Manual Organizacion de Eventos 2010

Departamento de Capacitación
“Desarrollo Profesional para Empleados

del Sector Hotelero y Turístico”
Organización
de
Eventos
EDGAR BLANCO ROZO
2010
© 2008, Educational Institute
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
OBJETIVO DEL SEMINARIO:
El SENA, el Fondo de Promoción Turística de Colombia y Cotelco han

diseñado un seminario-taller para desarrollar habilidades y convertirlas
en herramientas que permitan a los participantes planear, organizar,
operar y evaluar cualquier certamen especializado, mediante el
conocimiento de los diferentes tipos de reuniones empresariales y
sociales, la administración y el manejo financiero de los eventos, la
identificación de puntos críticos en la logística de eventos y la aplicación
de una metodología de evaluación de eventos que retroalimentará todo
el proceso de organización.
CONTENIDO:
I- LA INDUSTRIA DE LAS REUNIONES

1. Panorama general de la industria
2. Los centros de convenciones
3. Los hoteles para convenciones
4. Las ciudades para convenciones
5. El organizador profesional de eventos
6. Necesidades básicas de las reuniones
7. Tipología y Morfología
II - LOGÍSTICA DE EVENTOS
8. Planeación y organización
9. Administración de eventos
10. Operación
11. Evaluación de eventos
12. Estadísticas de los eventos
Una conferencia es una reunión de personas
importantes que individualmente no pueden
hacer nada, pero que conjuntamente pueden
decidir que no pueden hacer nada
Fred Allen
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EVENTOS
Actividades económicas asociadas a la
realización de congresos,
convenciones, viajes de incentivo y
otras reuniones asimilables a éstas
(jornadas, encuentros, conferencias,
simposios, foros, seminarios, cursos,
reuniones sociales) convocadas por
motivos profesionales y/o asociativos.
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La industria de las reuniones se ha convertido en

una fuente de ingresos, trabajos y prestigio
relativamente reciente para las grandes ciudades y
los centros vacacionales.
En esta industria, la red de comunicaciones es

extraordinariamente amplia y veloz y los recuerdos
abundantes
Las experiencias favorables de los participantes de

un evento, pueden derivar en un futuro viaje de
placer o de negocios lucrativos
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VENTAJAS PARA EL DESTINO
 Atracción de visitantes cualificados – formadores de

opinión
 Atracción de visitantes no potenciales
 Reducción de la estacionalidad en los destinos
 Aumento de permanencia (posibilidades de pre y post
tours)
 Congresos y convenciones generan un imagen de
profesionalismo
 Ingreso de recursos financieros – turista de eventos
gasta 3x más que los de ocio
 Desarrollo tecnológico y científico, en especial para la
comunidad local
 Inversiones en infraestructura y servicios.
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CARACTERÍSTICAS DEL MERCADO DE EVENTOS
 Por sus grandes ventajas, es un negocio muy

competitivo
 Los participantes de eventos técnico-científicos son
personas muy exigentes. Es fundamental la inversión
constante en facilidades y tecnologías, como manera
de sobrevivir en el mercadeo
 La atracción de eventos es un negocio de mediano a
largo plazo
 El mercadeo es muy sensible a las políticas
gubernamentales: seguridad, accesibilidad, transporte
aéreo e impuestos
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Turismo de Convenciones
PRODUCTO
FACILIDADES DE ACCESIBILIDAD
REUNIONES
 LOCACIONES  TRANSPORTADORES
ESPECIALIZADAS DE
EVENTOS (Venues) - Terrestres
 ALOJAMIENTO - Aéreos
 ALIMENTOS & ATRACTIVO - Marítimos
BEBIDAS - Fluviales
 DIVERSIÓN Y
RECREACIÓN  SERVICIOS
 AGENCIAS DE VIAJES ESPECIALIZADOS
 RENT A CAR
 CAPACITACIÓN Y NATURAL - Aduanas
FORMACIÓN ARTIFICIAL - Retenes
ESPECIALIZADA - Oficinas de
 SERVICIOS AFINES HUMANO información
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Impacto económico
Incentive
Travel 5.1%
$6.24
Conventions
Corporate &
&
Association
Exhibitions
Meetings
$67.92
$48.15 39.4% 55.5%
2004 Economic impact industry USA

www.conventionindustry.org
Total Direct Spending: $122.31 Billion
The 29th largest contributor to the gross
national product
Associations spent $81.94 billion (3/4 parts)
Corporate spent $40.37 billion
35% se hacen en hoteles y otras facilidades

24% de pasajeros de transporte aéreo
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Fuentes de información
http://www.mpiweb.org/cms/mpiweb/default.aspx
http://www.iccaworld.org/
http://www.wttc.org/
http://www.world-tourism.org/ http://www.conventionindustry.org/
http://www.destinationmarketing.org/index.asp http://www.cocalonline.com/home.htm
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El mercado de eventos en Colombia
Las ciudades que más eventos organizan en

Colombia son:
Bogotá (52%), Cartagena (22%), Medellín (15%)
La participación promedio durante el año 2005, fue
de 350 personas
Las temáticas más comunes son:
Medicina (30%), Administración (16%), Mercadeo
(9%), Educación (5%)
El 48% de los Eventos, se llevaron a cabo en
Hoteles de ciudad, el 16% en Centros de
Convenciones, el 7% en clubes, el 4% en Resorts y el
3% en otras locaciones.
La duración promedio de los eventos es de 2.25
días.
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El auge de las reuniones
La Edad Media
Los Deportes
El transporte aéreo
Las Asociaciones de Profesionales
La estabilidad económica
Las necesidades de actualización
La Globalización
Ciudades de segunda línea
Crecimiento de C.C.
Organizadores de eventos
La tecnología en las reuniones
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS El auge de las reuniones
Desarrollos básicos
HOTELES PARA SALONES DE

CONVENCIONES REUNIONES
AUGE DE LAS
REUNIONES
CIUDADES PARA
CONVENCIONES EL OPC
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INSTALACIONES PARA REUNIONES

Hoteles All suites
Centros de conferencias
Hoteles resort
Hoteles de centro de ciudad
Hoteles suburbanos
Hoteles aeropuerto
Motor hoteles
Condominios
Barcos cruceros
Universidades
Empresas
Centros especializados
Centros de Convenciones
Otros Venues
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Las ciudades para convenciones
 Ciudades de 3ra. línea

 Ciudades de 2da. línea
 Ciudades de 1ra. línea
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El Organizador profesional de Eventos
 Administrador
 Coordinador
 Líder
 Asesor
Actividad Interdisciplinaria
Normas básicas de Organización

de Eventos
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ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS
Ley 300 de 1996 – Art. 100
“DE LOS OPERADORES PROFESIONALES DE

CONGRESOS, FERIAS Y CONVENCIONES. Son
operadores profesionales de congresos, las
personas naturales o jurídicas legalmente
constituidas que se dediquen a la organización
de certámenes como congresos, convenciones,
ferias, seminarios y reuniones similares, en sus
etapas de gerenciamiento, planeación,
promoción y realización, así como a la asesoría
y/o producción de estos en forma total o
parcial.”
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS El auge de las reuniones
Necesidades básicas de las reuniones
NORMAS
REGLAMENTACIONES
ASOCIACIONES
 Servicios Publicitarios
 Medios de Comunicación
 Guías de Turismo
ESTRUCTURA  Impresos - Tipografías
 Suministros para
Exposiciones
 Interpretes y Traducción
 Servicios de Personal
 Suministros de A & B
 Servicios de Transporte
 Agencias de Viajes
 Servicios Recreativos
 Servicios de Alojamiento
 Organizadores Profesionales
de Congresos
SERVICIOS PÚBLICOS
LOCACIONES
INFRAESTRUCTURA VÍAS DE ACCESO
ATRACTIVO TURÍSTICO
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NECESIDADES BÁSICAS DE LOS EVENTOS
OPC
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS El Organizador de eventos
Concepto de Imagen
ADMINISTRADOR
ASESOR LIDER
COORDINADOR
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Objetivos de todo evento
Además de los objetivos específicos

de cada Evento, estos deben:
Fortalecer la IMAGEN
Presentar en sus de la entidad
múltiples aspectos organizadora, con
la mejor una difusión
adecuada de los
IMAGEN
fines y funciones que
del lugar sede del cumple a nivel
evento nacional o
internacional
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NACIONALES DELIBERATIVAS
Son aquellas que se Son aquellas donde se

promocionan deciden o gestionan las
TIPOLOGÍA políticas de las
y se comercializan
organizaciones de poder.
dentro de las Sus conclusiones son de
fronteras de un país carácter obligatorio.
REUNIONES
INTERNALES. NO DELIBERATIVAS
Son aquellas que se Son aquellas que se

promocionan organizan con fines de
y se comercializan formación y/o información
o simplemente intercambio
mas allá de las
de conocimientos
fronteras de un país
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NOMBRE: CONFERENCIA
TIPO: 1. Deliberativa, Nacional o Internacional
2. No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICION: 1. Reunión formal, oficial, al nivel mas elevado de un cuerpo

constitucional
2. Exposición de un tema particular por parte de un experto
ante un auditorio
OBJETIVO: 1. Estudiar problemas de interés nacional o internacional, con el

fin de solucionarlos, elaborar acuerdos, tratados y tomar
decisiones
2. Compartir el conocimiento y la experiencia de un especialista
con unos asistentes interesados
DURACION: 1. Sin límite, por lo general muy corta

2. No debe sobrepasar una hora y media
PARTICIPACION: 1. No tiene límite, pueden ser 2 o 15000 personas. Asisten las

máximas jerarquías relacionadas con el tema en cuestión
2. No tiene límite. Asisten personas interesadas en el tema
PROTOCOLO: 1. Siempre tiene, depende de las personalidades asistentes

2. Mesa principal al frente, donde se ubique el organizador y
el conferencista
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NOMBRE: ASAMBLEA GENERAL

TIPO: Deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICION: Reunión formal, estatutaria, ordinaria o extraordinaria de los

miembros pertenecientes a una misma Empresa o Asociación
OBJETIVO: Estudiar problemas que afecten a la empresa o asociación,

tomar decisiones y aprobar cambios
DURACION: Reuniones muy cortas, de menos de un día
PARTICIPACION: Sin límite, depende de la cantidad de miembros pertenecientes

a la empresa o asociación
PROTOCOLO: La misma jerarquía existente en la empresa o asociación

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NOMBRE: COMITÉ Y/O COMISIÓN

TIPO: 1. Deliberativa, Nacional o Internacional
2. No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICION: 1. Reunión formal, de un órgano de control o consulta, en la

mayoría de los casos prevista estatutariamente, para tratar un
tema determinado
2. Sesión de trabajo de una reunión, encargada de tratar una
parte del programa ordinario y de trasmitir las conclusiones
a la plenaria, para su eventual aprobación
OBJETIVO: 1 - 2. Permitir más agilidad en el desarrollo del programa y

aportar recomendaciones y alternativas para tomar decisiones
sobre un tema particular
DURACION: 1. Sin límite, puede ser permanente

2. Muy corta, generalmente esta relacionada con la duración de
la actividad citada
PARTICIPACION: 1. Limitada. Deben ser muy pocas personas

