PROCEDIMIENTOS Donativos CCCICC

Hoja No.
MINCULT Manual de Procedimientos de la Colaboración Internacional

1
Capítulo DONATIVOS Vigente:
Procedimiento Procedimiento para la recepción de los donativos por la vía de la
colaboración internacional
Sustituye a: Instrucción 3/2008 del MINCULT
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS

PUNTUALES POR LA VIA DE LA COLABORACION INTERNACIONAL
CONTENIDO
- OBJETIVO
- ALCANCE
- MARCO LEGAL DE LA COLABORACIÓN
- GENERALIDADES
- PROCEDIMIENTOS PARA PARA LA RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS PUNTUALES PREVISTOS EN EL
PLAN DE COLABORACIÓN
Primera fase: APROBACIÓN DEL DONATIVO
Segunda fase: IMPORTACIÓN Y EXTRACCIÓN DEL DONATIVO
- PROCEDIMIENTOS PARA PARA LA RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS PUNTUALES NO PREVISTOS
EN EL PLAN DE LA ECONOMÍA
Primera fase: TRAMITACIÓN DE LA APROBACIÓN DEL DONATIVO ANTE EL MINCEX.
- ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA
- DE LA ORIENTACION METODOLOGICA, EL CONTROL Y LAS INSPECCIONES
- SOBRE EL PROCESO DE LA INSCRIPCION DE LOS VEHICULOS ADQUIRIDOS POR DONACIONES
PUNTUALES
- ANEXO 1: ACTA DE ENTREGA
OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como objetivo establecer las normas básicas que rigen la importación y
recepción de los donativos en especie y financieros en sus distintas fases, desde que es conocida la
intención de realizar el donativo hasta su utilización por parte de las entidades beneficiarias.
ALCANCE
Para el conocimiento y aplicación en las entidades que conforman el Ministerio de Cultura:

Direcciones Nacionales
Institutos y Consejos
Instituciones Nacionales
Centros Adscriptos
Unidad de Servicios de Apoyo al MINCULT
Empresa Importadora ARTEX
Además las Fundaciones y Asociaciones que tienen como órgano de relación al Ministerio de Cultura.
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MARCO LEGAL DE LA COLABORACIÓN
1. Resolución No. 15 de 2006, del extinto Ministerio de Inversión Extranjera y la

Colaboración Económica. «Normas para la Colaboración Económica que Cuba recibe».
2. Resolución No. 50 de 2008, del extinto Ministerio de Inversión Extranjera y la
Colaboración Económica. «Aprueba las modificaciones de la Resolución No. 15 de fecha
1ero de abril del 2006».
3. Instrucción No. 5 de 2008, del extinto Ministerio de Inversión Extranjera y la
Colaboración Económica. «Procedimientos para la instrumentación interna de las
resoluciones 15/06 y 50/08 del MINVEC».
4. Resolución 67 de 2006 del MINCULT. «Establece la constitución del Centro de Coordinación
para la Colaboración a la Cultura Cubana ».
5. Resolución 1/13 MININT «Describe el proceso de reinscripción de los vehículos adquiridos
a través de proyectos de colaboración internacional y donaciones puntuales”
6. OM 1557 de 28-3-2013 del MINCEX. «Establece el procedimiento para la aprobación de
donativos fuera de plan».
7. OM 3090 12/agosto/2015 del MINCEX. «Se traslada a cada ministerio la facultad de realizar
las importaciones de mercancías provenientes de los proyectos de colaboración y
donaciones puntuales».
8. Procedimiento para la presentacion y evaluacion de la recepcion de donaciones puntuales de
colaboracion economica no incluidas en el plan de la economia, MINCEX, Dirección Colaboración
Económica
GENERALIDADES
El Centro de Coordinación para la Colaboración Internacional a la Cultura Cubana tiene como objetivo
central la búsqueda de financiamiento externo por la vía de la cooperación internacional y la
procuración de fondos para lo cual, entre otras, tiene las siguientes funciones:
Canalizar las donaciones de carácter puntual que se reciban del exterior, independientemente del
financiamiento de los proyectos específicos.
Garantizar que la documentación que se elabore para el financiamiento de los proyectos y/o recibo de
donaciones cumplan los requisitos establecidos por la legislación vigente en la materia.
El MINCEX, rector de la colaboración económica, es el organismo facultado para la aprobación de las

