Práctica Profesional Informe Final

Informe Control Interno

Notas de Autor

Luz Adriana Villegas Tangarife, Contaduría Pública,

Corporación Universitaria Minuto De Dios-Sede Puerto Boyacá

Contacto: lvillegasta@uniminuto.edu.co
Tabla de contenido
Resumen Ejecutivo......................................................................................................................................3

INTRODUCCION...........................................................................................................................................4

Legalidad y constitución..............................................................................................................................5

Objeto Social................................................................................................................................................5

Visión...........................................................................................................................................................6

OBJETIVOS...................................................................................................................................................7

General........................................................................................................................................................7

Específicos...................................................................................................................................................7

¿Cuál será la naturaleza del conocimiento generado si el trabajo se realiza? ¿Qué solución tecnológica e
innovación procedimental se espera desarrollar?.......................................................................................7

MARCO REFERENCIAL..................................................................................................................................8

Marco teórico.............................................................................................................................................8

Previsión......................................................................................................................................................9

Organización................................................................................................................................................9

Dirección-mando.........................................................................................................................................9

Coordinación.............................................................................................................................................10

Control.......................................................................................................................................................10

Marco Legal...............................................................................................................................................11

DISEÑO METODOLOGICO..........................................................................................................................15

RESULTADOS..............................................................................................................................................19

RECOMENDACIONES:................................................................................................................................22

BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................24

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 VALOR AGREGADO AL DESARROLLO DEL CONTRO INTERNO

ADMINISTRATIVO Y CONTABLE EN LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE

TRANSPORTADORES DEL MAGDALENA MEDIO – COOTRASMEDIO

Resumen Ejecutivo

Las organizaciones, dentro de sus objetivos institucionales, han establecido como fundamento

la producción o prestación de servicios de una manera eficaz, eficiente, optima, con calidad;

guardando siempre el concepto de economía.

De lo anteriormente expuesto, y con las indagaciones realizadas, se ha determinado que los

Sistemas de Gestión son una herramienta gerencial que facilita la consecución de los objetivos

misionales en el corto, mediano y largo plazo.

Entre otros sistemas, el valor agregado que se le dio a la Cooperativa fue el Sistema de

Control Interno que sirvió para ayudar a las empresas a que lograra sus metas y sus propósitos en

determinados tiempos, minimizando todo riesgo implicado en la consecución de sus objetivos;

además genera más confianza ante terceros, ante sus empleados y con sus dueños.

También es importante porque si a la empresa se le realiza una comparación del antes y

después de la implementación del control interno se van a dar cuenta que mejoro todo tipo de

proceso en cuanto a tiempos, seguridad, calidad, desarrollo, confiabilidad etc. Lo cual implico

más crecimiento de las empresas ya que va a tener mejores garantías para generar seguridad ante

sus clientes.

INTRODUCCION

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 El Sistema de Control Interno es de obligatorio cumplimiento; así lo estable la Ley 87 de

1993 y ésta define al Control Interno como el sistema integrado por el esquema de organización

y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de

verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las

actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los

recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las

políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos (Artículo 1 de

la Ley 87 de 1993). En este sentido, se puede hacer el siguiente comparativo: en el sector

público, el control interno es el sistema que se utiliza para ayudar a cumplir con los fines

esenciales del estado en todos los niveles de la administración pública. (Artículo 2 Constitución

Política de Colombia), mientras que en las organizaciones privadas (con ánimo y sin ánimo de

lucro), se utiliza el Sistema de Control Interno para identificar fallas en los sistemas de

producción o prestación de servicios que puedan afectar el buen desarrollo de los objetivos

organizacionales.

El control interno no solo es importante aplicarlo por el hecho de adquirir algún tipo de

certificación, que es uno de los objetivos, ya que con estas certificaciones es más fácil la

adquisición de nuevos contratos, y, es más, en muchas ocasiones son requisitos para lograr a

algún tipo de acuerdo comercial o contractual.

Este documento lo que busca es establecer una lógica estructural para, de una manera efectiva

y eficiente, se implemente el Sistema de Control Interno en la cooperativa COOTRASMEDIO.

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Además, afrontar la problemática de contar con un Sistema de Auditoria Interna donde se

identifiquen las desviaciones en la ejecución de los procesos y procedimientos en la entidad.

