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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

MÓDULO 7
PLANIFICACIÓN, IMPLEMENTACIÓN,
VERIFICACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA
DE GESTIÓN

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CONTENIDO

 Entendimiento de los sistemas de gestión


 Normas de sistemas de gestión.
 Guía UNE 66177
 Gestión del riesgo
 Planificación de un sistema de gestión.
 Implementación de elementos comunes
 Control operacional
 Estandarización de procesos.
 Indicadores de Gestión.

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OBJETIVOS

 Indicar los tipos de estructura de las normas de sistemas de


gestión y el porqué de los elementos comunes.

 Mostrar como se desarrollan los elementos comunes de los


sistemas de gestión.

 Indicar que es, la importancia y como se realiza el control


operativo en los sistemas de gestión.

 Mostrar la importancia de la estandarización de los procesos en


los sistemas integrados.

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SISTEMAS DE GESTIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN: La estructura, procedimientos, procesos y


recursos que una organización necesita para lograr los objetivos
trazados en sus políticas en relación a un área de actividad
específica.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO: Una combinación de
políticas, procedimientos y prácticas usados dentro de una
organización para implementar las políticas de la organización y
que puede ser más eficiente en la consecución de los objetivos
que surgen de estas políticas, que los sistemas múltiples.

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DEFINICIÓN DE SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN – HSEQ

Sistema: Conjunto de elementos Integración: acción y efecto de anudar conceptos


interrelacionados con un fin común. fusionándolos en una sola que las sintetice

SIG: conjunto formado por la estructura de la organización, las


responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los
recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión
integrada de los sistemas

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir HSEQ: Siglas en ingles para Health (Salud), Safety
y controlar una organización. (Seguridad), Environmental (Medioambiente) y Quality
(Calidad).

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SISTEMAS DE GESTION
CICLO PHVA

Actuar para eliminar Diseñ o y disposiciones


o corregir los problemas de las actividades de
encontrados en la fase ñ
acuerdo a las necesidades
de verificación , generar
mejora en los procesos
ACTUAR PLANEAR

Verificar si el desarrollo Ejecutar e implementar


de la actividad lo planeado para el
concuerda con logro de la
lo planeado y logra los actividad
resultados esperados predeterminada
VERIFICAR HACER

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del
cada
norma

soporte

sistema
Elementos
Propios de

Elementos

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CONTROL DE
DOCUMENTOS

CONTROL DE REGISTROS

COMPETENCIA, TOMA DE
CONCIENCIA Y FORMACIÓN

SEGUIMIENTO
Y MEDICION DELPROCESO

REVISION POR LA
DIRECCION
SISTEMAS DE GESTIÓN
ESTRUCTURA NORMAS

AUDITORIAS INTERNAS
SISTEMA DE GESTION

ELEMENTOS INTERNOS

ACCIONES PREVENTIVAS
COMPONENTES DE CADA NORMA

ACCIONES CORRECTIVAS
7
TALLER 1: IDENTIFICACIÓN DE
ELEMENTOS COMUNES A LAS
NORMAS Y SU APLICACIÓN AL CICLO
PHVA.

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INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE
GESTIÓN (GUÍA UNE 66177).

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ESTRUCTURA DEL PROCESO
DE INTEGRACIÓN DE
SISTEMAS DE GESTIÓN
DESARROLLO DEL PLAN DE
INTEGRACIÓN
Beneficios esperados
Análisis del contexto
Selección del nivel de integración
Elaboración del plan de integración
REVISIÓN Y MEJORA DEL Apoyo de la alta dirección
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
A
Evaluación de la eficacia del P
plan de integración

Seguimiento y mejora del


sistema integrado V
H

IMPLEMENTACIÓN DEL
PLAN DE INTEGRACIÓN
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BENEFICIOS ESPERADOS DE LA
INTEGRACIÓN

POSIBLES BENEFICIOS

•Aumento de la eficacia y eficiencia y consecución de objetivos y metas


•Mejora de la capacidad de reacción frente a nuevas necesidades y expectativas
de partes interesadas
•Mayor eficiencia en la toma de decisiones
•Simplificación y reducción de documentación y registros
•Reducción de recursos y de tiempo en los procesos integrados
•Reducción de costos del mantenimiento del sistema y de la evaluación externa
•Mejora de la percepción y del empoderamiento del personal en los sistemas,
favoreciendo que todo el personal hable un único lenguaje
•Mejora tanto de la comunicación interna como de la imagen externa, alcanzando
mayor confianza de clientes y proveedores

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ANALISIS DEL CONTEXTO
Se debe tener en cuenta:

• MADUREZ:
•Experiencia y eficacia en el uso de los sistemas y de herramientas de gestión
•Estructura organizacional
•Nivel de competencia del personal
•COMPLEJIDAD:
•Requisitos de clientes, sociedad, personal de la organización (accionistas, propietarios),
de casa matriz.
•Otros requisitos sectoriales o sociales que suscriba la organización
•Requisitos legales
•ALCANCE:
•Inventario de los sistemas y normas de gestión implementados
•Productos/servicios o sedes afectados por los sistemas de gestión
•Procesos involucrados y su documentación
•RIESGO:
•Nivel de riesgo y valoración de consecuencias inherentes a incumplimiento de requisitos
legales y reglamentarios asociados a los productos, servicios, aspectos ambientales y
seguridad y salud de los trabajadores.
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POSIBLES METODOS DE
INTEGRACIÓN SEGÚN UNE
66177:2005
METODO ACCIONES EJEMPLO
Integrar políticas de cada sistema Identificación y acceso a requisitos
legales.
Establecer en un único Manual de gestión las directrices Elaboración y control de documentos
generales de los sistemas y registros
Gestión de no conformidades, acción
BASICO
Definir responsabilidades, autoridades y funciones del personal correctiva, preventiva e incidentes.
Auditoria interna
Integrar la documentación de los sistemas

Desarrollar un mapa de procesos que integre los sistemas de Revisión por la Dirección
gestión Comunicación, participación y
consulta
Definición y gestión de los procesos: definición de entradas, Procesos productivos y críticos para
AVANZADO actividades, salidas, equipos, formación, seguimiento y medición, la calidad seguridad o gestión
etc. ambiental del producto o servicio

Revisión y mejora sistemática de los procesos

Incluir la voz del cliente, proveedores y partes interesadas en el Objetivos, metas e indicadores
diseño de procesos integrados
EXPERTO Criterios de compra y de selección y
Extender la gestión a áreas administrativas y económicas evaluación de proveedores comunes

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EL PAPEL DE LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLANIFICACIÓN DE UN SIG

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GESTIÓN DEL RIESGO

Porqué estudiar el riesgo en un sistema HSEQ? Organizaciones de


todos los tipos y tamaños se enfrentan a factores e influencias internas
y externas que hacen incierto saber si y cuando conseguirán sus
objetivos. La incidencia que esta incertidumbre tiene sobre la
consecución de los objetivos de una organización constituye el riesgo.

Las organizaciones están expuestas a riesgos de diversa índole:


Financieros, operativos, legales, estratégicos, de Seguridad y salud
ocupacional, ambientales, de orden Público, de catástrofes de la
naturaleza, etc.

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GESTIÓN DEL RIESGO

Las normas de sistemas HSEQ incluyen elementos de la gestión


del riesgo.
 Todas las normas de sistemas de gestión tienen en las cláusulas de
planificación y de control operacional elementos de la gestión del
riesgo.
 La implementación de un sistema HSEQ constituye una forma de
tratamiento de riesgos S y SO, ambientales y de calidad del
producto.
 En la actualidad la gestión del riesgo se reconoce como parte
integral de las buenas prácticas de gestión.
 La gestión del riesgo debe ser parte de la cultura organizacional.

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GESTIÓN DEL RIESGO

NORMA ISO 31000


En Nov de 2009 se emitió la norma ISO 31000. Gestión del
riesgo. Principios y directrices.
 La norma proporciona los principios y directrices genéricas
sobre la gestión del riesgo.
 Puede ser usada en cualquier tipo de empresas bien sea
estatal, privada.
 Se puede aplicar a todo tipo de riesgo.
 No es de carácter de certificación.
 En Colombia reemplazó a la norma NTC 5254.
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DEFINICIONES (ISO 31000)

 Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre la consecución de los


objetivos. El riesgo se expresa en términos de la combinación
entre la probabilidad de ocurrencia y la consecuencia de que se
presente un evento especificado que pueda tener impacto sobre
los objetivos de la gestión.
 Fuente de riesgo: Elemento que, por si solo o en combinación
con otros, presenta el potencial intrínseco de generar un riesgo.
(En syso: Peligro)
 Suceso: Ocurrencia o cambio de un conjunto particular de
circunstancias.

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DEFINICIONES (ISO 31000)

 Consecuencia: Resultado de un suceso que afecta a los


objetivos.
 Probabilidad: Posibilidad de que algún hecho se produzca.
 Identificación del riesgo: Proceso que comprende la
búsqueda, el reconocimiento y la descripción de los riesgos. La
identificación del riesgo implica la identificación de las fuentes de
riesgo, los sucesos, sus causas y sus consecuencias
potenciales.
 Tratamiento del riesgo: Proceso destinado a modificar el
riesgo.

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DEFINICIONES (ISO 31000)

 Control: medida que modifica un riesgo.


 Criterios de riesgo: Términos de referencia respecto a los que
se evalúa la importancia de un riesgo.
 Nivel de riesgo: Magnitud de un riesgo o combinación de
riesgos, expresados en términos de la combinación de las
consecuencias y de su probabilidad.
 Evaluación del riesgo: Proceso de comparación de los
resultados de los análisis del riesgo con los criterios de riesgo
para determinar si el riesgo y/o su magnitud aceptables o
tolerables.

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CONCEPTOS SOBRE
PÉRDIDAS
RIESGO IMPACTOS PÉRDIDAS PARA
TEMA AMENAZA
POTENCIAL REAL DIRECTOS LA ORGANIZACIÓN
Clientes
Calidad Modo de Efecto del Productos no insatisfechos,
(Q) Fallo Fallo conformes quejas y
reclamos
Accidentes de Pérdida de utilidades,
Trabajo, Lesiones, reducción de
Salud y
Riesgo Enfermedades fatalidades, rentabilidad, multas y
Seguridad Peligros
Laboral Profesionales pérdidas de sanciones, mala
(H+S)
(ATEP) y activos imagen en el
Siniestros mercado, bajo clima
Destrucción laboral.
de los
Aspectos Impacto Contaminación recursos
Ambiente
Ambientale Ambiental de los recursos naturales
(E)
s Negativo naturales
Afectación a
la Comunicad
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Establecer el contexto
- Contexto estratégico
- Contexto organizacional
- Definir la estructura

Identificar Amenazas
- Qué puede suceder
- Como puede suceder

Comunicar y Consultar

Monitorear y Revisar
Analizar riesgos
- Determinar la probabilidad
- Determinar las consecuencias
- Calcular el nivel de riesgo
PROCESO DE
GESTIÓN DEL
Evaluar Riesgos
RIESGO - Comparar contra criterios
- Establecer prioridades

¿Aceptar SI
Riesgo?

NO

Tratar Riesgos
- Identificar opciones de tratamiento
- Evaluar opciones de tratamiento
- Seleccionar opciones de tratamiento
- Preparar planes de tratamiento
- Implementar planes de tratamiento

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ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO

 El contexto implica el alcance de cubrimiento dentro de la gestión del


riesgo. Este análisis implica normalmente:
 Contexto estratégico a través de la planeación estratégica;
 Identificación de las partes interesadas en la organización;
 Estructura organizacional para atender los planes estratégicos;
 Las actividades, procesos, productos y servicios a incluir dentro del
esquema; y
 Los criterios de decisión de aceptación o tratamiento del riesgo.

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IDENTIFICACIÓN DE AMENAZAS

 La identificación de peligros o amenazas trabaja sobre dos


cuestionamientos básicos:
 ¿Qué puede suceder? Esto es, efecto y consecuencias.
 ¿Cómo puede suceder? Esto es, las causas que lo generan.
 Métodos para identificar peligros o amenazas:
 Listas de chequeo de sitios de trabajo;
 Registros de accidentes, emergencias y sus pérdidas respectivas;
 Análisis de escenarios;
 Cuestionarios y entrevistas;
 AMEF;
 Etc.

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ANÁLISIS DE RIESGOS

 El análisis de riesgos consiste en la determinación de la


probabilidad de ocurrencia o materialización de la amenaza y
de las consecuencias que éstas podrían traer para la
organización.
 Métodos para el análisis de riesgos:
 Cualitativos: El análisis cualitativo emplea formas o escalas
descriptivas para describir la magnitud de las consecuencias
potenciales y la posibilidad de que estas consecuencias
ocurran.

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ANÁLISIS DE RIESGOS (Continuación)

 Semi-cuantitativos: En análisis semi-cuantitativos, a las


escalas cualitativas le son asignados valores.
 Cuantitativos: El análisis cuantitativo emplea valores
numéricos, (en lugar de las escalas descriptivas empleadas
en los análisis cualitativo y semi-cuantiativo) tanto para las
consecuencias como para la probabilidad. Se emplean datos
de una variedad de distintas fuentes. Su objeto es expresar
en términos probabilísticos. Incluye un análisis crítico con
cálculos y estructuras para establecer la probabilidad de
sucesos complejos.

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EVALUACIÓN DE RIESGOS

 El objetivo de la Evaluación del Riesgo es hacer comparar el


resultado del análisis del riesgo contra los parámetros definidos
como criterios de riesgo, establecidos como estándares o
valores límites aceptables dentro del contexto de gestión del
riesgo. Esto incluye los requisitos legales relacionados con el
peligro, aspecto o amenaza.
 El resultado de la evaluación del riesgo es un listado de riesgos
críticos y aceptables. El tratamiento de cada uno de ellos variará
considerablemente.

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TRATAMIENTO DEL RIESGO

 El tratamiento del riesgo hace referencia a la identificación de las


opciones de manejo del riesgo para evitar su materialización.
Incluye su planificación e implementación.
 De acuerdo con el resultado de la evaluación se tiene:
 Riesgos críticos: Se les definen opciones de tratamiento, que
incluyen objetivos, metas, programas y controles.
 Riesgos tolerables: Se les definen controles y monitoreos
para evitar que se conviertan en críticos.
 Los métodos existentes para el tratamiento del riesgo varían en
su relación costo vs. eficacia. La siguiente tabla muestra esta
relación:
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TRATAMIENTO DEL RIESGO (Continuación)

TIPO DE NIVEL DE
TIPO DE GESTIÓN
TRATAMIENTO GESTIÓN
Enfoque sobre la planificación y diseño de productos, instalaciones,
Evitar el riesgo Previsión procesos y materiales así como la instalación de barreras en la
fuente de la amenaza.