donaciones puntuales que no están previstos en el Plan de la economía de las diferentes entidades.
La empresa importadora ARTEX tendrá la facultad de realizar las importaciones de mercancías

provenientes de los proyectos y donaciones puntuales.
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PROCEDIMIENTOS PARA PARA LA RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS PUNTUALES

PREVISTOS EN EL PLAN DE COLABORACIÓN
Primera fase: APROBACIÓN DEL DONATIVO
Intervienen: Entidad beneficiaria, Centro de Coordinación para la Colaboración Internacional a la Cultura

Cubana (Centro de Colaboración), Integrantes de la Comisión de Aprobación de Donativos del MINCULT,
Ministro del MINCULT, Ministro del MINCEX.
En los casos de donativos de vehículos, equipamiento informático y de comunicaciones, equipos
automotores de construcción y publicaciones de más de 50 años, se involucran además: MITRANS, MIC,
MICONS y Registro de Patrimonio.
La inclusión del donativo en el Plan de Colaboración del MINCULT se realiza con un año de antelación a la
recepción del donativo y aunque en la práctica resulta difícil prever con precisión los bienes, sus
características y el donante en cuestión, existe esta posibilidad cuando hay un compromiso establecido
con el donante.
Las entidades beneficiarias durante el proceso de elaboración del Plan del año siguiente, enviarán al
Centro de Colaboración el Plan de Colaboración que incluye los donativos. Este Plan deberá ser
aprobado por los máximos representantes de las instituciones.
El Centro de Colaboración lo envía a la Dirección de BTM e Inversiones del MINCULT y al MINCEX, para
su aprobación y certificación ante el MEP.
Descripción del procedimiento
1- Cuando se comunica por parte del donante que se va a materializar la donanción planificada, la
entidad beneficiaria solicitará al donante la comunicación oficial informando especificando:
 Descripción detallada del contenido del donativo: materiales, cantidades, descripción (marcas,
modelos, etc.) el valor unitario y total del donativo en la moneda del país de origen.Tipo de
embalaje ( contenedor, sobre cubierta, bultos, etc.).
 En caso de ser un donativo financiero especificar monto,moneda, procedencia,forma de
transferencia,definición de su utilización
 el destinatario final /institución a que pertenece
 Se debe acompàñar de una declaración de la procedencia de los fondos utilizados
 si es procedente de EEUU, debe incluir una declaración que los fondos utilizados para la
adquisición no provienen del gobierno ni de organizaciones subversivas
2- La entidad beneficiaria, solicitará la tramitación de la autorización para la importación del donativo al

Centro de Colaboración, mediante carta firmada por la máxima autoridad y dirigida al Director del
mismo, especificando los siguientes datos y que el donativo está incluido en el Plan de Colaboración
aprobado:
 Descripción del donante: nombre completo de la persona (su nacionalidad y país donde reside);
datos similares si se trata de una empresa o institución. Si el donante tiene o no vínculos
comerciales con el beneficiario (en caso de tenerlos debe quedar bien claro que el donativo no
pone en riesgo los vínculos comerciales).
modelos, año, tipo, otros.),valor unitario y total del donativo en la moneda del país de
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origen.Tipo de embalaje ( contenedor, sobre cubierta, bultos, etc.).