Legalidad y constitución

La Cooperativa Multiactiva de Transportadores del Magdalena Medio – COOTRASMEDIO

Ltda., es una entidad sin ánimo de lucro, con personería jurídica del 18 de febrero de 1997 según

certificado de Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Salgar y Puerto Boyacá.

COOTRASMEDIO, mediante la resolución No 0474 de mayo 14 de 1976, la

Superintendencia Nacional de Cooperativas, reconoció la personería jurídica a la Cooperativa.

Objeto Social

COOTRANSMEDIO Ltda., es una empresa de economía solidaria cuyo objetivo primordial

de la sociedad, por acuerdo cooperativo, es producir y prestar para los asociados y para la

comunidad en general los servicios de transporte público terrestre automotor en sus diferentes

modalidades, niveles de servicio y diversos radios de acción y categorías, con vehículos

automotores de propiedad de los asociados y/o de la Sociedad Cooperativa conforme a las rutas,

horarios y capacidad transportadora aprobadas por las autoridades competentes y de conformidad

con nuestros clientes.

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 Misión

COOTRANSMEDIO Ltda., es una empresa de servicio de transportes de personal, que

satisface las necesidades y expectativas de sus clientes mediante la prestación del transportes de

personal realizada por personal competente destinada tanto a las actividades del sector petrolero

como a las actividades que requieran, que desarrollan sus actividades en:, la ciudad de Puerto

Boyacá y sus alrededores, permitiendo alcanzar la visión empresarial con responsabilidad,

eficiencia, cumplimiento y oportunidad en el servicio, obteniendo de esta forma rentabilidad

entre las partes interesadas.

Visión

COOTRANSMEDIO Ltda., será en el año 2020 una empresa líder en la prestación de

transportes de personal, con reconocimiento a nivel nacional por su calidad en servicio,

eficiencia, cumplimiento y seguridad; propiciando el empleo, la superación y el desarrollo en la

nación. Logrando de esta forma satisfacer y prever las necesidades futuras del cliente a través de

nuestro excelente equipo de colaboradores y la utilización de vehículos que

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 OBJETIVOS

General

Medir la incidencia del Sistema de Control Interno en el desarrollo administrativo y contable

en la Cooperativa Multiactiva de Transportadores del Magdalena Medio – COOTRASMEDIO.

Específicos

1. Determinar cómo se relaciona el Sistema de Control Interno con el desarrollo

administrativo y contable de la cooperativa.

2. Identificar de qué manera el Sistema Control Interno fortalece el desarrollo

administrativo y contable de la cooperativa.

¿Cuál será la naturaleza del conocimiento generado si el trabajo se realiza? ¿Qué solución
tecnológica e innovación procedimental se espera desarrollar ?

Esta Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de

implementación del sistema de control interno y de su eficaz funcionamiento, a través de su

mejora continua.

El sistema de control interno ya está diseñado. Ha llegado el momento de que los responsables

se hagan cargo de implementarlo en cada una de las áreas y garantizar su cumplimiento. El

responsable en cuestión deberá hacer un seguimiento continuo junto con el apoyo de la auditoría

interna. También es la ocasión tomar acciones correctivas necesarias y hacer ajustes finales.

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MARCO REFERENCIAL

Marco teórico

Abordar la temática del Control Interno y relacionarla con el desarrollo administrativo y

contable requiere de la realización de un marco conceptual y teórico que permita definir los

criterios y conceptos dentro de los cuales se abordara la temática de investigación.

Primero se comenzará con la definición de conceptos económicos, administrativos y contables

y, segundo se tomarán los postulados de los autores y organizaciones reconocidas en la

aplicación de los Sistemas de Control Interno.

Este concepto pone a consideración la resolución el problema de la escasez. Todos los

recursos son escasos, y en ello es que las empresas y las organizaciones beben orientar las

funciones administrativas: hacia la consecución de mejores niveles de productividad para

cumplir con su objetivo institucional y financiero. En este caso, la economía desde la perspectiva

microeconómica les brinda las herramientas a las organizaciones para lograr niveles de

producción de bienes y/o servicios de una manera óptima.

La economía se relaciona con la administración, ya que ambas estudian las siguientes

variables: oferta, demanda y mercado, costos e ingresos, utilidades, recursos humanos, aspectos

financieros, producción o prestación de un servicio, etc.

