INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En este tema se tuvo objetivo toda la organización, definición y cono cimiento para la aplicación de
las administra iones oficiales, dando a conocer las acciones y sus responsabilidades respecto al
trámite de las comunicaciones, a lo que anteriormente solo era un papel ahora es una profesión la
cual requiere de mucha atención para el buen manejo de las actividades y su entorno.

LA ADMINISTRACION: es el proceso secuencial de acciones y operaciones lógicas para la

aplicación y el seguimiento respectivo para poder dar buenos resultados a la organización
generados desde la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones
en toda la estructura organizacional.

Desacuerdo a la administración se deben de tener en cuenta:

PASOS PARA LA ADMINISTRACION: estos pasos o etapas son importantes para realizar bien la
actividad y así poder dar mejor resultado a si se realiza el trabajo de manera precisa y concisa la
cual será rápida y segura.

Los pasos son 4 que deben ir entrelazados todos para poder lograr el objetivo:

 La Planificación: lo primero que debemos hacer es alcanzar los objetivos de manera

eficiente y lograr cumplir las metas propuestas.
 La Organización: se utiliza para saber la responsabilidad de cada integrante del equipo de
trabajo para su mejor desempeño.
 La Dirección: en esta etapa se orienta al personal y sus recursos para la ejecución de los
planes, la motivación, la comunicación.
 Control: es la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direcciono con el fin de lograr con
el objetivo propuesto.

ADMINSTRACION DOCUMENTAL

Se define como el proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y organizados

de acuerdo a la norma vigente para así lograr el proceso en la toma de decisiones.

 Finalidad de la administración documental: es regular la gestión de los archivos puesto

que estos recopilan datos los cuales sirven de acervo probatorio y dar una comunicación
asertiva puede ser persona natural o empresa.

SE ejecuta él envió del documento creado, con sus soportes respectivos para llegar a su
destino final dando cumplimiento a la administración documental.

 Funciones de la Administración Documental: estas buscan que el proceso administrativo

sea coordinado, para que el documento pueda dar apoyo a la comunicación empresarial y
permita la fluidez en la información hasta llegar al archivo; entre estas tenemos:
1. Control. Verificación de herramientas que permitan la verificación, comprobación.
Ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura debe regirse
por la norma ICONTEC 2009 y van enmarcados dentro de la ley 594 de 2000 y
 acuerdo 060 de 2001, en la ISO 9001de 2008 se explica el documento como
soporte, registro, como una acción correctiva y preventiva e informar novedades.
Según la normatividad vigente el control también se puede ejercer con el uso de
instrumentos de carácter tecnológico, sellos secos, húmedos, hologramas, tintas y
detectores de seguridad en general.
2. Mantenimiento. Este se refiere al cuidado y la actualización de los documentos en
físico o en medio electrónico y las condiciones que se hacen para su preservación.
3. Almacenamientos de Documentos. Como lo dice su nombre es recopilación de
documentos ya clasificados, organizados ubicarlos en lugares para este fin, para
preservar su conservación; si es necesario se deben apoyar con investigaciones de
tipo social, jurídico, político, histórico y cultural.
4. Descarte de Documentos. Son los que ya no tienen ningún valor ya sea por el paso
del os años o simplemente por que no son necesarios, estos deben ser excluidos
del lugar en el cual se habían archivado y conservado, según la norma y la TRD se
regula según el acuerdo 006 de 1996.
5. Recuperación de la Información. se explora la base de datos, palabras claves,
registros, guías, catálogos, índices, o indicios de lo que desea hallar de estos se
pueden hallar dos resultados.
EL RUIDO DOCUMENTAL: se produce cuando encontramos un gran número de
datos genéricos que no son de importancia para lo desea encontrar.
SILENCIO DOCUMENTAL: Es la falta de información respecto a los que se espera
encontrar, tal vez por que no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos.

 Principios y Normas Archivísticas: son el instrumento regulador que garantiza el cambio

de información, y facilite el régimen requerido para la administración documental,
aplicando los procedimientos técnicos en la recepción y despacho de documental.
1. Pautas para la Administración de Comunicaciones Oficiales
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001. Es la norma establecida para orientar la
adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades publicas y privadas o aquellas privadas que
cumplen funciones públicas.
Norma Icontec GTC 185: Brinda herramientas a la empresa para facilitar la gestión
de los documentos, disminuir el tiempo y los costos para optimizar el trabajo, esta
norma aplica las entidades gubernamentales como las del sector privados
NORMAS DE GESTION DE CALIDAD
NTC 1001 PAPEL FORMATOS
NTC 1075 DOCUMENTACION
NTC 1486 PRESENTACION DE TESIS Y TRABAJOS DE GRADO
NTC 4436 INFORMACION Y DOCUMENTACION: para documentos de archivo
NTC 5313 INFORMACION Y DOCUMENTACION: regla para la abreviatura de títulos
de publicaciones.

