INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

LUIS EDUARDO MARTINEZ VILLADIEGO

CODIGO DEL CURSO: (1882499)

RUTA: (1822399)

TUTOR
JHON ALI CERVANTES FERRER

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
CURSO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL
 INTRODUCCION.

En cumplimiento de Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, Código

Disciplinario Único 734 de 2002, Art 34 Numeral 5, el Decreto 1080 de 2015 y Ley
1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública” la Contraloría del Huila presenta el informe de gestión documental
Este informe tiene como propósito mostrar el cumplimiento normativo vigente
archivístico, tanto del ente rector de la Contraloría de Huila mostrando las
actividades realizadas.
DESARROLLO:

Todos los años el Proceso de Gestión Documental a través de la Secretaria

General emite una circular Anual de cumplimiento obligatorio, en el cual se
plasma el cronograma anual de Acompañamiento y Transferencias Primarias
Documentales, la vigente para el año 2018 es la circular 014 del 20 de Diciembre
del 2018, actividad que comienza con los acompañamientos a las diferentes
dependencias con la capacitación y sensibilización archivística a los funcionarios
responsables de la organización de los documentos producidos y decepcionados
para sus debidos trámites funcionales administrativos en sus Archivos de Gestión ,
para un mayor logro de efectividad y trasparencia en el manejo de la información
Institucional.

1. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

1.1 COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO. De conformidad con lo ordenado por la
normatividad archivística, a nivel Nacional Decreto 2578 de 2012, nuestra entidad
según la Resolución N° 0332 del 30 de agosto de 2013 establece el CIA (Comité
Interno de Archivo) de la Contraloría de Huila y se deroga la Resolución 0413 del
25 de julio de 2011 y está conformado por los siguientes cargos:
Secretario (a) General. - quien es el presidente del CIA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Jefe Asesora Oficina de planeación, Sistemas e Informática
Jefe Oficina de Control Interno
Director (a) Administrativa y financiera
Subdirector Operativo Servicios Generales. - secretario del Comité Interno de
Archivo).

La función principal de este comité es asesorar la alta dirección en materia

archivística y gestión documental, así mismo definir las políticas, la planeación, los
planes y programas en materia archivística y gestión documental, de conformidad
con la ley 594 de 2000 de demás normas.
1.2-REUNIONES COMITE INTERNO DE ARCHIVO.
Se realizaron 4 comités internos de archivo, 04 comités ordinarios, y 0
extraordinarios.

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO EN LA VIGENCIA 2018

COMITÉ ORDINARIOS COMITÉ EXTRAORDINARIOS
4 0

COMITE INTERNO DE ARCHIVO (CIA)

VIGENCIA 2018
4.5 4
4
3.5
3
2.5
2
1.5 COMITÉ ORDINARIOS
1 COMITÉ
0.5 0 EXTRAORDINARIOS
0
S S
R IO R IO
A A
D IN D IN
OR AOR
É R
IT T
OM EX
C É
IT
M
CO

La Alta Dirección Conforma el Comité Interno de Archivo, el cual se reúne cuatro

(4) veces al año y extraordinariamente cuando lo amerite, según Resolución 0332
de 30 de agosto de 2013,
 1.3 Transferencias Primarias Documentales y acompañamientos.
Para el año 2018 se programaron 19 acompañamientos y 19 transferencias
primarias Documentales, las cuales se cumplieron al 100%.

Transferencias Primarias Documentales y acompañamientos Programados y

realizados

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y ACOMPAÑAMIENTOS

PROGRAMADO
ITEM S EJECUTADOS
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 19 19
ACOMPAÑAMIENTOS 19 19

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y
ACOMPAÑAMIENTOS
40
35
30 19 19
25
20
15
10 19 19
5
0
1 2

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ACOMPAÑAMIENTOS

 TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREAS.

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREAS

No. No. DE
Orden OFICINA CAJAS
1 Comunicaciones 1
2 Oficina Asesora Jurídica 36
3 Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática 1
4 Oficina Asesora de Control Interno 1
5 Dirección Técnica Disciplinaria 5
6 Dirección Gestión Humana y Carrera Administrativa 1
7 Subdirección Participación Comunitaria 21
8 Despacho del Contralor Auxiliar 5
9 Subdirección Técnica Finanzas Públicas 2
10 Subdirección Costos Ambientales 10
11 Subdirección de Infraestructura y Transporte 5
12 Dirección de Control Departamental 1
13 Subdirección de Fiscalización Nivel Departamental 44
14 Dirección de Control Municipal 1
15 Subdirección de Fiscalización Nivel Municipal 81
16 Secretaria General 2
17 Dirección Administrativa y financiera 9
18 Subdirección Operativa de Servicios Generales 2
Subdirección de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería e
19 Inventarios 25
TOTAL 253
Se programaron 19 Transferencias primarias Documentales, se ejecutaron 19
transferencias

