LA HOJA DE CÁLCULO: INTRODUCCIÓN DE DATOS

Entrada y tipos de datos en la hoja de cálculo

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene
más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos
almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos
que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente
tres tipos de datos:
 Valores numéricos
 Texto
 Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el
detalle de las fórmulas para una lección posterior.
Valores numéricos en Excel
El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales
representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor
numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar
el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen
puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que
la columna A pero son desplegados de una manera diferente:
Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la
celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero
son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual
modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las
columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la
pestaña Inicio, dentro del grupo Número.
Las fechas en Excel son números
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden
desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar
diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las
celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una
fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente
imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he
aplicado el formato General.
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor
numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la
cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de
comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1
en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el
valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre
fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel
obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una
simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas
no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos
de la herramienta.
Precisión de los valores numéricos
En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta
15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por
ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo
guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15
dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor
numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor
1234567890123450.
Muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca
llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.
Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en
nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos
como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para
dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres
alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una
celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática
a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas
letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier
celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen
texto:

Introducción de datos
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos
que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:
  INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por
ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.
 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado
o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen
los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo
detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en
la celda. Tendremos que comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para
encontrar el error.
 En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de
una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que
ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto
no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

Edición y selección de cedas

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero
del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra
operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste

en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación:   

Una celda
Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.
Un rango de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o
bien mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección
para ampliar la selección.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y después presionar

F8 para ampliar la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la
ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.
Un rango de celdas grande
Haga clic en la primera celda del rango y después mantenga presionada la tecla
Mayús mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para
hacer visible la última celda.
Todas las celdas de una hoja de cálculo
Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Botón Seleccionar todo

Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar Ctrl+E.

Note Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+E selecciona la región actual. Al
presionar Ctrl+E por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas o rangos de celdas no adyacentes

Seleccione la primera celda o rango de celdas y después mantenga presionada la
tecla Ctrl mientras selecciona las demás celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y después presionar
Mayús+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para
detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar Mayús+F8.
Note No se puede cancelar la selección de una celda o un rango de celdas de una
selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
Borrar contenido de celdas
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...
 Ir a la pestaña Inicio.
Escoger la opción Borrar. Entonces aparecerá otro submenú.
Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

 Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los

comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de
la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos

la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal
como lo acabamos de escribir sin formato.

 Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan

a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.
Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles
en el cuadro de diálogo Formato de Celdas estudiadas en el tema
correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 € y borramos

la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que
únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.
  Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan
o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 € y borramos

la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá
con el formato anterior, es decir 23.000 €.

 Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las

celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio
de los comentarios no es objeto de este curso.

 Borrar hipervínculos: Si seleccionas esta opción se borrará el enlace pero

el formato que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para
eliminar también el formato deberás pulsar el icono junto a las celdas
seleccionadas y seleccionar Detener la creación automática de
hipervínculos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hipervínculos.
 

 
 

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente
se borrará el contenido de la celda.
Relleno, auto-relleno y relleno rápido
Muchas veces debemos ingresar datos que cumplen con cierto patrón. En estos
casos, Excel nos facilita el trabajo ahorrándonos el tiempo de escribirlos uno por
uno. En este video veremos los comandos relleno, relleno rápido y auto-relleno y
cómo utilizarlos.

Rellenar hacia abajo

En esta hoja hay información incompleta acerca de un grupo de clientes. La primera
columna se refiere a la sucursal. En este caso hay dos sucursales. La del Norte y la
del Sur. El grupo de clientes que va de la segunda a la séptima fila corresponden a
la del Norte. En la primera está la palabra Norte. Pero se puede ahorrar el trabajo
de escribirlos manualmente hacia abajo. Lo que se puede hacer es seleccionarla
junto con el resto de las celdas. Luego, ir a la pestaña inicio, en el grupo “Modificar”
voy a elegir rellenar “Hacia abajo” (como aparece en la figura). El comando rellenar
copia la celda activa hacia los otros espacios de la selección. Pero hay una manera
más rápida para esto. Es a través del controlador de relleno.
El controlador de relleno
Veamos ahora de qué se trata el auto-relleno. La columna B, corresponde al número
del cliente. Los números son correlativos. El primer cliente corresponde al número
5020. El segundo es el 5021 y así sucesivamente.
Para completar la serie numérica para el resto de los clientes. Primero Selecciona
los datos y los espacios en blanco. En rellenar elije series y escoge auto-rellenar.
El auto-relleno adivina la secuencia de una serie dentro de una misma columna o
fila. Puede adivinar series que incluyen texto también.
También se puede ejecutar a través del controlador de relleno. Selecciono los dos
primeros datos de mi serie y arrastro. Es necesario seleccionar ambos datos. De
lo contrario sólo copiará el primero.

Doble clic con el controlador de relleno

Si a cualquier lado de mi columna, tengo otros datos, como en este caso, se puede
hacer otra cosa también.
En vez de arrastrarlos, basta hacer doble clic en la mirilla (la cruz negra que
representa el controlador de relleno). Esto sólo funciona si tienes datos en alguna
columna adyacente. Los datos adyacentes los usa Excel para saber hasta qué fila
realiza el relleno.
Opciones de relleno
Cuando rellenas aparece un un ícono que muestra otras opciones, como la de
copiar el primer dato. En este caso voy a elegir serie de relleno que es la opción
adecuada para crear la serie con los números de cliente.
Relleno rápido
Hay una opción en Excel 2013 que se llama relleno rápido o relleno de Flash. A
diferencia de la anterior, en el relleno rápido, Excel trata de adivinar algún patrón
complejo de una columna adyacente.
En la columna C tenemos los nombres completos de un grupo de clientes. Quiero
separar el apellido del nombre. Simplemente escribo un par de ejemplos de lo que
quiero.
Antes de terminar de escribir, Excel me muestra una vista previa de lo que ha
adivinado. Si estoy de acuerdo, hago clic sobre ella. Esto es el relleno rápido
Otra forma de hacerlo es seleccionando al menos dos celdas y luego en el menú de
rellenar, elijo relleno rápido.
Veamos un último ejemplo para la columna de las iniciales de los nombres. Escribo
un par de ejemplos de iniciales, y luego doy clic en la propuesta de Excel.

El resultado final
Si completamos toda la información mediante las técnicas aquí aprendidas, la hoja
debería verse así:
Mover o copiar hojas de cálculo a otra ubicación en el mismo libro
Es fácil mover o copiar una hoja de cálculo (u hoja) completa a otra ubicación en un
libro. Sin embargo, tenga en cuenta que los cálculos o gráficos basados en los datos
de una hoja de cálculo podrían resultar incorrectos si mueve la hoja de cálculo. De
forma similar, si inserta una hoja de cálculo movida o copiada entre hojas a las que
hace referencia con una referencia 3D, los datos en esa hoja de cálculo podrían
incluirse en el cálculo de forma inesperada.
 Seleccione las hojas de cálculo que desea mover o copiar.

Una sola hoja

Haga clic en la pestaña de hoja.

Si no ve la pestaña que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las

pestañas para mostrarla y haga clic en la pestaña correspondiente.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la pestaña de la primera hoja. Mantenga presionada la tecla Ctrl

mientras hace clic en las pestañas correspondientes a las otras hojas que desee
seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una pestaña de hoja y haga clic en Seleccionar
todas las hojas en el menú contextual.

Sugerencia Cuando seleccione varias hojas de cálculo, aparecerá [Grupo] en la

barra de título en la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección
de varias hojas de cálculo de un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no
seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón
secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, en el menú contextual, haga
clic en Desagrupar hojas.

Método abreviado de teclado Para desplazarse a la pestaña de hojas anterior

o siguiente, también puede presionar Ctrl+Re Pág o Ctrl+Av Pág.

 En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato y, en la sección

Organizar hojas, haga clic en Mover o copiar hoja.
 SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en una
pestaña de hoja seleccionada y hacer clic en Mover o copiar.

 En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, siga uno

de estos procedimientos:

 Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las

hojas movidas o copiadas.

 Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas
después de la última hoja en el libro y antes de la pestaña Insertar hoja
de cálculo.

Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de diálogo Mover o copiar,
active la casilla Crear una copia.

NOTA Cuando crea una copia de la hoja de cálculo, la hoja de cálculo se duplica
en el libro y el nombre de la hoja indica que es una copia. Por ejemplo, la primera
copia que haga de Hoja1 se denominará Hoja1 (2).

Sugerencias

 Para mover las hojas del libro actual, puede arrastrar las hojas seleccionadas
por la fila de pestañas de hojas. Para copiar las hojas, mantenga presionada
la tecla Ctrl y arrastre las hojas; suelte el botón del mouse antes de soltar la
tecla Ctrl.

 Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo movida o copiada, haga clic

con el botón secundario en la pestaña de hoja, haga clic en Cambiar nombre
y escriba el nuevo nombre en la pestaña de hoja.

 Para cambiar el color de la pestaña de hoja, haga clic con el botón secundario
en la pestaña de hoja, haga clic en Color de etiqueta y en el color que desee
usar.
Mover o copiar datos a otra hoja de cálculo o libro
Aunque mover o copiar la propia hoja de cálculo es una forma rápida y eficaz para
transferir datos a otra ubicación, también puede mover o copiar todos los datos o
una parte de estos a otra hoja de cálculo. Este método se puede usar para transferir
datos a una hoja de cálculo en un libro que está abierto en una sesión diferente de
Excel.
 En la hoja de cálculo, seleccione los datos que desea mover o copiar.

NOTA Si la selección incluye filas o columnas ocultas, Excel también copia los
datos en éstas. Tal vez tenga que mostrar temporalmente las filas o columnas que
no desea incluir y después seleccionar cada rango de datos que sí desea mover o
copiar en operaciones independientes. Para más información, vea el artículo sobre
cómo Mostrar u ocultar filas y columnas.

 En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes

acciones:

 Para mover los datos seleccionados, haga clic en Cortar.

Método abreviado de teclado: También puede presionar Ctrl+X.

 Para copiar los datos seleccionados, haga clic en Copiar .

Método abreviado de tecladoÑ También puede presionar Ctrl+C.

Siga uno de estos procedimientos:

 Haga clic en la hoja de cálculo donde desee pegar los datos.

 Cambie a un libro que esté abierto en otra sesión de Excel y haga clic en la hoja
de cálculo donde desee pegar los datos.
 Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

NOTA Así sobrescribirá los datos en el área de pegado. Además, si el área de

pegado contiene filas o columnas ocultas, tal vez tenga que mostrarla para ver
todas las celdas copiadas.

 En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes

acciones:

Haga clic en Pegar .

Método abreviado de teclado: También puede presionar Ctrl+V.

SUGERENCIA Para conservar el ancho de columna especificado en un primer

momento para los datos, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar , haga
clic en Pegado especial y, en la sección Pegar, haga clic en Ancho de columnas.

 Para aplicar diferentes opciones de pegado, haga clic en la flecha situada debajo
del botón Pegar y en la opción que desee.

SUGERENCIA Mueva el puntero sobre las distintas opciones de pegado para

ver cómo aparecerán los datos copiados en la hoja de cálculo.

NOTA

 De forma predeterminada, Excel muestra el botón Opciones de pegado de la

hoja de cálculo para proporcionar opciones especiales cuando se pegan celdas,
por ejemplo Mantener formato de origen. Si no desea que Excel muestre este
botón cada vez que pegue celdas, puede desactivar esta opción (pestaña
Archivo, Opciones, categoría Avanzadas, casilla Mostrar el botón Opciones de
pegado al pegar contenido en Cortar, copiar y pegar).

 Cuando copia celdas, ajusta la referencia de celda automáticamente. Sin

embargo, cuando mueven celdas, las referencias no se ajustan y el contenido
de las mismas y de otras celdas que apunten a ellas puede mostrarse como
errores de referencia. En este caso, tendrá que ajustar manualmente las
referencias.
 