Algunos documentos referenciados dentro de esta normatividad son:

 Carta comercial
 Circular
 Memorando
 Actas administrativas
 Informe administrativo

 Comunicaciones Oficiales: son las recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado y generan
un soporte con una serie de documentos en el ámbito institucional interno como externo.

 Comunicaciones Oficiales Internas: son de carácter oficial de las entidades públicas o

privadas, inicia con la recepción y termina con la revisión respectiva procediendo de su
respectiva actividad archivística.

 Comunicaciones oficiales recibidas: son las que ingresan a la empresa y se revisan para
verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen y los datos donde se
da respuesta y si es competencia de la entidad se procederá a la radicación.

 Comunicaciones oficiales enviadas: contienen el documento original y máximo dos copias,

el objetivo primordial es desarrollar las actividades estructuradas y su destino sea
alcanzable de manera segura y oportuna.

 Formato para la recepción y despacho de Documentos: es el conjunto de operaciones de

verificación y control que realiza una entidad publica o privada y se realiza tanto para la
documentación interna como externa. Este formato debe cumplir los siguientes pasos.

1. Recepcion: recibir las comunicaciones oficiales tanto físico o directo teniendo

en cuenta
*La comunicación esta dirigida a la empresa o un funcionario
*Se trata de comunicación oficial
* El sobre debe estar correctamente marcado.
La recepción de la comunicación indirecta es la que ha sido enviada por
medios electrónicos y debe tener en cuenta
*El asunto debe ser competente a la dependencia que va dirigida
*Debe ser firmada
*Debe tener fecha actualizada
*Domicilio de remitente
*Los anexos deben estar completos
2. CLASIFICACION

 En este punto se identifican y establecen las series que conforman cada agrupación
documental (fondo, sección, subsección, serie, subserie) que reflejan la estructura
orgánico-funcional de la entidad.
 Recepción, Distribución, Trámite y Consulta de
documentos

La adecuada Gestión de documentos de archivo de una Institución, debe

garantizar que ésta sea capaz de crear, recibir, utilizar y consultar los documentos
que necesita. Norma ISO 15489-1 1

3.1. RECEPCIÓN

El proceso de Recepción se desarrolla en La Ventanilla Única, la cual cumple con

la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de
los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.

Constitución Política. Artículo 15 Parágrafo 3. La correspondencia y demás

formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o
registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley.

Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 12. Supresión de autenticación de

documentos originales y uso de sellos en ventanilla única.

Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11, y 12. Sobre las unidades de
correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la

recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.

1
http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-
internacional/GEStexto1(CS).pdf
Norma ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de Documentos
3.1.1 La ventanilla única.

El principio fundamental de la Ventanilla Única es administrar adecuadamente las

comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios.

La ventanilla única debe contar con el talento humano y recurso tecnológico

necesario para desarrollar el proceso de recibir, registrar, radicar, enviar y
controlar el trámite de las comunicaciones oficiales, mediante servicios de
mensajería interna, externa y por medios electrónicos; que faciliten la atención de
las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos a la Institución,
además de brindar el servicio de información a los usuarios sobre las
comunicaciones oficiales que salgan o ingresen a la institución, al igual que sobre
información institucional y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida
reserva, celeridad, imparcialidad respetando el derecho de turno con oportunidad y
guardando estricta reserva sobre los documentos y la información a la cual se
tiene acceso.

Las principales funciones de la Ventanilla única son:

 Recibir documentos
 Verificar la información de los documentos
 Clasificar en documentos externos e internos para su trámite
 Radicar
 Registrar
 Distribuir interna y externamente las comunicaciones oficiales
 Brindar atención personalizada y telefónica al usuario
 Servicio de alerta sobre las comunicaciones recibidas, para dar respuesta
oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.
Puede realizarlo a través del aplicativo SGD adquirido por la Institución,
implementado a partir de septiembre de 2011.
3.1.2 Etapas del proceso de recepción

 La ventanilla única institucional debe recibir únicamente las

comunicaciones que conciernan a la entidad, para legalizar su radicación y
distribución, verificar si amerita su radicación y, en caso de que no sean
para la institución deberán ser devueltas al remitente.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y

medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables,
invitaciones, correo electrónico, entre otros.

 Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa,

firmada, contiene los anexos anunciados, datos de origen del remitente,
dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado. Se procede a
desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa
el sobre y verificar lo anexos.

 Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
 Revisar que este firmado, verificar anexos

 El registro y radicación de las comunicaciones oficiales se hace en forma

permanente, atendiendo con carácter de prioridad los documentos jurídicos
tales como acciones constitucionales, derechos de petición, tutelas,
demandas, embargos, documentos contables como facturas, recibos de
servicios públicos.

 El horario para el reparto y distribución de las comunicaciones se hará teniendo

en cuenta el horario institucional:

 En la mañana 8:00 a 12:00 m.

 En la tarde 2:30 a 6:00 p.m.

 Las publicaciones, libros, revistas, folletos, tarjetas de invitación y demás

documentos de carácter informativo como plegables, publicidad, no se
radican. Para control de su recepción se registra su información en el
formato Registro de Libros revistas y publicaciones recibidas.
3.1.3 Registro de documentos

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan

todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD. Se registran
los siguientes datos:
 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
 Asunto
 Número de folios y anexos

3.1.4 Radicación e impresión de rótulo

“Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser

revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
procederá a la radicación del mismo”. (Acuerdo 060 de 2001).
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento. (Ver anexo SGD Registro y radicación de comunicaciones (final
dedeste documento)

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD).
Cuando un usuario o peticionario presente personalmente una comunicación
oficial en la Ventanilla Única se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada, con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa
asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al
cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

1.1.5 Radicación de fax:

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo
en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.

1.1.6 Generalidades para la radicación de comunicaciones:

 Para todas las comunicaciones oficiales tanto internas como externas,

y académicas, su recepción, radicación y distribución, se hará
únicamente a través de la ventanilla única.

 Todas las COMUNICACIONES ACADÉMICAS presentadas por los

docentes y estudiantes de los diferentes programas académicos diurnos
y nocturnos de la UCEVA tales como peticiones, quejas, y reclamos
(PQRSFs), sin excepción, dirigidas a los Decanos y/o Consejos de
Facultad, deberán radicarse en la Ventanilla Única Institucional. Para su
trámite hay dos formas de realizar el proceso. La primera es a través
del Link de la Institución donde existe el formato PQRSFs, el cual se
puede diligenciar de manera presencial o vía Web; o a través de un
oficio, el cual se radica en Ventanilla única de lunes a viernes en el
horario de 8:00 a 12:00 y de 2:30 a 6:30 p.m .

 Las PQRSFs que lleguen a los correos electrónicos a cualquiera de las

Facultades y que por su importancia ameritan ser tramitados, deberán
imprimirse y llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la
correspondiente radicación.

 La radicación debe contener la siguiente información: Fecha y hora de

recibo, número de anexos, el nombre completo y claro de quien recibe
el documento.

 Se exceptúan las solicitudes de supletorios, las cuales se tramitarán en

las respectivas Facultades.

 Teniendo en cuenta que la oficina de Educación Virtual a Distancia

labora fines de semana, las solicitudes que sean presentadas por
estudiantes y docentes el día sábado, se recibirán en esta oficina y
serán enviadas el primer día hábil de la semana siguiente a la Ventanilla
Única para su radicación y respectivo trámite.
3.2 DISTRIBUCIÓN

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior

de la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la
celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo
como externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno,
y un mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se
entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida,
nacional e internacional)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de
información.
Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución
de las comunicaciones oficiales.

En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

3.2.1 Distribución de documentos internos enviados

 Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través

del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal
o administrativo.
 Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en
forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas
despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el
documento. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y
debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia
remisoria para verificación y control del envío.
.
3.2.2 Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas

Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio

de mensajería externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en
la Ventanilla Única Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se
realiza de la siguiente manera:
 La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias
 Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas
recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato,
para que proceda a su distribución.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace
firmar el formato para verificación y control del recibido en la Ventanilla
única.

3.2.3. Distribución y envío de documentos externos

 Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por
medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única
Institucional.

