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Informe de peticiones, quejas, reclamos,

sugerencias y denuncias
I Trimestre
2019

SECRETARÍA GENERAL
Equipo de Servicio al Ciudadano

Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
PRESENTACIÓN

El Departamento Nacional de Planeación, presenta el informe consolidado de las


peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias - PQRSD recibidas y atendidas por
el Departamento a través de los diferentes canales de atención, en el periodo comprendido
entre el 1 de enero y 31 de marzo de 2019, con el fin de analizar y establecer la oportunidad
de la respuesta.

Con este informe se da cumplimiento a la normativa vigente (Ley 190 de 1995, Ley 1474
de 2011, Ley 1712 de 2014, Decreto 0103 de 2015) en el sentido de poner en conocimiento
de la ciudadanía en general, la gestión del Departamento durante el primer trimestre de
2019 en materia de cumplimento a las PQRSD.

Se adelanta un análisis comparativo, análisis de causas de acuerdo con el contenido de las


quejas, reclamos, sugerencias y denuncias que dieron lugar a estas identificando
inconformidades o debilidades en la atención, formulando de esta manera
recomendaciones para mejorar le prestación del servicio.

CANALES DE ATENCIÓN

El Departamento Nacional de Planeación pone a disposición de la ciudadanía y/o grupos


de valor los siguientes canales:

Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Canal Mecanismo Ubicación Horario de Atención Descripción
Se brinda información de manera
Calle 26 # 13 – 13 Días hábiles de lunes a personalizada sobre trámites y
Centro de Servicio al
Presencial Piso 1 Edificio Fonade, viernes de 8:30 am a 5:00 servicios que son competencia del
Ciudadano
Bogotá D.C.. pm en jornada continua. DNP y recibir las PQRSD que
ingresen por este canal.
Línea Gratuita Se brinda información de manera
Nacional de Servicio 018000 121221
personalizada sobre trámites y
al Ciudadano servicios que son competencia del
Línea fija desde (57 1) 3815000 DNP y recibir las PQRSD que
Bogotá 11919 / 11924 / 11915 Días hábiles de lunes a
ingresen por este canal.
Telefónico viernes de 8:30 am a 5:00
pm en jornada continua. Se brinda información de manera
Centro de Relevo personalizada a través de la
Relevo de Llamadas (57 1) 3815038 aplicativo del Centro de Relevo a
personas con discapacidad
auditiva.
Permite registrar en el aplicativo de
Gestión Documental las PQRSD.
Mediante la funcionalidad de
https://www.dnp.gov.co/atencion-al-
consulta, se puede verificar el
Formulario ciudadano/consultas-quejas-y- El portal y los correos estado de trámite de la solicitud.
electrónico Web reclamos/Paginas/registro-de- electrónicos se (https://www.dnp.gov.co/atencion-
solicitudes.aspx encuentran activos las al-ciudadano/consultas-quejas-y-
24 horas, no obstante, reclamos/Paginas/consulte-el-
los requerimientos estado-de-su-tramite.aspx)
registrados por dicho
Virtual Por este canal se reciben
medio se gestionan
peticiones, quejas, reclamos,
dentro del día hábil
Correo electrónico sugerencias y/o denuncias por
siguiente a su
servicio al ciudadano servicioalciudadano@dnp.gov.co actos de corrupción, las cuales se
radicación.
PQRSD radican en el aplicativo de Gestión
Documental para asegurar la
trazabilidad del trámite
Por este canal se atienden única y
Notificaciones
notificacionesjudiciales@dnp.gov.co exclusivamente las notificaciones
Judiciales
judiciales de tribunales y juzgados
Radicación
Calle 26 # 13 – 49
comunicación Se podrán radicar peticiones,
Interior 101 Piso 1, Edificio Fonade,
(personal / correo Días hábiles de lunes a quejas, reclamos, sugerencias y
Bogotá
postal) viernes de 8:30 am a denuncias por actos de corrupción.
Escrito
5:00 pm en jornada Recibir periódicamente
Buzón de Calle 26 # 13 - 13 continua sugerencias de los funcionarios,
Sugerencias Piso 1 Edificio Fonade, Bogotá. servidores, ciudadanos y usuarios
del DNP.