Fayol señala que la Administración es una actividad común a todas las organizaciones

humanas, y aplicable a toda la actividad de grupos, ya sea ‘el hogar’, “los negocios” o “el

gobierno” y que, por lo mismo, es “universal”1.

1
Fundamento de Administración. Ramírez Cardona, Carlos. Ecoeditores. Tercera Edición. Bogota. 2010. Pag 142

8
 Henry Fayol sostuvo que la organización es una entidad abstracta dirigida por un sistema

racional de la autoridad, que justifica su existencia a través del logro de sus objetivos. Añadió

que, si la organización desea obtener objetivos administrativos, debe coordinar los recursos con

que cuenta, por lo cual el administrador está obligado a prever, organizar, mandar, coordinar y

controlar.

Fayol definió cada paso de la siguiente manera:

Previsión. Fayol entiende la previsión como el acto de examinar el futuro. La describe en

términos de fijar objetivos, tomar decisiones y establecer planes de acción. 

Organización. La etapa de organización consiste en formular una estructura (normas más o

menos sólidas de una cosa) dual (material y humana) que conforme la entidad. 

Dirección-mando. La etapa del mando o de dirección es la que hace funcionar los planes y la

organización. Señala que el administrador que manda debe:

a. Tener un conocimiento completo de su personal. 

b. Eliminar lo inoperante. 

c. Estar bien informado sobre los acuerdos que obligan al negocio y a sus

empleados. 

d. Dar un buen ejemplo. 

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 e. Realizar auditorías periódicas de la organización y usar diagramas representativos para

estudiarlos. 

f. Unir a los asistentes del jefe, a través de conferencias, para definir unidades de dirección

y fijar objetivos. 

Coordinación. La etapa de la coordinación consiste en reunir toda la información, en busca

de cohesión y unificación. 

Control. En esta etapa se debe verificar el resultado con el plan original. A partir de ese

análisis se puede replantear la gestión administrativa.

De acuerdo con el esquema de las funciones, los gerentes realizan ciertas actividades o

deberes al tiempo que coordinan de manera eficaz y eficiente el trabajo de los demás. Para ello

los gerentes requieren de herramientas administrativas que lleven inmerso buenas prácticas de

control, evaluación y seguimiento con el propósito de prevenir los riesgos en el cumplimiento de

la proyección estratégica de la empresa.

El control, evaluación y seguimiento depende de la manera en que se desarrolla el proceso

administrativo y de la manera en que los gerentes conjugan sus habilidades. De hecho, los

gerentes son responsables de disponer el trabajo para la consecución de las metas de la

organización acorde con lo planificado.

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Marco Legal

La Ley 43 de 1990 “Para los efectos de esta ley se entienden por actividades relacionadas

con la ciencia contable en general todas aquellas que implican organización, revisión y control

de contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que

se expidan con fundamentos en los libros de contabilidad, revisoría fiscal prestación de

servicios de auditoría, así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la

función profesional del Contador Público, tales como: la asesoría tributaria, la asesoría

gerencial, en aspectos contables y similares.

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13
DISEÑO METODOLOGICO

En la implementación de un Sistema de Control Interno en la organización, sea esta

pública o privada, se requiere del cumplimiento de tres fases importantes. Es de aclarar que

estas tres fases incluyen muchas aristas en la implementación.

Más adelante se discriminarán estas fases de una manera detallada.

A continuación de describe cada fase:

Planificación

Se inicia con el compromiso formal de la Alta Dirección y la constitución de un Comité

responsable de conducir el proceso. Comprende además las acciones orientadas a la

formulación de un diagnóstico de la situación en que se encuentra el sistema de control

interno de la entidad con respecto a las normas de control interno establecidas por la CGR,

que servirá de base para la elaboración de un plan de trabajo que asegure su

implementación y garantice la eficacia de su funcionamiento.

Ejecución

Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se da en dos

niveles secuenciales: a nivel de entidad y a nivel de procesos. En el primer nivel se

establecen las políticas y normativa de control necesarias para la salvaguarda de los

objetivos institucionales bajo el marco de las normas de control interno y componentes que
éstas establecen; mientras que en el segundo, sobre la base de los procesos críticos de la

entidad, previa identificación de los objetivos y de los riesgos que amenazan su

cumplimiento, se procede a evaluar los controles existentes a efectos de que éstos aseguren

la obtención de la respuesta a los riesgos que la administración ha adoptado.

