INFORME AA1
PRESENTADA POR:
FRANKLIN MALDONADO BERMÚDEZ

DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTC ISO 9001:2019

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e interpretación de las
temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en
un proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual
relacione los documentos de interno y de externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN
Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de insumos o bien llamados como materias
primas, importantes para función pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión de calidad es de
suma importancia; una entrada para muchos de los procesos es el departamento de compras desde la ISO 9001,
procesos de carácter misionales como procesos de carácter de apoyo que ejerce una organización. Su gestión
impacta directamente en los resultados que busca la empresa porque su importancia va ajustada principalmente a
los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del
cliente interno respectivamente.

¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar:

Los productos críticos son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos
hacia el mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son
característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un
producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto
impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que
estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.
 
2. Definir especificaciones del producto a comprar:
 en toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar
las necesidades de compra a los proveedores para realizarlas compras y que la metodología sea transmitida al
proveedor. Las especificaciones para el proceso de compra están encadenadas con requisitos de manera definida:
Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del
sector y necesidades de la organización.
 
3. Planear las compras:
 A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece de lo que lo principal que se necesita para así
brindarlo de una mejor forma. Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con
ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un producto más que otro, dado
que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos delos compradores, adicional a los
anterior, es importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a negociaciones si
de compras de habla con el proveedora fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en el inventario
que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en comercialización, en
caso de las características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los que se
pueden vencerse estando en comercialización.
4. Evaluar y seleccionar proveedores:
Todas empresas u organización en funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en
donde se encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brindala empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para dicha selección de
un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de capacidad de hacer
el suministro directo de los productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las empresas aparte
pueden ofrecer productos hay otras cuya característica de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente también
aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los
proveedores destacados y esto Lleva a la breve consideración pertinente que tiene la organización, Una forma
sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este resultado puede mostrar
la cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos de
servidos. Por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas,
ser un proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son los
que trabajaran con dicha organización, pero también es importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de
selección de proveedores, la selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente se realiza
la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si continúan o no en el listado de proveedores, para
futuras adquisiciones., esto depende del comportamiento en general de los proveedores contratados. Los datos de
evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de
elegir a un proveedor.
 
5. Realizar el trámite de compra:
Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y
obtiene la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva
 
6. Verificar el producto comprado:
Los productos que han sido entregados por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión
previa como la verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización. Siempre se
debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve inspección, prueba,
ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura
con lo que se tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide, puede
considerarse como puntos considerados negativos en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la
empresa. Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra, Matriz comparativa
de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos
que son esencial en toda verificación.
 
7. Re-evaluar proveedores:
la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por
proveedor de carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que
establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la
evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de
control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora):

 La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con ello la
consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos
asociados a la compra hace más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos
adelantar.

 
  INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las Requisitos legales, y normas internacionales,

características específicas del producto o donde acoplan las características estándares
servicio a vender, aspectos que debe tener cada producto.
cuantitativos/cualitativos pertenecientes a
dicho producto a vender, producto a
comprar, cantidad, criticidad entre otros
Documento cargado con las metodologías Catálogos de los equipos, necesarios para
del proceso de compra y subcontrataciones. obtener el producto o/y servicio a realizar.
Documentos nutridos de los datos y Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de la
resultados de la selección y evaluación de materia prima o insumos, con las cuales se
proveedores que hacen parte de la empresa obtendrá el producto o/y servicio.
y los que están en el proceso evaluativo.
 Documento donde se describe tanto el Orden de compra, facturas y Registros de lo
producto como el plazo solicitado, así como comprado
otros condicionantes (presupuestos, plazos
de entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de
los pedidos, como el proceso de la
aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de
calidad, parala cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.
Documentos de las órdenes de
compra/subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios
cumplen con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra,
formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de
evaluación de proveedor, que son el registro
de la información solicitada a los proveedores
para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras),
formato de la hoja de no conformidad de
servicio (para subcontrataciones).