Protocolo de gestión de lecciones

aprendidas
 ¿Que es una Lección
Aprendida?

Las lecciones aprendidas pueden definirse como un aprendizaje que se ob=ene a

par=r de un hecho relevante o experiencia durante un proceso o ac=vidad, este
aprendizaje puede ser derivado de un evento posi=vo o nega=vo.

Las lecciones aprendidas se producen tras la reflexión y análisis cri=co de los

resultados y los factores o condiciones que pueden influir en el éxito de un
proceso o ac=vidad.

Esta reflexión nos permiten iden=ficar tendencias causa-efecto para poder

proponer soluciones validas y recomendaciones que puedan ser aplicadas en

¿Porqué queremos
sistematizar las Lecciones
Aprendidas?

Mas allá de crear repositorios de LLAA, lo que se busca es maximizar su difusión y

uso para crear un entorno de mejora con=nua que conduzca a:

• Reducir los ciclos de ejecución de procesos y ac=vidades (=empo y dinero).

• Incrementar la eficiencia y rentabilidad de la operación evitando repe=r
incidencias y situaciones adversas.
• Promover una cultura de aprendizaje, abierta a deba=r fallos y errores.
• Demostrar excelencia y responsabilidad en la calidad de nuestras ac=vidades,
procesos, proyectos y operaciones.
• Iden=ficar donde y quien =ene conocimientos concretos con el fin de
ges=onar ágilmente nuestro talento humano.
• Crear espacios transversales donde dis=ntas áreas tengan la oportunidad de
exponer su perspec=va en posibles mejoras.
• Facilitar el desarrollo de capacidades y know-how por el intercambio de
conocimiento.
 ¿Como aplicamos el
protocolo de Lecciones
Aprendidas?

1. Preparación del
caso de uso

2. Identificación y
sistematización

Selección y definición de la
ac=vidad o proyecto sobre la
cual se realizará la iden=ficación
de las Lecciones Aprendidas
Extracción y documentación
de las experiencias generadas
en la ac=vidad o proyecto
seleccionado

3. Evaluación y
selección
4. Difusión y
aprovechamiento

Análisis de las LLAA

iden=ficadas para determinar
su relevancia y potencial de Divulgación de LLAA
aprovechamiento seleccionadas y acciones de
replicación y sistema=zación de
los aprendizaje de las mismas
 ¿Como extraemos una
Lección Aprendida?

• Contenido: concentrarse en los hechos y no en las personas

• Contexto: ubicarse en el momento, condiciones en que ocurren los hechos, y
obje=vos perseguidos/fijados
• Lenguaje: escuchar con atención, y expresarse de forma obje=va, clara y
respetuosa. Hacer preguntas.
• Herramientas: usar formatos y herramientas existentes y tenerlas a la mano para
tomar nota y datos de posibles evidencias.
• Compromiso registrar de forma clara y concisa el aprendizaje bajo la estructura
establecida. Comprometerse con los acuerdos y próximos pasos.

¿Cuales son los roles de gestión

implicados?

Responsable de la ac=vidad o proyecto: Persona que conoce el caso a

tratar y que =ene interés/necesidad de realizar la iden=ficación de LLAA

Gestor del Conocimiento: Persona encargada del seguimiento de

ac=vidades y aprovechamiento de la base de conocimiento

Referentes: Personas con conocimiento en las temá=cas a tratar que

puedan apoyar la evaluación y selección de las LLAA

Dinamizador (es): Persona del área que apoya la aplicación del

protocolo en el caso a tratar

Autor (es): Personas que han par=cipado en el caso a tratar y que

pueden aportar experiencias relevantes (serán definidas por el
responsable de la ac=vidad)
Guía detallada de los pasos del
protocolo de lecciones
aprendidas

1. Preparación del caso

Selección y definición de la actividad o proyecto sobre la cual se realizará la
identificación de Lecciones Aprendidas
Roles que intervienen

