PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

LAURA CAMILA GONZÁLEZ PINEDA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
MAYO 2020
 INTRODUCCIÓN
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva
y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento.
Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritas con que se prueba la
información requerida, se pueden clasificar por públicos o privados. El documento se debe
conservar y garantizar la existencia del mismo.
 PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
Los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplen, y el impacto que
buscan generar en el destino o destinatarios; su principal objetivo radica en la rápida y
efectiva localización de la información que contienen, a partir de los conceptos que los
agrupa como reflejo de sus funciones generales, lo que les concede una estructura
jerárquica y lógica.
En la documentación la principal caracterización lo configura en las siguientes
dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes
rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
TIPO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO: DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DOCUMENTO
Determinado por el lugar donde se Toda la información generada, enviada,
encuentra toda la información recibida, almacenada o acumulada por medio
producida o recibida por una entidad Electrónico. También se encuentran
CONCEPTO pública o privada, en razón de sus documentos electrónicos de archivo que
actividades o funciones. cumplen su acción durante todo el ciclo vital
documental, como son los archivos: de
gestión, central e histórico.

DIFERENCIAS
El soporte es físico ejemplo el El soporte es digital.
papel.

La autenticidad de la La autenticidad depende del

información ejemplo: sellos, hardware y software el cual fue
firmas originales, siendo de creado, y esta solo se podrá mantener
mayor valor probatorio. si se conserva en su estructura
original para verificar la información.

El contenido es inseparable de Su contenido pude ser separado de su

su medio o soporte soporte original, para ser transferido
a otros. El motivo por el que se
cambia de soporte por ser obsoleto
por el avance en la tecnología.

Los documentos que deben La facilidad con la que se producen

conservarse en papel por copias de los documentos
razones administrativas o electrónicos.
legales auténticos y originales.

El documento de archivo El contenido se registra de manera

puede ser leído directamente que para leerlo se debe disponer de
en físico con el ojo humano un lector adecuado.
 Es Una constatación que Permite fácil acceso a la
permite comprobar el información.
desarrollo de una actuación
administrativa.

USO
Nos permite comunicación, a Controla el acceso a la información
otros órganos o unidades de la por niveles de seguridad y
administración o a terceros conservación a largo plazo.
interesados, ya sea personas
jurídicas o naturales, públicas
o privadas.