 
  

Elegir fuentes, tamaño y color de las fuentes

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar
los cuadros de diálogo o la banda de opciones. A continuación, te describimos estas
dos formas; en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el
rango de celdas para el que deseas modificar el aspecto:
 Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección
Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente, la pestaña

Fuente.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón
Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista
previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
 Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica
que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la
pantalla que en la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos
escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños
disponibles).
 Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos están
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
 Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro.
Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro.
 Subrayado: Observa cómo la opción activa es Ninguno. Haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un
tipo de subrayado.
 Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
 Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de
verificación que se encuentra a la izquierda.
 Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel 2013 tiene por defecto.

 En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida.
Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él y, si no, se
aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:
 Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. 

Para cambiar el tamaño también puedes utilizar los botones , que

aumentan o disminuyen el tamaño un nivel por cada clic, respectivamente.
Cambiar los estilos:

Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.

Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.

Activa o desactiva el Subrayado simple.

Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A).  Respectivamente. Al

hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger
uno.
 FORMATO DE CELDAS Y COLUMNAS

Dar formato a las celdas

En la pestaña “Inicio” tenemos tres grupos básicos que nos ayudan a dar formatos
a nuestras celdas. Son los grupos fuente, alineación y número.
Otro lugar donde podemos encontrar algunos de estos comandos es en la mini barra
de herramientas. Esta aparece al pulsar el botón derecho del mouse sobre una
selección. La idea detrás de la mini barra de herramientas es ahorrarnos el
desplazamiento hacia la cinta de opciones.
La fuente

Excel utiliza el tipo de fuente llamada Calibri con un tamaño de 11 puntos. Pero
podemos elegir otra fuente a través de una lista desplegable (1). El tipo de fuente
disponible dependerá de las que tengas instaladas en tu computador. En este
ejemplo, la fuente utilizada se llama “Verdana”.
Para modificar el tamaño de la fuente lo puedes hacer a través de la lista
desplegable (2) o pulsando los íconos para aumentar o disminuir la fuente (3) que
están representados por una letra A mayúscula y sobre ella una flecha indicando
hacia arriba (para aumentar el tamaño) y hacia abajo para disminuirlo. Para cambiar
su color debes pulsar el ícono (4) que aparece una A, y bajo ella una barra de color.
El color
Al pulsarlo (4) se muestra una paleta de colores que corresponde al tema que estas
usando. Los temas son conjuntos predefinidos de colores. Es posible seleccionar
distintos temas en Excel en la pestaña “Diseño de página”.
Para tener acceso a una paleta más variada, hay que pulsar “más colores” (la parte
inferior de la imagen)
Sí aún consideras que son pocas las posibilidades, puedes elegir la pestaña
“Personalizada”

Colores personalizados
Con la mira escoges el tono y con este deslizador cambias cuan claro u oscuro lo
deseas.
Para ver el cambio respecto al color original de la fuente, revisa la esquina inferior
derecha donde aparecen las palabras “Nuevo” y “Actual”.
Sin entrar en detalles técnicos, los números que aparecen en la parte inferior indican
el color en una nomenclatura especial que representan los canales de Rojo, Verde
y Azul que se combinan para crear el color elegido.
Para cambiar el color de fondo, se debe pulsar el ícono que está a la derecha del
color de fuente, en el grupo “Fuente” de la pestaña “Inicio”. Está representado por
un tarro de pintura. En todo lo demás, es exactamente lo mismo. Los colores que
has creado recientemente quedan guardados en una zona llamada colores
recientes (lo puedes observar en la imagen bajo el título colores).
Los bordes
Este ícono en el grupo “Fuente” de la pestaña “Inicio” me permite colocar bordes a
mis celdas. Al abrir la lista desplegable verás muchos tipos de bordes. También
existe una opción llamada “borrar bordes” que permite quitarlos selectivamente
usando el mouse.

Otra forma

Esta forma es un poco más larga para cambiar la apariencia de los datos de nuestra
hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
 Seleccionar la pestaña Inicio.
 Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
 En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Borde.
 Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
Opciones del recuadro
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar
los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso
de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a
continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha
de la derecha podrás elegir un color para los bordes.

Alineación
Excel permite alinear el texto tanto horizontalmente como verticalmente en tres
posiciones. Izquierda, centro y derecha. En la imagen puedes observar que los
íconos en verde corresponden a los que están activos. El de arriba me indica que la
alineación vertical está centrada. Y el de abajo que la alineación horizontal está
centrada.

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el

texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los
comandos de la ficha Inicio > Alineación.
 1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido
de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la
celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda,
derecha o al centro de la misma.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico
lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de
una columna muy estrecha.
4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su
contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de
una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo
el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una
sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú
desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a
separar las celdas.
Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de
diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación.
Formato de números
Los formatos numéricos sirven, por ejemplo, para colocar el signo de una moneda,
rebajar la cantidad de decimales, colocar un separador de miles, o cambiar la forma
en que se muestra una fecha.
Cuadro desplegable formato de número
En el cuadro desplegable llamado “Formato de número” aparece la palabra
“General”. Este es el formato por defecto en Excel. Deseo que los números sean
más fáciles de leer.
Separador de miles
Partamos con el separador de miles. Es este símbolo con tres ceros. Agrega un
punto cada tres cifras para hacer más fácil la lectura, además incluye dos decimales
separados por una coma. (Si tu programa está configurado para países de habla
inglesa, en vez de una coma aparecerá un punto)

Reducir o aumentar decimales

En algunos países latinoamericanos no se usan decimales para las monedas. Para
poder cambiar esto aplico el comando “reducir decimales” que está representado
por este ícono.
Agregar moneda
También es posible agregar un signo pesos para resaltar que son cantidades
monetarias. Puedo elegirlo de una lista desplegable que aparece en la imagen. Al
usar este formato, verás que incluye, además del signo pesos, dos decimales a mis
datos. Y es que está aplicando un nuevo formato que tiene esas características.

Seleccionar formatos
También puedo elegir un formato del cuadro desplegable. Cada uno tiene algunas
sutilizas que puedes explorar mirando el ejemplo que aparece debajo del formato.
Entre el formato moneda y contabilidad pareciera no haber diferencia. Pero si la hay
y te lo quiero mostrar.

Formato moneda y contabilidad

Los dos números que ves en la imagen de arriba son iguales. El número es 12.700.
Pero el primero tiene el formato moneda. Y el segundo contabilidad.
Puedes observar que la posición del signo pesos es distinta. En el formato
contabilidad el signo está alineado a la izquierda. Además en el formato contabilidad
los decimales están separados levemente del borde derecho.
El número en sí no cambia al aplicar un formato en Excel. Si seleccionas un número
y revisas la barra de fórmulas te darás cuenta que ahí el número no aparece con el
separador de miles ni con el signo pesos. Sólo en la celda se muestra así.
Formato fecha
Y con esto en mente quiero que entiendas el formato de fecha. La fecha en Excel
es un formato aplicado a un número. Y ese número corresponde a la cantidad de
días que ha transcurrido desde el 31 de diciembre de 1899.
ejemplo. Si escribes el número 1 en una celda y aplicas el formato “fecha corta” de
la lista desplegable de formatos, aparecerá el 1 de enero de 1900, o sea un día
después del 31 de diciembre de 1899.
Supongamos que naciste el 15 de agosto del año 90 y lo escribes con formato de
fecha, es decir escribes 15/10/1990 en una celda. Ahora cambia el formato a
General de la lista desplegable. Aparecerá 33161, que es la cantidad de días que
transcurrieron desde el 31 de diciembre de 1899 hasta la fecha de tu nacimiento.
El formato de fecha es el único formato en que en la barra de fórmulas no aparece
el valor numérico que hay detrás. Pero para Excel sigue siendo un número.
En el próximo video exploraremos un tema que suele ser confuso para muchas
personas. El uso de porcentajes y decimales en Excel.

