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INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

INSTRUCTOR:

YENNY YOVANNA GOMEZ

APRENDIZ:

ANGIE TATIANA LOAIZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

2020
Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que

se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa

persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además

otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia

señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán

observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a

paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente

contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente

establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden

extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las

comunicaciones recibidas y emitidas.

Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia interna

(comunicación interna).

Actividades de Transferencia de Conocimiento


Informe “Administración Documental”.

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar,

contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la

definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y normas


archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones

oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y

documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para

cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de

estudio presentando en esta guía.

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje

Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro,

distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una

persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,

Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del

trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:


Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

Constancia de recibo

Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)

Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados

Registro impreso de planillas de radicación y control

Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de

la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es

decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado

en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.


 Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden Fecha de
de entrada entrada Clase Remitente Destinatari Asunto Anexos
Día Mes o

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su

emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con

el mismo sello. 

En el sello debe aparecer:

 el número de registro

 la fecha

 el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación 

 Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

          SALIDA

Referencia Fecha  Nº orden  Clase  Anexos  Destinatario Asunto

de salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para

las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la

empresa, éste puede ser:

 único

 o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)


Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de

Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información,

será recibida siguiendo los siguientes pasos:

      1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.

      2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

      3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

      4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no          

utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

      5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento,

registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en

el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la

ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en

el documento para su posterior seguimiento. 

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de

ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria

asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o

solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del

Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración

correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del

Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,

quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del

mismo.

Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento

enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia

enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al

asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.


Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban

o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros

de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe

“Administración Documental”

https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf