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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION DE RECURSOS Código: DP-F01

EDUCATIVOS
Versión: 04

Objetivo del proceso: Gestionar los equipos y suministros para la docencia y prácticas académicas; Líder del proceso:
además de administrar el servicio audiovisual y los espacios físicos (auditorios, salones, Salas de Coordinador Grupo de Recursos Educativos y
atención a estudiantes y salas de internet) adscritos a ésta. Así como apoyar la gestión administración de laboratorios.
administrativa de los laboratorios orientados a los proceso de docencia e investigación de la
institución.

Quien Suministra Entradas Salidas Quien Recibe

Actividades
 Solicitud de compra
 Necesidad de de mobiliario,
 Proceso Gestión equipos de
equipos y muebles
Académica laboratorios, equipos
de laboratorios.
de computo y
audiovisuales.
 Percepciones,
 Proceso Gestión  Solicitud de
Quejas, Reclamos
de la Calidad contratación de
y Sugerencias
1. Identificación de necesidades y mejoras en la servicios, arriendos,
prestación del servicio. insumos y
suministros
2. Planeación del servicio.  Gestión
P  Solicitud y/o Administrativa
3. Gestionar el presupuesto, contratación y proyecto de
actividades para cubrir las necesidades. Adecuación y
construcción de
 Presupuesto anual espacios
 Proceso Gestión de ingresos y
Financiera gastos vigentes.  Plan de
mantenimiento
preventivo de
equipos de
laboratorio y equipos
audiovisuales

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 Ordenes de
servicios o 4. Ingreso de equipos a los servicios.  Programación de  Proceso Gestión
contratos para espacios Académica
mantenimientos 5. Identificar y enviar a mantenimiento correctivo
los recursos que lo requieran.
 Proceso Gestión  Ordenes de
de Contratación compras o contrato 6. Realizar mantenimientos preventivos.
 Solicitud de
de suministros de mantenimientos.
 Gestión laboratorios 7. Solicitar y entregar suministros para  Proceso Gestión
Administrativa laboratorios. Administrativa.
 Actas de entrega de
 Ordenes de suministros y equipos
arrendamiento o 8. Solicitar, distribuir y publicar horarios  Proveedores de
de laboratorios.
contratos de académicos. suministro y
arrendamiento de mantenimientos
 Reporte de
espacios físicos. 9. Programar las solicitudes de los espacios para
mantenimientos
actividades eventuales.
 Proceso Gestión H
 Equipos y 10. Préstamo de los recursos.
Administrativa
suministros  Proceso de
11. Preparación de laboratorios para prácticas Dirección y
 Proveedores de
 Reportes de académicas. Planeación
suministro y
mantenimientos
mantenimientos.  Estadísticas del
12. Asegurar las condiciones de bioseguridad y servicio.  Proceso de
 Solicitudes de ambientales de los laboratorios.
 Usuarios del Acreditación
préstamo los
servicio
recursos 13. Notificar a admisiones y secretaria general los  Proceso Gestión
 Procesos estudiantes, docentes y funcionarios que
 Usuarios del Académica
Gestión presentan sanciones en el uso de los recursos.
Directorio Activo
tecnológicos TIC
14. Certificaciones de disponibilidad y uso de los
 Proceso Gestión recursos.
 Calendario  Certificados de Paz y  Usuarios del
de la Secretaría
académico 15. Medir indicadores salvo. servicio.
General

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EDUCATIVOS
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 Guías de
laboratorios
 Planes de estudios
 Proceso Gestión
 Horarios
Académica
académicos
 Listado de docentes

 Proceso Gestión de
16. Inventario de recursos Calidad
 Indicadores e
17. Evaluación de la satisfacción del usuario informes analizados
y evaluados  Proceso Dirección
V 18. Atender Peticiones, Quejas, Reclamos y y Planeación
 Resultados de la Sugerencias  Evaluación de la
 Proceso Gestión ejecución del satisfacción del los
 Proceso
de Calidad proceso usuarios
19. Análisis de PQR Acreditación
 Actualización de mapa
 Usuarios del  Encuesta de 20. Evaluar mapa de riesgos de riesgo  Proceso Gestión
servicio satisfacción del Académica
servicio 21. Efectuar seguimiento al proceso
 Descarga de bienes
22. Realizar el control del servicio no conforme
 Gestión
 Reportes de
23. Analizar indicadores e informes de resultados desempeño
Administrativa

 Correcciones
 Mecanismos para
 Acciones
seguimiento,
 Proceso Gestión Correctivas  Proceso Gestión de
medición y toma de 24. Tomar acciones
de Calidad
acciones del
A  Acciones Calidad
proceso Preventivas
 Acciones de Mejora

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Recursos Información documentada para la operación del Proceso Seguimiento y Medición

Físicos: Indicadores:
Espacios físicos (aulas, auditorios, Ver http://cogui.unimagdalena.edu.co Ver Indicadores del Proceso
salas informáticas, laboratorios), Procesos / Apoyo / Gestión de Recursos Educativos
equipos audiovisuales

Humanos:
Profesional Universitario y auxiliar
para labores administrativas.
Riesgos y Oportunidades:
Ambiente de Trabajo: Ver Mapa de riesgo del proceso
Espacios físicos acondicionados
con luz, mobiliario adecuado y
mecanismo de aclimatación
adecuado

REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

ISO 9001:2015 NTCG P1000:2009 MECI 1000:2014
5.1.2 Enfoque al cliente 5.2 Enfoque al cliente Direccionamiento Estratégico
7.1.3. Infraestructura 6.3 Infraestructura Autoevaluación institucional.
7.1.4. Ambiente para la operación de los 6.4 Ambiente de trabajo Auditoría Interna
procesos 7.1 Planificación de la realización del producto o Controles
8.1. Planificación y control operacional prestación del servicio Planes de Mejoramiento
8.2. Requisitos para productos y servicios 7.2 Procesos relacionados con el cliente
8.5.1. Control de la producción y de la 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del
prestación del servicio servicio
8.5.2. Identificación y trazabilidad 7.5.3. Identificación y trazabilidad
8.5.3. Propiedad perteneciente a los clientes o 7.5.4. Propiedad del cliente
proveedores externos 7.5.5. Preservación del producto y/o servicio
8.5.4. Preservación 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos
9.1.1. Generalidades 8.2.4 Seguimiento y Medición del producto y/o servicio
8.6. Liberación de productos y servicios 8.3 Control del Producto y/o servicio No Conforme
8.7. Control de las salidas no conformes 8.5 Mejora
10. Mejora

Fecha de actualización: 25 de enero de 2017

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