Copiar y borrar formatos en Excel

Realizar una tarea repetitiva no sólo es tedioso sino que muchas veces
innecesariamente ineficaz.
Por eso quiero dedicar este corto video a explicarte cómo replicar un formato de
celda. Además veremos cómo quitarlos.

La brocha
Una de las herramientas más útiles de todas es la brocha. Se encuentra en el grupo
Portapapeles de la pestaña Inicio. Nada tiene que ver con pintar. Este ícono nos
permite replicar un formato en otras celdas.
Primero se debe seleccionar la celda cuyo formato se quiere replicar. Luego se
pulsa la brocha y finalmente se selecciona el rango donde quieres copiar ese
formato. Al soltar el botón del mouse, el formato estará replicado.

Copiar varios formatos a la vez

No sólo funciona copiando una celda sino también permite copiar grupos de
formatos. Por ejemplo, la primera columna de esta imagen tiene distintos formatos
tanto para el título como para los datos. Puedo copiar el formato a las otras
columnas, seleccionando toda la primera columna. Con el uso de la brocha
seleccionas las otras dos columnas. Tan fácil como eso.
Borrar formatos
Pero qué pasa si queremos quitar un formato. Lo más ineficiente es ir
deseleccionando cada uno de los atributos, como por ejemplo, quitar las negritas,
cambiar el color del texto, dejar vacío el relleno, quitar los bordes.
Para hacer la tarea más fácil existe un comando que lo realiza en forma automática.
Seleccionamos los datos. En la pestaña inicio, en el grupo “Modificar” se encuentra
un cuadro desplegable llamado “Borrar”. De aquí escogemos “Borrar Formatos”.
Con eso, las celdas seleccionadas quedarán sin formato, o mejor dicho, con el
formato que viene por defecto en Excel.

Formato de fechas
Elegir en una lista de formatos de fecha

1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

2. Presione CTRL+1.

3. En el cuadro Formato de celdas, haga clic en la pestaña Número.

4. En la lista Categoría, haga clic en Fecha.

1. Debajo de Tipo, elija un formato de fecha. Se verá una vista previa de su
formato en el cuadro Muestra con la primera fecha en sus datos.
 NOTA Los formatos de fecha que comienzan por un asterisco (*) cambiarán
si cambia la configuración de fecha y hora regional en el Panel de control.
Los formatos sin asterisco no cambiarán.

1. Si desea usar un formato de fecha en función de la manera en que otro idioma

muestra fechas, elija el idioma debajo de Configuración regional (ubicación),

SUGERENCIA ¿Tiene números que se muestran en sus celdas cómo

#####? Probablemente esto significa que su celda no es lo bastante ancha
como para mostrar el número completo. Trate de hacer doble clic en el borde
derecho de la columna que contiene las celdas con #####. De esta manera
se cambiará el tamaño de la columna para ajustar el número. También puede
arrastrar el borde derecho de la columna para que tenga cualquier tamaño
que desee.

Crear un formato de fecha personalizado

Si desea usar un formato que no se encuentre en el cuadro Tipo, puede crear

el suyo propio. La manera más sencilla de hacerlo es empezar desde un
formato que sea similar a lo que desea.

1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

2. Presione CTRL+1.

3. En el cuadro Formato de celdas, haga clic en la pestaña Número.

4. En la lista Categoría, haga clic en Fecha y, a continuación, debajo de

Tipo, elija un formato de fecha que se parezca al formato que desea.
Regrese a la lista Categoría y elija Personalizada. Debajo de Tipo, verá el formato
de código para el formato de fecha que ha elegido en el paso 4. El formato de fecha
integrado no se puede cambiar, por lo que no debe preocuparse de estropearlo. Los
cambios que realice solo se aplicarán al formato personalizado que está creando.

Realice los cambios que desee usando código de la tabla que se muestra a
continuación.