Evaluación

Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de

implementación del sistema de control interno y de su eficaz funcionamiento, a través de su

mejora continua.

El sistema de control interno está a cargo de la propia entidad pública o privada. Su

implementación y funcionamiento es responsabilidad de sus autoridades directivas,

funcionarios, servidores o empleados.

Las fases anteriores son la raíz principal de toda implementación de un Sistema de Control

Interno, pero además de ellas, existen fases que son transversales en todo el sistema.

pasos que no se deben pasar por alto a la hora de la implementación.

Paso 1: Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la

capacitación

Antes de comenzar con la implementación del sistema de control interno, es importante

preparar el terreno. Esta preparación consiste en comunicar a las personas qué se quiere

hacer y saber transmitir la importancia del control y sus beneficios para la organización e

16
incluso para cada persona individualmente. Una posible forma de inculcar estos conceptos

es mediante una capacitación a nivel de área o departamento. En dicha capacitación se dará

a conocer la hoja de ruta para el desarrollo de las restantes fases.

activamente todo el personal, coordinados por un responsable designado, ya sea externo o

interno, procedente del área de estrategia de la organización.

Existen diferentes métodos para llevar a cabo esta recopilación, por ejemplo:

Se suelen usar flujogramas para completar la información recabada con los métodos

anteriores. Se plantean de forma visual los pasos que se siguen para realizar una operación

determinada.

Paso 2: Clasificar la información obtenida

Ya que el responsable ha reunido toda la información necesaria a través de alguna de las

vías mencionadas, es el momento de digitalizar y clasificar la misma de la forma más

ordenada posible para facilitar su consulta y correcta interpretación.

Paso 3: Diagnosticar

En este punto, ya se dispone de la información necesaria para realizar un diagnóstico del

estado de múltiples aspectos de la gestión: el cumplimiento de los objetivos, los roles y sus

funciones, las políticas, etc.

Paso 4: Revisar los procedimientos

17
Bajo la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros de reingeniería y

directrices administrativas, se hace una revisión exhaustiva de los procedimientos con el fin

de hacerlos más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios, se centralizan procesos

repetidos y se abren vías de comunicación.

Paso 5: Evaluar el control interno y de gestión

Se ha de establecer una manera de evaluar el sistema de control interno entre todos los

miembros de la organización. Cada uno de ellos debe aportar su visión e involucrarse,

comprometiéndose a someterse a un continuo autocontrol que favorezca la mejora continua.

Paso 6: Implementar, hacer seguimiento y ajustar

En este punto, el sistema de control interno ya está diseñado. Ha llegado el momento de que

los responsables se hagan cargo de implementarlo en cada una de las áreas y garantizar su

cumplimiento. El responsable en cuestión deberá hacer un seguimiento continuo junto con

el apoyo de la auditoría interna. También es la ocasión tomar acciones correctivas

necesarias y hacer ajustes finales.

Paso 7: Evaluar indicadores y realizar más ajustes

Se deben diseñar KPI de gestión colectivamente para analizarlos. Dichos indicadores

pueden almacenarse y sistematizarse en cuadros de mando Balanced Scorecard,

preferiblemente de forma automatizada. Esto permite obtener información en tiempo real.

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Otra vía de evaluación que se emplea frecuentemente son los sistemas de administración de

riesgos, en base a los cuales se pueden construir tableros de mando visuales, en términos

numéricos y con colorimetría.

RESULTADOS

la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros de reingeniería y directrices

administrativas, se hace una revisión exhaustiva de los procedimientos con el fin de

hacerlos más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios, se centralizan procesos repetidos

y se abren vías de comunicación.

Cada uno de ellos debe aportar su visión e involucrarse, comprometiéndose a someterse a

un continuo autocontrol que favorezca la mejora continua.

Ha llegado el momento de que los responsables se hagan cargo de implementarlo en cada

una de las áreas y garantizar su cumplimiento. El responsable en cuestión deberá hacer un

seguimiento continuo junto con el apoyo del auditor interno También es la ocasión tomar

acciones correctivas necesarias y hacer ajustes finales.

Actualmente encontramos que los documentos de las facturas y sus anexos no se

encuentran archivadas debidamente, faltas muchos consecutivos y las facturas originales

con su acústico. Esto nos implica que si hay una reclamación de una cuenta por cobrar no

tenemos los documentos legales para ejecutar dicho reclamo.