De conformidad con los Protocolos de Servicio al Ciudadano se cuenta con la posibilidad


de realizar una petición, queja o reclamo de forma anónima, cuando exista una justificación
meritoria del peticionario para mantener la reserva de identidad. La respuesta se publica en
la página Web y en la cartelera de notificaciones por el término de cinco (5) días.

TOTAL, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS

Durante el primer trimestre de 2019 fueron radicados en total 5.833 requerimientos en el


Departamento Nacional de Planeación, los cuales fueron atendidos en su totalidad, en
enero se formularon 2.129, en febrero 1.869 y en marzo 1.835.

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TOTAL PQRSD
2.129

2.200
2.100
2.000 1.869
1.835
1.900
1.800
1.700
1.600
Enero Febrero Marzo

Gráfico 1

En el trimestre informado se radicaron 4.637 peticiones (solicitud de información de interés


general y/o particular), 806 consultas, 184 solicitudes de documentos, 65 peticiones entre
autoridades, 18 solicitudes de información pública.

TOTAL PQRSD
I TRIMESTRE
1.713
1.800 1.522
1.600 1.402
1.400
1.200
1.000
800
600 333 322
400 151
200 47 60 77 13 33 19 7 6 5
0
SOLICITUD DE
SOLICITUD DE PETICIÓN ENTRE
PETICIONES CONSULTAS INFORMACIÓN
DOCUMENTOS AUTORIDADES
PÚBLICA
Enero 1.713 333 47 13 7
Febrero 1.402 322 60 33 6
Marzo 1.522 151 77 19 5

Enero Febrero Marzo

Gráfico 2

De acuerdo con las modalidades de solicitudes más utilizadas por los ciudadanos en este
trimestre, fue la solicitud de información de interés general y/o particular en donde fueron
radicados un 83% del total de peticiones, seguido por consultas con el 14%. y solicitud de
documentos que agrupó un 3%.

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14% 3%

Petición
Consultas
83% Solicitud de Documentos

Gráfico 3

QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS

De acuerdo con el aplicativo de Gestión Documental, en el trimestre informado se radicaron:


17 quejas ,11 reclamos,81 sugerencias, como denuncias por actos de corrupción interno
no se recibieron en el periodo informado, y por actos de corrupción externos se recibieron
14 solicitudes, los cuales fueron atendidos en su totalidad en los términos de ley.

QRSD
I TRIMESTRE
50 43
40 28
30
20 10 11 9
10 1 2 3 5 2 5 4
0
Enero Febrero Marzo
QUEJA 1 11 5
RECLAMO 2 5 4
SUGERENCIA 10 28 43
DENUNCIAS EXTERNAS 3 2 9

QUEJA RECLAMO SUGERENCIA DENUNCIAS EXTERNAS

Gráfico 4

Se hace énfasis que las quejas, reclamos, sugerencias y denuncias por hechos de
corrupción internos no se refieren a manifestaciones sobre conductas irregulares de
funcionarios y/o servidores públicos del Departamento. En el análisis que se adelanta se
llega a la conclusión que esto se da, de acuerdo con nuestra matriz de riesgo, por error en
tipificación del documento.

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CANALES DE ATENCIÓN

El canal más utilizado para la radicación de solicitudes fue el formulario electrónico de


PQRSD de la página Web con un 70%, seguido por el correo electrónico institucional con
un 16%, con un 13% la comunicación escrita, por último, se observó que en un porcentaje
mínimo se atendieron las solicitudes por comunicación telefónica y en la modalidad
presencial.

Canales de Atención I Trimestre

1%
0% 16% Correo Electrónico

13% Correo Físico


Internet
70%
Presencial
Telefonico

Gráfico 5

Peticiones.
Ingresaron 4.637 peticiones (solicitud de información de interés general y/o particular)
través de los siguientes canales de atención:

Peticiones
Correo Formulario Comunicación
Mes Presencial Telefónico Total
Electrónico Web Escrita
Enero 140 1.422 132 8 11 1713
Febrero 188 1.048 160 3 3 1402
Marzo 203 1.107 197 9 6 1522
Total 531 3.577 489 20 20 4.637

Consultas.
Ingresaron 806 consultas a través de los siguientes canales de atención:

Consultas
Correo Formulario Comunicación
Mes Presencial Telefónico Total
Electrónico Web Escrita
Enero 89 217 25 1 1 333

Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Febrero 80 208 32 1 1 322
Marzo 95 18 38 - - 151
Total 264 443 95 2 2 806

Solicitud de documentos.
Ingresaron 184 solicitudes de documentos través de los siguientes canales de atención:

Solicitud de Documentos
Correo
Mes Formulario Web Comunicación Escrita Presencial Total
Electrónico
Enero 18 8 21 - 47
Febrero 30 7 22 1 60
Marzo 28 4 45 - 77
Total 76 19 88 1 184

Peticiones entre Autoridades.


