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EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET Subdirección de

Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: Resoluciones SED 1929 de junio de Educación
2002, 2020 de julio de 2002, 0102 de junio de 2010 y 180211 de diciembre de 2010. SGC
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión 1

Curso Excel Intermedio


Reconoce y utiliza las herramientas y funciones de Excel, con el
Competencia
fin de procesar y manipular un grupo de datos, para facilitar su
a desarrollar.
posterior análisis e interpretación.
Identificar las funciones lógicas y sus operadores, diferenciando
Objetivos de
el elemento condicional que permita aplicar el procedimiento que
aprendizaje.
mejor se adapte a un problema o situación de análisis de datos.
Resultado de
Reconoce el significado y uso de cada operador lógico, con el fin
aprendizaje
de agilizar y facilitar la interpretación de datos.
esperado.

FUNCIONES LÓGICAS

OPERADORES DE COMPARACIÓN

Por medio de los operadores de comparación se pueden comparar dos o más


números o cadenas de texto, arrojando como resultado un valor lógico:
VERDADERO si la comparación es positiva o FALSO si la comparación es negativa.

Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de
Excel que permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.

A continuación, tenemos la lista de estos operadores:

OPERADORES DE COMPARACIÓN 1

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FUNCIÓN SI

La función SI en Excel forma parte del grupo de funciones Lógicas y permite evaluar
una condición para determinar si es FALSA o VERDADERA. La función SI es de
gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis

=SI(condición, [si_verdadero], [si_falso]) + ENTER.

Sus argumentos son:

 Condición (obligatorio): Condición que se evaluará para saber si es verdadera o


falsa.
 si_verdadero (opcional): Valor que se devolverá si la condición es verdadera.
 si_falso (opcional): Valor que se devolverá si la condición es falsa.

Ejemplo:

El profesor de Cálculo debe generar los certificados de Aprobado a los alumnos del
grado once que obtuvieron como definitiva una nota superior a 3,5, para
determinar quién aprobó y quien reprobó utiliza la función SI, de la siguiente
manera:

1. Ubíquese en la celda donde desea el resultado.


2. Desde allí de clic en el Botón (Fx), que se encuentra ubicado en la barra de
Fórmulas.
3. En el cuadro de diálogo que aparece a continuación de Insertar función
seleccionar la categoría Lógicas, en el listado de funciones la función SI, y
posteriormente hacer clic en >Aceptar, así como puede visualizar en la siguiente
imagen:

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INSERTAR FUNCIÓN SI 1

4. Luego, diligencie las condiciones en el cuadro de argumentos de Función, en la


prueba_lógica seleccione la celda de la nota definitiva, compárela con el signo
mayor que (>) y la nota 3,5, en los valores verdadero y falso digite “aprobó” y
“reprobó” respectivamente. Recuerde que los textos deben ir entre comillas
dentro de una función, observe:

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ARGUMENTOS FUNCIÓN SI 1

Posteriormente, haga clic en >Aceptar. Y arrastre la función desde la esquina inferior


derecha de la celda, el resultado será:

OPERADORES LÓGICOS
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Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un


símbolo que representa una determinada operación. Dentro de los tipos de
operadores se encuentran los lógicos Y y O.

1. OPERADOR LÓGICO Y: devuelve el valor verdadero cuando se cumplen todas


las condiciones especificadas a la vez, si solo una de ellas no se cumple devuelve el
valor falso.

OPERADOR LÓGICO Y 1

La Sintaxis es: =Y(valor_lógico1;valor lógico2) + ENTER.

 VALOR_LÓGICO1: OBLIGATORIO. Es obligatoria al menos una prueba


lógica. Esta prueba puede ser desde una desigualdad matemática, 5>=1, hasta
una prueba de cadenas o más complejo: LARGO(A2)>7. Esta prueba lógica será
VERDADERO si se cumple y FALSO en caso contrario.
 VALOR_LÓGICO2: OPCIONAL. El segundo valor lógico es opcional, aunque
no tiene mucho sentido la función Y con solo una prueba lógica.

Puede haber tantas pruebas lógicas como se quiera, solo se tienen que añadir por
orden separadas por punto y coma (;). Se pueden poner entre 1 y 255 pruebas lógicas.

Para ejecutar la función Y existen dos formas:

1. En una hoja de Excel, ubíquese en la celda donde sea que la función arroje el
resultado; digite: Igual Y, y abra paréntesis:

INICIO OPERADOR LÓGICO Y 1


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Luego digite las condiciones y sepárelas con un Punto y Coma (;), al finalizar cierre
el paréntesis y pulse Enter.

* Tenga en cuenta que el asistente va marcando la parte de la función en la que nos


encontramos.

2. Para Insertar funciones en la hoja de cálculo haga clic en el botón de (Fx) ubicado
en la barra de fórmulas.

BOTÓN INSERTAR FUNCIÓN 1

Aparecerá la ventana de Insertar función, en la cual debe buscar en la lista de >


Seleccionar una categoría las Funciones Lógicas, y posteriormente seleccione la
Función Y y de clic en > Aceptar.

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INSERTAR FUNCIÓN Y 1

Ejemplo:

Se tiene una base de datos de los vendedores de un almacén. Para poder comisionar
deben cumplir con dos requisitos: vender más de $1.400.000 y que el pago sea de
contado; en este caso se utilizan dos pruebas lógicas para valorar si el vendedor
comisiona, la primera, mediante una desigualdad B2>=1400000 se comprueba que
el vendedor cumplió la meta. En la segunda prueba, se selecciona la celda de la
forma de pago y se iguala a la palabra “Contado”, recuerde que: El texto debe ir
siempre entre comillas. Entonces la fórmula es la siguiente:

=Y(B2>=1400000;C2=”CONTADO”) + ENTER

Para completar los datos de la tabla, se desplaza la formula al ubicarse en el recuadro


verde de la parte derecha inferior y se arrastra hasta donde se desee.

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COMPROBAR FUNCIÓN Y 1

COPIAR FUNCIÓN Y 1

 OPERADOR LÓGICO O: Devuelve el valor verdadero en el caso de que se


cumpla al menos una de las condiciones especificadas o todas ellas.
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OPERADOR LÓGICO O 1

La Sintaxis es: =O(valor_lógico1;valor lógico2) + ENTER.

 VALOR_LÓGICO1: OBLIGATORIO. Es obligatoria al menos una prueba


lógica. Podemos utilizar cualquier función, desde una desigualdad de una otra
celda a una función de cadena o incluso una igualdad interior 2+2=4. Esta prueba
lógica será VERDADERO si se cumple y FALSO en caso contrario.
 VALOR_LÓGICO2: OPCIONAL. El segundo valor lógico es opcional, aunque
no tiene mucho sentido la función O con solo una prueba lógica.

Al igual que la Función Y, y que cualquier función puede ser llamada a la celda
escribiendo directamente en la celda la función antecedida por un Igual (=), o desde
el Botón de Funciones (Fx), así:

1.
INICIO OPERADOR LÓGICO O 1

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2.

INSERTAR FUNCIÓN Y 2

ARGUMENTOS FUNCIÓN O 1

Ejemplo:
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Un profesor ha decidido que solo hará el examen final de su asignatura a los


alumnos que hayan perdido al menos un trimestre de su asignatura. Para ello en
una hoja de cálculo Excel se ubica en la celda asignada para dicha información y por
medio de la función O y del menor que (<) se determina quién debe hacer el examen,
comparando los valores de las celdas de los Bimestres con la Nota mínima 3,5 una
por una. Entonces la función quedaría así:

=O(G2<3,5;H2<3,5;I2<3,5)

COMPROBAR FUNCIÓN O 1

FUNCIÓN SI CON OPERADORES LÓGICOS

La función SI pertenece a las Funciones Lógicas de Excel, ésta evalúa una prueba
lógica o condición, y realiza una operación si el resultado es verdadero y otra
operación si el resultado es falso, así si la condición es verdadera se omite la
operación falsa y viceversa. Para evaluar la condición se emplean los operadores
lógicos que se encuentran en el siguiente cuadro:

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OPERADORES COMPARATIVOS 1

* Al usar el >= (Mayor o igual que) o el <= (Menor o igual que) SIEMPRE debe ir
primero el signo > ó < y luego el =, ya que si se escribe al contrario en Excel se
generará un error de Escritura en la formula.

La función SI se compone de tres partes:

1. La pregunta 2. Verdadero 3. Falso.

INICIO FUNCIÓN SI 1

Al llamar la función SI a una celda a través del botón de funciones (Fx), y elegirla en
la lista de Categorías de Lógica, aparecerá en la pantalla la siguiente ventana:

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Los Valores de Si Verdadero o Falso, pueden ser:

* *Formulas con operadores matemáticos (+ , - , / , * , % , ^ (potencia) o ^ (1/2) (raíz


cuadrada)).
* Funciones (suma, promedio, raíz, entre otras).
* *Una leyenda: “Soy Mayor”, “No entiendo”.

Ejemplo 1:

Una empresa de Frutas y Verduras desea conocer el valor del descuento de la


compra, teniendo en cuenta que se aplicará un descuento del 10% del valor total, SI
el valor total es mayor a $50.000 de lo contrario tiene un descuento del 5% del valor
total.

