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Administración y gestión de proyectos.

Examen parcial 15%


Tareas y trabajos en clase 40%
Trabajo final 30%
Examen final 15%
Total 100%

Exámenes 30%
Tareas y trabajo en clase 40%
Trabajo final 30%
Total 100%

TRABAJO FINAL
- Definición de misión, visión, valores y breve historia de la empresa
- Aplicación de un proyecto de mejora en la organización para la que trabaja
utilizando la metodología del PMI
- Aplicación de los temas revisados en clase como evidencia realizados y tareas
- Opinión sobre la clase

Portada 10%
Introducción 10%
Contenido 70%
Conclusiones 10%
Total 100%

CLASE 1
- 3 restricciones de un proyecto:
1.Alcance
2.Tiempo
3.Costo
Y estos 3 le pagan a la calidad

Áreas de conocimiento ¿Qué gestiono?


Alcance: entregables

¿Qué es la administración de proyectos?


¿Qué es un proyecto? Es un esfuerzo temporal, tiene un inicio, fin produce un resultado
único, producto único, servicio único y sabemos que esta terminado por 3 razones: por
que el resultado final de nuestro proyecto es aceptado por el interesado, por que se
acaban los recursos, por que ya no se necesita.

¿Por qué nacen los proyectos?


Necesidad social, ejemplo teletón
Necesidad organizacional, un proceso dentro de la empresa
Necesidad legal, registro legal de marca, permisos
Necesidad tecnológica, celular para comunicación
Necesidad de mercado, el mercado cambio, por ejemplo, blackberry no se innovo
Requerimiento del cliente: un certificado
Ecológica: Green, panel solar,

Tipos de organización en los proyectos


Problemas mas comunes de los proyectos
Ciclo de vida de los proyectos
Grupos de procesos
Áreas de conocimiento

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS


1. Identificar los requisitos del proyecto
2. Establecer objetivos claros y posibles de realizar
3. Equilibrar alcance, calidad, tiempo, riesgos y costo
4. Adaptar las especificaciones, los planes y las expectativas de los interesados.

¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo por lograr un objetivo especifico mediante una serie especial
de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los recursos.

Diferencia entre proyecto y operación


PROYECTO OPERACIONES
Único Repetitivo
Finito En curso
Cambio revolucionario Cambio evolucionario
Objetivos desbalanceados Objetivos balanceados
Recursos temporales Recursos estables
Flexibilidad Estabilidad
Riesgos e incertidumbre Experiencia

Características de los proyectos


- Un proyecto tiene un a vida útil finita.
- Se utilizan recursos ej: personas, empresas, instalaciones, etc.
- Un proyecto tiene un cliente, quien aporta los fondos necesarios.
- Se lleva a cabo mediante una serie de actividades interdependientes.
- Tienen un objetivo, el resultado que se espera del proyecto.

Portafolio VS programa
Portafolio: es el conjunto de proyectos no relacionados entre si de una compañía o
departamento
Programa: un proyecto que consiste de proyectos relacionados entre si se llama
programa. Cada uno de los proyectos se administra por separado y cada uno tiene metas
que soportan al programa.

Programa: dos o mas proyectos que separados nos produciría un resultado


Los condominios = casa

Portafolio: dos o mas proyectos, programas operaciones que no necesariamente están


relacionados entre si pero separados no darían el mismo resultado.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAL


Esta es la mas común históricamente de los tipos de organización. La organización es
agrupada por áreas especializadas dentro de las diferentes áreas funcionales.
Ej. Contabilidad, mercadeo, manufactura, finanzas, etc.
Un organigrama funcional se debe ver como el siguiente:

TIPO DE ORGANIZACIÓN PROYECTIZADA


Todo el trabajo se compone de proyectos. Esta estructura es común en firmas de
consultoría, en construcción, industria aeronáutica, entre otras. Donde los proyectos
suelen ser largos.
Aquí los miembros del staff son asignados a un proyecto en especifico en el que se trabaja
todo el tiempo hasta que el proyecto es contemplado
El Project manager tiene toda la responsabilidad del éxito del proyecto uno de los retos de
este tipo de organización es el manejo eficiente de recursos humanos, pues a veces es
necesario traer especialistas altamente capacitados (altos salarios) para que estén
disponibles.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN MIXTA O MATRICIAL


El PM es responsable del éxito del proyecto
Esta organización es una combinación de funcional y dirigida por proyecto
Fue desarrollada por responder mas rápidamente a la implementación, de coordinarse
mejor entre departamentos y de satisfacer los requerimientos del cliente.