Ingresaron 18 peticiones entre autoridades través de los siguientes canales de atención:

Peticiones entre Autoridades


Formulario Comunicación
Mes Correo Electrónico Total
Web Escrita
Enero 4 1 8 13
Febrero 12 8 13 33
Marzo 4 14 1 19
Total 20 23 22 65

Solicitudes de Acceso a la Información Pública


Ingresaron 18 Solicitudes de Acceso a la Información Pública, cuyo trámite fue adelantado
oportunamente entregando la información requerida, a través de los siguientes canales de
atención:

Solicitudes de Acceso a la Información Pública


Formulario Comunicación
Mes Correo Electrónico Presencial Total
Web Escrita
Enero 2 5 - - 7
Febrero 2 3 - 1 6
Marzo - 5 - - 5
Total 4 13 - 1 18

Quejas, reclamos, sugerencias y denuncias

Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
En el primer trimestre de 2019 se recibieron 123 quejas, reclamos, sugerencias y
denuncias, las cuales fueron radicaron a través de los siguientes canales de atención:

Correo Formulari Comunicación


QRSD Presencial Telefónico Total
Electrónico o Web Escrita
Queja 14 - 3 - - 17
Reclamo 6 2 2 - 1 11
Sugerencia 27 4 50 - - 81
Denuncias
8 1 4 - 1 14
Externas
Total 55 7 59 - 2 123

Así mismo, en el periodo el canal de atención para la presentación de estas es la


comunicación escrita.

❖ Atención telefónica Línea nacional 018000 12 12 21

Por ser la única línea gratuita, se atendieron 543, de las 543 una (1) de ellas fue remitida
por el Centro de Relevo. A estas se les dio la orientación debida, en su mayoría son
relacionadas con la temática del Sisbén como la inconformidad del puntaje, solicitud de
nuevas encuestas.

Total llamadas Línea 018000121221


300
234
200 153 156

100

0
Enero Febrero Marzo

Gráfico 6

Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Temática llamadas 018000
I Trimestre 2019
300
208
200 150 156

100 26
3
0
SISBÉN OTROS

Enero Febrero Marzo

Gráfico 7

❖ Atención Presencial

Se dio atención oportuna a 56 ciudadanos que se acercaron a Servicio al Ciudadano del


DNP, de estas se radicaron 36 solicitudes acompañando a su vez a la dependencia que le
brindó la información, los demás orientados frente a la Entidad competente para atender la
solicitud.

Total atención presencial


I Trismestre 2019
50
29
16
10

Enero Febrero Marzo

Gráfico 8

Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Temática Presencial
I Trimeste 2019
20
16
15
10 9
10
6
4
5 2 2
1 1 1 1 1 1
0
SISBÉN DESARROLLO PROYECTOS DE REGALÍAS OTROS
REGIONAL INVERSIÓN

Enero Febrero Marzo

Gráfico 9

❖ Buzón de Sugerencias

Durante el primer trimestre de 2019, en la apertura y revisión de los buzones de sugerencias


ubicados en el piso 1en la oficina de Servicio al Ciudadano, y en el piso 34 del edificio
Fonade Calle 26 No. 13 – 19, y no se encontró ninguna queja, reclamo ni sugerencia.

Traslados

De las 5.833 solicitudes que se radicaron en el Departamento Nacional de Planeación


durante el primer trimestre de 2019, se dio traslado por competencia a otras entidades un
total de 183 requerimientos, 37 de ellas, pesar de haber sido trasladadas por competencia,
no se entregaron en los términos señalados.

Por lo anterior, la Secretaría General se encuentra diseñando una estrategia con la mesa
de ayuda Orfeo frente a la generación de alertas al 3 día de radicada una PQRSD, con el
fin de verificar la competencia de la Entidad y de la dependencia, esto, de acuerdo con la
estrategia que se propone, inicia de manera pedagógica por 3 meses, aproximadamente.