2. Limitada a los especialistas en el tema
PROTOCOLO: 1- 2. Un coordinador que presida

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NOMBRE: COLOQUIO
TIPO: No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICION: Reunión semiformal multidisciplinaria, constituida por un grupo

de especialistas invitados a título personal por una entidad para
tratar un tema específico
OBJETIVO: Analizar un tema particular con la participación de expertos

con el fin de profundizar su conocimiento, buscando una
participación activa de los expositores. No necesariamente
debe llegarse a un acuerdo
DURACION: Muy corta, máximo medio día
PARTICIPACION: Muy pocas personas, asisten únicamente los expertos en el

tema
PROTOCOLO: Ninguno en particular, algunas veces requieren de un

moderador
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NOMBRE: PANEL
DEFINICION: Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan

sus puntos de vista sobre un tema determinado, con discusión
entre ellos. Permite la participación de una audiencia por medio
de preguntas.

participación activa de los asistentes. No necesariamente
DURACION: Muy corta, máximo dos días
PARTICIPACION: Tiene límite el auditorio puede llegar a unas 100 personas
PROTOCOLO: Ninguno. Siempre requiere de un moderador

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NOMBRE: SIMPOSIO
DEFINICION: Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan

sus puntos de vista sobre un tema determinado, sin discusión
entre ellos. Permite la participación de una audiencia por medio
de preguntas.

participación activa de los asistentes. No necesariamente
DURACION: Muy corta, máximo dos días
PARTICIPACION: Tiene límite el auditorio puede llegar a unas 100 personas
PROTOCOLO: Ninguno. Siempre requiere de un moderador

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NOMBRE: FORO
DEFINICION: Reunión bastante informal en la que un grupo de personas trata

un tema de interés específico
OBJETIVO: Permitir a una audiencia expresarse libremente sobre un tema

específico para el enriquecimiento de su propio conocimiento
DURACION: Muy corta, máximo medio día
PARTICIPACION: Tiene límite, los participantes no deben sobrepasar de veinte
PROTOCOLO: Ninguno. Algunas veces requiere de un orientador

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NOMBRE: SEMINARIO
DEFINICION: Reunión formal de carácter educativo, asimilable a una práctica

de estudio o de perfeccionamiento. Debe ser lo más practica
posible, si el tema lo permite.
OBJETIVO: Impartir conocimiento o beneficiar a los participantes con la

experiencia de expertos sobre un tema particular
DURACION: Sin límite, puede durar uno o más días
PARTICIPACION: Máximo 50 personas. Debe dirigirse a personas que tengan un

mismo nivel de capacitación y/o experiencia en el tema a tratar
PROTOCOLO: Alguno, principalmente en la primera y última sesión

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NOMBRE: REUNIONES EMPRESARIALES

DEFINICION: Reuniones limitadas a personas de una misma entidad.
OBJETIVO: Actualizar a los participantes sobre aspectos internos de la

empresa
Tratar problemas específicos y dar soluciones a los mismos
DURACION: Sin límite aunque generalmente son reuniones cortas
PARTICIPACION: Sin límite. Asisten todos o una parte de los empleados de

la empresa
PROTOCOLO: Ninguno en particular. Se deben considerar las jerarquías de

la empresa
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NOMBRE: REUNIONES DE INCENTIVOS

DEFINICION: Reunión limitada a personas de una empresa o sociedad

comercial, sin ningún tipo de actividad académica
OBJETIVO: Premiar a las personas de la empresa por el cumplimiento de

unas metas pre-establecidas
DURACION: Sin límite, varía de acuerdo a la actividad programada
PARTICIPACION: Limitada a las personas de un mismo nivel jerárquico dentro

de la empresa
PROTOCOLO: Ninguno
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NOMBRE: VIAJES DE FAMILIARIZACION

DEFINICION: Reuniones a las que se invita a un grupo de personas para que

visiten una o varias organizaciones y conozcan sus facilidades
OBJETIVO: Dar a conocer los bienes y servicios de las organizaciones

mencionadas con el fin de que los participantes los puedan
vender posteriormente
DURACION: Sin límite, depende de las actividades programadas
PARTICIPACION: Limitada a grupos pequeños de 20 a 50 personas
PROTOCOLO: Ninguno
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NOMBRE: FERIAS Y EXPOSICIONES

DEFINICION: Reuniones donde se expone mercancía por un periodo de tiempo

determinado en un mismo recinto dividido en pabellones y
stands, a un grupo de personas interesadas en los productos
expuestos. Requieren gran cantidad de servicios y son muy
complejas en su organización. Se clasifican en Universales
(exponen productos de todo tipo) y Monográficas (exponen un
solo tipo de productos)
OBJETIVO: Estimular el mercadeo de los elementos expuestos propiciando

un acercamiento entre vendedores y compradores en un mismo
lugar y tiempo
DURACION: Sin límite
PARTICIPACION: No tiene límite. Se compone de expositores y compradores
PROTOCOLO: Inauguración e invitación de personalidades

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NOMBRE: CONGRESO Y CONVENCION

DEFINICION: Reunión que trata un tema de interés particular, tiene una

participación abierta a todo el que le interese, requiere gran
cantidad de servicios, alterna dentro de su programa actividades
recreativas y turísticas, por lo general trabaja con comités y
sesiones generales y su proceso de organización, desarrollo y
conclusiones están destinadas a recibir una gran publicidad.
Es la reunión por excelencia
OBJETIVO: Permitir el intercambio y asimilación de ideas, información y

conocimiento técnico entre personas que tienen los mismos
intereses
DURACION: Por lo general de dos a cinco días
PARTICIPACION: No tiene límite
PROTOCOLO: Cada actividad del programa requiere su propio protocolo

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NOMBRE: REUNIONES SOCIALES

TIPO: No deliberativa, Local
DEFINICION: Reuniones formales o informales donde se celebran ciertos

acontecimientos especiales. Generalmente requieren de
excelentes servicios de alimentos y bebidas
OBJETIVO: Celebrar convenientemente un acontecimiento especial como:

Nacimientos, Bautizos, Primeras Comuniones, Confirmaciones,
Cumpleaños, Grados, Fiestas en casa, Navidades, Bodas,
Velorios, etc.
DURACION: Muy corta
PARTICIPACION: Limitada a los invitados
PROTOCOLO: Dependiendo de la formalidad, requiere de la aplicación

de normas de etiqueta y protocolo
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NOMBRE: REUNIONES POLITICAS

DEFINICION: Reuniones donde se plantean asuntos de tipo político,

organizadas por diferentes entidades con intereses proselitistas.
Se incluyen dentro de este grupo debates y discursos. Pueden
combinarse con actividades de alimentos y bebidas
OBJETIVO: Propiciar el apoyo y la adhesión a determinadas ideologías

políticas
DURACION: Son reuniones muy cortas. Generalmente no duran más de dos

horas
PARTICIPACION: No tiene límite. Se busca que asistan muchas personas
PROTOCOLO: Ninguno en particular. Se requieren de animadores y oradores

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NOMBRE: FESTIVALES
DEFINICION: Reuniones que promueven programas o actividades relacionadas

con las artes escénicas o la gastronomía. Por lo general
conllevan una premiación
OBJETIVO: Mostrar las características de una actividad del arte o la

gastronomía, con el fin de promover dicha actividad
DURACION: Por lo general una semana
PARTICIPACION: No tiene límite
PROTOCOLO: Ninguno en particular

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NOMBRE: EVENTOS DEPORTIVOS

TIPO:
No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICION: Eventos de actividad física y mental que presuponen

entrenamiento y competencia
OBJETIVO: Estimular las actividades físicas y mentales mediante la

realización de prácticas y competencias deportivas
DURACION: Sin límite
PARTICIPACION: Sin límite. Depende de las locaciones
PROTOCOLO: Ninguno en particular, banderas e himnos

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NOMBRE: RUEDA DE PRENSA

TIPO: No deliberativa, Nacional
DEFINICION: Reunión convocada por una organización o personaje, para

informar sobre un tema a la opinión pública a través de los
medios de comunicación
OBJETIVO: Dar a conocer información de interés general mediante la

utilización de diferentes medios de comunicación
DURACION: Muy corta. Máximo una hora
PARTICIPACION: Limitada al informador y los representantes de los medios
PROTOCOLO: Ninguno en particular

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NOMBRE: ENCUENTRO
TIPO:
DEFINICION:
OBJETIVO:
DURACION:
PARTICIPACION:
PROTOCOLO:
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NOMBRE: MESA REDONDA

TIPO:
DEFINICION:
OBJETIVO:
DURACION:
PARTICIPACION:
PROTOCOLO:
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NOMBRE: TALLER
TIPO:
DEFINICION:
OBJETIVO:
DURACION:
PARTICIPACION:
PROTOCOLO:
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MORFOLOGÍA – LA OFERTA
Locales
Conferencias Regionales
Asambleas Nacionales
Comité Internacionales
Coloquio
Panel
Simposio Periodicidad
Foro Duración
Seminarios, talleres Estacionalidad
Viajes de familiarización Idioma
Ferias y exhibiciones Temática
Reuniones sociales
Eventos deportivos
Eventos culturales Públicas
Privadas
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Quién es el cliente?
Personas naturales Género

individuales Edad
Estado civil
Estrato socio-económico
Personas naturales
Localización geográfica
en grupo Hábitos de compra
Naturaleza jurídica
Personas jurídicas Trayectoria comercial
oficiales Estructura empresarial
Directivos
Personas jurídicas Actividad – Sector
privadas Tamaño
Localización
SEGMENTACIÓN
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REUNIONES PROFESIONALES
Estructura Organizacional
Organizador Oficial
Comités
Director ejecutivo Asesores
OPC
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REUNIONES PROFESIONALES
Un Evento es una entidad independiente,
que existe por un tiempo limitado.
Entidad que se comporta como un
sistema formado por componentes
propios, que se deben interrelacionar
adecuadamente.
Para asegurar el ÉXITO todas las
reuniones se deben considerar como:
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LOGÍSTICA Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
GERENCIAMIENTO DEL EVENTO
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
OPERACIÓN
EVALUACIÓN
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Planeación:
Determinación de los parámetros
fundamentales que guiaran el trabajo
de organización.
Organización:
Ordenamiento coordinado, de todos
los elementos que van a hacer parte
del Evento, de tal manera que se
puedan ejecutar en el momento de la
Operación.
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PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Qué se va a hacer?
Porqué se va a hacer?
Para quiénes se va a hacer?
Cuándo se va a hacer?
Dónde se va a hacer?
Cómo se va a hacer?
Cuánto va a costar?
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Qué se va a hacer ?
NOMBRE:
TIPO:
DEFINICION:
OBJETIVO:
DURACION:
PARTICIPACION:
PROTOCOLO:
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Porqué se va a hacer ?
Determinación de Objetivos
Implícitos
Específicos
en todo
del
Evento
Evento
ORGANIZADOR ORGANIZADOR
OFICIAL PROFESIONAL
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Para quiénes se va a hacer ?
Personas naturales Género

individuales Edad
Estado civil
Estrato socio-económico
Personas naturales
Localización geográfica
en grupo Hábitos de compra
Naturaleza jurídica
Personas jurídicas Trayectoria comercial
oficiales Estructura empresarial
Directivos
Personas jurídicas Actividad – Sector
privadas Tamaño
Localización
SEGMENTACIÓN
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Composición de los participantes

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Cuando se va a hacer ?
SELECCION DE LA FECHA
 Clase de Participantes
 Objetivos del Evento
 Costos, temporadas, clima
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Dónde se va a hacer ?
SELECCION DE CIUDAD SEDE

 Tipo y Objetivos de la Reunión
 Clase de Participantes
 Localización Geográfica
 Transporte
 Capacidad Económica
 Salones de Reunión
 Atractivos Turísticos
 Otros Eventos
 Facilidades
 Hoteles
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Dónde se va a hacer ?
HOTELES, SALONES DE REUNIÓN Y

