TÉRMINOS DE REFERENCIA PCO01.

F03

VERSION 1

Empresa

TÉRMINOS DE REFERENCIA
INVITACIÓN PRIVADA

TEMA

Fecha
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VERSION 1

CONTENIDO DE LA INVITACIÓN

1. OBJETO Y ALCANCE DE LA PROPUESTA

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
3. CONDICIONES ESPECIALES
4. PLAZOS DE LA PROPUESTA
5. PROPUESTA ECONÓMICA
6. CONDICIONES DE RECIBO DE OBRA (SI APLICA)
7. REQUISITOS LEGALES Y FINANCIEROS
8. ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA
9. FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIÓN
10. ENTREGA DE PROPUESTAS
11. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
12. INTERVENTORÍA
13. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA
14. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE
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El presente documento describe los requisitos específicos y generales, así como las
condiciones especiales para ofertar el (Se describe el producto y/o servicio).

Los proponentes deberán presentar en el siguiente orden la propuesta de servicios, con

la información requerida y los anexos que se indiquen en cada capítulo:

1. OBJETO Y ALCANCE DE LA PROPUESTA

El NOMBRE DEL PROYECTO está interesado en conocer su mejor oferta técnico-

económica para (se describe el producto esperado) y se especifica el alcance del mismo.

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O DEFINICIÓN DE REQUISITOS

La propuesta deberá incluir de manera exacta y concreta las siguientes especificaciones

técnicas, proporcionar los datos, cálculos y soportes requeridos, así como manifestar
expresamente el cumplimiento que se dará a cada uno de los requisitos generales de
cada una de las actividades objeto del proyecto: (se enlistan las especificaciones técnicas
esperadas)

Igualmente, para la presentación de las propuestas, los proponentes deberán cumplir con
los siguientes requisitos, los cuales deben definirse clara y específicamente en la
propuesta presentada y en el orden indicado: (se enlistan los requisitos que se quiere que
el proponente cumpla, estos varían de acuerdo al producto y/o servicio)

3. CONDICIONES ESPECIALES

Las siguientes condiciones especiales son requisitos internos del NOMBRE DEL
PROYECTO, de ser aceptados por la empresa proponente, deberán establecerse explicita
y claramente en las propuestas presentadas (se mencionan las condiciones a las cuales
el proponente deberá acogerse Ej.: Normas internas, reglamentos etc.)

4. PLAZO DE LA PROPUESTA

El plazo mínimo para la ejecución de la propuesta materializada en la celebración de un

contrato (Se especifica la duración del contrato del servicio)

5.PROPUESTA ECONÓMICA

4.1. Costos de operación

Se solicita al proponente los costos de operación, incluido el personal, mantenimientos,
otros gastos administrativos (quien asume estos costos) y si estos deben estar o no
incluidos dentro de la tarifa.

4.2. Tarifa
La tarifa del servicio debe presentarse en moneda local (pesos colombianos),
estableciendo como forma de pago (se menciona la forma de pago que se manejaría) y
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especificando si está o no, incluido el IVA., detallando cada uno de los servicios prestados
detallados en el alcance de la presente invitación.

4.3 Requisitos para el pago

El pago se efectuará previa presentación de la factura, de las certificaciones de

encontrarse al día por conceptos de los pagos de nómina, seguridad social y parafiscales
y el certificado de prestación del servicio a satisfacción por parte del interventor (si
aplica)

El NOMBRE DEL PROYECTO, sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o

circunstancia aceptará o hará pagos a terceros.

4.4 Reajuste
Para las tarifas establecida se debe presentar el incremento anual en función del
incremento del SMLV, ó dependiendo del servicio lo regulado por los entes de control
(superintendencias u otros) y la variación en el IPC.

5. CONDICIONES DE RECIBO DE OBRA (si aplica)

5.1La obra contratada será oficialmente recibida por NOMBRE DEL PROYECTO una vez
se culmine y se realice prueba piloto de 15 días y se verifique que se encuentra
funcionando en perfectas condiciones. Se dejará constancia en un acta de
terminación y esta deberá coincidir con las obras y equipos entregados al final del
periodo.

5.2Si durante el periodo de operación se presentaran mantenimientos y/o

reparaciones, estos serán por cuenta del contratista y se debe informar a NOMBRE
DEL PROYECTO antes de su ejecución y adquisición para posteriormente incluirlos
en el acta de Obras y Equipos para su recibo al final del periodo.

