EL FRAUDE DENTRO DE LAS EMPRESAS

Para poder hablar de las formas más efectivas en que puede detectarse un fraude
dentro de una empresa, debemos empezar por cuestionarnos qué es un fraude.
Diremos en términos muy sencillos que un fraude es un crimen. Un crimen
específicamente definido como el abuso de posición, falsa representación o el
perjuicio realizado contra los derechos de otra persona por beneficio personal. Ello
quiere decir que todo fraude representa un acto de engaño que se realiza con el
objeto de obtener una ganancia personal o para provocar una pérdida a otro
individuo o actor social. Un fraude puede comprender la falsa representación de un
tercero, la manipulación engañosa (ocultamiento, o incluso la publicidad mal
intencionada) de la información o simplemente el abuso de la posición con que se
cuenta en una estructura organizacional. El fraude no reconoce estatus y está
siempre actuando en todos los niveles. Existe el fraude vía correo electrónico,
telefónicamente, por carta, por redes sociales, el fraude interno, el fraude externo,
etcétera.
Dentro de una empresa, un fraude puede ser tan simple o tan complejo como el
robo de información simple o confidencial, la transferencia mal intencionada de
fondos, el desvío de los mismos, la contratación o subcontratación de empresas
fantasma, entre muchos otros ejemplos.
Recordemos que de acuerdo a la Asociación de Examinadores de Fraudes
Certificados de los Estados Unidos (ACFE por sus siglas en inglés) en el mundo
entero, anualmente, las empresas pierden alrededor del 5% de sus ingresos debido
al fraude. Si se toman las ganancias mundiales empresariales del año 2016 como
referencia, este cinco por ciento se traduce en una pérdida global de casi cuatro
billones de dólares.

Al enfrentar la sospecha de fraude, un ejecutivo o directivo empresarial debe

descartar de forma inteligente las pistas falsas y apegarse a los hechos concretos.

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Si se siente incapaz de llegar al fondo de las cosas, siempre puede recurrir a una
auditoria externa o un investigador privado que llevarán esta investigación hasta los
últimos pequeños resquicios que pudiesen existir. Tanto si es una persona que
trabaja dentro de la empresa en que se ha presentado una sospecha de fraude
como si la labor la realiza un investigador privado especializado en el área de
fraudes de empresa, a continuación, te presentamos 10 de las formas más efectivas
en que puede detectarse un fraude dentro de la empresa.

1 . TE S TI M O NI O DE TE S TI G O S
La primera forma de realmente detectar un fraude es tan simple que resulta casi
absurdo que sea tan efectiva. Estamos hablando del testimonio de otras personas.
Quienes son testigos o sospechan haber presenciado un fraude y lo denuncian
pueden ayudar a detectar de forma rápida y expedita una situación delictiva delicada
de esta categoría. Alrededor del 40% de los fraudes detectados en una empresa se
encuentran por esta sencilla vía. Evidentemente, no es tan sencillo puesto que el
testimonio de una persona no es suficiente para probar un fraude y hará falta una
auditoría interna o una investigación más puntillosa para obtener las pruebas
suficientes para emprender las acciones necesarias para frenar esta situación y
castigar a la persona que ha estado perjudicando a la empresa. Así mismo, para
que esta aparentemente sencilla estrategia funcione, es preciso que exista dentro
de la empresa una política de puertas abiertas y una accesibilidad bien
reglamentada al interior de la organización para que un empleado que presencie la
actitud fraudulenta de otro se atreva a realizar la denuncia correspondiente. Es
fundamental que exista un ambiente de credibilidad y confianza. Ello es importante
para muchos otros aspectos dentro de una empresa, como, por ejemplo, la
existencia de motivación y un adecuado clima organizacional, pero en este caso,
muestra también ser una excelente estrategia para la detección oportuna de fraudes
internos.

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2. O BS E RV AC I Ó N DE CO M P OR T AM I E N TO
S O S P E C HO S O .
Las personas que cometen fraude normalmente muestran algún tipo de
comportamiento bastante inusual o extraño, que observado cuidadosamente puede
ser un índice bastante acertado de fraude. La persona implicada quizá no tome las
vacaciones en el momento en que le correspondían, o por el contrario, se ausente
del trabajo por varios días por el temor de ser descubierto. Si es una persona que
se encuentra en un puesto de mayor responsabilidad quizá se pueda observar que
se niega a delegar trabajo a pesar de parecer agotado y estar evidentemente
sobrecargado de obligaciones. Por supuesto, también puede presentar una actitud
a la defensiva, desarrollar alguna compulsión o vicio (repentinamente comenzar a
fumar o a beber o hacerlo de forma descontrolada), además de estar irritable y ser
poco amigable con sus subalternos y compañeros de trabajo. Nuevamente es
preciso enfatizar que el detectar este tipo de circunstancias es mucho más fácil si la
política de la empresa es de puertas abiertas y si hay un ambiente de confianza
para que cualquiera que detecte un comportamiento tan fuera de lo normal en un
compañero o directivo se atreva a hacer la denuncia correspondiente.