Para desarrollar el ejercicio se debe ubicar en la celda donde desea el resultado, que
en este caso es H2.

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Desde allí de clic en el Botón (Fx), y luego de seleccionar la función SI en la ventana


de Insertar Función se va a diligenciar las condiciones en el cuadro de argumentos
de Función con la información dada. Es importante antes de digitar las condiciones
identificar en el ejercicio cuál es la pregunta, lo verdadero y lo falso, así:

Una empresa de Frutas y Verduras desea conocer el valor del descuento de la


compra, teniendo en cuenta que se aplicará un descuento del 10% del valor total
(Verdadero), SI el valor total es mayor a $50.000 (Prueba_lógica) de lo contrario tiene
un descuento del 5% del valor total (Falso).

Teniendo identificada la información, ahora sí se ingresa la información en el cuadro


de Argumentos de Función:

Posteriormente se da clic en >Aceptar, quedando la función así:

EJEMPLO FUNCIÓN SI 1

Por último, dar doble clic en la en la parte inferior derecha de la celda del resultado
justo donde aparece la cruz negra para desplazar la formula a toda la tabla, en este

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ejercicio no es necesario Fijar las Celdas con F4, ya que los valores de las filas deben
ir desplazándose junto con la formula.

COPIAR FUNCIÓN SI 1

Ejemplo 2:

A partir de un listado de edades se debe colocar la leyenda “Menor de edad” en caso


de que la edad de la persona sea menor de 18 años, pero si la edad es igual o mayor
a 18, entonces debemos colocar la leyenda “Mayor de edad”.

Para resolver el problema se debe:

1. Identificar las condiciones:

A partir de un listado de edades se debe colocar la leyenda “Menor de edad” en caso


de que la edad de la persona sea menor de 18 años, pero si la edad es igual o mayor
a 18, entonces debemos colocar la leyenda “Mayor de edad”.

* Prueba_lógica * Valor_si_Verdadero * Valor_si_Falso.

2. Ubíquese en la celda donde desea que aparezca la solución, en este caso B14.
3. Digite las condiciones en el orden que le muestra el Auxiliar, separándolas por
un punto y coma (;).

4. Cierre el paréntesis y pulse la tecla > Enter.


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5. Desplace la formula hasta finalizar la tabla.

La solución será:

=SI(A15>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad")

APLICAR FUNCIÓN SI 1

Una de las principales funciones de la función Y, y la función O es utilizarla de


prueba lógica para la función SI, a continuación, verá unos ejemplos donde se
emplean lo mencionado anteriormente:
FUNCIÓN SI CON Y

Ejemplo:

Un profesor debe entregar las notas definitivas de todo el año de cada estudiante,
teniendo en cuenta el Sistema de Notas:

RANGOS VALIDACIÓN 1

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Para resolver este ejemplo se utilizará la Función SI con el operador Lógico Y, así:

=SI(Y(F2>=0;F2<=2);"I";SI(Y(F2>2;F2<=3);"A";SI(Y(F2>3;F2<=4);"S";SI(Y(F2>4;
F2<=5);"E";"CORREGIR ERROR"))))

EJEMPLO FUNCIÓN SI Y 1

Para lograr esta función se debe:

1. Ubicarse en la celda donde se desea este resultado, en este caso G2.


2. Digitar =SI + Tecla TAB + Y + (
3. Seleccionar la celda de la columna de Definitivas que es sobre la cual se va a
condicionar, en este caso F2, seguido de los valores lógicos a comparar separados
por un punto y coma (;) así: Y(F2>=0;F2<=2 , luego cerrar el paréntesis y punto y
coma: Y(F2>=0;F2<=2);
4. Posteriormente se asigna el Valor_si_Verdadero, que en este caso es la letra
correspondiente a la calificación que se desea mostrar, escrita entre comillas “I”,
seguida de un punto y coma (;).

Con ello se termina la primera condición: la letra I, para las demás letras se debe
hacer el mismo procedimiento comenzando desde el SI luego del punto y coma (;)
teniendo en cuenta el sistema de Notas.

ESTRUCTURA FUNCIÓN SI Y 1

5. Luego de crear la condición para la letra “E”, se asigna el Valor_si_Falso que en


este ejemplo es “Corregir Error”.
6. Al finalizar se cierran los paréntesis de las todas las Funciones SI hechas, es decir,
por cada SI se cierra un paréntesis.
7. Enter.
8. Desplazar la función en toda la columna de Logros

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COPIAR FUNCIÓN SI Y 1

FUNCIÓN SI CON O

Ejemplo:

La coordinadora de un colegio le informa a la persona encargada de entregar los


refrigerios que sólo se les dará refrigerios a los alumnos de Sexto a Noveno, a los
alumnos que lleguen de Decimo y Once no se les entregará.