Si el donativo contiene publicaciones especificar títulos, autor, año de publicación.
Si el donativo es un vehiculo automotor, debe cumplir la condición de ser un vehiculo por
reposición, por lo que se precisará la matrícula del vehículo que causará baja y que con el motor
y la carroceria se procederá según lo establecido. Del vehículo donado se debe especificar clase,
tipo, marca, modelo, año, combustible, número de pasajeros, peso total (Ton), capacidad de
carga (Ton), potencia de motor (HP), ejes traseros, fórmula de tracción, medida de los
neumaticos,color, No. Chasis y de motor.
 Destino del donativo, precisando territorio y destinatario final
 Necesidad, utilidad e impacto de la donación
 Puerto o aeropuerto de embarque
 Nombre del embarcador
 Almacen o lugar donde se trasladará la mercancía una vez extraída (dirección, teléfono)
 Especificar entidad que asume los Gastos operacionales en origen: costos de flete y demas gastos
de transportación
 Especificar entidad que asume los gastos operacionales en destino (transitarios, almacenaje, etc.)
 Compromiso de que asume los gastos asociados a la tramitación del donativo.
 Nombre y teléfono de la persona a contactar
3- En caso que el donativo requiera de aval técnico, el Centro de Colaboración lo solicitará a los
organismos correspondientes y comunicará a la entidad beneficiaria la aprobación o no de dicho aval.
Se relacionan a continuación los productos que requieren avales técnicos así como los plazos de
respuesta conciliados con los organismos:
- Aval MIC: Medios informáticos y de comunicaciones. Plazo de respuesta 20 días.
- Aval MITRANS: Vehículos automotores combustión interna de todo tipo. Plazo de respuesta 30
días.
- Aval MICONS: Equipos automotores de construcción (excavadoras, motoniveladoras, izaje,
montacargas etc. Plazo de respuesta 20 días.
- Aval de Registro de patrimonio: En caso de publicaciones con mas de 50 años.
4- Con la Comunicacion oficial del donante, la carta de solicitud del jefe maximo de la entidad
beneficiaria y los avales técnicos si lo requiere, se presenta la propuesta ante la Comisión de
Aprobación de Donativos del MINCULT (en lo adelante Comisión de Aprobación) por parte del Centro
de Colaboracion. La entidad beneficiaria, participará como invitada. La Comisión de Aprobación
analiza la pertinencia del donativo y si es aprobado se comienza la tramitación de la importación.
5- El Centro de Colaboración, emite la Notificación del Donativo, documento que autoriza a embarcar el
donativo,adjuntando el Anexo 2 del Plan de Colaboración y los avales técnicos si son requeridos.
El documento es enviado por el Centro de Colaboración, a ARTEX , al AgenteTransitario y a la
entidad beneficiaria, esta última la envia al donante para que proceda al embarque de la mercancía.
Los documentos de embarque deben ser consignados a:Importadora ARTEX/ nombre de la entidad
beneficiaria.
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Intervienen: Entidad beneficiaria, Centro de Colaboracion, Importadora ARTEX, Aduana, Agente

Transitario
En esta etapa se procederá según lo establecido en el contrato de servicios de importación firmado entre
la entidad beneficiaria y la importadora ARTEX.
A continuación se puntulizan algunos aspectos que deben estar contenidos en el contrato, pero por su
importancia es de utilidad resaltar:
 Cuando el donativo es enviado por vía marítima, la entidad beneficiaria con la antelación
establecida en el contrato se presentará en la importadora ARTEX para tramitar la importación
del donativo con los siguientes documentos:
- Bill of Lading (BL) original consignado a la importadora ARTEX/ nombre de la institución

beneficiaria cuando es por vía maritima
- Lista de empaque detallada o factura
La importadora ARTEX coordinará directamente con la institución beneficiaria la extracción de la