OTRAS LOCACIONES
CALIDAD EN EL SERVICIO DE A y B
NUMERO, TAMAÑO Y TIPO DE HABITACIONES
EFICIENCIA EN EL PROCESO DE CHECK – IN
EFICIENCIA EN EL PROCESO DE CHECK – OUT
FACILIDADES QUE BRINDA EL HOTEL
OTROS SERVICIOS DEL HOTEL

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Los Hoteles, salones y otras locaciones que

ofrezcan Servicios para Eventos, deben
suministrar la siguiente información:
1. Lista detallada de la cantidad y tipo de Habitaciones
2. Descripción de los Salones de Reunión, con planos que
incluyan escalas precisas, altura del techo,
localización de postes, divisiones, accesos y
capacidades
3. Listado del Equipo técnico y sus especificaciones
4. Descripción, servicio, capacidad, horarios y tipos de
Restaurantes, Bares, Cafeterías, etc. y de sus
facilidades Deportivas y Recreativas
5. Carta de Banquetes
6. Distancia de hoteles, salones y atractivos
7. Facilidades de transporte
8. Áreas de exhibición
9. Lista de Otros Servicios que ofrezca el lugar
10. Tarifas de todos los Servicios
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Cómo se va a hacer ?
ACTIVIDADES SERVICIOS DE APOYO

ESPECIALES - Oficinas de Convenciones
-Alimentos y bebidas y Visitantes
-Deportivas, recreativas - Líneas aéreas
y turísticas - Agencias de Viajes
FACILIDADES PERSONAL DE ATENCION
- Equipo - Selección
- Servicios especializados - Honorarios y condiciones
- Material Impreso - Capacitación
PROMOCION CONTROLES Y
- Difusión REGLAMENTOS
- Comercialización - Orden
- Disciplina
- Diseño del programa
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FOLDER DE TRABAJO
El Folder de trabajo, tiene su

origen en los check-list o listados
de chequeo que se realizan en
diferentes actividades.
Básicamente, consiste en una

relación discriminada de cada
una de las actividades que
conforman el programa.
FOLDER DE TRABAJO
HORARIO DE ACTIVIDADES
Organizador Oficial ___________________________________________________________

Evento _________________________________ Fecha______________________________
hora actividad ubicación No. pax pagina

a.m.7:
8:
9:
10:
11:
12:
p.m.1:
2:
3:
4:
5:
6:
7:
8:
9:
FOLDER DE TRABAJO
REGISTRO
Organizador Oficial ______________________ Evento_______________________

Hotel Sede __________________________________________________________________
Fecha ____________________________________ Hora _____________________________
1. Ubicación________________________________________________________________
2. No. de Mesas__________________________ 3. Sillas ________________________
4. Señalización _________________________ 5. Casilleros ___________________
6. Computadoras _______________________ 7. Teléfonos ____________________
8. Carteleras ___________________________9. Folletos _____________________
10. Decoración ____________________________________________________________
11. Iluminación ____________________________________________________________
12. No. de Empleados ______________________________________________________
13. Cajas ___________________________________________________________________
14. Organización de las Mesas ___________________________________________
(Utilice la parte de atrás de la hoja para hacer el bosquejo)
15. Requerimientos adicionales __________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
16. Evaluación ____________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
FOLDER DE TRABAJO
CONFERENCIA

Hotel Sede _________________________________________________________________
Fecha ____________________________________ Hora ____________________________
Conferencista ____________________________________________________________
1. Ubicación________________________________________________ 2. No. de Asistentes ________________________________________

3. Tipo de Sillas ___________________________________________ 4. Mesas ____________________________________________________
5. Organización ___________________________________________ 6. Escenario _______________________________________________
7. Mesa Principal __________________________________________ 8. Iluminación ______________________________________________
9. Sonido ___________________________________________________ 10. Micrófonos _____________________________________________
11. Grabación _____________________________________________ 12. Filmación _______________________________________________
13. Equipos audiovisuales 14. Atriles __________________________________________________
Retro-proyector ____________ 15. Banderas _______________________________________________
Diapositivas ____________ 16. Papelógrafos __________________________________________
TV ____________ 17. Borrador _______________________________________________
VHS ____________ 18. Marcadores ____________________________________________
BETA ____________ 19. Jarra y vaso con agua _________________________________
Tablero Electrónico ____________ 20. Fotógrafo _____________________________________________
Video-beam ____________ 21. Electricista ___________________________________________
Señalizador Láser____________ 22. Sala de descanso ______________________________________
Pantalla ____________ 23. Ceniceros ______________________________________________
Otros ____________ 24. Teléfonos ______________________________________________
_____________ 25. Computadoras _________________________________________
26. No. de Empleados ______________________________________ 27. Acomodadores ________________________________________
28. Ruidos cercanos ______________________________________ 29. Aire Acondicionado ___________________________________
30. Requerimientos Adicionales _________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
31. Evaluación ___________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
32. Bosquejo del Salón (Utilice la parte de atrás de la hoja)
FOLDER DE TRABAJO
ACTIVIDADES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Hotel Sede __________________________________________________________________
Fecha ____________________________________ Hora _____________________________
Tiempo y Número de garantía final ____________________________________________
________ Desayuno ____________ Coffee ____________ Almuerzo ____________ Cena
1. Ubicación _____________________________________ 2. No. de Asistentes ______________________________