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Traslados
I Trimestre 2019
100 88

48 42
50

Enero Febrero Marzo

Gráfico 10

Tiempos de Respuesta a PQRSD

En el trimestre informado se concluye que el 100% de las peticiones, consultas, solicitud de


documentos, solicitud de información pública y peticiones entre autoridades, el 80% de
estas se refieren a peticiones. Se hace énfasis que el
65 % peticiones, consultas, solicitud de documentos, solicitud de información pública y
peticiones entre autoridades se tramitan en un término no superior a 5 días.

Tiempos de Respuesta
I Trimestre 2019
3.000
2.508
2.500
2.000
1.500 1.100 965
1.000
158 438
500 12238 13 715824 4 96 3 2 48 1 1 8 4 5 7
0
5 10 15 30 35 40 y más

Petición Consultas
Solicitud de Documentos Peticiones entre autoridades
Solicitud de Información Pública

Gráfico 11

En el trimestre informado, se concluye que el 100% de las quejas, reclamos, sugerencias y


denuncias se atendieron de manera oportuna, el 65% de estas se refieren a reclamos y
sugerencias, aclarando que se tipifico incorrectamente, ya que se refiere a peticiones de
ciudadanos vinculados en el Sisbén con un puntaje alto. Se hace énfasis que el 65 % de

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las quejas, Denuncias Ext. Sugerencias y reclamos se tramitan en un término no superior a
5 días.

Tiempos de Respuesta
Quejas, reclamos y denuncias
50
39
40
30 24
18
20 11
6 8 8
10 3 3 3
0
Queja Reclamo Sugerencia Denuncias Ext.

5 10 15

Gráfico 12

Control y Seguimiento

La Secretaría General a través del Equipo de Servicio al Ciudadano lleva el control de las
quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, formuladas ante el Departamento, a través del
aplicativo Orfeo y el Outlook.

En cuanto al control y seguimiento a las peticiones formuladas ante el Departamento


Nacional de Planeación, la herramienta de apoyo Orfeo genera alarmas de 5, 4, 3, 2,1 y 0
días antes de que se venzan los términos que establece la ley. Se hace seguimiento con el
envío de correos electrónicos al responsable del documento y faltando 1 y 0 para vencerse
se envía con copia al superior inmediato, con el fin de que la respuesta se emita en los
términos legales. Así mismo se realizan llamadas para hacer más efectivo el control.

Así mismo, se realizan informes mensuales donde se relaciona el estado de las PQRSD
radicadas en el Departamento.

ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN.

• Califícanos PQRS: https://www.dnp.gov.co/atencion-al-ciudadano/consultas-


quejas-y-reclamos/Paginas/consulte-el-estado-de-su-tramite.aspx.

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ACCIONES DE MEJORA:

1. Se continua con la asesoría y orientación a las Direcciones, Subdirecciones, Grupos


o dependencias de la Entidad con mayor número de PQRSD en lo relacionado con el
proceso, especialmente en la oportunidad de las respuestas y manejo del aplicativo
ORFEO.

2. Se realiza análisis frente al contenido de las PQRSD, en virtud de actualizar la


campaña propuesta, con relación al ranquin de las 3 dependencias con mayor oportunidad
en sus respuestas, por lo que se llevó a cabo reunión con GCRP con el fin de definir
estrategia para socializar al interior del DNP.

3. Se adelantan mesas de trabajo con la mesa de ayuda Orfeo y la Oficina de


Tecnología y Sistemas de Información OTSI, en aras de fortalecer la asignación de la TRD,
como herramienta de apoyo para el seguimiento en la atención oportuna de las PQRSD.

RECOMENDACIONES

De acuerdo con las estadísticas de contenido, el análisis adelantado según el


comportamiento institucional en el cumplimiento de la atención a las PQRSD, y al
seguimiento y control adelantando por el equipo de Servicio al Ciudadano de la Secretaría
General, se consideran las siguientes recomendaciones con el fin de fortalecer el modelo y
la cultura del servicio al ciudadano del Departamento.

1. Realizar capacitaciones en sitio con las dependencias que presentan


inconvenientes en la atención oportuna de las PQRSD frente a las generalidades de las
PQRSD y sus términos.

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