Enfoque sobre verificaciones, chequeos, inspecciones, controles


Reducción de la
Prevención entre la fuente y el medio y optimización en el uso de recursos en
probabilidad
los procesos existentes.

Protección/
Reducción de la Enfoque sobre la protección a los trabajadores, así como la
Reacción –
consecuencia contención y el manejo de los incidentes para mitigar las pérdidas.
Respuesta

Existen diferentes tipos de gestión relacionados con esta opción de


tratamiento. Puede ser un traslado físico, de responsabilidad o de
Aplica a todos
ambos. Puede aplicar a todos los niveles de gestión. Cuando se
Traslado del riesgo los niveles de
traslada un riesgo no necesariamente se elimina pero sí se
gestión
adquiere otro relacionado con la capacidad del proveedor para su
gestión.

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PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS DE
GESTIÓN

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PLANIFICACIÓN DE UN SIG

La planificación inicia en una decisión de la alta dirección de la


organización.
 Es una Decisión estratégica.
 Identificación y análisis de la necesidad de implementar un SIG.
 Para qué y porqué implementar un SIG
 No debe ser el de lograr la certificación. Esta debe ser una
consecuencia y no el objetivo.
 No es estar en la moda de la certificación.
 De la alta dirección no debe estar solo la decisión fundamentalmente
debe estar el COMPROMISO Y EL LIDERAZGO EFICAZ

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PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA.

El sistema de gestión HSEQ debe estar inmerso en la


planeación estratégica global de la organización.
 Análisis DOFA
 Plan de negocios
 Visión
 Misión
 Principios y valores

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PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA.

Análisis DOFA: análisis de condiciones internas (Debilidades y


Fortalezas) y externas (oportunidades y amenazas). Determina
cual es el entorno que rodea a la organización y su nivel de
competitividad
Determinación de la Misión: Una formulación de la misión
identifica el alcance de las operaciones de la organización en los
aspectos del producto/ servicio y mercado. Describe las
prioridades de una organización.
Plan de negocios: Determina los nichos del mercado a penetrar
con los productos. Incluye análisis de la competencia.

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PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA.

IDENTIFICAR REQUISITOS PARTES INTERESADAS:


Se deben identificar los requisitos de las partes interesadas en el
éxito de la organización. Se debe asegurar que el SIG satisfaga
estos requisitos.
 Clientes
 Trabajadores
 Accionistas
 Proveedores
 Comunidad
 Gobierno
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PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA.

Avanzando de la planeación estratégica de la


organización a la planificación del SIG.
El primer punto a definir en la planificación especifica del
sistema HSEQ es determinar el alcance.
 Alcance geográfico
 Líneas de servicio y/o producto.

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PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA.

RESULTADOS DE LA PLANIFICACIÓN
 Determinación de la política integrada del SIG
 Determinación de Objetivos
 Determinación de metas y programas
 Determinación de Controles.
* En el capitulo siguiente se estudiará la determinación de
estos elementos

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DESGLOSE DE LA PLANEACIÓN

POLITICA DE
GESTIÓN

OBJETIVOS DE GESTIÓN

METAS Y PROGRAMAS

CONTROLES

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TALLER 2: PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA

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IMPLEMENTACIÓN DE

ELEMENTOS COMUNES

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IMPLEMENTACIÓN

ELEMENTOS COMUNES
 Son los elementos de gestión que están contenidos en todas las
normas de sistemas de gestión.
 Aunque son elementos comunes cada norma enfoca el elemento
respectivo desde el enfoque de cada norma.
 En la implementación del SIG HSEQ se debe tener en cuenta
que el elemento se cubra desde las tres normas.

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Objetivos
Política de gestión

Identificación de
requisitos legales Revisión gerencial

Comunicación Responsabilidad
Y Autoridad
Elementos comunes

Control de registros Competencias y


concientización

Control de documentos Auditorias internas


Acciones correctivas/
preventivas

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ELEMENTOS COMUNES DE LOS
SISTEMAS DE GESTIÓN
REQUISITO ISO 9001 – GP 1000 ISO 14001 OHSAS 18001
Política Cláusula 5.3 Cláusula 4.2 Cláusula 4.2
Cláusula 4.3.3, también solicita
Objetivos Cláusula 5.4.1 Cláusula 4.3.3
metas ambientales.
Cláusulas: 5.1, 7.2.1, 7.3.2 Cláusulas: 4.3.2, 4.5.2 (solo Cláusula 4.3.2, 4.5.2 (solo de S y
Requisitos legales.
(solo del producto) requisitos ambientales) SO)
Revisión gerencial Cláusula 5.6 Cláusula 4.6 Cláusula 4.6
Auditorias internas Cláusula 8.2.2 Cláusula 4.5.5 Cláusula 4.5.5
Cláusula 4.5.3 (No Cláusula 4.5.3 (investigación de
Acción correctiva y
Cláusula 8.5.2 & 8.5.3 conformidad, acción correctiva incidentes, no conformidades y
preventiva
y acción preventiva) * acciones correctivas y preventivas) *

Responsabilidad y
Cláusula 5.5.1 Cláusula 4.4.1 Cláusula 4.4.1
autoridad.
Recursos humanos. Cláusula 6.2 Cláusula 4.4.2 Cláusula 4.4.2
Cláusula 5.5.3 (Interna), 7.2.3
Comunicación Cláusula 4.4.3 interna y externa Cláusula 4.4.3 interna y externa
(Externa)
Documentación Cláusula 4.2.1 Cláusula 4.4.4 Cláusula 4.4.4
Control de
Cláusula 4.2.3 Cláusula 4.4.5 Cláusula 4.4.5
documentos
Control de registros Cláusula 4.2.4 Cláusula 4.5.4 Cláusula 4.5.4
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POLÍTICA INTEGRADA.