carga y lo notificará al Centro de Colaboración.
 Cuando el donativo es enviado por vía aérea como Carga No Acompañante (autorizado por
Notificación de Donativo), la importadora ARTEX cuenta con 3 días naturales para extraer la
mercancía libre de pago por almacenaje. ARTEX coordinará con la entidad beneficiaria la
extracción de la carga en ese período, notificará al Centro de Colaboración.
El donante consignará la Guía Aérea a la importadora ARTEX/ nombre de la institución.
 En caso de que el documento de embarque(BL o Guía Aérea) no esté consignado a ARTEX, como
se establece anteriormente, se debe adjuntar una Carta de dejación, dirigida a la Aduana
correspondiente (Puerto Habana, Aeropuerto) donde la entidad beneficiaria declara que hace
dejación de la carga a la importadora ARTEX para que realice los trámites de importación del
donativo que ha sido consignado por el donante a su nombre.
 En el acto de extracción de la carga ya sea por vía maritima o aérea estarán presentes la totalidad
de las entidades beneficiarias, la importadora ARTEX, el Centro de Colaboración y el
representante de la Aduana en caso que lo requiera. ARTEX convocará al Centro de Colaboraciòn
para certificar la apertura y entrega de los bienes.
 Se firmarà por todas las partes (entidades beneficiarias, ARTEX,Centro de Colaboración) un Acta
de Entrega donde se detallarán las mercancías recibidas (ver anexo Acta de Entrega)
 Las entidades beneficiarias serán las responsables de incluir en su sistema contable la totalidad
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de los recursos recibidos.
 La importadora Artex cuenta con un plazo para extracción de las mercancias libre de pago de
estadía de: 15 días naturales una vez arribada la carga a puerto y 3 días naturales una vez
arribada al aeropuerto. En caso de incumplimiento por algunas de las partes de los plazos de
entrega y recepción de documentos para la extracción, los pagos adicionales generados por
estadias y almacenaje en puertos o aeropuerto así como, la tramitación de prórrogas serán
asumidos por la entidad responsable del incumpliento (entidad beneficiaria o importadora
ARTEX)
PROCEDIMIENTOS PARA PARA LA RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS PUNTUALES NO

PREVISTOS EN EL PLAN DE LA ECONOMÍA
Primera fase: TRAMITACIÓN DE LA APROBACIÓN DEL DONATIVO ANTE EL MINCEX.
Intervienen: Entidad beneficiaria, Donante, Centro de Coordinación para la Colaboración Internacional a

la Cultura Cubana (Centro de Colaboración), Integrantes de la Comisión de Aprobación de Donativos del
MINCULT, Ministro del MINCULT, Ministro del MINCEX
En los casos de donativos de vehículos, equipamiento informático y de comunicaciones, equipos
automotores de construcción y publicaciones de más de 50 años, se involucran además: Ministro
MITRANS, Director Relaciones Internacionales del MIC, Director Equipos del MICONS y Director del
Registro de Patrimonio.
Esta fase tiene una duración de 2 a 3 meses en dependencia del contenido de los donativos y si
requieren de avales técnicos de otros organismos. Por ello es importante destacar que si el
aseguramiento principal de un evento a desarrollar por cualquier institución es por la vía de los
donativos se deben presentar los trámites como mínimo con 4 meses de antelación a la celebración del
evento.
Descripción del procedimiento
1- Una vez conocida la intención de donación de cualquier recurso, la entidad beneficiaria solicitará al
donante la comunicación oficial informando su decisión de realizar la donación y especificando
además:
modelos, etc.) el valor unitario y total del donativo en la moneda del país de origen.Tipo de
embalaje ( contenedor, sobre cubierta, bultos, etc.).
 En caso de ser un donativo financiero especificar monto,moneda, procedencia,forma de
transferencia,definicion de su utilizacion
 el destinatario final /institución a que pertenece
 si es procedente de EEUU, debe incluir una declaración que los fondos utilizados para la
adquisición no provienen del gobierno ni de organizaciones subversivas contra Cuba
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2- La entidad beneficiaria, solicitará la tramitación de la autorización del donativo al Centro de

