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¿Sabía que en Colombia existen los

contratos laborales digitales?


Héctor José García Santiago, director del Observatorio Gobierno y TIC de la
Universidad Javeriana explica en qué consiste este modelo.
 
ABRIL 23 DE 2020 - 11:19 A.M.
Si bien el porcentaje de ocupación nacional está en 56,2% según datos
de la Fuente de Información Laboral de Colombia (Filco), únicamente
35,3% cuenta con contrato de trabajo escrito tradicional y el país no ha
dado el salto a los contratos digitales.

(Liquidación laboral, ¿a qué tiene derecho?).  


En Colombia, hace 21 años, se expidió la Ley 527 de 1999, por medio de
la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación. Esta ley introdujo en nuestro país el principio
de Equivalentes Funcionales, en virtud del cual se da el mismo valor
jurídico y probatorio a los mensajes de datos, entendiendo por éstos,
todo a información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

Gracias a este principio hoy es posible firmar, a través de medios


digitales, contratos laborales y, en general, cualquier tipo de contrato,
independientemente de cuál sea su naturaleza jurídica.

(¿Para cuáles trabajos son mejores los hombres y para cuáles las mujeres?).  

DIFERENCIAS ENTRE FIRMA ELECTRÓNICA Y FIRMA DIGITAL 

Para finales del año 2018, el Ministerio de Trabajo, a través de la Circular


060 de 2018, habilitó la firma electrónica de contratos laborales y
resaltó varios aspectos importantes, algunos de los cuales son:

• Existen distintos mecanismos de firma electrónica: firma electrónica


simple, firma electrónica certificada y firmas digitales.

• La firma electrónica simple puede ser utilizada mediante un pacto


previo entre las partes, mediante el cual se estipulan las condiciones
legales y técnicas. Este mecanismo de firma genera autenticidad, es
decir, puede establecerse la identidad de los firmantes probando la
apropiabilidad y confiabilidad del mecanismo de firma, lo cual se
acredita a través de un perito experto.

• La firma electrónica certificada es la emitida por un tercero de


confianza o sea una entidad de certificación digital, la cual da certeza
sobre la identidad de las partes.

• El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso
de una firma manuscrita siempre y cuando cumpla estos requisitos: 1) el
mecanismo de firma es único de la persona que lo usa, 2) es susceptible
de ser verificada, 3) está bajo el control exclusivo de la persona que la
usa, 4) está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si se
cambian la firma digital es invalidada.

• La firma digital es el único mecanismo que tiene una presunción legal


de autenticidad e integridad. Esto significa que la persona que firma con
este mecanismo no podrá repudiar el contrato laboral.

• Al usar firma electrónica simple, certificada o firma digital se debe


cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código
Sustantivo del Trabajo.

Ciertamente, en la actualidad es posible firmar electrónicamente un


contrato laboral a través de estos mecanismos, incluso desde la
expedición de la ley 527 de 1999 era viable, jurídicamente, firmar
contratos laborales de manera electrónica. Sin embargo, todo el proceso
de afiliación al sistema de seguridad social era en físico y presencial, por
lo cual, no se motivaba al empleador a tener y suscribir contratos
laborales digitales.

SUPERANDO UNA PEQUEÑA BARRERA

Uno de los obstáculos de la firma electrónica en contratos laborales es el


proceso de afiliación al sistema de seguridad social y riesgos
profesionales. Si bien es posible hacer todo el proceso de firma del
contrato por medios digitales, la afiliación y reporte de novedades en el
sistema de seguridad social se venía haciendo de manera tradicional en
papel y presencialmente. No obstante, para afrontar este problema, en
el 2016, a través del Decreto 780, se crea el Sistema de Afiliación
Transaccional (SAT), entendido como un conjunto de procesos,
procedimientos e instrumentos de orden técnico y administrativo, que
dispondrá el Ministerio de Salud y Protección Social para registrar y
consultar, en tiempo real, los datos de la información básica y
complementaria de los afiliados, su afiliación y sus novedades.
En el mismo sentido, la Resolución 2389 de 2019, por la cual se definen
los lineamientos generales para la operación del Sistema General de
Riesgos Laborales en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT),
estableció el reporte digital de la afiliación y reporte de novedades. La
evidencia de este reporte será un documento electrónico (acto de
notificación), que se puede adjuntar digitalmente a los anexos del
contrato laboral digital del trabajador.

Así las cosas, hoy en día, gracias a estos desarrollos normativos, es


posible adelantar todo el proceso de contratación laboral digital,
incluyendo la afiliación al sistema de seguridad social y riesgos
laborales, por medios digitales y tener, por fin, un contrato laboral 100%
digital.

A MODO DE RESUMEN 

1. Gracias al principio de Equivalentes Funcionales que introdujo la Ley


527 de 1999 es posible firmar un contrato, cualquiera sea su naturaleza
jurídica, a través de medios electrónicos.

2. Las afiliaciones y reporte de novedades en el sistema integral de


seguridad social y riesgos profesionales podrán realizarse a través del
Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).

3. Los contratos laborales podrán firmarse con mecanismos de firma


electrónica simple, certificada o firma digital, acorde con la necesidad y
criticidad de la información de cada empresa.

4. Los mensajes de datos son plena prueba y se presumen auténticos.

5. Es indispensable garantizar la autenticidad del contrato (que las


partes firmantes son quienes dicen ser). Esto se logra con mecanismos
de firma electrónica.

6. Se debe garantizar la integridad del contrato laboral digital mediante


mecanismos de firma digital.

7. La suscripción del contrato de trabajo por medios electrónicos no


debe tener ningún costo adicional para el trabajador.

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