5.3Al final del periodo acordado, todas las obras civiles y equipos deben ser
entregados a NOMBRE DEL PROYECTO previa revisión técnica, en perfecto estado y
con el manual para su operación del sistema integrado (personal, diagramas de
proceso, equipos, programas de mantenimiento, etc.)
6. REQUISITOS LEGALES Y FINANCIEROS

6.1 Participantes
Podrán participar en el proceso de selección, todas las personas naturales y/o jurídicas
que de forma individual que estén legalmente constituidas y que cumplan con los
siguientes requisitos legales:
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a. Si el proponente es persona natural debe ser profesional en el área de (profesión

que se requiera y afines.

b. Si el proponente es persona jurídica el objeto social de la empresa, debe incluir las

actividades relacionadas con el objeto y el alcance del presente proyecto, por lo
que deberá contener dentro de su objeto social por lo menos las actividades de (se
mencionan las actividades relacionadas con la presente propuesta)

c. Estar constituido como mínimo con tres años de anterioridad a la fecha del cierre
del presente proceso

d. Que su existencia se prolongará durante la vigencia del contrato y tres años más

e. Quien presente la propuesta debe estar autorizado para presentarla y para

comprometer la firma por el valor de la propuesta. En caso de requerir el
representante legal autorización para celebrar contratos a partir de determinadas
cuantías, deberá presentar la respectiva autorización, para la presentación de la
oferta y la suscripción del contrato que se llegare a adjudicar como resultado de
este proceso. El acta que para el efecto se aporte deberá cumplir con los requisitos
y formalidades establecidos en el artículo 189 del código de comercio. Si se anexa
copia de la respectiva acta, en donde se autoriza, esta debe estar firmada en
original por el secretario y/o el presidente del órgano competente, con la
respectiva constancia que es fiel copia del original.

f. En caso de que la propuesta sea presentada por más de una compañía, los
documentos que acompañen la propuesta deben ser de cada una de las empresas
que componen el grupo, excepto los de experiencia técnica que deben ser según
se solicitan en el numeral indicado.

6.2. Documentos y requisitos de la propuesta

La Propuesta deberá presentarse en las instalaciones de NOMBRE DEL PROYECTO, en un
volumen físico con copia magnética en sobre sellado y deberá estar acompañada de los
siguientes documentos:

a. Carta de presentación de la propuesta la cual deberá estar firmado en original por

el proponente.
b. Garantía de seriedad de la propuesta (si se requiere)
c. Se deberá presentar garantía de seriedad de la oferta (si se requiere):

- Beneficiario
- No. Nit del proponente
- Valor de la póliza (10% sobre el valor de la inversión proyectada)
- Vigencia
- Tomador

d. Certificado de existencia y representación legal y autorización si aplica

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Entregar certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad

competente.
El certificado deberá tener fecha de expedición no mayor a 30 días calendario,
anteriores a la fecha del cierre del plazo del presente proceso de selección.
Cuando en el certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica
proponente aparezcan restricciones a su representante legal para contraer
obligaciones en nombre de la misma, se deberá adjuntar a la propuesta el documento
de autorización expresa del órgano social competente conforme a la ley en el cual
conste que está legalmente facultado para presentar la propuesta y para firmar el
contrato en caso de resultar favorecido.

e. Certificación de pagos al sistema de seguridad social y de aportes de parafiscales

El proponente deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes

parafiscales relativo al sistema de seguridad social integral, así como los propios del
SENA, ICBF y Caja de compensación familiar, cuando corresponda. Dicha acreditación
se hará mediante certificación expresa suscrita por el revisor fiscal o por el
representante legal en original, según corresponda de conformidad con la ley, tanto
de la persona jurídica, como de cada uno de los integrantes de la unión temporal o
consorcio según sea el caso.

f. Estados Financieros a la fecha auditados de la(s) compañía proponente (Firmados

por el Contador y Revisor fiscal)

g. Certificados de acreditaciones de experiencia de los proponentes

h. Otros documentos soporte que se exijan en el presente documento y/o anexos que
se requieran para dar soporte a los requisitos y formalismos solicitados en la
presente propuesta

7. ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA

El PROPONENTE debe acreditar la siguiente experiencia técnica:

Un mínimo de tres (3) contratos, en donde se relacione el objeto de la presente

invitación. La anterior información se deberá presentar según el siguiente formato:

REQUISITOS MÍNIMOS ESPECÍFICOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

PROPONENTE___________________________

Cliente Contrato
Contacto (Nombre y teléfono)
Valor a la fecha de finalizar la ejecución
Lugar de ejecución del contrato
Plazo ejecución contrato
Fecha Inicio
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Fecha Fin

8. FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIÓN

Cualquier interesado podrá solicitar aclaraciones a los presentes términos de referencia y

se deberá realizar solicitar por escrito enviando un email a la siguiente dirección:

E-MAIL: relacionar email Dirigido a quien se delegue para tal fin

Los proponentes deberán visitar los sitios en donde se va a suministrar el producto o

servicio de (se hace mención), los cuales se encuentran ubicados en (dirección).

La visita tiene el carácter de obligatoria y su propósito es que los proponentes se

familiaricen con los lugares en donde se va a prestar el producto o servicio y en general,
con todos los factores que puedan influir en los costos y en la programación de la misma.
(Desplazamientos, jornadas de trabajo, otros).

Las visitas serán asistidas por (mencionar al responsable), quien expedirá una
certificación de asistencia a las mismas, las cuales deben anexarse a la propuesta.

9. ENTREGA DE PROPUESTAS

Se deberá entregar Un (1) original y dos copias, de la oferta en sobre sellado

debidamente marcado como se especifica a continuación:

Invitación privada (Se hace mención del producto o servicio)

Dirigida a: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Proponente (s): XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Fecha: (Establecer fecha de entrega)
Hora: (Establecer hora de entrega)
Lugar: Oficina de la Administración
No. Folios

Se deberán anexar a la propuesta la relación de anexos requeridos.

En caso de que NOMBRE DEL PROYECTO decida modificar o adicionar aspectos

pertinentes a la presente Invitación a cotizar o decida aplazar la fecha límite de entrega,
hará conocer este hecho a las firmas invitadas vía mail.

NOMBRE DEL PROYECTO se reserva el derecho de adjudicar esta licitación, por lo tanto,
todos los análisis realizados por el Contratista, deben contemplar esta circunstancia.

La presente invitación a proponer, NO implica que NOMBRE DEL PROYECTO esté obligada
a contratar con la compañía cuya oferta sea la más económica. Adicionalmente, si se da
el caso de no obtener una propuesta favorable, se podrá declarar desierta esta invitación
a proponer, podrá pedir nuevas cotizaciones.

10. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

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El Proponente elegido por NOMBRE DEL PROYECTO, para adelantar el proyecto y como
requisito para el perfeccionamiento del contrato correspondiente, deberá cumplir con los
siguientes puntos, por sus medios y a su costo.

Dentro de la propuesta deberá expresar claramente el compromiso de cumplir los

siguientes puntos si es favorecido en el proceso:

10.1. Pólizas de seguros

Se deberán expedir las siguientes Pólizas de Seguros por una Compañía de Seguros
Colombiana aceptada por NOMBRE DEL PROYECTO para proceder a la legalización del
Contrato, anexando las Pólizas y los Recibos de Pago de Prima en Original:

 Cumplimiento del contrato, por el 30% del valor del contrato, con Vigencia igual a
la duración del contrato y seis meses más.

 Calidad del contrato, por el 40% del valor del contrato, con Vigencia igual a la
duración del contrato y un año más.

 Prestaciones laborales, por el 30% del valor del contrato, hasta la terminación del
Contrato y tres años más.

 Responsabilidad civil extracontractual, por un monto de (establecer monto), durante el

término del Contrato y cuatro meses más, con las siguientes coberturas : (establecer
coberturas)

En caso que la póliza tenga algún deducible, este será asumido por el contratista. El
Contratista deberá reponer el valor de las garantías cuando su valor sea afectado por
razón de siniestros.

10.2. Legalización del contrato

Es muy importante tener en cuenta, que no se aceptan Ofertas Mercantiles, por lo tanto,
los Gastos de timbres y autenticaciones que apliquen corren por cuenta del contratista.

 Timbres
 Autenticaciones

11. INTERVENTORÍA (si aplica)

NOMBRE DEL PROYECTO verificará la ejecución del contrato de manera directa a través
de (mencionar la persona para ejecutar esta labor) y/o la Administración, como
alternativa, se podrá contratar para tal fin a una persona natural o jurídica especializada.

La Administración, podrá modificar los sitios, la localización y horas o turnos de trabajo

de los (as) vigilantes, siempre que el contrato no se haga más oneroso para el
contratista.
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NOMBRE DEL PROYECTO durante la vigencia del contrato podrá hacer todas las
recomendaciones que considere pertinentes para un servicio más eficiente, las cuales
deben ser acogidas de inmediato por el contratista. Planes de auditoría interna o externa,
harán parte de la integralidad del contrato.

12. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA

(Se enlistan todas aquellas responsabilidades que se le atribuirían al

contratista)

13. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE

(Se enlistan todas aquellas responsabilidades que se le atribuirían al

contratante)