ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

NATALIA HERNANDEZ ORTIZ

Importancia de los archivos

La palabra archivo provine del latín Archivo, lugar en el que se guardan de forma ordenada
documentos. Dentro de una empresa podemos decir que archivar resguardar de forma ordenada
documentación útil, la cual se va a realizar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos
permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más rápida,
cuando así se requiera.

En Colombia El Archivo General de la Nación es la entidad encargada de formular y liderar la

Política de Archivos y de Gestión Documental en el territorio nacional, referente de la gestión
pública para salvaguardar y difundir el patrimonio documental como herramienta para la
transparencia y el acceso a la información pública.

La ley obliga a conservar la documentación en periodos establecidos, con plazos mínimos de

conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación, estos documentos se
conservaran debidamente ordenados y clasificados, proporcionando información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad, el archivo será eficaz cuando se encuentra
rápidamente lo que se busca.

Actualmente las empresas manejan archivos electrónicos, a través de los cuales se almacena
de forma permanente la información en el disco duro, el proceso consiste en la recepción,
codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento, administración y transporte de los
archivos físicos

La importancia de las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo es muy

importante, estos se tienen que ubicar en un lugar donde no exista ningún peligro en el entorno,
el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo, tiene
que ser rentable y con poco costo energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de
20 años) y preferentemente con espacio para ampliaciones, que no dependa excesivamente de
equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los
equipos funcionen siempre correctamente.