarial

2. Diseño de instrumento entrevista

3. Entrevista realizada

4. Identificación de la necesidad o situación problema

5. Idea de solución

6. Diseño de instrumento encuesta

7. Validación de la idea de solución

8. Ajustes de la idea

Identificación de ámbito empresarial.

TECNOFILE SAS es una empresa colombiana que hoy en día lleva 24 años de

trayectoria dedicada al negocio de la Gestión Documental cuyo objetivo es la prestación de

servicios de correspondencia y archivo, en el marco de la legislación nacional, servicios que

sirven de apoyo a la administración de empresas públicas y privadas en la gestión diaria para

administración y control de los documentos propios de su gestión. Así mismo aportan su

experiencia en la solución de los problemas causados por la acumulación indiscriminada de

documentos, aportando como solución practicas integrales con recurso humano capacitado y

usando como apoyo tecnología informática, conocimientos y experiencia archivística.

 Diseño entrevista.

La siguiente entrevista será realizada al señor Juan Pablo Alonso Verano quien es

Gerente de Operaciones de la empresa TECNOFILE SAS.

Por motivos de tiempo por parte del señor Gerente no se pudo lograr una entrevista

presencial, por tal motivo se procedió a realizar las preguntas vía WhatsApp.

Esta entrevista constará con una serie de preguntas cuyo objetivo es lograr obtener

información clara y sobre todo concisa, acerca de la necesidad en el proceso de la gestión del

talento humano.

ACLARACIÓN: El problema en ciertos procesos de gestión fueron identificados previamente

por Karen Reyes, empleada de TECNOFILE SAS y también aprendiz de ADSI. Por tal motivo

las preguntas son directamente relacionadas al tema.

Preguntas:

o ¿Cuál es su nombre? ¿Qué cargo ocupa en la empresa? ¿A qué se dedica la empresa?

o ¿Cuál es la misión y cuál es la visión de la empresa?

o Se sabe que ofrecen un Software de Gestión Documental ¿El Software lo tienen

implementado en los procesos de la empresa o sólo se lo ofrecen a sus clientes?

o ¿Actualmente cuentan con un sistema para el control de nomina y novedades del

personal? ¿Con cuantos empleados cuenta la empresa?

o ¿Cómo manejan el proceso de gestión? Y ¿Cuál piensa que debe ser la principal función

que debe tener un aplicativo para el manejo de gestión del talento humano?

o ¿Qué impacto cree o quiere que tenga el sistema que se desarrolle para el área? Y ¿En

que beneficiaría a la empresa este sistema?

 Entrevista realizada.

ENTREVISTA.mpeg

Identificación de la necesidad o situación problema.

A pesar de que TECNOFILE SAS es una empresa que busca ofrecer soluciones por

medio de herramientas tecnológicas a sus clientes, no cuenta con un sistema que les pueda

facilitar los procesos internos de la gestión administrativa y los procesos que se derivan de la

misma. Tampoco tienen sistematizado el manejo del personal y la información se maneja en

bases de Excel, hojas electrónicas y la información se comparte por medio de la red en carpetas

compartidas, que, aunque son buenas bases para tener y conservar información, se pueden perder

fácilmente y con ellos se perdería toda la información de la empresa.

Idea solución.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, se plantea el desarrollo de un sistema computarizado

para la optimización en procesos de gestión a través de un Software, que apoye específicamente

los procesos que se llevan a cabo en el área de Gestión Humana, el cual le permitirá a la o las

personas encargadas incrementar la capacidad de gestión y la toma de decisiones. Un sistema

para gestionar el proceso de compensación de la empresa TECNOFILE SAS, para garantizar el

cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales contando con un Software integral y

flexible que se adapte a las expectativas de la empresa.

 Diseño de instrumento encuesta.

La presente es una encuesta de valoración a la idea de implementar un Software para la

optimización de los procesos de gestión de la empresa TECNOFILE SAS.