Colaboración, mediante carta firmada por la máxima autoridad y dirigida al Director del mismo,
especificando los siguientes datos:
 Descripción del donante: nombre completo de la persona (su nacionalidad y país donde reside);
datos similares si se trata de una empresa o institución. Si el donante tiene o no vínculos
comerciales con el beneficiario (en caso de tenerlos debe quedar bien claro que el donativo no
pone en riesgo los vínculos comerciales).
modelos, año, tipo, otros.),valor unitario y total del donativo en la moneda del país de
origen.Tipo de embalaje ( contenedor, sobre cubierta, bultos, etc.).
Si el donativo contiene publicaciones especificar títulos, autor, año de publicación.
Si el donativo es un vehiculo automotor especificar clase, tipo, marca, modelo, año, combustible,
numero de pasajeros, peso total (Ton), capacidad de carga (Ton), potencia de motor (HP), ejes
traseros, fórmula de tracción, medida de los neumaticos,color, No. Chasis y de motor
 Destino del donativo, precisando territorio y destinatario final
 Necesidad, utilidad e impacto de la donación
 Puerto o aeropuerto de embarque
 Nombre del embarcador
 Almacen o lugar donde se trasladará la mercancía una vez extraída (dirección, teléfono)
 Especificar entidad que asume los Gastos operacionales en origen: costos de flete y demas gastos
de transportación
 Especificar entidad que asume los gastos operacionales en destino (transitarios, almacenaje, etc.)
 Compromiso de que asume los gastos asociados a la tramitación del donativo.
 Nombre y teléfono de la persona a contactar
3. En caso que el donativo requiera de aval técnico, el Centro de Colaboración lo solicitará a los
organismos correspondientes y comunicará a la entidad beneficiaria la aprobación o no de dicho aval.
Se relacionan a continuación los productos que requieren avales técnicos así como los plazos de
respuesta conciliados con los organismos:
- Aval MIC: Medios informáticos y de comunicaciones. Plazo de respuesta 20 días.

- Aval MITRANS: Vehículos automotores combustión interna de todo tipo. Plazo de respuesta 30
días.
- Aval MICONS: Equipos automotores de construcción (excavadoras, motoniveladoras, izaje,
montacargas etc. Plazo de respuesta 20 días.
- Aval de Registro de patrimonio: En caso de publicaciones con mas de 50 años.
4. Con la Comunicación oficial del donante, la carta de solicitud del jefe máximo de la entidad
beneficiaria y los avales técnicos si lo requiere, se presenta la propuesta ante la Comisión de
Aprobación de Donativos del MINCULT (en lo adelante Comisión de Aprobación) por parte del Centro de
Colaboración. La entidad beneficiaria, participará como invitada. La Comisión de Aprobación analiza la
pertinencia del donativo y si es aprobado se comienza la tramitación de la importación.
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5. El Centro de Colaboración envía al Ministro MINCULT el proyecto de carta donde éste solicita la
aprobación del donativo al Ministro del MINCEX, adjuntando el listado de los materiales, los avales
técnicos (si lo requiere), y la declaración de procedencia de los fondos (si el donante es de EEUU).
6. La aprobación del donativo es comunicada al Ministro de Cultura mediante una Orden Ministerial
(OM) del Ministro del MINCEX, en un plazo no mayor de 30 días. La OM es acompañada del listado
detallado de la mercancía autorizada, acuñado y firmado.
7. Una vez recibida la OM del MINCEX, el Centro de Colaboración envía copia a la entidad beneficiaria y
a la importadora ARTEX.
8. Una vez que el Centro de Colaboración cuenta con la OM del MINCEX y los avales, emite la
Notificación del Donativo, documento que autoriza a embarcar el donativo.
El documento es enviado por el Centro de Colaboración, a ARTEX, al Agente Transitario y a la entidad

beneficiaria, esta última la envía al donante para que proceda al embarque de la mercancía. Los
documentos de embarque deben ser consignados a: Importadora ARTEX/ nombre de la entidad
beneficiaria.
Intervienen: Entidad beneficiaria, Centro de Colaboracion, Importadora ARTEX, Aduana, Agente