Para este ejercicio se empleará la Función SI con el operador lógico O, así:

1. Ubicarse en la celda donde se desea este resultado, en este caso C6.


2. Digitar =SI + Tecla TAB + O + (
3. Seleccionar la celda de la columna de Curso a la cual se le aplicará el condicional,
luego crear el valor lógico con el igual y la palabra del curso que si puede tomar
los refrigerios, en este caso Sexto, séptimo, octavo y noveno, por cada curso se
debe seleccionar nuevamente la celda, digitar la palabra entre comillas y
separarlas con un punto y coma (;).

Ejemplo:

EJEMPLO FUNCIÓN SI O 1

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* Se puede escribir la palabra tal cual, es decir con espacios, mayúsculas y tildes, o se puede
seleccionar la celda donde se encuentre la palabra y fijar la celda con F4.

FUNCIÓN SI O CON ABSOLUTOS 1

4. Al terminar el valor lógico para Noveno se cierra el paréntesis de la función O y


se continua con un punto y coma.
5. Posteriormente se asignan los Valor_si_Verdadero y Valor_si_Falso.

ESTRUCTURA FUNCIÓN SI O 1

6. Y se finaliza cerrando el paréntesis de la Función SI y Enter.


7. Arrastrar la función hacia abajo hasta terminar la tabla, de esta manera se puede
comprobar que la función quedo correcta.

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COPIAR FUNCIÓN SI O 1

FUNCIÓN SI ANIDADA

La función SI anidada permite resolver cualquier situación en las que se necesite


evaluar más de una prueba lógica y ejecutar más de dos acciones. La clave es que,
en lugar de ejecutar una segunda acción, la primera función SI incluye una segunda
función SI de manera que entre ambas funciones puedan ejecutar un máximo de tres
acciones.

DIAGRAMA DE FLUJO 1

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Ejemplo:

La cajera de una Boutique al momento de facturar debe aplicar un descuento al


Subtotal de la compra dependiendo de la forma de pago, así: SI el pago es en efectivo
tendrá un descuento del 10%, SI es en tarjeta será el 7% y SI es en Cheque tendrá un
descuento del 5%, de lo contrario “No tiene descuento”.

Para solucionar el ejercicio se deben seguir este procedimiento:

1. Identifique las condiciones del Ejercicio:

La cajera de una Boutique al momento de facturar debe aplicar un descuento al


Subtotal de la compra dependiendo de la forma de pago, así: SI el pago es en efectivo
tendrá un descuento del 10%, SI es en tarjeta será el 7% y SI es en Cheque tendrá un
descuento del 5%, de lo contrario “No tiene descuento”.

* Prueba_lógica * Valor_si_Verdadero * Valor_si_Falso.

2. Ubíquese en la celda E14, frente a la palabra Descuento.


3. Digite =SI y pulse la tecla TAB.

EJEMPLO FUNCIÓN SI ANIDADA 1

4. Seguido del paréntesis va a digitar la prueba lógica E13, que corresponde a la


celda donde se digita la forma de pago, E13="Efectivo" seguido del punto y coma
(;) y el valor de verdad E11, la cual corresponde al valor del Subtotal de la
compra, E11*10%, en este momento se estaría cumpliendo la primera condición.

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(Recuerde que el Auxiliar le indica en que parte de la función se encuentra, y que


las palabras van entre “comillas”).
5. Para anidar las otras dos condiciones se digita punto y coma (;) y nuevamente la
palabra SI, abre paréntesis y digita punto y coma (;) SI(E13="Tarjeta";E11*7%; y
nuevamente SI(E13="CHEQUE";E11*5%;
6. Para asignar el valor Falso luego del punto y coma (;) se digita la palabra “No
tiene descuento”.
7. Por último, se deben cerrar tantos paréntesis como los que se hayan abierto, en
este caso tres)))

La función completa quedará:

=SI(E13="Efectivo";E11*10%;SI(E13="Tarjeta";E11*7%;SI(E13="CHEQUE";E11*5
%;"NO TIENE DESCUENTO")))

RESULTADO FUNCIÓN SI ANIDADA 1

Otra solución al ejercicio puede ser:

=SI(K13="Efectivo";K11*$H$14;SI(K13="Tarjeta";K11*$H$15;K11*$H$16))

Para esta respuesta se toma el porcentaje del pago en Cheque 5% como el Valor_Si_
Falso. Se selecciona la celda del valor del porcentaje y luego oprimir F4 para fijar la
celda, y se cierran tantos paréntesis como se abran.

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RESULTADO FUNCIÓN SI ANIDADA 2

Ahora compruebe de las dos formas y el resultado debe ser el mismo.

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