3 . E X I S TE N CI A DE LÍ N E AS D E DE N UN CI A AN Ó NI M A
El hecho de denunciar a un compañero de trabajo es algo que no es agradable. La
gente tiene miedo a convertirse en un “soplón” o “chivato”, en alguien indeseable
para los demás. Nadie quiere ser el que acuse al otro. Así que a pesar de que exista
una política abierta y de confiabilidad en el interior de la empresa, es probable que
se pierdan muchas probables denuncias de fraude puesto que es raro que una
persona decida voluntariamente convertirse en “aliado” de los jefes. Es en ese
sentido que la existencia de una forma anónima de denuncia puede ser una
excelente alternativa, sobre todo para empresas grandes. Esta forma anónima suele
ser una línea telefónica, puesto que al enviar un correo electrónico o dejar un

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mensaje escrito, es más fácil “rastrear” a la persona que ha realizado la denuncia.
Al existir una línea telefónica para denuncias internas, aquellos que hayan sido
testigos de una actuación fraudulenta se sienten protegidos por un auténtico
anonimato para acusar o señalar a la persona que está realizando este tipo de
actitud delictiva dentro de la organización a la que pertenecen.

4. AD M I NI S T R AC I Ó N I NT E R N A E F E C TI V A Y
AU D I T O RÍ AS I N T E RN AS
Muchas empresas piensan que una auditoría interna y externa puede ser la solución
para detectar un fraude a tiempo, pero nuevamente si nos remitimos a cifras
proporcionadas por la ACFE, este tipo de auditorías sólo ayudan a descubrir
aproximadamente el cuatro por ciento de los fraudes dentro de una empresa, contra
el siete por ciento que se descubren simplemente por accidente. Lo que resulta
auténticamente de gran ayuda para detectar sistemáticamente situaciones
fraudulentas es una administración efectiva y realizada puntillosamente en todo
momento, acompañada de periódicas auditorías internas. En una empresa en que
los empleados saben que los puestos de mayor responsabilidad están ocupados
por personas que se empeñan en realizar su labor de forma adecuada y con
honestidad y claridad, es mucho más fácil que resistan la tentación de caer en
conductas fraudulentas por sencillas y pequeñas que éstas pudieran ser. Asimismo,
el hecho de que sea un empleado dentro de la empresa el que realiza las auditorías,
implica un mayor conocimiento de los empleados, sus funciones y las características
de la organización, lo que convierte a este tipo de revisiones periódicas en una
ayuda sustancial para detectar los fraudes a tiempo.

5 . LO C AL I Z AR D O C UM E N TO S P E R DI DO S
La existencia de documentos que no se pueden localizar puede ser un indicio, un
auténtico “foco rojo” que esté señalando la posibilidad de un fraude. Evidentemente
resulta normal que algunos documentos dentro de una empresa estén fuera de lugar

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o se hayan simplemente traspapelado, pero el momento de una auditoría interna es
una oportunidad ideal para buscar explicaciones respecto a los documentos que
están ausentes y para determinar los pasos que se pueden seguir para ubicar los
elementos “perdidos”. Una técnica muy útil al respecto es que los directivos de cada
departamento, cada tanto y de manera aleatoria soliciten documentos a sus
subalternos. Esta técnica, a pesar de parecer “azarosa”, puede resultar muy útil para
la detección temprana de fugas de información, uso fraudulento de recursos o abuso
de confianza.

6 . M E DI D AS AD E C U AD AS D E AC U E RD O AL T AM AÑ O DE
L A E M P RE S A
El tamaño de una empresa incide directamente en el tipo de fraude que más
frecuentemente se pueda presentar dentro de la misma. Para los pequeños
negocios (es decir, aquellos que tienen menos de cien empleados), el tipo de fraude
más común es la emisión de cheques, ya sea el hecho de que un empleado prepare
un cheque fraudulentamente para su propio beneficio o intercepte un cheque que
iba dirigido a un tercero y lo cobre para sí mismo; así mismo, otra forma de fraude
común en pequeñas empresas es la desaparición de efectivo y la manipulación
fraudulenta de la nómina de pago de la empresa. Este tipo de situaciones no son
tan frecuentes en las grandes empresas, en que la corrupción es la forma más
presente de fraude, presentándose hasta en un cuarenta por ciento de los fraudes
detectados en organizaciones de dimensiones más amplias. Cada tipo de empresa
deberá tomar las medidas adecuadas de acuerdo a su constitución, funcionamiento
y dimensiones para evitar y detectar oportunamente las situaciones fraudulentas.
Es un error pensar que las empresas pequeñas no puedan prepararse para prevenir
y detectar los fraudes, pues pueden diseñar una política anti-fraude, establecer una
política de puertas abiertas, proporcionar capacitación anti-fraude a sus ejecutivos
y directivos y además, establecer organizacionalmente procedimientos de revisión
administrativa formales y puntuales. En cuanto a las empresas más grandes, la ya

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mencionada existencia de una línea de denuncia anónima y la periodicidad de las
auditorías internas son alternativas que se pueden sumar a las que hemos listado
para las pequeñas empresas.