Transitario
En esta etapa se procederá según lo establecido en el contrato de servicios de importacion firmado entre
la entidad beneficiaria y la importadora ARTEX.
A continuación se puntulizan algunos aspectos que deben estar contenidos en el contrato, pero por su
importancia es de utilidad resaltar:
 Cuando el donativo es enviado por vía marítima, la entidad beneficiaria con la antelación
establecida en el contrato se presentará en la importadora ARTEX para tramitar la importación
del donativo con la carta de solicitud de extraccion, el Bill of Lading (BL) original consignado a la
importadora ARTEX/ nombre de la institución beneficiaria y la Lista de empaque detallada o
factura
La importadora ARTEX coordinará directamente con la institución beneficiaria la extracción de la

carga una vez y lo notificará al Centro de Colaboración.
 Cuando el donativo es enviado por vía aérea como Carga No Acompañante (autorizado por OM
MINCEX y Notificación de Donativo), la importadora ARTEX cuenta con 3 días naturales para
extraer la mercancía libre de pago por almacenaje. ARTEX coordinará con la entidad beneficiaria
la extracción de la carga en ese periodo y notificará al Centro de Colaboración.
El donante consignará la Guía Aérea a la importadora ARTEX/ nombre de la institución.
 En caso de que el documento de embarque(BL o Guía Aérea) no esté consignado a ARTEX, como
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se establece anteriormente, se debe adjuntar una Carta de dejación, dirigida a la Aduana

correspondiente (Puerto Habana, Aeropuerto) donde la entidad beneficiaria declara que hace
dejación de la carga a la importadora ARTEX para que realice los trámites de importación del
donativo que ha sido consignado por el donante a su nombre.
 En el acto de extracción de la carga ya sea por vía maritima o aérea estarán presentes la totalidad
de las entidades beneficiarias, la importadora ARTEX, el Centro de Colaboración y el
representante de la Aduana en caso que lo requiera.
 Se firmarà por todas las partes (entidades beneficiarias, ARTEX,Centro de Colaboración) un Acta
de Entrega donde se detallarán las mercancías recibidas( ver anexo Acta de Entrega)
 Las entidades beneficiarias serán las responsables de incluir en su sistema contable la totalidad
de los recursos recibidos.
 La importadora Artex cuenta con un plazo para extracción de las mercancias libre de pago de
estadía de: 15 días naturales una vez arribada la carga a puerto y 3 días naturales una vez
arribada al aeropuerto. En caso de incumplimiento de los plazos de entrega y recepción de
documentos para la extracción, los pagos adicionales generados por estadias y almacenaje en
puertos o aeropuerto así como, la tramitación de prórrogas serán asumidos por la entidad
responsable del incumplimiento (entidad beneficiaria o importadora ARTEX)
ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA
 La Comisión de Aprobación de Donativos del MINCULT, sesionará el 1er y 3er martes de cada
mes.
 La especificaciones de todos los donativos propuestos serán circuladas con anticipación por el
Centro de Colaboración a los miembros de la Comisión de Aprobación de Donativos del MINCULT.
 Se realizará un cierre mensual de la recepción de los donativos que se informará a la Comisión de
Aprobacion de Donativos del MINCULT.
 No se autorizará (salvo casos excepcionales) ninguna importación de donativos (vehículos u
otros) con navieras o agentes transitarios que obliguen al MINCULT o a alguna de sus
instituciones a pagar CL por el servicio prestado. Una variante para evitarlo es que el donante
asuma completamente estos pagos por el traslado del donativo hasta Cuba, lo cual debe ser
consignado por éste en el documento oficial donde informa su voluntad de hacer la donación.

 No se tramitará donativos a las instituciones que tengan adeudos con las empresas importadoras
 Las facilidades aduanales que utilicen los beneficiarios para el aseguramiento de los eventos
serán acordadas de conjunto con la empresa importadora ARTEX
 Se evitarán los gastos que generen CL por lo que se recomienda utilizar a la naviera Melfi Marine,
pues la importadora ARTEX es cliente de la misma y el pago de los servicios se realizaría en CUC y
CUP. Como Agente Transitario sugerimos utilizar a “Transcargo” por la relación de trabajo
sostenida por años con ellos, aunque hay otros como “Almacenes Universales”, que pueden ser
igualmente utilizados. En caso que no se puedan utilizar la naviera o transitario recomendado, el
donante debera informar a la entidad beneficiaria y este a su vez al centro de Colaboración que
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naviera y transitario utilizará, lo cual sera analizado en la Comisión de Aprobacion de donativos.