ISO 9001 – NTCGP 1000: Cláusula 5.3


ISO 14001/ OHSAS 18001: Cláusula 4.2

 La alta Dirección debería establecer la política Global de la organización.


De esta política se pueden desarrollar varias políticas secundarias
aplicables a actividades especificas .
 La política establece un sentido de orientación general y deberían
establecer los principios que pueden ser aplicados por los funcionarios.
 Las políticas envían un mensaje claro en cuanto a una visión y un
compromiso que se van a aplicar de principio a fin.
 Base para establecer los objetivos.
La política debería ser el fiel reflejo de la forma en que la alta
dirección ha decidido que se gestionen todos los aspectos HSEQ

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COMPONENTES DE LA POLÍTICA
DE GESTIÓN INTEGRAL

Adecuada para las actividades de la


Incluye un compromiso de organización y apropiada a la
cumplir los requisitos del cliente naturaleza y escala de los riesgos y a la
y legales/ reglamentarios, la naturaleza, magnitud e impactos
legislación vigente y con otros ambientales de la organización
requisitos suscritos
Incluye compromiso de
prevención de la
Proporciona un marco de contaminación y de
referencia para establecer y lesiones y
revisar los Objetivos y Metas enfermedades.
Integrales
POLÍTICA DE GESTIÓN
INTEGRADA Incluye un
Documentada compromiso de
mejora continua

Comunicada en la organización, Revisada para garantizar


disponible para las partes implementada y su continua adecuación.
interesadas y entendida por todos los mantenida
empleados
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OBJETIVOS Y METAS.
ISO 9001 – NTCGP 1000: Cláusula 5.4.1
ISO 14001: Cláusula 4.3.3
OHSAS 18001: Cláusula 4.3.3

 Los objetivos se establecen para cumplir las directrices de la institución. Cada


elemento de la política puede tener varios objetivos en varios niveles.
 Se deben establecer metas para cada objetivo.
 Por cada objetivo y meta se deben establecer indicadores de desempeño.
 Estos indicadores se pueden usar como base para la evaluación del desempeño del
sistema de gestión.
 Objetivos son metas retadoras
 No son objetivos: Cumplir la normatividad legal o implementar la norma XX y lograr la
certificación.

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PASOS PARA LA GENERACIÓN DE LA
POLÍTICA Y LOS OBJETIVOS DEL SIG

Identificación de: Necesidades de las Partes


Interesadas, Requisitos legales, reglamentarios
y otros, especificaciones productos, Riesgos Configuración de
críticos, Impactos ambientales la Política del SIG

Clasificación de
Información Definición de
Objetivos y Metas del
SIG
Priorización de la
Información

Determinación de
Indicadores y
Selección de Directrices de
Programas de
Gestión
Gestión
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OBJETIVOS Y PROGRAMAS DEL SIG

CUANDO SE ESTABLECEN LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA, SE DEBE


TENER EN CUENTA QUE:

•Deben ser medibles y consistentes con la política integrada


•Establecerse en los niveles y funciones pertinentes
•Incluir el compromiso de cumplir con los requisitos del producto, de
prevención de la contaminación y de prevención de lesiones y
enfermedades
•El cumplimiento de requisitos legales y otros que la organización suscriba
•Definir programas de gestión para el logro de sus objetivos y metas

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OBJETIVOS Y PROGRAMAS INTEGRALES DE
GESTIÓN

Ejemplo de objetivo para un sistema integral:

Aumentar la productividad de las calderas, sustituyendo el


combustible de los equipos por gas natural, llevando las
emisiones por debajo de los límites permisibles en la ley y
reduciendo los riesgos laborales a un nivel tolerable para personal
de la planta

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TALLER 3: POLÍTICA
INTEGRAL

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PROGRAMAS DE GESTIÓN

Para cumplir sus objetivos la organización debe asegurar que los


factores técnicos, administrativos y humanos que afectan las
actividades de la organización estén controlados adecuadamente e
incorporados en el sistema de gestión; esto se logra determinando
planes de gestión .
Un programa son las actividades, los plazos, los medios (recursos),
el responsable y la autoridad definidos para cumplir un alcance y dar
respuesta a un objetivo.