3. Organización _________________________________ 4. Escenario _____________________________________
5. Mesa Principal _______________________________ 6. No. de Mesas__________________________________
7. Menú ________________________________________ _________________________________________________
________________________________________ __________________________________________________
________________________________________ __________________________________________________
8. Tipo de Servicio ______________________________ 9. Licores _________________________________________
10. Decoración _________________________________ 11. Centros de Mesa _____________________________
12. Atriles ______________________________________ 13. Micrófonos ___________________________________
14. Sonido _______________________________________15. Iluminación ___________________________________
16. Aire Acondicionado ________________________ 17. Espectáculos ________________________________
18. Fotógrafo __________________________________ 19. Filmación _____________________________________
20. Equipos Audiovisuales _____________________ 21. Electricista __________________________________
22. No. de Empleados ___________________________ 23. Sala de descanso ____________________________
24. Discursos ___________________________________ 25. Numeración de las Mesas ___________________
26. Tarjetas de Menú ___________________________ 27. Tarjetas de Nombre _________________________
28. Requerimientos Adicionales ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
29. Evaluación ______________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
FOLDER DE TRABAJO
RECEPCIONES

Hotel Sede __________________________________________________________________
Fecha ____________________________________ Hora _____________________________
Tiempo y Número de garantía final ____________________________________________
________ Coctel ____________ Fiesta ____________ Banquete ____________ Otro
1. Ubicación _____________________________________ 2. Lugar Alterno __ ______________________________

3. No. de Asistentes_____________________________ 4. Escenario _____________________________________
5. No. de Bares _________________________________ 6. No. de Mesas para pasabocas_________________
7. No. de Meseros_______________________________ 8. Organización __________________________________
9. Marcas de Licor _____________________________ 10. Tipos de Licor _________________________________
_____________________________ _________________________________
11. Costo ________________ Por trago ______________________ Por Persona _______________________
12. Menú ____________________ ____________________ ____________________ ____________________
____________________ ____________________ ____________________ ____________________
13. Costo ________________ Por orden ______________________ Por Persona ______________________
14. Tipo de Servicio ____________________________ 15. Decoración ___________________________________
16. Atriles ______________________________________ 17. Micrófonos ___________________________________
18. Sonido _______________________________________19. Iluminación ___________________________________
20. Aire Acondicionado ________________________ 21. Espectáculos ________________________________
22. Fotógrafo __________________________________ 23. Filmación _____________________________________
24. No. de Empleados ___________________________ 25. Sala de descanso ____________________________
26. Requerimientos Adicionales ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
27. Evaluación _______________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
FOLDER DE TRABAJO
EVENTOS ESPECIALES

Hotel Sede _________________________________________________________________
Fecha ____________________________________ Hora ____________________________
Tipo de Evento _____________________________________________________________
1. Ubicación _____________________ 2. Lugar Alterno ______________________

3. No. de Asistentes _____________ 4. Escenario ___________________________
5. Detalles ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
6. Requerimientos Adicionales ___________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
7. Evaluación ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Edgar Blanco R.
edblanco@etb.net.co
Diseño técnico del programa

Consiste en saber combinar adecuadamente
todos los elementos que componen un
programa.
OBJETIVOS:
 Mantener en todo momento el animo de

los participantes
 Crear un ambiente agradable durante el
evento
 Brindar Novedad y variedad
 Evitar al máximo el aburrimiento y la
monotonía.
Edgar Blanco R.
edblanco@etb.net.co
Diseño técnico del programa
 Entrega de Credenciales
 Ceremonia de Apertura
 Clasificación de los Conferencistas
 Presentación de Audiovisuales
 Equipos y Material
 Sesiones de Trabajo
 Refrigerios
 Actividades Especiales, Actividades para acompañantes
 Ceremonia de Clausura
 Iniciativa y Creatividad del OPC
 Conocimiento del Programa
 Programas Opcionales
 Flexibilidad
Edgar Blanco R.
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Cuánto va a costar ?
FINANCIAMIENTO PRESUPUESTO
 Presupuesto disponible  Se debe crear un

 Inscripciones presupuesto individual
 Subsidios para cada Evento y un
 Venta de tiquetes para presupuesto para su
eventos especiales organización como un todo
 Alquiler de Espacios de  Factores a tener en cuenta

en el presupuesto
exhibición
 Ingresos y Gastos
 Concesiones de ventas
 Punto de equilibrio, costos
 Ventas de souvenir y/o
fijos y variables
publicaciones
 Margen bruto
 Patrocinios  Determinación de precios
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Patrocinios
El papel de los patrocinadores en el mundo de los Eventos

La necesidad de ROE. (Return on Event)
Programas de patrocinadores. Gana – Gana
El patrocinio se define, como la relación entre un

patrocinador y los participantes de un evento, en la cual el
patrocinador da un dinero o paga una clase de tarifa para
poder explotar comercialmente su asociación potencial con
los participantes del evento.
Es una forma de marketing, donde las características
demográficas y sicográficas de los participantes coinciden
con las necesidades del patrocinador y esto le permite llegar
fácilmente a un grupo de Clientes potenciales. También son
patrocinadores, algunos proveedores del Organizador Oficial
Edgar Blanco R.
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Patrocinios
LOS TIPOS DE EVENTOS QUE MAS SE PATROCINAN SON:
Eventos Cívicos
Eventos Culturales
Eventos deportivos
Congresos, conferencias y eventos educacionales
Eventos de entretenimiento y turísticos
Exposiciones y eventos comerciales
LOS TIPOS DE EVENTOS QUE MENOS SE PATROCINAN SON:
Reuniones empresariales
Eventos Sociales
Eventos para recoger fondos
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Patrocinios
Metodología para consecución de patrocinadores:
1. Lista de Patrocinadores potenciales

2. Lista y cotización de los Elementos y/o
Actividades a patrocinar
3. Visita Personal al posible Patrocinador
4. Indicación clara de cuál va a ser su Publicidad
ROE
5. Servicios que se le van a prestar
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Presupuesto
El Presupuesto de un Evento, es técnicamente

sencillo de elaborar. Básicamente es un flujo de
caja, en otros términos es decir:
“Cuánto va a costar?” y
“De dónde va a salir el Dinero?”.
Consiste en un listado de Ingresos, un listado de egresos

y una liquidación, que debe ajustarse periódicamente,
para llegar a la Operación sin mayores variaciones.
EL ÉXITO DEL PRESUPUESTO, CONSISTE EN NO