Gestor del Con

Responsable

Dinamizador
Referente
Producto / Herramienta
Actividades a realizar

Autor
Resultado de apoyo

Enunciar las fases del proyecto o

proceso del cual se quieren extraer las
X O
lecciones aprendidas para tener una
guía que aporte orden y contexto
H1 Esquema
Enunciar las temáticas o dominios de para la
conocimiento relevantes de cada una Definición del
definición de
de las fases con objeto de tener una caso a tratar
actividades y
guía preliminar sobre los temas clave temáticas
a tratar (no quiere decir que sean los X O
únicos pero será importante para
asegurar que los temas clave no se
olvidan
Seleccionar a las personas implicadas Listado de
en el caso a tratar. Serán aquellas que personas
han participado directamente en una o X (potenciales N/A
varias fases del proceso y que pueden autores de
aportar lecciones aprendidas LLAA

Convocar la sesión / workshop en la

Email de
que se extraerán las lecciones X N/A
convocatoria
aprendidas
X = requerido O = Opcional

Consideraciones
• Una preparación del caso previo ayuda a ordenar y conducir la identificación de las
lecciones aprendidas, a la vez que sirve para asegurar el abordaje de los temas
clave según cada caso
• El responsable de la actividad es quien conoce el caso y por tanto será la persona
encargada de realizar esta preparación, no obstante puede pedir apoyo al
Guía detallada de los pasos del
protocolo de lecciones
aprendidas

2. Identificación y sistematización
Extracción y documentación de las experiencias generadas en la actividad o
proyecto seleccionado
Roles que intervienen

Gestor del Con

Responsable

Dinamizador
Referente
Producto / Herramienta
Actividades a realizar

Autor
Resultado de apoyo

Extracción de LLAA: Workshop

específico o como parte de una sesión Listado de H2
del proyecto o del área en la que el LLAA y autores Hoja de
dinamizador conduce un debate para X X X comprometidos extracción y
que cada autor comparta las LLAA a la seguimiento
que tenga alrededor de las fases y documentación de LLAA
temáticas del caso a tratar
Elaboración de la LLAA: Los autores
haciendo uso de la ficha de regístro
de LLAA realizarán una descripción
más detallada de la LLAA que aporto O X
durante la sesión de extracción (esta Fichas
ficha será enviada al dinamizador) descriptivas de H3
la LLAA (una Ficha de
por cada registro
Seguimiento de las LLAA: El LLAA)
dinamizador se asegura de que los
autores realizan la elaboración de sus X X
LLAA

X = requerido O = Opcional
Consideraciones
• En este caso se identifica y describe la LLAA sin mucho nivel de detalle
• Se recomienda una sesión de 2 horas
• La elaboración es un trabajo del autor o autores (son ellos quienes aportan el
contenido)
• El dinamizador puede brindar apoyo metodológico
• Es importante asegurar que se trabajen tanto los campos descriptivos, como los de
impactos (ahorros, mejoras, etc.)
Guía detallada de los pasos del
protocolo de lecciones
aprendidas

3. Evaluación y selección
Valoración, revisión y selección de las LLAA aprendidas identificadas en
documentadas en la fase previa
Roles que intervienen

Gestor del Con

Responsable

Dinamizador
Referente
Producto / Herramienta
Actividades a realizar

Autor
Resultado de apoyo

Revisión de LLAA: El responsable de

la actividad y los autores (con apoyo
H4
del dinamizador) realizarán una
LLAA Excel de
valoración de nivel de relevancia y X O O X revisadas valoración de
magnitud de las LLAA, podrán pedir LLAA
apoyo a personas referentes en el
tema tratado en la LA
Profundización y seguimiento de
las LLAA: Aquellas LLAA con
contenido de interés y con alto
potencial de imparto por su LLAA
realización, podrán ser objeto de un enriquecidas
proceso de profundización en el que el X X con piezas de N/A
dinamizador apoya al autor conocimiento
enriqueciendo la LA con piezas de adicionales
conocimiento adicionales (Videos,
fotos, presentaciones, documentos,
planos, guías de implantación,etc)
X = requerido O = Opcional