 La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para

su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el
número de copias requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo
cual se diligencia el formato Comunicaciones enviadas al medio externo.

 La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos

conforme a lo estipulado en la producción documental de la institución
(código de serie documental, radicación del antecedente destinatario,
firmas, copias, anexos).

 La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos

básicos: número de radicación, fecha del documento, hora, datos del
destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos).

 La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento

físico, para el envío a través del servicio de mensajería externa diligencia y
firma las guías para el control de entrega, y realiza la distribución utilizando
los medios de mensajería.
La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia del envío de los
documentos y da por concluido el trámite de entrega.
3.3 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las

comunicaciones, numeración de actos administrativos.

Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar

peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o
particular y a obtener pronta resolución.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

3.3.1 Recepción de solicitud o trámite:

 Identificación del trámite.

 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta

Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que se realicen ante

la Unidad Central del Valle del Cauca podrán formularse, a través de la página
web en el link PQRSF, o a través de un oficio, el cual será registrado y radicado en
la Ventanilla Única Institucional, en el aplicativo SGD e inmediatamente remitidas
a la dependencia competente, electrónica y físicamente, con copia a la Secretaría
General, para el control institucional del trámite.
Las PQRSF que lleguen a los correos electrónicos de las respectivas Decanaturas
y facultades, que por su importancia ameriten ser tramitados deberán imprimirse y
llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.

Las PQRSF dirigidas a Unidad Central del Valle del Cauca deberán ser
diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener
la siguiente información.
 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
 Nombres completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado

verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las instituciones públicas de nuestro
país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Teniendo
en cuenta el tipo de manifestación, en la UCEVA las PQRSF’s deberán ser
resueltas dentro de los siguientes plazos, según la Resolución No. 750 de junio 4
de 2009.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
La expedición de copias de documentos que reposan en la Institución dará lugar
al pago previo de las mismas. Para tal efecto se le comunicará por escrito al
peticionario que tiene cinco días calendario para la cancelación de dichas copias
en la Tesorería de la Institución, una vez el peticionario presente el recibo de pago
se procederá a su entrega dentro de los cinco días hábiles siguiente.

3.3.2 Procedimiento:

 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de

otra dependencia.

 Todas las PQRSf –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones

– deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.

 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los

tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al
Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.

 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío

de documentos externos o internos según sea requerimiento.

 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie

correspondiente.
3.4 CONSULTA

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia,

persona natural etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de
archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por funcionarios entre

dependencias o por los ciudadanos, se debe facilitar con los controles
correspondientes y si la persona interesada desea que se le expidan copias o
fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo
se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la
Constitución y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal, telefónica o escrita dirigida a

los funcionarios responsables del Archivo de Gestión o del Archivo Central.

Para dar cumplimiento al proceso de consulta la Unidad Central del Valle del
Cauca, procede de la siguiente manera en atención a los requerimientos y
solicitudes:

 El solicitante debe facilitar los datos necesarios del documento requerido

(tipo documental, serie o Subserie, fecha).

 Los funcionarios tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central

proceden a ubicar la información solicitada.

 En el Archivo de Gestión la documentación se encuentra ubicada dentro de

los archivadores.

 En el Archivo Central la documentación se encuentra ubicada en estantes.

 Los funcionarios del Archivo Central consultan la base de datos

(descripción documental) para conocer la ubicación de la carpeta y/o tipo
documental solicitado.

 Ubicada la documentación requerida se diligencia el formato Control

préstamo de documentos. Si el documento o carpeta, está disponible
en el Archivo Central y es requerido físicamente, se hace el préstamo a
través del mensajero interno, anexando el formato de control de
préstamo de documentos.

 Si el solicitante no requiere el documento físico, se escanea el documento y

se envía a través del correo institucional.
 En caso de que la información solicitada se requiera con mucha urgencia, el
solicitante se debe desplazar hasta el Archivo Central donde se hará
entrega de la información.

 Firman el formato Control Préstamo de Documentos tanto el solicitante

como quien hace entrega de la carpeta.

 En el espacio que ocupa la carpeta que se ha prestado, inmediatamente se

ubicará la Guía de AFUERA; esto nos indica que esta información se
encuentra fuera de la dependencia.

 El tiempo estimado como préstamo para consulta de documentos es de tres

días, si el solicitante requiere de más tiempo, se le hace una prórroga por el
espacio de tiempo solicitado.