Para mostrar Use este código

 

Los meses como 1‐12                                                                                                        m 

Los meses como 01‐12                                                                                                     mm 

Los meses como ene‐dic                                                                                                 mmm 

Los meses como enero‐diciembre                                                                                mmmm 

Los meses como la inicial de cada mes                                                                         mmmmm 

Los días como 1‐31                                                                                                                  d 

Los días como 01‐31                                                                                                               dd 

Los días como dom‐sáb                                                                                                         ddd 

Los días como domingo‐sábado                                                                                          dddd 

Los años como 00‐99                                                                                                                aa 

Los años como 1900‐9999                                                                                                      aaaa 

Si está modificando un formato que incluye valores de tiempo y usa "m" inmediatamente después 
del código "h" o "hh", o inmediatamente antes del código "ss", Excel muestra los minutos en lugar 
del mes. 

Protección de celdas
El comando que nos ayudará a proteger celdas en Excel será el comando Proteger
hoja que se encuentra dentro de la ficha Revisar.
Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá establecer
una contraseña para proteger el contenido de la hoja:

Ponga especial atención a la leyenda de la primera caja de selección que dice:

“Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas”. Cuando Excel se refiere a celdas
bloqueadas se está refiriendo a todas aquellas celdas que tienen habilitada la
propiedad Bloqueada de la cual hablamos en la sección anterior. Como lo he dicho
antes, de manera predeterminada todas las celdas de una hoja tienen habilitada
esta propiedad, así que al utilizar el comando Proteger hoja estaremos bloqueando
todas las celdas de la hoja.

Al hacer clic en el botón Aceptar se nos pedirá confirmar la contraseña y se mostrará

un mensaje de advertencia para recordarnos que en caso de olvidar dicha
contraseña no habrá manera de desproteger la hoja. Una vez hecha la protección,
cualquier intento que hagamos por modificar una celda de la hoja resultará en un
mensaje de advertencia.
Cómo desproteger celdas en Excel
Seguramente la protección de celdas la utilizarás al compartir el archivo de Excel
con otras personas, pero si deseas hacer nuevas modificaciones a tu reporte, será
necesario desproteger la hoja. Para hacerlo deberás ir de nuevo a la ficha Revisar
y pulsar el botón Desproteger hoja que mostrará un cuadro de diálogo solicitando la
contraseña.

Una vez desprotegidas las celdas podrás realizar las modificaciones necesarias y
posteriormente volver a proteger la hoja si así lo deseas.
Proteger un rango de celdas
Si has seguido los pasos anteriores te darás cuenta que la protección se aplica a
todas las celdas de una hoja. Eso sucede porque de manera predeterminada todas
las celdas tienen habilitada la propiedad Bloqueada, pero si queremos proteger
solamente un rango de celdas debemos realizar algunas configuraciones
adicionales.

En primer lugar debemos deshabilitar la propiedad Bloqueada para todas las celdas
la hoja. La manera más rápida de hacerlo es haciendo clic en el botón de selección
de celdas que se encuentra a la izquierda de la columna A:

Al hacer clic se seleccionarán todas las celdas de la hoja y entonces podremos abrir
el cuadro de diálogo Formato de celdas para desmarcar la caja de selección
Bloqueada. Una vez hecho esto debemos seleccionar solamente el rango que
deseamos proteger y volver a abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas para
activar la propiedad Bloqueada para ese rango.

De esta manera, al pulsar el botón Proteger hoja, se protegerá solamente el rango

de celdas previamente seleccionado mientras que el resto de celdas de la hoja
permanecerá editable.

Formato de filas y columnas

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta
de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas
siempre se añaden por encima de la seleccionada.
 Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
 Elegir la opción Insertar filas de hoja.
  Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición.
 En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está
situado el cursor como fila seleccionada.
 Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas
filas como filas a añadir.
 Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe,
seguirán habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas,
tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro
que las últimas filas contienen algún dato.
 Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto nos
aparecerá el botón (botón pegar) para poder elegir el formato que debe
tener la nueva fila.
 Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el
cuadro de la imagen desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva
fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.
 No es obligatorio utilizar este botón. Si te molesta, no te preocupes, ya que
desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Insertar columnas en una hoja

Excel 2013 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
 Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las
columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.
 Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
 Elegir la opción Insertar columnas de hoja.
 Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una
posición.
 En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2013 toma la
columna donde estamos situados como columna seleccionada.
Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el
primer paso, como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas

varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las
últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te
lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecerá el botón (botón pegar) para poder elegir el formato que debe tener la
nueva columna.

Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el menú
desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que
la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón. Si te molesta, no te preocupes, ya que
desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.
Eliminar filas y columnas en Excel

En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de nuestra
hoja porque los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente ya no
necesitamos dicha información. Selecciona una celda de la fila que deseas eliminar
y ve a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja.
Excel eliminará la fila y moverá las filas restantes hacia arriba. También podemos
eliminar un fila si hacemos clic derecho sobre su encabezado y seleccionamos la
opción Eliminar. Para eliminar una columna debes seleccionar el comando Inicio >
Celdas > Eliminar > Eliminar columnas de hoja y se eliminará la columna de la celda
activa. También puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna y
seleccionar la opción Eliminar:

Si después de eliminar una fila o una columna te das cuenta de que cometiste un
error puedes revertir la eliminación con el comando Deshacer o pulsando la
combinación de teclas Ctrl + Z.
Ocultar filas y columnas
Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no vean cierta
información, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas que contienen
dichos datos. Para ocultar una fila puedes hacer clic derecho sobre su encabezado
y seleccionar la opción Ocultar o también puedes ir a Inicio > Celdas > Formato >
Ocultar y mostrar > Ocultar filas.
También puedes ocultar una columna con el comando Inicio > Celdas > Formato >
Ocultar y mostrar > Ocultar columnas. También podemos hacer clic derecho sobre
el encabezado de columna y seleccionar la opción Ocultar.
Después de haber ocultado una fila o una columna observarás que Excel aún
muestra un encabezado muy pequeño como símbolo de que existe una fila o
columna oculta. En la siguiente imagen puedes observar que he ocultado la fila 4 y
es posible distinguir un encabezado de fila miniatura:

Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 métodos que explico a
continuación:
 En el cuadro de nombres coloca la dirección de una celda que pertenezca a
la fila o columna oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas > Formato >
Ocultar y mostrar y selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas
según sea el caso.
 Otra opción es hacer clic derecho sobre ese pequeño encabezado de fila o
columna que está oculto y seleccionar la opción de menú Mostrar.
 

   

 
Cambiar ancho y alto de columnas y filas
A veces necesitamos aumentar o disminuir el ancho de una columna para que los
datos se ajusten al área de impresión o tal vez estamos creando una tabla y
deseamos que las celdas sean más grandes que su tamaño predeterminado.
Cualquiera que sea la razón es importante saber cómo ajustar el ancho de una
columna y el alto de una fila. Para cambiar el ancho de una columna debes hacer
clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ancho de columna y se
mostrará un cuadro de diálogo donde podrás indicar el nuevo valor:

Al terminar de indicar el nuevo ancho debes pulsar el botón Aceptar para hacer
permanentes los cambios. Otra manera de llegar a este mismo cuadro de diálogo
es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. Por otro lado, para
modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda de la fila deseada e ir a
Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.

Esto mostrará el cuadro de diálogo necesario para modificar el valor del alto de la
fila. Por supuesto que también podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic
derecho en su encabezado y seleccionamos la opción Alto de fila. Una última
alternativa para ajustar el ancho de una columna es arrastrar el borde derecho de
su encabezado hasta alcanzar el ancho deseado. También puedes arrastrar el
borde inferior del encabezado de una fila para hacerla más alta.
Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual podemos lograr
haciendo doble clic sobre el borde derecho del encabezado de una columna o sobre
el borde inferior del encabezado una fila. Esto hará que la columna se autoajuste al
ancho del contenido o que la fila se autoajuste al alto de su contenido. La opción
Autoajustar es muy útil y por eso encontramos ambos comandos en Inicio > Celdas
> Formato:

Las columnas y filas en Excel 2013 delimitan las celdas que contendrán nuestros
datos y por eso es importante aprender a manipularlas correctamente para hacer
un mejor uso de la herramienta.