Los puntos que se evaluar son los siguientes:

Los comprobantes de egreso requieren la firma de elaboro, reviso, aprobó, pago y recibió

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Revisar activamente las cuentas por pagar y cobrar para disminuir errores de digitación.

Se debería formular y aplicar una política de anticipos.

Incluir la fecha de emisión, servicio prestado y que contrato se aplica en las cuentas de

cobro.

Mantener la información contable conforme lo sugieren las prácticas profesionales.

Registrar las operaciones contables de forma oportuna, para mantener la información

financiera actualizada.

Capacitar el personal para darle un manejo adecuado de los procesos de contabilidad. Para

que los pongan en práctica y los fundamenten con el tiempo y establezca un mecanismo de

supervisión de los controles realizados.

*Verificar que el programa de cartera cuente con claves de acceso que impidan el ingreso a

personal no autorizado.

Todo Comprobante de Egreso debe llevar la firma de Elaboro, Reviso, Aprobó, Pago y

Recibió. Debe llevar en el concepto, claro de lo que se está Cancelando, Copia de la

Cuentas que se pagando. En caso de un Anticipo debe llevar la Autorización y a que

contrato se le está haciendo dicho anticipo y que vigencia se está pagando.

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CONCLUSIONES

Atendiendo al hecho de que el proceso de Cartera, es el paso siguiente al proceso de

facturación de los servicios prestados y que la cartera se genera a partir del momento en que

la facturación es presentada y radicada en las empresas responsables del pago de los

proveedores, con este control, se pretende conocer el proceso de gestión de cartera en la

entidad y cada una de las actividades establecidas para su ejecución; además de conocer y

evaluar el proceso sistemático de evaluación, seguimiento y control de las cuentas por

cobrar con el fin de lograr que los pagos se realicen de manera oportuna y efectiva.

Solicitud de Información.

Recolectar Información en las fuentes adecuadas.

Indagación al personal Administrativo

Análisis y confrontación de la información

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 RECOMENDACIONES:

Antes de implementar un control interno, es importante preparar el terreno. Esta

preparación consiste en comunicar a las personas qué se quiere hacer y saber transmitir la

importancia de la auditoria y sus beneficios para la organización e incluso para cada

persona individualmente.

En esta fase debe intervenir activamente todo el personal, coordinados por un responsable

designado, ya sea externo o interno, procedente del área de estrategia de la organización.

Existen diferentes métodos para llevar a cabo esta recopilación, por ejemplo:

 Narración: Mediante una entrevista o documento, cada empleado hace una

descripción de las labores, tareas, procesos que lleva a cabo, independientemente de si estos

están establecidos formalmente. El coordinador recopila estos testimonios.

 Listas de chequeo: Otro método podría ser la confección de cuestionarios previos

por parte del responsable del levantamiento de la información, al cual se le presume un

conocimiento previo. Estos checklist contienen cuestiones orientadas a conocer la dinámica

interna de cada área de la organización.

 Observación: Mediante la observación también se puede extraer información útil

para complementar aspectos que deban ser documentados.

Se suelen usar flujogramas para completar la información recabada con los métodos

anteriores. Se plantean de forma visual los pasos que se siguen para realizar una operación

determinada.

Clasificar la información obtenida

Ya que el responsable ha reunido toda la información necesaria a través de alguna de las

vías mencionadas, es el momento de digitalizar y clasificar la misma de la forma más

ordenada posible para facilitar su consulta y correcta interpretación.

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BIBLIOGRAFÍA

ht2012. http://preparatorioauditoria.wikispaces.com/file/view/Unidad+Siete.pdf

Autoevaluación De Control. Obtenido Octubre 23 de 2012.

tp://pisistemas.blogspot.com/2007/12/auto-evaluacion-de-control-aec.html

Teoría General de la Auditoria y Revisoría Fiscal. Obtenido Septiembre 27 de

2012. http://preparatorioauditoria.wikispaces.com/file/view/Unidad+Siete.pdf

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https://actualicese.com/actualidad/2015/09/17/revisoria-fiscal-responsabilidad-en-la-

evaluacion-del-control-intern

https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action?

docID=3200441&query=control%2B%2Binterno

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=66148
http://cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos%20PDF/diseño%20de%20herramientas
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