Consideraciones
• Descartar cualquier LA cuya evaluación determine que no aporta contenido
pertinente o relevante.
• Es importante profundizar en los campos descriptivos, la documentación de apoyo y
en los impactos que se pueden obtener del aprovechamiento de la LLAA (ahorros,
mejoras, etc.)
Guía detallada de los pasos del
protocolo de lecciones
aprendidas

4. Difusión y Aprovechamiento
Divulgación de las LLAA selecionadas y análisis de acciones de realización /
aprendizaje de las mismas
Roles que intervienen

Gestor del Con

Responsable

Dinamizador
Referente
Producto / Herramient
Actividades a realizar

Autor
Resultado a de apoyo

Difusión de LLAA: El dinamizador de H5

área o gestor del conocimiento Boletines de Plantilla de
O X X O divulgación boletines de
compartirá las LLAA que hayan pasado
el proceso de evaluación y selección LLAA

Realización: El aprovechamiento
puede darse por varias vías
1. Presentando y discutiendo las LLAA Sesiones de
en sesiones de trabajo (de proyecto, socialización de
LLAA
de área o departamento)
Acciones de
2. Revisando las LLAA disponibles X O O X aplicación de una
antes de desamorllar una actividad LA existente en
para ver que puede aprovechar H6
un proyecto o
3. Replicando o aplicando una LA en Bitácora de
actividad similar
las actividades o proyectos que gestión de
corresponda LLAA

Consolidación: Aquellas LLAA que Procedimientos,

tengan una realización continuada guías, politicas,
podrán ser consolidadas especificaciones,
incorporándolas dentro de un X O O nuevas o
procedimiento o creando uno nuevo, o modificadas
desarrollando una acción de formación Curso realizados

X = requerido O = Opcional
Consideraciones
• La divulgación puede ser a través de un boletín o por disponer de un repositorio
que pueda ser consultado
• Es importante dejar constancia de la acción de aprovechamiento o de la
consolidación, por ello cada vez que ocurra las personas que lo hagan deberán
informar que lo han al dinamizador o gestor de conocimiento para poder identificar
y/o cuantificar los impactos que de allí se generen
 Anexos del protocolo de Lecciones Aprendidas

Herramientas de apoyo al
protocolo
Anexo H1 - Esquema para la definición de actividades y temáticas
Este sencillo instrumento nos permite caracterizar la fuente de las Lecciones Aprendidas

Anexo H2 - Hoja de extracción y seguimiento de LLAA

Este instrumento es utilizado para registrar LLAA identificadas para su posterior documentación
Anexo H2 - Hoja de extracción y

Este sencillo instrumento es utilizado para registrar LLAA identificadas para su posterior documentación
Anexo H3 - Ficha de registro

Siguiendo la estructura de esta ficha, el autor será capaz de relatar el evento, acontecimiento o situación
(posi=va o nega=va) poniendo en valor el aprendizaje derivado y el impactos que este =ene en la
operación económicamente
Anexo H4 - Excel de valoración de LLAA

Siguiendo la estructura de esta ficha, el dinamizador o gestor del conocimiento será capaz de analizar el
impacto económico y el valor de un aprendizaje / conocimiento para la organización
Anexo H5 - Plantilla de boletines de LLAA

Esta plan=lla con=ene la estructura adecuada para transferir lo resultados y ac=vidades derivadas de las LLAA

• Considera la siguientes secciones:

• Fecha
• Mensaje/No=cia%Editorial
• Estadís=cas de BBDD por temá=cas
• Difusión de LLAA destacadas
Anexo H6 - Bitácora de gestión de LLAA

Este instrumento permite a los dinamizadores y gestores del conocimiento ges=onar/ hacer seguimiento de la
base de LLAA de su departamento o área. Aquí se registran todos los aportes con la información que diferencie
la LLAA y para tener una visión global del estado en el que se encuentra y las acciones recomendadas.