 Ninguna persona natural puede importar mercancía alguna para su uso personal a través de las
modalidades de la colaboración que Cuba recibe.
 Los bienes donados que se encuentran en zonas francas deberan cumplir igualmente todos los
requerimientos descritos.
 No se consideran como acciones de cooperación internacional que Cuba recibe:
- los bienes importados sin valor comercial , que entren al país como equipaje o carga
acompañantes de delegaciones y visitantes que sean entregados a las instituciones visitadas
- las muestras con fines comerciales, los bienes que se reciban de patrocinadores con fines
promocionales,las donaciones entre personas naturales o juridicas cubanas ni las remesas.
- los bienes importados temporalmente para ferias, bienales y otros eventos internacionales que
sean donados a las instituciones.
DE LA ORIENTACION METODOLOGICA, EL CONTROL Y LAS INSPECCIONES
 Todas las acciones relacionadas con la cooperación internacional, ya sea proyectos de

cooperación como donaciones puntuales en efectivo y en especies están sujetas a los
mecanismos de inspección, auditoría y control establecidos en el país, por lo cual las entidades
beneficiarias deberán tener los expedientes que en cada caso dan fe de los procederes y
resultados finales. De igual modo podrán recibir visitas de control, orientación y análisis
metodológico por parte del Centro de Colaboración o del MINCEX.
 Los expedientes de los donativos puntuales se archivan y custodian en los archivos de cada
entidad beneficiaria. Todos los bienes recibidos serán incorporados en los sistemas contables y
deberán contener la mayor cantidad de información posible , siendo imprescindibles los
siguientes:
- Comunicación del donante
- Solicitud de autorización y tramitación del jefe máximo de la entidad al Centro de
Colaboración del MINCULT
- Copia de la OM del MINCEX
- Copia de los avales técnicos si es requerido (MITRANS,MINCOM, otros)
- Notificación de donativo emitido por el Centro de Colaboración
- Copia del documento de embarque (BL o Guía aérea)
- Lista de empaque o factura
- Contrato con la importadora ARTEX
- Acta de entrega del donativo
- Documentos de entrada a Control de medios básicos o Almacén de la entidad
beneficiaria
 El Centro de Colaboración contará con un expediente por cada donativo que contendrá:
- Comunicación del donante
- Solicitud de autorización y tramitación del jefe máximo de la entidad al Centro de
Colaboración del MINCULT
- Solicitud de autorizacion al MINCEX (RS)
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- Copia de la OM del MINCEX

- Notificación de donativo emitido
- Copia del documento de embarque (BL o Guía aérea)
- Lista de empaque o factura
- Acta de entrega del donativo
SOBRE EL PROCESO DE LA INSCRIPCION DE LOS VEHICULOS ADQUIRIDOS POR

DONACIONES PUNTUALES
Para la inscripción en el Registro Nacional de Vehículos (RNV) la entidad beneficiaria deberá:

1. Actualizar la documentación de sus tramitadores según normativas del RNV (se adjunta
documento facilitado por el RNV)
2. Solicitar a la empresa importadora (ARTEX, ICAIC, FCBC, EMED) que realizó la extracción
del donativo la Factura sin valor comercial, aportando los datos identificativos del vehículo
(Chasis, motor, tipo, marca, modelo, color, año, combustible)
3. Solicitar al Centro de Colaboración con carta dirigida a la Directora, la inscripción del
vehículo donde consten los datos identificativos del vehículo (Chasis, motor, tipo, marca,
modelo, color, año, combustible), con esta carta el Ministro MINCULT solicita al RNV la
inscripción del vehículo
4. OM del MINCEX que autorizó la importación del vehículo
5. Una vez completados los pasos anteriores, cada entidad que deba realizar la inscripción de
vehículos, deberá presentarse en el RNV con los siguientes documentos:
- Documentación actualizada de los tramitadores de cada entidad

