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PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

ANDRES FELIPE CARDENAS QUIROZ

INSTRUCTORA:

DEISY CAROLINA LONDOÑO TORO

SENA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DE LABORATORIOS DE ENSAYOS Y


CALIBRACION - NORMA ISO/IEC 17025

2020
INTRODUCCIÓN

Los procedimientos de compras y evaluación de proveedores son directrices que nos


ayudan a tener un correcto y adecuado proceso de compra y manejo de proveedores, que
nos vinculan al buen manejo del laboratorio.
En Colombia, la entidad reguladora que es la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación
de Colombia), tiene como objeto principal acreditar la competencia técnica de Organismos
de Evaluación de la Conformidad, ejercer como autoridad de monitoreo en buenas prácticas
de laboratorio de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE)
y desempeñar las funciones de Organismo Nacional de Acreditación de Colombia,
conforme con la designación contenida en el capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015 y las
demás normas que los modifiquen, sustituyan o complementen.

Los elementos esenciales que definen el perfil de ONAC como entidad de acreditación son:
• Carácter técnico,
• Aplicación de estándares internacionales,
• Independencia e imparcialidad, y
• Autonomía financiera y administrativa.

Este direccionamiento ayuda a la organización de los laboratorios y sus procesos, sin


importar al área de conocimiento que se especialice. Y permite que los proveedores que
busca el laboratorio, estén bajo los lineamientos de esta entidad.
1.OBJETIVO
Realizar una Evaluación y calificación de los diferentes proveedores que ofrecen productos
y servicios que serán adquiridos por el laboratorio.
2. DESARROLLO
Los proveedores se evalúan a través de varios criterios
2.1 Que cumpla con los requerimientos de cotización

• Calidad
• Precio
• Cantidad
• Tiempo de entrega
• Garantía

2.2 Que cumpla con el sistema legal de empresa:

• Rut
• Cámara de comercio
• Cédula del representante Legal
• Cotización con precios y calidad ajustada a la propuesta

2.3 El Proveedor aceptado: debe cumplir con las siguientes exigencias

• Estar certificado por la serie de Normas ISO


• Entrega certificado de control de calidad
• Está acreditado por el organismo nacional de acreditación (ONAC), para el
caso de los servicios de calibración de equipos e instrumentos

2.4 Referencias comerciales del proveedor

2.5 La evaluación se realiza a través de la verificación de la capacidad económica


y de cantidad del proveedor de lo solicitado, para lo cual se establecen los
siguientes criterios:

• Calidad de acuerdo a lo especificado


• Tiempo en la entrega
• Entrega de la cantidad solicitada

Cada atributo se califica como:


CUMPLE: Cuando cumple la totalidad de lo especificado
NO CUMPLE: No cumple lo especificado
3. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROVEEDOR ACEPTADO

En cada entrega de producto o servicio, el jefe de laboratorio o de la universidad es el


responsable de evaluar y registrar la información relacionada con la entrega en un registro
de evaluación, que contiene la siguiente información:

• No orden de compra
• Producto o servicio
• Calidad
• Oportunidad
• Cantidad
• Observaciones

Se designa:
✓ conforme cuando cumple la totalidad de lo especificado en la orden
de compra.
✓ No conforme cuando hay deficiencia en algunos de los criterios de
evaluación.

El jefe de laboratorio y el analista de compras principal son responsables de registrar las


desviaciones que se puedan detectar en sus respectivas áreas, cuando un producto
modifica las especificaciones de un ensayo (esto en el caso que el producto o material ya
no esté disponible en el mercado nacional o se cambie por algún otro que contenga
características similares al producto originalmente contratado).

El comité evaluador es el responsable de comunicar al proveedor la no conformidad


detectada, solicitar la acción correctiva y modificar la calificación del proveedor cuando
corresponda.

4. INHABILITACIÓN DEL PROVEEDOR

El comité evaluador es responsable de inhabilitar al proveedor basándose en los registros


de no conformidades del analista o del jefe de laboratorio. La Inhabilitación ocurre cuando
el proveedor no realiza la acción correctiva solicitada o cuando recepciones sucesivas de
productos o servicios presentan las mismas deficiencias. El cambio de calificación del
proveedor se registra en el “Listado de proveedores” que contiene la siguiente información:

• Producto o servicio
• Dirección
• Teléfono / Fax
• Persona contacto
• Frecuencia de evaluación
• Calificación actual
• Concepto y Descripción de la inhabilidad
• Fecha evaluación
• Responsable de la Evaluación
• Aprobación del comité evaluador
Los proveedores que no presentan no conformidades en la entrega permanecen en el
listado como aprobados. Aquellos que presentan no conformidades en la entrega se
evalúan y califican en las entregas posteriores, hasta tener evidencia que dichas entregas
cumplen lo establecido.

El listado de proveedores calificados se actualiza al menos una vez al año.

5. COMITÉ EVALUADOR

• Analista de compras
• Jefe de laboratorio
• Líder de procesos
• Rectoría de la universidad

6. REGISTROS

• Copia de certificado de conformidad con una norma de la serie ISO 9000


• “Listado de proveedores”
• Listados de Conformidades/ No conformidades

7. CIRCULACIÓN

• Analista de compras Copia N° 1


• Jefe de laboratorio Original
• Líder de procesos Copia N° 2
• Rectoría de la universidad N° 3
BIBLIOGRAFIA

➢ Norma técnica Colombiana NTC – ISO/IEC 17025 – 2017 “Requisitos Generales


Para La Competencia De Los Laboratorios De Ensayo Y Calibración”. Ítems 4.
Requisitos generales, 6.6 productos y servicios suministrados externamente, 7.7
aseguramiento de la validez de los resultados, 7.10 trabajo no conforme, 8.7 acciones
correctivas (opción A)

➢ Procedimientos Para La Evaluación Y Calificación De Proveedores. EARTHTECH


ENGINEERING LTD. http://www.earthtech.ec/Downloads/Management%20System/PR-
03%20Evaluacion%20y%20calificacion%20de%20proveedores%20de%20Laboratorio.pdf

➢ Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. ONAC.


https://onac.org.co/presentacion#perfil-institucional

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