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREAS

9 1 36
25
5
2
2 1
1 1
21

81 10 2

44 5
1

Comunicaciones
Oficina Asesora Jurídica
Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática
Oficina Asesora de Control Interno
Dirección Técnica Disciplinaria
Dirección Gestión Humana y Carrera Administrativa
Subdirección Participación Comunitaria
Despacho del Contralor Auxiliar
Subdirección Técnica Finanzas Públicas
Subdirección Costos Ambientales
Subdirección de Infraestructura y Transporte
Dirección de Control Departamental
Subdirección de Fiscalización Nivel Departamental
Dirección de Control Municipal
Subdirección de Fiscalización Nivel Municipal
Secretaria General
Dirección Administrativa y financiera
Subdirección Operativa de Servicios Generales
Subdirección de Presupuesto, Contabilidad, Tesoreria e Inventarios
primarias Documentales programadas se recibieron 253 cajas.

PRESTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL PARA CONSULTA

Durante la vigencia 2018 se realizaron 419 consultas que fueron solicitadas por
cada una de las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, las solicitudes
quedan registradas en el formato de préstamos, PA06-PR04-F01,

PRESTAMOS DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

(CARPETAS)
No. de
Solicitud
es
No de Solicitudes resueltas
419 419

1.5 AUTORIZACIÓN PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL

ARCHIVO CENTRAL

Durante la vigencia 2018 se realizaron 53 consultas que fueron solicitadas por

algunas de las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, las solicitudes
quedan registradas en el formato de préstamos, PA06-PR04-F02
PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
CENTRAL
No. de
Solicitud
es
No de Solicitudes resueltas
53 53

2 ACTIVIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL (SIC)
En una de las fases del Ciclo vital del documento (Archivo Central), funciona
principalmente la conservación y preservación del acervo documental de la
Contraloría de Huila donde se encuentran las agrupaciones documentales
(unidades de conservación cajas y carpetas con sus respectivas tipologías
documentales), transferidas por las dependencias cada año las cuales son

verificadas con el formato único de Inventario Documental (FUID), se revisan al

interior de cada una de las unidades de conservación documental (carpetas), la
organización cronológica, limpieza archivística de material metálico duplicidad
documental, luego se asigna el número definitivo de caja en el archivo Central,
para ser enviado a la dependencia productora para tenerlo en cuenta en futuras
consultas se solicita el número de caja y carpeta y por último se ubican estas
unidades de conservación en las baldas dentro de los archivadores rodantes de
piso.
Se tiene en cuenta los factores ambientales, administrativos y de custodia es por
esta razón que se debe realizar las actividades anuales de prevención las cuales
son:
2.1. JORNADAS DE LIMPIEZA EN LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES

El siguiente es el cronograma de limpieza, para la vigencia 2018, esta actividad es

realizada por el personal de Servicios generales
N° De Orden Fecha PISO Actividad Observaciones Nombre Funcionarios que
realiza la actividad

09-03-2018 10-11-13- BRIGADA DE “Los archivos de la AUXILIARES DE SERVICIO

LIMPIEZ A LOS Administración Pública GENERAL
1 09-04-2018 6-7- 8 ARCHIVOS deberán implementar un
GESTIÓN
Sistema Integral de
08-06-2018 2-3-4 Conservación (SIC) , en
cada una de las fases del
31-07-2018
ciclo vital del documento”
14-09-2018 AGN.

12-10-2018

09-10-2018 2 BRIGADA DE Los archivos de la AUXILIARES DE SERVICIO

LIMPIZA Administración Pública GENERAL
2 02-11-2018 deberán implementar un
AL ARCHIVO
CENTRAL Y AL Sistema de Conservación en
09-11-2018 cada una de las fases del
ARCHIVO DE
GESTIÓN DE ciclo vital del documento”
10-11-2018
SUBDIRECCIÓN AGN
DE
FISCALIZACIÓN
NIVEL MUNICIPAL
 Se realiza 12 BRIGADA DE Los archivos de la AUXILIARES DE SERVICIO
semanal LIMPIEZA Administración Pública GENERAL
3 deberán implementar un
AL ARCHIVO
HISTORICO Sistema de Conservación en
cada una de las fases del
ciclo vital del documento”
AGN

2.1. JORNADA DE LIMPIEZA REALIZADA POR LOS AUXILIARES DE

SERVICIOS GENERALES.
Estas imágenes corresponden a las brigadas de aseo, realizadas por las y los
funcionarios del área de Servicios Generales, durante el primer y segundo
semestre el año 2018, según el cronograma.

3.- SEGUIMIENTO A LA APLICABILIDAD DE TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL.
3.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)
La Contraloría de Huila en la actualidad cuenta con 32 tablas de retención
documental,
Durante la vigencia 2018 se realizaron 80 acompañamientos a las diferentes áreas
que solicitaron capacitación y sensibilización en sus archivos de Gestión de
acuerdo a las series, Subseries y tipologías documentales con sus respectivos
tiempos de retención documental y disposición final, para organizar clasificar e
identificar las unidades de conservación cajas, carpetas en sus respectivas baldas
de almacenamiento documental en los archivadores rodantes de piso.