Califique de 1 a 5 la idea de implementar un Software para los procesos de gestión. Donde 1 es

muy mala y 5 es muy buena

1. Muy mala

2. Mala

3. Regular

4. Buena

5. Muy buena

¿Qué importancia cree que tiene para la empresa la implementación de este Software?

a. Nada importante

b. Poco importante

c. Importante

d. Muy importante

¿Prefiere un Software Web o de Escritorio?

a. Web

b. Escritorio

¿Cree que la idea propuesta se puede mejorar o complementar?

a. Si

b. No
 Enlace de la encuesta.

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd2Q9PhlN0J4KQY_pyMSTMErVbTa0Uk0Xxlcpr

Z7SbMerKFJQ/viewform?usp=sf_link

Resultados de la encuesta.
 Validación de la idea solución.

La anterior encuesta se aplicó a 5 principales funcionarios y 5 empleados de la empresa

TECNOFILE SAS. Donde se logró valorar la idea de implementar un Software para los procesos

de gestión de la empresa, donde se evidencia que la posible implementación de este sistema es

aprobada tanto por funcionarios principales como por los empleados y que es de gran

importancia. Se puede observar también que para los funcionarios es más viable un Software

completamente Web, ya que por su constante desplazamiento este podría ser manipulado desde

cualquier lugar con conexión a Internet. En cuanto a la pregunta No. 4 se observa que tanto

funcionarios primcipales como empleados piensan que la idea de mplementar este Software no

está errada, pero puede ser mejorada.

Ajustes de la idea.

Teniendo en cuenta los resultados que arrojó la encuesta frente a la pregunta “¿Cree que

la idea propuesta se puede mejorar o complementar?”, se observa que casi el 50% piensa que la

idea se puede desarrollar un poco más, teniendo en cuenta recomendaciones y aportes de los

encuestados.
 Como se menciona al principio, se plantea el desarrollo y la implementación de un

sistema computarizado para optimizar los procesos de Gestión de la empresa. Este Software será

diseñado para Gestión de Personal, Nomina y Seguridad en el trabajo que contará con un

módulos para cada proceso.

o Módulo de Gestión Organizacional: este a su vez se puede dividir en 4 módulos

(estructura organizacional, análisis de cargos, organigrama de estructura y organigrama

de empleados)

o Módulo de Gestión de Nómina: Soportará todo lo relacionado con las liquidaciones y

pagos de nómina, seguridad social reporte ugpp, prestaciones sociales, liquidaciones

definitivas.

o Modulo de Gestión Financiera: Permitirá generar en línea cuentas por cobrar, cuentas por

pagar a diferentes empresas, lo relacionado con el pago de nómina a los colaboradores,

aportes a seguridad social y parafiscales.

o Modulo de Gestión SST: Este modulo se encargará de visualizar los peligros y riesgos

que puede haber en la compañía, también se encargará de programar y alertar exámenes

de ingreso, periódicos y de retiro.

o Módulo Portal Solicitante: Permitirá almacenar las hojas de vida de las personas que

requieran participar en procesos de selección dentro de la empresa.

o Módulo Gestión de Selección: Se encargará del seguimiento de etapas y proceso del

solicitante.

o Módulo de Gestión Hojas de Vida: Este modulo se encargará de realizar llamados de

atención y de tener un informe detallado de la hoja de vida de cada empleado.

 o Módulo de Auto consultas: Este modulo permitirá modificar datos personales, hacer

configuraciones, generar registros de incapacidades, citas médicas o permisos que el

empleado requiera.

Los alcances que tendrá el Software son:

o Garantizar el pago oportuno de salarios a los colaboradores y aportes a las entidades

de orden fiscal y parafiscales conforme a la ley.

o Control y gestión de novedades del personal.

o Procesar novedades de personal nuevo y retirado.

o Liquidación de la nómina con sus novedades.

o Generación de los archivos de pago a los trabajadores.

o Archivos para pagos de libranzas, embargos, prestamos, etc.

o Liquidación de prestaciones sociales y elaboración de archivos para pagos.

o Calculo semestral y anual de las prestaciones de Ley (cesantías e intereses, primas

legales)

o Entrega periódica de los informes establecidos por la empresa: pre-nóminas,

certificaciones laborales, comprobantes de nómina para trabajadores, histórico de

vacaciones, etc.)

o Prestamos empleados