OLVIDAR NI REPETIR NINGUN RUBRO, TANTO EN
INGRESOS COMO EN EGRESOS.
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PRESUPUESTO CONDENSADO
CONCEPTO CANTIDAD V/UNIT. V/TOTAL
INGRESOS
Presupuesto disponible $______ $______

Inscripciones Delegados
Inscripciones Acompañantes
Otras Inscripciones
Subsidios
Alquiler Espacios Exhibición
Venta de Publicaciones
Otras Ventas
Patrocinios
Otros Ingresos
TOTAL INGRESOS $______ $______

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EGRESOS
Alojamiento $______ $______

Alimentos y Bebidas
Transportes
Alquiler Salones de Reunión
Alquiler Stands
Alquiler Equipos
Actividades Especiales
Papelería e Impresos
Honorarios
Promoción y Publicidad
Otros Egresos
TOTAL EGRESOS $______ $______

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LIQUIDACION
Total Egresos $ ______ $ ______
+ Gastos de Administración
+ Imprevistos (3 - 15 %)
+ Presupuesto disponible
+ Utilidad deseada
TOTAL
DINERO A CONSEGUIR $ ______ $ ______
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PRE-EVENTO
DEFINICIÓN DEL PROGRAMA
INFORMACIÓN AL PERSONAL DEL LUGAR
CUENTA MAESTRA
ULTIMAR DETALLES, CAMBIOS Y AJUSTES
EVENTO
RECIBIMIENTO Y REGISTRO
MONTAJE DE SALONES Y MESAS
ATENCIÓN A PARTICIPANTES
MANEJO DE PERSONAS VIP
ATENCIÓN A ACOMPAÑANTES
CONTROL Y SUPERVISIÓN
REUNIÓN DIARIA CON EMPLEADOS
POST-EVENTO
REVISIÓN CUENTAS Y FACTURACIÓN
DESPACHO DE MATERIAL
CARTAS DE AGRADECIMIENTO
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EVALUACIÓN DE EVENTOS
Se debe tener una metodología para una evaluación

integral que permita evaluar de una manera sistemática a
los integrantes del comité organizador, a las diferentes
actividades y a los procesos de organización.
La evaluación debe contribuir al establecimiento de
modelos administrativos y operacionales, a plantear
nuevas estrategias y ajustar estructuras
organizacionales.
La evaluación es primordial para complementar el trabajo
del OPC, ya que la experiencia adquirida
será la base de futuros Eventos.
Edgar Blanco R.
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Algunos de los indicadores que se pueden

utilizar para medir los resultados son:
 Participantes esperados Vs. Asistencia real

 Expositores esperados Vs. Expositores inscritos
 Inscripciones cobradas Vs. Inscripciones
presupuestadas
 Alquiler de stands real Vs. Alquileres
pronosticados
 Ponentes esperados Vs. Ponentes que asistieron
 Cumplimiento de horarios Vs. Retrasos
 Gastos esperados Vs. Gastos reales
 Ingresos presupuestados Vs. Ingresos reales
 Utilidades presupuestadas Vs. Utilidades reales
 Participantes satisfechos Vs. Participantes No
satisfechos
Edgar Blanco R.
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El OPC debe ser objetivo ya que ante todo, se trata

de una AUTOEVALUACION. Algunas preguntas que
se puede hacer son:
 ¿ He sido un buen administrador, coordinador ?

 ¿ Estoy satisfecho con los logros alcanzados ?
 ¿ Trabajé organizada y proactivamente ?
 ¿ Realicé y utilicé el folder de trabajo ?
 ¿ Las actividades se iniciaron en los horarios
previstos ?
 ¿ Qué fue lo que más me gustó del Evento ?
 ¿ Qué fue lo que menos me gustó del Evento ?
 ¿ Mis colaboradores fueron eficientes ?
 ¿ Me gusta ser OPC ?
Edgar Blanco R.
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METODOLOGÍA EBR
Evaluación Evaluation
Basada en Beyond
Realidades Reminder
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METODOLOGÍA EBR
Lo primero que debe hacerse es

contestar las siguientes preguntas, lo
que permitirá diseñar su estrategia de
Evaluación:
Qué quiere evaluar y porqué ?

Qué quiere saber de lo que va a evaluar ?
De quién va a obtener la información ?
Cómo va a obtener la información ?
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Qué quiere evaluar y porqué ?

Pregúntese, cuál de cada una de las tareas y
actividades que desarrolló en las etapas
anteriores quiere evaluar.
No olvide listar todo lo que hizo. Por ejemplo,
si se cumplieron los objetivos, si las
estrategias planificadas y diseñadas
funcionaron, si la fecha fue adecuada, si el
lugar fue el correcto, si los programas se
cumplieron en su totalidad, si los
conferencistas fueron buenos, si los resultados
fueron los esperados, etc. Pregúntese también
cuál es la principal razón para querer evaluar
cada punto.
Edgar Blanco R.
edblanco@etb.net.co
Qué quiere saber de lo que va a evaluar ?
Determine cuál o cuáles son los

aspectos más relevantes de cada una
de los tópicos que quiere evaluar. Esto
le indicará, que debe investigar en
cada uno de los puntos a evaluar.
También, le permitirá diseñar los
instrumentos más adecuados para
obtener la información necesaria que
le brindará una correcta evaluación de
cada ítem.
Edgar Blanco R.
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De quién va a obtener la información ?
COMPOSICIÓN DE LOS PARTICIPANTES
1. Delegados
1
2. Acompañantes
3. Niños
4. Organizadores
5. Invitados
2 6. Medios
7. Expositores
3 8. Conferencistas
4 9. Otros
5
6
7
9 8
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Cómo va a obtener la información ?
INSTRUMENTOS DE EVALUACION
Encuestas
Entrevistas
Medios de Comunicación
Organizador Oficial
Reuniones diarias con el personal
Folder de Trabajo
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Análisis para la evaluación
ITEM EVALUA ASPECTOS A EVALUAR QUIÉN ? INSTRUMENTO