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CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS
DE GESTIÓN
Objetivo y Metas que pretenden cumplir

Responsable Actividades

Programas

Fechas de
Recursos
cumplimiento
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OBJETIVOS Y PROGRAMAS
INTEGRALES DE GESTIÓN
Ejemplo de un programa de gestión para el logro del objetivo :
ACTIVIDAD RESPONSABLE PLAZO SEGUIMIENTO

Costeo de combustible por Jefe de producción 15 días Informe de costos


unidad producida
Sustitución de calderas a Mecánicos de mantenimiento 45 días Hoja de vida de calderas
carbón por gas natural actualizadas, programa de
mantenimiento
Limpieza de filtros Jefe de mantenimiento 8 días Programa de mantenimiento

Estudio isocinético Coordinador del sistema integral 15 días Informe de laboratorio acreditado

Comparación con límites de Jefe de producción 3 días Registro de evaluación de


emisiones dados en el cumplimiento legal
permiso ambiental
Actualización de panorama Coordinador del sistema integral y 10 días Panorama actualizado
de riesgos personal de la planta

Espirómetros al personal Jefe de recursos humanos 20 días Certificados de aptitud laboral

META: Aumentar la productividad en un 10%, reducir emisiones en un 50%, llevar los


riesgos de calderistas de críticos a tolerables
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PROGRAMAS AMBIENTALES

 De acuerdo con los impactos ambientales generados, la


organización debe generar Programas de intervención en los
procesos para prevenir o reducir la contaminación.
 Programas ambientales: reducción consumo de energía,
consumo de agua, reciclaje, Residuos peligrosos, Vertimientos,
emisiones.
 De acuerdo con el tipo de industria, se debe solicitar a la
autoridad competente, las licencias y permisos ambientales
aplicables.

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PROGRAMAS SYSO / CALIDAD

 Programa de Salud Ocupacional


 Subprograma de Medicina preventiva y del trabajo.
 Subprograma de higiene industrial
 Subprograma de Seguridad industrial.
En Calidad se deben realizar planes de la calidad de acuerdo a
cada organización.
 Planes de la Calidad por producto
 Planes de la calidad por proyecto
 Planes de la calidad por área

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MONITOREO DE LOS PROGRAMAS DE
GESTIÓN

 Los programas de gestión se deben monitorear con el objetivo de:

 Verificar que los riesgos se hayan reducido de acuerdo con el análisis y


evaluación inicialmente efectuado;
 Evaluar el grado en el cual los riesgos se han materializado
(accidentes, derrames o emisiones accidentales, productos no
conformes);
 Evaluar el grado en el cual se han cumplido las inspecciones,
controles, verificaciones y planes de capacitación y entrenamiento;
 Evaluar el grado de aprendizaje y conocimiento adquirido sobre el
riesgo.

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MODELO DE CRONOGRAMA
PARA PROGRAMAS DE
GESTIÓN
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE HSEQ

PROCES ACTTIVIDA
MES
RESPONSABLE
O D CONTRO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
L

PLAN.

EJEC.

PLAN.

EJEC.

PLAN.

EJEC.

PLAN.

EJEC.

PLAN.

EJEC.

PLAN.

EJEC.

PLAN.

EJEC.

PLAN.

EJEC.

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PLAN DE CONTROL INTEGRADO

 Es un documento que unifica por proceso los controles identificados


en la Evaluación Integral de Riesgos y definidos en los Programas
de Gestión Integrados.
 Se efectúa para cada uno de los procesos operativos y de soporte
identificados dentro del Mapa de Procesos (Controles de riesgos
integrales por procesos).
 Incluye controles para:
 Materiales y Proveedores
 Infraestructura y Ambiente
 Mediciones y Equipos de Medición
 Maquinaria y Equipos de Procesamiento de Materiales.
 Controles al personal y a los métodos de trabajo.
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PLAN DE CONTROL INTEGRADO

 Podría homologarse con los procedimientos tradicionales de cualquier


sistema de gestión.
 Define los controles específicos para:
 Operación normal del proceso (“Plan A”)
 Operación anormal o de emergencia (“Plan B”)
 Brinda información sobre:
 Actividades a efectuar en el proceso/ subproceso, así como sus
respectivos responsables, amenazas y riesgos
 Criterios y métodos de control preventivo
 Acciones a ejecutar en caso de incumplimiento de los criterios de
control y sus responsables (Planes de Contingencia/ Emergencia).

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MODELO DE PLANES DE CONTROL
PROCESO: SUBPROCESO:

RESPONSABLE:

CRITERIO DE MÉTODO DE FRECUENCIA DE


ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL CONTROL EJECUCIÓN

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TALLER 4: PROGRAMAS DE
GESTIÓN Y PLANES DE
CONTROL

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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Debe realizarse a intervalos planificados, e incluir la evaluación de


oportunidades de mejora, necesidad de cambios incluyendo política y objetivos
integrales.