7 . E X CE S O DE E M I S I O N E S DE DO C UM E NT O S O P AG O S
Así como la ausencia de documentos puede ser un índice de que hay alguna fuga
de información o recursos, una gerencia o una administración efectiva puede
detectar una ventana de fraude con la reiterada emisión de documentos o pagos en
un departamento dado de la empresa. Ninguna actividad que escape al
funcionamiento normal y fluido de la empresa debe ser obviada al buscar indicios
de fraude. Es por ello que resulta esencial que las personas que cuentan con
puestos de responsabilidad estén capacitadas y preparadas para detectar de forma
rápida y expedita las posibles situaciones que pueden ser índice de fraude.
Evidentemente, si es una temporada de mucha actividad para la empresa, es fácil
pasar por alto que haya un movimiento fuera de lo común en algún departamento o
sección, pero hay que tener en mente que cualquier actividad fuera de lo
común debe ser tratada como una posible alerta de situaciones fraudulentas. Entre
estas situaciones también podemos considerar la existencia de empleados
“fantasmas” o inexistentes, el exceso de compras o adquisiciones y la presencia de
desequilibrios en los balances financieros de la empresa.

8 . DE TE C T AR P O S I BL E S AS O CI AC I O N E S DE LI C TI V AS
Hemos hablado de la detección de actuaciones diferentes o “sospechosas” en los
individuos que conforman la organización. Ello no exime a los responsables de una
empresa de intentar detectar a conjuntos de personas que estén comportándose de
forma diferente. ¿Por qué? Pues debido al hecho de que, al trabajar de forma
conjunta, las personas que realizan fraude pueden evitar con mayor facilidad las
medidas y controles anti-fraude de una empresa y en general, hacer robos mucho
más significativos. Para un fraude individual, la extracción de recursos es siempre

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mucho menor, cuando hay al menos dos implicados la suma de las pérdidas al
menos se duplica, llegando incluso a quintuplicarse. Si hay cuatro involucrados al
menos, las pérdidas debidas a un fraude pueden llegar a ser catastróficas.

9 . CO N FI AR E N CLI E N T E S Y P R O V E E DO RE S
Normalmente las personas que suelen denunciar un fraude son otros empleados
que son testigos de situaciones fraudulentas de sus compañeros o directivos. Sin
embargo, cabe tener en cuenta también las denuncias informales que pueden
provenir de actores externos a la empresa, como es el caso de clientes, proveedores
o cualquier tipo de agente que tenga una interacción cercana y continua con los
integrantes de la empresa. Es muy raro que una persona con intereses vinculados
a una empresa dada “invente” que ha presenciado alguna conducta que pueda
indicar un posible fraude. Así que en caso de recibir una advertencia de una persona
que se encuentra fuera de la empresa, lo mejor es investigar a fondo.

1 0 . TE NE R E N TO DO M OM E N TO UN A C O N DU C T A
P RO AC T I V A
Para detectar oportunamente y prevenir la existencia de fraude dentro de una
empresa no es suficiente con esperar denuncias o los resultados de las auditorías.
Es mucho más efectivo mantenerse alerta en todo momento, preparar a los
empleados y dirigentes, modificar las políticas de la empresa, hacer controles
informáticos, realizar periódicamente auditorías internas y sobre todo, mantenerse
alerta en cuanto a la existencia de grietas o brechas de seguridad es fundamental
para reducir el impacto de un fraude en una empresa. Si detectas alguna señal de
fraude en el interior de tu empresa, no dudes en acudir a expertos en el área para
descartar situaciones que pueden implicar un daño serio e irreversible en tus
finanzas o en tus secretos industriales.

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 SEÑALES Y MÉTODOS USADOS
EN LOS DESFALCOS

• El pedir pequeñas sumas a compañeros de trabajo.

• El colocar cheques personales en la caja chica o en los fondos para cambio

(cheques sin fecha, con fecha adelantada y con fecha atrasada), pidiendo al
cajero que retenga los cheques, sin depositar o hacerlos efectivos.

• Cheques personales que han sido cobrados y devueltos por el banco por
razones anormales.

• La presencia frecuente de cobradores y acreedores en la oficina y el uso

excesivo del teléfono para espantar a los acreedores.

• El colocar en la caja chica vales sin aprobación, o persuadir a los empleados

que pueden autorizarlos, a que acepten vales que en realidad constituyen
préstamos a corto plazo.

• Dar explicaciones pomposas y sin sentido en cualquier investigación. Un

proceder raro y peculiar.

• Ser aficionado a cualquier tipo de juegos de azar, sin tener posibilidades de

afrontar las pérdidas.

• El beber excesivamente, cabaretear y asociarse con individuos de conducta

dudosa.

• El comprar automóviles y muebles costosos.

• El tratar de explicar un nivel de vida alto como consecuencia de haber

obtenido herencia, lo que muchas veces amerita una investigación
confidencial.

• El distinguirse cuando se hacen preguntas razonables; el mostrar gran

serenidad bajo un interrogatorio severo.

• El negarse a dejar a otros durante el día la custodia de los registros.

Fuentes: Métodos y señales de fraude de Estupiñan

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