PROBLEMAS MAS COMUNES EN LOS PROYECTOS


Requerimientos incompletos
Retrabajo
Objetivos poco claros
Estimación de tiempos y recursos poco precisa
Selección de los interesados incompleta
Administración de recursos humanos poco efectiva
Comunicación deficiente

CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS


Inicial intermedia y final no confundir con los grupos de procesos que son 5 (iniciación,
planeación, ejecución, monitoreo y control, cierre)

Metas especificas de calidad y desempeño


Participación de los clientes o interesados
Recursos y actividades bien definidos
Plan de acción para posibles eventualidades
Documentación estructurada
Roles y responsabilidad claros
Aseguramiento de la calidad
Control de cambios
Lecciones aprendidas

HITO O MILESTONE
Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro
importante en el proyecto
Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el
proyecto y constituyen un trabajo de duración cero por que simbolizan un logro, un
punto, un momento en el proyecto

10 áreas de conocimiento:
1. Integración
2. Alcance
3. Tiempo
4. Costo
5. Calidad
6. RH
7. Comunicación
8. Riesgos
9. Compras/adquisiciones
10. Interesados

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)


La EDT es un árbol jerárquico de entregables que lograra el equipo durante 7yel proyecto.
El logro de todas esas actividades constituye la terminación del alcance del trabajo del
proyecto
Los criterios para dividir son por entregables o por fase

Alcance: El trabajo necesario para la función de mi proyecto

El WBS? Se compone de 3 partes:


1.Componentes
2. Elementos
3. Paquetes de trabajo

Un wbs siempre tiene que ir numerado 1.1 1.2. etc


Sumas de abajo hacia arriba para el costo total de tu proyecto – bottom up estimating

CANVAS
1.segmentacion de clientes
2.Propuesta de valor
3.canales
4. relación con clientes
5.Fuentes de ingreso
6.Recursos claves
7.Actividades claves
8. Asociaciones clave (proveedores)
9. Estructura de costos)

WBS: es la estructura de los pasos para la entrategia de un proyecto


Es un árbol jerárquico de los entregables de mi proyecto, ¿como quiere el hotel?
Requerimientos del cliente = calidad para saber mi alcance

HOTEL BOUTIQUE

1.0 ALBERCA 2.0 10 CUARTOS 3.0 RESTAURANTE 4.0 Lavanderia 5.0 BAR

1.1planos. 1.2 permisos. 2.1 cuarto 1 2.2 cuarto 2

1.11 azulejos 1.12escaleras regadera,

COMPONENTES
ELEMENTOS
PAQUETES DE TRABAJO

NO CONFUNDIR REQUERIMIENTOS CON ACTIVIDADES


ACTIDIADES: HABLAMOS DE TIEMPO HABLAMOS DE CRONOGRAMAS

COMPONENTES = PARTES MAS GRANDE DEL ENTRAGABLE FNAL


ELEMENTOS = PARTES QUE GENERAN LOS COMPONENTES
PAQUETES DE TRABAJO = PARTES MAS PEQUEÑAS
Grupo de procesos

UN PROGRAMA SON DOS O MAS PROYECTOS QUE SEPARADOS NO PRODUCIRIAN EL


MISMO RESULTADO.
Nito?
Fases de proyecto de vida:
¿Por que surge un proyecto? Por una necesidad y 7 tipos de necesidades

1. Start Project
MONITORIO Y CONTROL DE PROCESO
2. Iniciación del proceso
3. Proceso de planeación
4. Proceso de ejecución
5. Cerrar el proceso
6. Fin del proyecto

GRUPOS DE PROCESOS INICIACION


- PLANEACION: Esta fase ocurre al principio de cada proyecto y es donde se otorga
la aprobación para comprometer los recursos de la organización y asi comenzar a
trabajar en el proyecto, así también en esta fase se le otorga al PM la autoridad
absoluta sobre el proyecto, para este comience a trabajar en el mismo.
- PLANEACION: El proceso de planeación es donde se formulan y revisan las metas y
objetivos del proyecto, y es donde se realiza el plan general que servirá para
alcanzar los objetivos previamente revisados y aprobados

- EJECUCION: Este proceso incluye la determinación de alternativas y cursos de


acción para seleccionar las que mejor nos lleven al cumplimiento de los objetivos
del proyecto.
- EJECUCION: es el proceso donde se pone el plan de acción y es donde el PM
coordina y dirige los recursos del proyecto para alcanzar los objetivos planteados
en el plan general. En este grupo de procesos es donde las aprobaciones y los
cambios son implementados

- Cuando un cambio sea mas menos 25% hay que fírmalo y hacer un acta
constitutiva nueva por que son muchos cambios es bueno tener un +- 10%
- MONITOREO Y CONTROL: en este grupo de procesos es donde las medidas de
desempeño son tomadas y analizadas para determinar si el proyecto esta alineado
a los objetivos planteados en el proceso de planeación
- Y es donde se documenta el progreso del trabajo realizado para identificar las
posibles variaciones en la ejecución
CIERRE: el proceso de cierre es donde se da de manera formal y ordenada la
finalización de las actividades, fases y el proyecto mismo
El cierre es importante ya que es donde la información generada por el proyecto es
documentada y guardada para futura referencia.