Tipo de Reunión
Objetivos
Perfil Participante
Selección Fecha
Selección Ciudad
Actividades A y B
Actividades Tour.
Equipos
Servicios Especia.
Material Impreso
Difusión
Comercialización
Hotel
Salones Reunión
Línea Aérea
Agencia Viajes
Otros Ser. Apoyo
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EVALUACIÓN DE EVENTOS edblanco@etb.net.co
Análisis para la evaluación
ITEM EVALUA ASPECTOS A EVALUAR QUIÉN ? INSTRUMENTO

Personal
Financiación
Patrocinios
Presupuesto
Controles
Cuenta Maestra
Folder Trabajo
Reglamento
Diseño Programa
Conferencistas
Temática
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ESTADÍSTICAS DE LA REUNIÓN
La Evaluación debe permitir la obtención de las estadísticas del

Evento, que también servirán para futuras actividades que desarrolle
el OPC. Deben dejarse por escrito, junto con la evaluación, en una
carpeta destinada a archivar los datos del evento organizado.
Ciudades y Fechas
Locaciones
Cantidad de participantes discriminada
Costos
Actividades realizadas
Listados
Folder de trabajo
Edgar Blanco R.
edblanco@etb.net.co
Edgar Blanco R.
edblanco@etb.net.co
BIBLIOGRAFÍA
- FIGHIERA, G. Carlo. Tecnica dei Congressi. Scuola Internazionale di Scienze Turistiche.
- HOYLE, Leonard; DORF, David; JONES, Thomas. Managing Conventions and Group Business.
The Educational Institute of the American Hotel & Lodging industry.
- CONVENTION INDUSTRY COUNCIL. The Convention Industry Council Manual. 7th Edition 2004.
- CONVENTION INDUSTRY COUNCIL. The Convention Industry Council International Manual.

Ed. Tony Carey. 2005
- INSURANCE CONFERENCE PLANNERS. A Meeting Planner’s guide to Master Account Billing.
- FALKNER, Diana; BERBEROGLU, Hrayr; SHAW, J. D. Convention and Banquet Management.

Ryerson Polytechnical Institute. Toronto Canadá. 1988
- ONTARIO MINISTRY OF INDUSTRY AND TOURISM. The Business... Of Group Business. Canadian
Goverment Office of Tourism. Otawwa.
- FISHER, JOHN G. Como Organizar Convenciones y Congresos. 1ª. Edición, Editorial Gedisa.
Barcelona 2001
- FLEITMAN, JACK. Eventos y Exposiciones una Organización exitosa. Editorial Mc Graw Hill. 1997
- HESHUSIUS, Gloria; BLANCO, Edgar. Manual de Organización, Operación y Evaluación de Reuniones

Profesionales. Tesis Universidad Externado de Colombia. Bogotá. 1984
- ICCA Statistics 2006. www.iccaworld.com
- The economic impact industry 2004. www.conventionindustry.org
- Tourism Highlights 2006. www.world-tourism.org

MUCHAS GRACIAS
EDGAR BLANCO ROZO
edblanco@etb.net.co
servitravel@cable.net.co
Celular: 310 341 61 71

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NECESIDADES BÁSICAS DE LOS EVENTOS

Objetivos de todo evento

Además de los objetivos específicos

Son aquellas que se Son aquellas donde se

Son aquellas que se Son aquellas que se

DEFINICION: 1. Reunión formal, oficial, al nivel mas elevado de un cuerpo

OBJETIVO: 1. Estudiar problemas de interés nacional o internacional, con el

DURACION: 1. Sin límite, por lo general muy corta

PARTICIPACION: 1. No tiene límite, pueden ser 2 o 15000 personas. Asisten las

PROTOCOLO: 1. Siempre tiene, depende de las personalidades asistentes

NOMBRE: ASAMBLEA GENERAL

DEFINICION: Reunión formal, estatutaria, ordinaria o extraordinaria de los

OBJETIVO: Estudiar problemas que afecten a la empresa o asociación,

DURACION: Reuniones muy cortas, de menos de un día

PARTICIPACION: Sin límite, depende de la cantidad de miembros pertenecientes

PROTOCOLO: La misma jerarquía existente en la empresa o asociación

NOMBRE: COMITÉ Y/O COMISIÓN

DEFINICION: 1. Reunión formal, de un órgano de control o consulta, en la

OBJETIVO: 1 - 2. Permitir más agilidad en el desarrollo del programa y

DURACION: 1. Sin límite, puede ser permanente

PARTICIPACION: 1. Limitada. Deben ser muy pocas personas

PROTOCOLO: 1- 2. Un coordinador que presida

DEFINICION: Reunión semiformal multidisciplinaria, constituida por un grupo

OBJETIVO: Analizar un tema particular con la participación de expertos

DURACION: Muy corta, máximo medio día

PARTICIPACION: Muy pocas personas, asisten únicamente los expertos en el

PROTOCOLO: Ninguno en particular, algunas veces requieren de un

DEFINICION: Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan

OBJETIVO: Analizar un tema particular con la participación de expertos

DURACION: Muy corta, máximo dos días

PARTICIPACION: Tiene límite el auditorio puede llegar a unas 100 personas

PROTOCOLO: Ninguno. Siempre requiere de un moderador

DEFINICION: Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan

OBJETIVO: Analizar un tema particular con la participación de expertos

DURACION: Muy corta, máximo dos días

PARTICIPACION: Tiene límite el auditorio puede llegar a unas 100 personas