Se deben conservar
registros de los
resultados

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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Datos de entrada:

 Resultados de auditorias
 Evaluación de cumplimiento de requisitos legales y otros
 Retroalimentación del cliente, comunicaciones externas incluidas quejas
 Resultado de la participación y consulta.
 Desempeño de los procesos, conformidad del producto, desempeño
SYSO y ambiental.
 Grado de cumplimiento de objetivos del SIG
 Estado de acciones correctivas y preventivas
 Estado de investigación de incidentes
 Cambios, incluidos cambios de requisitos legales y otros
La gestión sobre los riesgos
 Recomendaciones para la mejora
 Resultados de revisiones anteriores
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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Salidas de la revisión – deben ser decisiones de la alta


dirección relacionadas con:

 Mejora de la eficacia del sistema de gestión integrado


 Mejora del producto en relación con los requisitos del cliente
Necesidad de recursos

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RESPONSABLIDAD Y AUTORIDAD

 La determinación del nivel de autoridad y responsabilidad hace parte


de la estructuración del sistema
 Las autoridades y responsabilidades del personal de mando se deben
definir claramente.
 En SYSO definir rendición de cuentas.
 Las responsabilidades y autoridades del personal, se pueden plasmar
en un documento que describa para cargo, los niveles otorgados sobre
las decisiones que puedan afectar la calidad del producto, la salud y
seguridad de los trabajadores y el medio ambiente.
 Un organigrama aunque es parte del cumplimiento de este requisito no
es suficiente para mostrar los niveles de decisión.
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RECURSO HUMANO, COMPETENCIAS

COMPETENCIA: Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y


habilidades.
 Los requisitos de habilidades, educación, experiencia y formación, así
como las funciones del cargo, se pueden definir en un sólo documento
donde se incluyan los requisitos de competencias para:
 Asegurar la calidad de los productos o servicios.
 Controlar y mitigar los riesgos
 Controlar y mitigar los impactos ambientales
 Se deben conservar registros que demuestren la competencia del
personal

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COMPETENCIAS

Se deben tener en cuenta las competencias específicas de


cargos relevantes para cada uno de los sistemas como por
ejemplo:
Brigadistas
 Inspectores
 Supervisores
Auditores
Asesores legales
Coordinadores HSEQ, entre otros.
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COMUNICACIÓN Y CONSULTA

 Incluyen un diálogo bilateral entre las partes interesadas y los


esfuerzos se deben centrar en la consulta.
 Debería existir un plan para el manejo de la comunicación a
todos los niveles, en sentido vertical y horizontal de la
organización.

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COMUNICACIÓN INTERNA

El personal de la organización debe ser


comunicado de:

La eficacia del sistema de calidad


Los aspectos ambientales de la organización
Los riesgos de su cargo y de su entorno
Los requisitos legales aplicables

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COMUNICACIÓN INTERNA

Para cada procedimiento del SIG preguntarnos:


¿se requiere comunicar algo?

Qué A quién Quién lo Por qué Con qué Registro


comunicar comunicarlo comunica medio frecuencia

En cada procedimiento En una matriz general para el


documentado ó SIG

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COMUNICACIÓN EXTERNA

Dentro de las comunicaciones se deben tener en cuenta:

 Clientes, contratistas
 Proveedores y visitantes.
 Entes de control y/o gubernamentales
 Entidades de apoyo en caso de emergencias.
 Comunidad / ONG/ Asociaciones.

La organización debe documentar su decisión de comunicar o no


externamente sus aspectos ambientales significativos

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AUDITORIAS INTERNAS

El procedimiento debe definir los controles y requisitos para:

 Definir criterios de auditoria, incluyendo la documentación


de los tres sistemas y los requisitos de las normas NTCGP
1000, ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001

 Alcance, frecuencia y metodología.

 Selección de auditores

 Informe de resultados y registros

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NO CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
La integración de no conformidades, acciones correctivas y
preventivas se puede dar en una misma metodología de
identificación, investigación de causas y planteamiento de
acciones.

La investigación de incidentes de OHSAS 18001, deberían tener un


manejo especial, con metodologías independientes que den
cumplimiento a lo requerido en la legislación colombiana

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NO CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
El procedimiento para tratar las no conformidades de los
sistemas de gestión debe definir:
Identificación y
corrección de
no
conformidades

Revisión de la
eficacia de las Determinación
acciones de causas
tomadas

Acciones para
Registro de
prevenir
resultados
recurrencia

Acciones para
prevenir
ocurrencia

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DOCUMENTACIÓN

Para los tres sistemas, se tienen por lo general los siguientes procesos y
documentos comunes.

 Manual del sistema integrado (incluye política, organización y descripción del


sistema)
 Objetivos y programas ( incluyen metas e indicadores)
 Revisión por la dirección
 identificación y acceso a requisitos legales y otros suscritos
 Comunicación, participación y consulta
 Control de documentos y control de registros
 Procedimientos de producto no conforme, acciones correctivas y preventivas
 Auditorias internas
 Evaluación de cumplimiento legal y otros suscritos

Los documentos del sistema integrado, bien sean instructivos,


procedimientos, manuales, etc, deberían incluir los controles necesarios para
garantizar la calidad del producto, el control ambiental y el manejo adecuado
de los riesgos asociados
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DOCUMENTOS ESPECIFICOS
RELEVANTES DE CADA SISTEMA
CALIDAD MEDIO AMBIENTE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL

Planes de la Calidad Identificación y Identificación y


Fichas de procesos evaluación de aspectos evaluación de riesgos
específicas de calidad e ambientales
instrucciones técnicas Diseño de puestos de
asociadas. trabajo y de equipos de
trabajo

Vigilancia de la salud de
los trabajadores
Procedimiento de control Emergencias
de producto no Investigación de incidentes
conforme
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CONTROL DE DOCUMENTOS

Los controles para los documentos de los tres sistemas de gestión, se pueden
definir en un solo procedimiento teniendo en cuenta:

Aprobación de
documentos

Documentos Revisión y
obsoletos y su actualización de
identificación documentos

Documentos Identificación de
externos y control cambios y estado
de distribución de revisión

Legibles y
Disponibilidad en
fácilmente
punto de uso
identificables

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CONTROL DE REGISTROS
El procedimiento para control de los registros debe incluir controles para

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO

PROTECCIÓN

RECUPERACION

TIEMPO DE
RETENCIÓN

DISPOSICIÓN

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IDENTIFICACIÓN DE
REQUISITOS LEGALES

 Identificar requisitos legales relacionados con el producto.


 Si se exporta identificar los requisitos legales del país a exportar durante la
negociación.
 Identificación de organismos reguladores de los productos/ Servicios. Ej:
Ministerios, organismos territoriales, gremios.
 Identificación de la normativa respectiva. Normas, reglamentos técnicos.
 Identificación de autoridades ambientales
 Identificación de requisitos según el producto / Servicio
 Identificación de la necesidad de licencia ambiental u otro permiso estatal.

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IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES

 Identificar autoridades de regulación en S Y SO


 Identificar requisitos legales en S Y SO
 Evaluar Cumplimiento Legal.

 Determinar responsable de la identificación de requisitos legales


 Metodología para la actualización de requisitos legales
 Participación activa en gremios y comités sectoriales.
 El no cumplimiento de requisitos legales es de alto riesgo para la
sostenibilidad de la organización.

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TALLER 5: ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.

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CONTROL OPERACIONAL Y
ESTANDARIZACIÓN DE
PROCESOS

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CONTROL OPERACIONAL.

Para tener procesos estandarizados


El Papel del diseño:
 Diseños funcionales, productos pensados en la comodidad de uso
para el usuario y satisfacción de necesidades y expectativas.
 Diseño de los procesos pensados en la seguridad del empleado y
protección al ambiente.
 Diseño de Productos y Procesos amigables con el medio ambiente.

 Mejoramiento permanente del proceso


 Procesos con tecnologías limpias
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CONTROL OPERACIONAL.
Medición del
proceso

Personal Uso de Técnicas


Competente Estadísticas
Control del
Proceso

Auto Control Análisis de Datos


Mejora Continua
Del proceso
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TALLER 6: LOS CONTROLES
OPERACIONALES EN LAS NORMAS

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INDICADORES
DE GESTIÓN

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INDICADORES DE GESTIÓN

 Un Indicador de gestión es una relación entre las variables


cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y
las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno
observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias
esperadas.
 Los indicadores de gestión facilitan el control de los objetivos y
metas establecidos en el SIG.
 Los indicadores de gestión son una muy buena herramienta para
el seguimiento y medición.

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CARACTERÍSTICAS DE LOS
INDICADORES DE GESTIÓN

 Poderse medir. Posibilidad de cuantificar (cantidad o número de


eventos o porcentajes).
 Poderse controlar. Para que sea posible administrar y mejorar el
proceso que este mide. Alguien en la compañía debe poder
tomar decisiones y acciones sobre sus resultados.
 Ser de fácil reconocimiento. El medidor debe ser de fácil
recordación para el personal que lo utiliza.

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INDICADORES DE GESTIÓN

Indicadores de eficacia / eficiencia / efectividad:


 Eficacia: extensión en la que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan los resultados
esperados.
 Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los
recursos utilizados. Productividad es sinónimo de
eficiencia.
 Efectividad: determinar el impacto de la gestión
realizada en la institución.

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PRESENTACIÓN BÁSICA DE
UN INDICADOR DE GESTIÓN

 Nombre: forma de identificación


 Fórmula de cálculo: Relación (denominador) de variables para
su cálculo.
 Unidad: relativa (%), absoluta (#) o en razón ($/kg.)
 Valor actual (Status): Situación actual
 Valor meta (Umbral): Hacia donde llegar
 Rango de Gestión: Diferencia entre meta y status
 Tendencia deseada: maximizar, estabilizar o minimizar
 Niveles de desempeño: semáforo para evaluar el desempeño
alcanzado
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MODELO DE INDICADORES
DESPLIEGUE DE OBJETIVOS INTEGRALES DE GESTIÓN

INDICADOR FÓRMULA RANGO RESPONSABLE RESPONSABLE


VALOR
OBJETIVO DE DE UND. META DE TOMA DE TOMA DE
ACTUAL
GESTIÓN CÁLCULO GESTIÓN DATOS DECISIONES

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TALLER 7: MEDICIÓN DEL
DESEMPEÑO: DISEÑO DE
INDICADORES.

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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