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PRE – EVENTO
POST - EVENTO

INTEGRANTE
MARIA JOSE RUIDIAZ GUERRERO
DANIELA FONTALVO RODRIGUEZ
LEIDY QUIÑONEZ GONZALES
JULIA MARIA CENTENO COBOS
JEREMIAS SARABIA CHINCHILLA
JHONATAN DAVID JIMENES VILLALOBOS

INSTITUCION TECNICA EDUCATIVA DEPARTAMENTAL ARCESIO CALIZ

AMADOR

11ª

El BANCO MAGDALENA
2019

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INTRODUCION

En el siguiente trabajo están detalladamente y explicada las fases en como

realizamos el evento partiendo desde el principio como es el pre-evento en el
cual se realiza la organización y la ejecución del evento, para así tener una
organización de lo que vamos a presentar en este. En el post evento
evaluaremos lo desarrollado en el montaje del evento como tal y estuvo, para
tener una vista previa de lo que se realizó.

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LA FASE DEL PRE—EVENTO

ELECCION DE COMITÉ ORGANIZADOR:

Los miembros de este comité son:
 María José ruidiaz guerrero
 Daniela fontalvo rodríguez
 Leidy quiñones gonzales
 Jhonatán David Jiménez Villalobos
 Jeremías Sarabia chinchilla
 Julia centeno cobo
Estos miembros estarán encargados de la organización del evento para tener
un buen manejo de lo que pueda suceder durante la programación de este,
teniendo en cuenta que se puede presentar diferentes series de inconvenientes

SELECCIONAR LA FECHA DEL EVENTO:

La fecha del evento estará programada para el 14 de junio del 2019, el cual
tendrá un tiempo estimado de tres horas y treinta minutos (3h-30min).

ELECCION DE LA SEDE
Los en cargado de el lugar donde se realizará el evento son: Leidy Quiñonez
Gonzales y jeremías Saravia chinchicha cuales eligieron este lugar GLAMER
en la cl18 #1026, en Santa Marta, Magdalena

DISEÑO DEL CRONOGRAMA DEL EVENTO

 La organización de las actividades, lo primero el diseño del evento está
dividido en los temas que vamos a tratar que parten del congreso sobre
el urbanismo y planeación en el departamento del Magdalena; primero
nos enfocaremos en: La dimensión ambiental, los sistemas socio
ecológicos, la dimensión urbano-regional, la dimensión económica,
dimensión social y dimensión político-institucional, con esto haremos un
diagnóstico de cada uno; con esto lograremos una estrategia de
desarrollo territorial y continuaremos con un proceso de en el cual

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vamos a nivelar cada uno de estos temas, las invitaciones de los

asistentes y congresista, de estuvo encargado de organizar este
cronograma fue María José ruidiaz guerrero

ELABORACION DEL PRESPUESTO

El presupuesto del evento es de diez millones de pesos ($20.00.000) ya que
tenemos que decorar el lugar, alquilar sillas y mesas, repartir refrigerio para los
presentes y a mitad del evento se abrirá un espacio para consumir un plato
fuerte y un postre; para finalizar, alquilaremos sonido, video beam y el
establecimiento donde se realizara el evento, también traeremos un arquitecto
y un ingeniero experto en el tema para que nos exponga el proyecto a debatir
de la urbanización y planificación, y el presentación de los conferencistas,
publicada del evento, el personal de apoyo
DETALLE VALOR
Decoración del lugar $1.500.000
Silletería y mesas $800.000
La comida $2.000.000
El alquile de sonido $400.000
Video beam $400.000
Ingeniero $2.500.000
Conferencista $2.500.000
Publicidad $500.000
Personal de apoyo $400.000
Total $10.600.000

PUBLICIDAD DEL EVENTO

Para realizar este paso primero tenemos que hacer una lista de invitados, los
cuales son:
 El gobernador del departamento del magdalena
 Los alcaldes del departamento
 Las gestoras sociales
 Al presidente de la republica
 Al ministro de hacienda y cultura
 A los arquitectos e ingenieros del proyecto
Una vez realizada la lista de los invitados se procede con el siguiente paso que
es hacer la publicidad como tal.

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Se crearán y se harán llegar las cartas de invitaciones por medio de correo

electrónico a las personas que se van a invitar al evento, también se crearan
afiches y se publicara en redes sociales para informar a los participantes del
evento y se enviaran dos semanas antes del evento, que estar encargado
jhonatan.

POST-EVENTO
Para este paso se evaluará cerca de las actividades de seguimiento y realizará
una encuesta de satisfacción y reporte de resultados del evento.
Para comprobar si los resultados fueron los esperados se deben evaluar las
siguientes actividades de cierre:
 Recoger el material utilizado en el evento: como documentación,
equipos electrónicos, mobiliarios, entre otros.
 Se evaluarán los estándares de calidad, con las encuestas de
satisfacción.
 Se formula el estado de cuenta, de proveedores y personal contratado.
 Reunión con el equipo de trabajo y agradecimiento, a todos los que han
contribuido a su desarrollo, así como los exponentes y asistentes del
evento.
 Desmontar los stands y desocupar las salas utilizadas para el evento.
 Informe final del evento: se deberá elaborar un informe final en el que se
analiza el impacto del evento, así como los resultados finales,
haciéndose públicas las conclusiones.
Esta evaluación la realizo Daniela Fontalvo Rodríguez.

LAS CARTAS DE INVITACION:

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Santa Marta, 13 de junio de

2019

Señor:
Yokoi kenji
conferencista

Cordial, saludos

Les hago llegar un cordial saludo y aprovecho la oportunidad para invitarlos al

congreso departamental sobre urbanización y planeación del departamento del
Magdalena.
Este se llevará a cabo el día martes 25 de junio, en las instalaciones de la
universidad del Magdalena.

Gracias por su atención

Favor confirmar la participación con dos días de anticipación muchas gracias.

______________________________

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LUIS MIGUEL COTES HABEYCH

GOBERNADOR
SANTA MARTA

Santa Marta, 13 de junio de 2019

Señores:
Invitados

Cordial, saludo

Les hago llegar un cordial saludo y aprovecho la oportunidad para invitarlos al

congreso departamental sobre urbanización y planeación del departamento del
Magdalena.
Este se llevará a cabo el día martes 25 de junio, en las instalaciones de la
universidad del Magdalena.

Gracias por su atención

Favor confirmar la participación con dos días de anticipación muchas gracias.

____________________________

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LUIS MIGUEL COTES HABEYCH

GOBERNADOR
SANTA MARTA

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