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Contenido

INFORME ESPECIAL Los papeles de trabajo, objetivos e importancia ........................................................................................................ VIII-1

Los papeles de trabajo, objetivos e importancia

Informe Especial
Ficha Técnica b) Constituye la fuente primordial para • Soporte del trabajo y del informe.
sustentar el informe y la evidencia del • Ayuda a discutir el informe.
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil trabajo realizado, así como el respaldo
de las observaciones, conclusiones y re- • Fuente de consulta futuras auditorías.
Título : Los papeles de trabajo, objetivos e impor- comendaciones incluidas en el informe. • Facilidad para la supervisión del
tancia trabajo.
c) Facilita la la revisión y supervisión del
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 169 - Segunda trabajo de auditoría. • Medición del trabajo realizado.
Quincena de Octubre 2008 • Medir el logro de los objetivos esta-
d) Sirve como registro del trabajo reali-
zado porque proporciona un registro blecidos.
sistemático y detallado del trabajo • Fuentes de información para entre-
1. Aspecto General efectuado por el auditor. namiento: cumplimiento de normas
Los papeles de trabajo vienen hacer los e) Registra los resultados obtenidos, legales.
documentos elaborados por el auditor, porque proporcionan un registro de
durante el curso de la elaboración de au- información obtenida y desarrollada, 4. Importancia
ditoría que respaldan y fundamentan su respaldando los hallazgos, condicio- Los papeles de trabajo representan en la
informe, está conformado por el conjunto nes y recomendaciones que resulten culminación del trabajo de auditoría, la
de documentos que contienen evidencias de la auditoría. evidencia documental del trabajo efec-
respaldadas del trabajo del auditor. f) Sustenta el informe del auditor; el tuado, de las técnicas y procedimientos
Es el conjunto de cédulas y documentos contenido de los papeles de trabajo de auditoría aplicadas y de las conclusio-
en los que el auditor registra los datos e debe ser suficiente para respaldar las nes generadas.
información obtenidos, así como los re- opiniones, conclusiones y, en general,
Los papeles de trabajo constituyen un
sultados de las pruebas realizadas durante el contenido del informe. El informe
registro permanente del trabajo y se pue-
el examen. Por lo tanto, la evidencia de los bajo ninguna circunstancia debe
den convertir en elementos probatorios
análisis, comprobaciones, verificaciones, e contener información o datos que no
ante la ley, ya que representan la eviden-
interpretaciones, etc., en que se fundamen- sean respaldados por los papeles de
cia cualitativa y cuantitativa del trabajo;
tan las opiniones y juicios del auditor se trabajo. Estos papeles deben funda-
por esta razón los papeles de trabajo son
registran en documentos conocidos como mentar la evidencia o falta de ella, en
importantes porque es mediante estos
Papeles de Trabajo, además documentan la que se basa el criterio del auditor y
que el auditor dejará constancia de las
el tipo de examen de auditoría realizada constituyen prueba de validez de las
labores realizadas. Como:
como: Gestión Financiera, examen espe- operaciones y registros examinados y
cial y proveen evidencia que respalda la contenidos en el informe. - Respaldan el informe del auditor.
opinión del auditor sobre los hallazgos g) Sirve de base de información, los datos - Proporciona el sustento para el infor-
de auditoría. utilizados por el auditor para redactar me de auditoría.
su informe se encuentran en los papeles - Permite la revisión de la calidad del
2. Objetivos de trabajo. Muchas veces sirven como trabajo realizado.
fuentes de consultas en el futuro.
Los papeles de trabajo se han concebido - Constituye el vínculo entre las etapas
como un método efectivo de organizar h) Respaldan la opinión del auditor ante de planeamiento, ejecución e infor-
toda información recopilada referente a un proceso judicial; en casos extraor- me de auditoría.
las evaluaciones que se realicen durante dinarios en que el auditor es llamado
a los tribunales, principalmente por - Sirve de soporte en los procesos
el proceso de auditoría. judiciales.
asuntos relacionados a fraudes u otros
Los papeles de trabajo se van acumulan- delitos encontrados, los papeles de - Son guías de seguimientos de audi-
do a lo largo del período del examen, en trabajo son de gran importancia para toría.
la medida que analicemos las evidencias, respaldar el contenido del informe de
desarrollamos recomendaciones y prepa- auditoría. 5. ¿Requisitos que deben conte-
ramos nuestros informes; por lo tanto, los ner los papeles de trabajo?
objetivos que persiguen son: 3. Finalidad - Deben ser suficientemente claros,
a) Proporciona evidencia del trabajo Dentro de los fines más importantes precisos y detallados.
realizado. son: - Deben ser completos y exactos, de-

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 VIII Informe Especial
ben mostrar la naturaleza y el alcance
del trabajo realizado.
- Deben ser legibles y ordenados.
- Deben contener información relevante.
- Deben evitarse la inclusión de infor-
mación excesiva e innecesaria.
Al elaborar los papeles de trabajo se
deben considerar primordialmente los
Estados Financieros que son la base de los
análisis y del fiel reflejo de los resultados
de las operaciones de la entidad.
También deben documentar la compren-
sión y evaluación del ambiente de control
y de sus sistemas de información, registro
y control. Además se debe considerar los
siguientes aspectos como:
• Deben reunir los requisitos de funcio-
nalidad.
• Deben archivarse siguiendo el orden
que aparezcan las pruebas.
• Cada selección del archivo corriente
debe incluir los papeles de trabajo
que documenten pruebas sobre los
procedimientos establecidos.
• Deben reflejar necesariamente los
resultados y otras evidencias.
6. Contenido de las cédulas de
papeles de trabajo
a) Cada cédula deben incluir en el en-
cabezamiento:
- El nombre y siglas de la entidad
auditada.
- El tipo de examen.
- El período del examen.
- Titulo de la cédula de trabajo.
b) En la parte inferior de cada cédula de
trabajo se deben incluir dos recuadros
para anotar:
- En el lado derecho, el código de
acuerdo al índice que corresponda.
- En el lado izquierdo, el nombre o
iniciales de la persona que preparó,
quién la reviso, así como la fecha de
preparación y de revisión.
c) Su contenido debe ser conciso encon-
trando relación directa con el trabajo
realmente ejecutado.
d) Se debe indicar específicamente la
fuente de información que respaldan
la propiedad de los registros y opera-
ciones efectuadas.
e) Las aseveraciones que contengan
deben ser correctas y suficientemente
respaldadas y sustentadas.
f) Las cédulas de trabajo deben tener
una referencia cruzada con otros
papeles de trabajo relacionados con
el programa de auditoría.
g) Respecto a la información y docu-
mentación adicional obtenida como
evidencia, tales como listados infor-
mático copias extractos, resoluciones,
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fotocopias y otros documentos. Estos
deben ser autenticados por el fedatario
de la entidad, sobre las operaciones de
la entidad, así como las confirmaciones
de terceros para ser considerados como
papeles de trabajo.
7. Características que reúnen los
papeles de trabajo
Dentro de las principales tenemos:
a) Identificación
Los papeles de trabajo deben estar
plenamente identificados con el
nombre de la entidad, el tipo de
legajo, dependencia, unidad orgánica
auditada, quien realizó el trabajo.
b) Título
Debe aparecer el nombre de la cé-
dula matriz, proceso auditado, fecha
de elaboración y nombre de quien
lo elaboró y revisó los papeles de
trabajo.
c) Referenciación
Indica la localización de una cédula
dentro de un legajo de los papeles de
trabajo.
d) Referenciación cruzada
Son referencias que encadenan in-
formación entre diferentes cédulas o
trabajos de auditoría, la referencia-
ción cruzada debe ser clara y puede
ser hacia atrás o hacia delante.
La referenciación cruzada se debe
tener cuidado en definir quien envía
y quien recibe.
e) Orden y Pulcritud
Los papeles de trabajo reflejan el
trabajo el trabajo del auditor, por esta
razón deben aparecer perfectamente
ordenados y obedecer las condiciones
de limpieza presentación agradable a
la vista.
f) Índices o tablas de contenido
Todo legajo de papeles de trabajo
debe contener un índice o tabla de
contenido donde se indiquen los
temas principales que lo componen,
así como el código de referencia
asignado cada uno.
g) Material estrictamente necesario
Los legajos de papeles de trabajo
deben contener solamente los docu-
mentos que se necesitan para sustentar
el trabajo del auditor. En el legajo
permanente aparecerá la información
relativa al conocimiento de la unidad
auditada y en el legajo corriente las
cedulas analíticas, cédulas sumarias,
las pruebas recolectadas y gráficos, así
como los documentos que hacen refe-
rencia a la planeación del trabajo.
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h) Confidencialidad
Los papeles de trabajo deben ser
cuidadosamente conservados por el
auditor, el conocimiento anticipado
por parte del auditado de las prue-
bas o verificaciones efectuadas de
los comentarios o recomendaciones
y de las conclusiones del trabajo de
auditoría, le restan importancia a la
entrega formal del informe.
Por otro lado, la NIA 230. Docu-
mentación sustentatoria, numeral 3,
especifica lo siguiente que “El audi-
tor deberá adoptar procedimientos
para mantener la confidencialidad
de los papeles de trabajo y su con-
servación por un período suficiente
para cumplir con los requerimientos
del ejercicio profesional y con los
requisitos legales o profesionales de
conservación de registros”.
i) Precisión
Los papeles de trabajo representan un
reflejo visible de trabajo efectuado,
pensar, planear y luego preparar. Las
hojas de trabajo no deben presentar
situaciones dudosas o que se presten
a doble interpretación.
j) No se debe escribir en libros o
documentos del auditado
Bueno, si en alguna ocasión es
necesario realizarlo, se debe tener
cuenta cuidado de escribir en lápiz
que facilite el borrado, el auditor
no debe dejar sobre los documentos
evidencias que permitan perder la
confidencialidad de los hallazgos,
excepto cuando la evidencia lo re-
quiere.
8. Valor agregado a los papeles
de trabajo
Adicionalmente, como conclusión se de-
termina de la elaboración de los papeles
de trabajo se le agregará la referencia de
los documentos, registros y archivos de
fuente obtenidos como:
- Opinión y conclusión preliminar de
las evidencias obtenidas.
- Identificar la condición, criterio y
causa de la observación o evidencia
obtenida.
Por lo tanto, los papeles de trabajo de-
ben estar diseñados y organizados para
responder a las circunstancias y las nece-
sidades del auditor, para cada auditoría
en particular. En algunos casos, el uso de
los papeles de trabajo estandarizados:
Circularizacion de cartas, de saldos, re-
querimientos de información, arqueo de
fondos y valores, etc. Se puede mejorar
la eficiencia con que son preparados
y revisados. Dichos papeles de trabajo
facilitan la delegación de los trabajos
y a la vez proporcionan un medio para
controlar su calidad.
Segunda Quincena - Octubre 2008