SEGUMIENTO DE APLICABILIDAD T.R.D

No. DE SEGUIMIENTO PARA

No. SOLICITUDES APLICABILIDAD DE LA T.R.D
80 80
 SEGUMIENTO DE APLICABILIDAD T.R.D

80 80

80
70
60
50
40
30
20
10
0
No. SOLICITUDES No. DE SEGUIMIENTO PARA
APLICABILIDAD DE LA T.R.D

Las diferentes dependencias realizaron 203 solicitudes con el fin de atender

quejas, y requerimientos de las diferentes dependencias de la Contraloría de
Cundinamarca.

3.2 MODIFICACIONES A LAS T.R.D.

Igualmente fueron modificadas y actualizadas 08 tablas de retención documental
que detallamos a continuación.

MODIFICACIONES T.R.D. DE LA CONTRALORIA

Dirección de Control Departamental 1
Dirección de Control Municipal 1
Subdirección Participación Comunitaria 1
 MODIFICACIONES T.R.D. DE LA CONTRALORIA

Dirección de Control Departamental Dirección de Control Municipal

Subdirección Participación Comunitaria

4-. VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA:

La ventanilla única de correspondencia de la Contraloría de Huila tiene por objetivo

gestionar de manera óptima el manejo de las comunicaciones oficiales enviadas y
recibidas, contando con un personal capacitado en el manejo

y oportuna distribución a su lugar de destino, hay 03 funcionarios encargados para estas

labores.

Se cuenta con dos (2) ventanillas Una donde se recibe la correspondencia externa, es
decir la que envían los entes de control, los municipios, los hospitales, y demás entidades
del orden Nacional, Distrital, Departamental, municipal, la otra ventanilla recepción toda la
correspondencia que envían las oficinas de la Contraloría hacia el lugar de destino, bien
sea local, Departamental o nacional.

Durante el año 2018, la correspondencia enviada ascendió a 4.612 sobres

ENTREGADOS POR LA CONTRALORIA A 472

TOTAL ENTREGAS
AÑO 2018 DEVOLUCIONES TOTAL 472
CORREO ENTREGADOS EFECTIVAS 472
CORREO CERTIFICADO
POSTEXPRESS
MAYO 312   312 272 40 312
JUNIO 483 338 821   99 99
JULIO 279 199 478 423 55 478
AGOSTO 347 319 666 597 69 666
SEPTIEMBRE 320 250 570 497 72 569
OCTUBRE 196 383 579     0
NOVIEMBRE 194 277 471     0
DICIEMBRE 187 528 715     0
TOTAL 2318 2294 4612      

COMUNICACIONES
OFICIALES
TOTAL ENTREGADOS
ENTREGAS EFECTIVAS 472
DEVOLUCIONES
TOTAL 472

666
569
478 69 72
99 55 597
312 99 423 497 0
40 0 0 715
272 821 666
312 478 570 579 471
1 2 3 4 5 6 7 8

COMUNICACIONES OFICIALES
ENTREGADOS POR LA CONTRALORIA A
472
CORREO CERTIFICADO CORREO POSTEXPRESS
338 319 528
199 250 383 277
312 483 279 347 320 196 194 187
De los 12.475 sobres enviados el 57% es decir 7.065 sobres corresponde al contrato, 29%
entregado a la mano por el mensajero de la entidad equivalente a 3.659 sobres y el 14%
equivalente a 1.751 que se paga por caja menor, cuando no hay contrato.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS.
Los Instrumentos archivísticos documentales que se tuvieron en cuenta para realizar este
informe son:

 Circular del manejo de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas

 Tabla de retención documental aprobada y aplicada
 Tabla de valoración documental aprobada y aplicada
 Inventarios documentales de cada una de las transferencias
 El mapa de procesos y Procedimientos publicado en la Intranet de la
entidad.
 La TRD, se encuentra pública en la Pag.Web de la entidad.
 El Cuadro de Clasificación Documental publicado en la Pag. Web

CONCLUSION.
La necesidad de implementar un Sistema de Gestión Documental que facilite la
aplicación del modelo del ciclo de vida de los documentos, así como su uso,
disponibilidad, conservación, preservación, la disposición final de la información,
autenticidad, veracidad, integridad, confiabilidad en las diferentes etapas del ciclo
vital de los documentos.
 Utilizar adecuadamente los espacios asignados para el almacenamiento de los
Archivos de Gestión (estantes) acorde a los parámetros dados por el Grupo de
Gestión Documental.
 Realizar las transferencias documentales primarias, una vez se cumplan los
tiempos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental-TRD y los
procedimientos aprobados para el Proceso de la Administración de la Gestión
Documental del Sistema Integrado de Gestión.