Hay que pedir primero las lecciones aprendidas para ver que se ha hecho y que no se ha
hecho.

Entonces: 5 grupos de procesos

AREAS DE CONOCIMIENTO EN LA ADP (SON 10) ¿Qué gestiona esta área de


conocimiento?
Cada grupo de procesos es un conjunto de pasos secuenciales que están conformados por
una serie de categorías y procesos interrelacionados durante toda la vida del proyecto.

1. INTEGRACION: se enfoca en coordinar todos los aspectos del plan del proyecto:
involucra, e identifica el trabajo que ha de realizarse en el proyecto, combina,
unifica y amalgama los procesos.

2. ALCANCE: se enfoca en definir todo el trabajo del proyecto solo el trabajo


necesario para alcanzar exitosamente los objetivos y metas del proyecto
Produce los entregables,
Alcance: plan alcance, wbs, diccionario wbs, + firma interesados = línea alcance

3. TIEMPO: esta área se enfoca en definir la estimación de la duración de las


actividades del proyecto, creando un calendario del mismo que monitorea y
controla las posibles desviaciones en el tiempo que toma cada una de las
actividades del proyecto
Tiempo: cronograma mas la firma interesado hacen mi línea base de tiempo.

4. COSTO: se preocupa por establecer las estimaciones de costo de los recursos en las
actividades del proyecto, establece el presupuesto y vigila que los costos se
mantengan durante todo el proyecto acorde a lo planeado
Costo: presupuesto + firma de los interesados hacen mi línea base de costo

5. CALIDAD: se asegura que el proyecto cumpla con los requerimientos para los
cuales fue concebido.

Control de calidad: es un producto terminado


COSTO DE CALIDAD: se cobra a los clientes, el costo implícito en los procesos
certificaciones, etc.
Aseguramiento: producción en proceso.
Calidad: plan de calidad
6. RECURSOS HUMANOS: área de conocimiento que involucra todos los aspectos
relacionados con manejo y administración e interacción del personal en el equipo
de trabajo, incluye, liderazgo, coaching, manejo de conflicto, etc.
RH: Plan de RH

7. COMUNICACIÓN: se enfoca en el conjunto de habilidades de comunicación que


debe tener un PM, así como de la gestión de los canales que se utilizaran en el
proyecto para el adecuado intercambio de información entre los integrantes del
mismo.
Comunicación: plan comunicación. n(n-1)/2
Porcentaje que debe de invertir un PM en comunicación 90%

8. RIESGOS: área de conocimiento que se enfoca en identificar, analizar y planear los


potenciales riesgos o sustituciones posibles a suceder ya sean favorables, o no y el
posible impacto que estas tendrían en el proyecto.
Riesgo: plan de riesgos que nos ayudan a planear a probabilidad e impacto de una
situación para saber la situación de proyecto

9. COMPRAS: se preocupa por analizar, planear y gestionar el proceso de intercambio


y/o adquisición de bienes y servicios para el proyecto, ya sea de contratistas,
proveedores y otros agentes que intervienen en el resultado del proyecto.
Compra: plan de compra.

10. INTERESADOS: se preocupa por analizar, planear y gestionar las relaciones entre
los individuos, organizaciones y empresas que se ven afectados de manera positiva
o negativa por el resultado final del proyecto.
Interesados: matriz de interesados.

¿EN QUE CONSISTE LA INICIACION DE UN PROYECTO


- Consiste en la autorización y registro forma de un proyecto
- Establecimiento de posturas
- Bases firmes para las siguientes etapas del proyecto

¿Qué es el acta constitutiva del proyecto?


Es un acuerdo escrito entre dos o mas partes que documenta el inicio formal del proyecto,
en el, se le otorga la autoridad al PM para asignar los recursos organizacionales que se
requieren para el proyecto

¿Qué es el acta constitutiva del proyecto?


Se dice que un proyecto esta oficialmente autorizado cuando el acta constitutiva esta
firmada por ambas partes.
DESARROLLAR EL ACTA CONSTITUTIVA DEL PROYECTO
Desarrollar el constitutiva del proyecto o Project chárter es el proceso mediante el cual se
autoriza el inicio de un proyecto, se da la postura formal respecto al mismo.

INICIO DE UN PROYECTO
- Desarrollar el acta constitutiva del proyecto
Entradas
1. Documentos de negocio – caso de negocio (la justificación) plan de gestión de
beneficios
2. Acuerdos
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y técnicas
1. Juicio de expertos
2. Recopilación de datos: tormenta de ideas, grupo focales, entrevistas
3. Habilidades interpersonales y de equipo: gestión de conflictos, facilitación, gestión
de reuniones
4. Reuniones

Salidas
1. Acta de constitución del proyecto
2. Registro de supuestos

Alcance hablamos de trabajo


Cuando hablamos de trabajo hablamos de entregables

Objetivos: ar, er ir.


Descripción de proyecto: un resumen del por que: hoy en día…
Descripción del alcance: el presente trabajo pretende crear, desarrollar,
abrir, etc. Contendrá los siguientes documentos
Limites: equipo no capacitado en x cosa, maquinaria, permiso
Justificación del proyecto:
Supuestos: cosas que creo que van a suceder
Supongo que me darán descuentos minimo 10
Restricciones: situaciones externas que pueden afectar al proyecto
Permiso del gobierno
Riesgos: por lo menos 10
Hito: llegar a un logro en el proyecto
TAREA:
Canvas
Y documento

Wbs= trabajo= alcance = entregables

CLASE 3

Escuela
Terreno permisos equipo software

Planos locales

1.0 10 sillas
1.1 Cañón
1.2 Computadora
1.3

Propuesta de valor: presupuesto, app,

Restricciones: la competencia, los permisos.

Limites: no tengo dinero,

INTERESADOS DE UN PROYECTO: todas las personas, empresas, clientes,


organizaciones, universidades, que se ven afectados de manera
positiva/negativa del proyecto

Identificación de interesados
El proceso de identificación de accionistas involucra la definición y
documentación de todos los. Participantes que se ven de alguna u otra forma
afectados por los resultados del proyecto, incluyendo sus intereses y su
impacto, ya sea positivo o negativo.

La identificación de accionistas debe ocurrir lo mas pronto posible en el


proyecto y durante toda la vida del mismo.

ENTRADAS:
1. Acta de constitución del proyecto
2. Documentos de negocio
- Caso de negocio
- Plan de gestión de beneficios
3. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de las comunicaciones
- Plan de involucramiento de los interesados

INTERESADOS.
NOMBRE. TIPO DE INTERESADO. TELEFONO. CORREO. COMENTARIOS
ESTE PROVEEDOR HAY QUE PAGARLE CADA 15 DIAS.
POR EJEMPLO PROVEEDORES MOBILIARIO
CONTRUCCION
QUIEN LO VA A MONTAR
SALUBRIDAD
PERMISOS

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO


Incluye los procesos para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para
completar el proyecto son éxito
Primordialmente es definir y controlar que se incluye y que no en el proyecto
Los procesos de planeación de alcance son:
1. Planificar la gestión de alcance - crear el plan que documente como se va a defini, validar y
controlar el alcance del proyecto y el producto
2. Recopilar requisitos determinar, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de
los interesados para cumplir los objetivos
3. Definir el alcance el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del
producto
4. Crear la EDT/WBS subdividir los entregables y el trabajo en componentes mas pequeños y
fáciles de manejar.

EL ALCANCE SE DEFINE A PARTIR DE LOS REQUERIMIENTOS PRELIMINARES


- Maduros, reflexionados, consultados
- Correctos (verificados)
- Consistentes entre si
- Verificables

Requerimientos = alcance

ALGUNOS VICIOS QUE HAY QUE EVITAR CUANDO DEFINIMOS EL ALCANCE


1. Ignorar los intereses estratégicos de la organización
2. Solito, mejor
3. Inventar el agua tibia ¿Por qué PM requiere de aprendizaje?
4. No verificar, negociar y acordar con cliente (y cerrar con tinta) o no involucrar a la alta
dirección
5. Criterios de éxito no cuantificables
6. No consultar a expertos en la materia
7. Resistirse al ciclo y re trabajo durante el proceso de planeación

RECOPILAR REQUISITOS
Es le proceso que busca obtener y documentar las necesidades de los accionistas a fin de que
las necesidades de los accionistas a fin de que el proyecto cumpla con sus objetivos
Se le considera una fase critica del proyecto
¿Por qué?

Definición de alcance
Enunciado del alcance del proyecto – incluye
1. Nombre
2. Objetivos del proyecto
3. Requisitos del proyecto
4. Limites del proyecto (que incluye y que no incluye)
5. Metodología y ciclo de vida (Fases)
6. Productos entregables
7. Criterios de aceptación (Criterios de éxito)
8. Factores críticos del éxito
9. Restricciones del proyecto
10. Asunciones (Creencias)
11. Organización inicial
12. Riesgos iniciales
13. Estimación de costos

Nombre del paquete de trabajo


Componente
Elementos
paquetes

TAREA
Canvas
Acta constitutiva
WBS
Matriz de interesados
Diccionario wbs
Plan de alcance