- Factura sin valor comercial emitida por el importador
- Carta del Ministro MINCULT solicitando al RNV la inscripción
- Copia de la OM del MINCEX que autorizó la importación
- Documentación de la Baja del vehículo que se repondrá por el nuevo adquirido como
donativo

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ANEXO 1
ACTA DE ENTREGA
Donativo Procedente de: ____________________________________
No. Documento de embarque (BL o Guía Aérea) ____________________
Fecha:_________________ Lugar_______________________
Entidad Beneficiaria: _____________________________
DONATIVOS ENTREGADOS
Unidad
Cantidad
No. Descripción Materiales de Observaciones
Recibida
medida
Y para que así conste firman la presente:
Por la importadora ARTEX

Nombre y Apellidos
CI
Firma
Por la Entidad Beneficiaria

Nombre y Apellidos
CI
Firma
Por el Centro de Colaboración MINCULT

Nombre y Apellidos
CI
Firma

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS

Para el conocimiento y aplicación en las entidades que conforman el Ministerio de Cultura:

MARCO LEGAL DE LA COLABORACIÓN

1. Resolución No. 15 de 2006, del extinto Ministerio de Inversión Extranjera y la

El MINCEX, rector de la colaboración económica, es el organismo facultado para la aprobación de las

La empresa importadora ARTEX tendrá la facultad de realizar las importaciones de mercancías

PROCEDIMIENTOS PARA PARA LA RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS PUNTUALES

Primera fase: APROBACIÓN DEL DONATIVO

Intervienen: Entidad beneficiaria, Centro de Coordinación para la Colaboración Internacional a la Cultura

2- La entidad beneficiaria, solicitará la tramitación de la autorización para la importación del donativo al

origen.Tipo de embalaje ( contenedor, sobre cubierta, bultos, etc.).

Segunda fase: IMPORTACIÓN Y EXTRACCIÓN DEL DONATIVO

Intervienen: Entidad beneficiaria, Centro de Colaboracion, Importadora ARTEX, Aduana, Agente

- Bill of Lading (BL) original consignado a la importadora ARTEX/ nombre de la institución

La importadora ARTEX coordinará directamente con la institución beneficiaria la extracción de la

de los recursos recibidos.

PROCEDIMIENTOS PARA PARA LA RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS PUNTUALES NO

Primera fase: TRAMITACIÓN DE LA APROBACIÓN DEL DONATIVO ANTE EL MINCEX.

Intervienen: Entidad beneficiaria, Donante, Centro de Coordinación para la Colaboración Internacional a

Descripción del procedimiento

2- La entidad beneficiaria, solicitará la tramitación de la autorización del donativo al Centro de

- Aval MIC: Medios informáticos y de comunicaciones. Plazo de respuesta 20 días.

El documento es enviado por el Centro de Colaboración, a ARTEX, al Agente Transitario y a la entidad

Segunda fase: IMPORTACIÓN Y EXTRACCIÓN DEL DONATIVO

Intervienen: Entidad beneficiaria, Centro de Colaboracion, Importadora ARTEX, Aduana, Agente

La importadora ARTEX coordinará directamente con la institución beneficiaria la extracción de la

se establece anteriormente, se debe adjuntar una Carta de dejación, dirigida a la Aduana

ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA

naviera y transitario utilizará, lo cual sera analizado en la Comisión de Aprobacion de donativos.

DE LA ORIENTACION METODOLOGICA, EL CONTROL Y LAS INSPECCIONES

 Todas las acciones relacionadas con la cooperación internacional, ya sea proyectos de

- Copia de la OM del MINCEX

SOBRE EL PROCESO DE LA INSCRIPCION DE LOS VEHICULOS ADQUIRIDOS POR

Para la inscripción en el Registro Nacional de Vehículos (RNV) la entidad beneficiaria deberá:

- Documentación actualizada de los tramitadores de cada entidad

No. Documento de embarque (BL o Guía Aérea) ____________________

Entidad Beneficiaria: _____________________________

Y para que así conste firman la presente:

Por la importadora ARTEX

Por la Entidad Beneficiaria

Por el Centro de Colaboración MINCULT

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