PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo En Gestión Administrativa

 Código del Programa de Formación: 122115 version 100
 Nombre del Proyecto: Apoyo al fortalecimiento de los procesos administrativos en empresas de
Villavicencio de formación continua
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Apoyar los procesos administrativos de la empresa de acuerdo a los protocolos
establecidos
 Competencia: Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma
técnica y la legislación vigente
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Utilizar las normas técnicas colombianas vigentes, las de la
organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Elaborar documentos comerciales, actos administrativos y los del
proceso de compra-venta, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes
para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de
la calidad.
 Duración de la Guía: 10 horas

2. PRESENTACIÓN

Señores aprendices continuando con el desarrollo de los documentos comerciales, ahora nos centraremos a
la redacción y transcripción de los memornados, puesto que dentro de la empresa existen varios tipos de
documentos de uso cotidiano que requieren elaborarse bajo un estándar de calidad, para alcanzar cada vez
más la normalización de la comunicación empresarial. Por eso a través de esta guía se pretende que usted
señor aprendiz conozca los parámetros para normalizar la elaboración y presentación de documentos como
apoyo a las instituciones para elaborar documentos comerciales, teniendo como referente la GTC-185 y la,
NTC así mismo, permite ver de manera clara y concisa la definición, normas de redacción, presentación y
elementos que conforma cada documento y su enfoque

Con el desarrollo de esta guía y, como parte importante de su compromiso y trabajo en equipo, usted podrá
aprender la manera de elaborar los documentos utilizados a nivel empresarial.

“El éxito se fundamenta en el compromiso, la responsabilidad y la buena actitud”

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3. ACTIVIDADES
3.1 ACTIVIDADES REFLEXIÓN INICIAL
Participemos activamente respondiendo los siguiente sinterrogantes acerca del Memorando:

Qué conozco del memorando? Qué Características debe tener? Por qué es importante la
normalización de los
documentos?

Por qué cree que las empresas Qué partes conoce de un Por qué decimos que es una
deben implementar las normas memorando? comunicación interna?
técnicas en los manuales de las
empresas?

ESTUDIO DE CASO:

Subactividad 3. Estudio de caso dos: Usted ha sido nombrado recientemente como Director Ejecutivo de la
empresa Distribuciones Buenahora y tiene a su cargo todo el grupo de personal, para lo cual se empieza a
dar cuenta que algunos de los empleados antiguos no llegan puntual a su puesto de trabajo y además no
portan el uniforme decorosamente, a pesar de haberles aclarado estos compromisos en una reunión que
realizo; para lo cual les inicia un seguimiento constante debido a las quejas de algunos funcionarios de otras
áreas. Debido a esta situación, ordena a su auxiliar para que elabore los llamados de atención requeridos y
sean sancionados.

Qué opina usted al respecto de esta situación?

Cree que el Director obró mal?
Qué pasos hubiera seguido usted con estos empleados?
Esta de acuerdo con una sanción? GFPI-F-019 V03
3. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMENTOS NECESARIOS
PARA EL APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Realizar talleres prácticos de elaboración de documentos comerciales,

aplicando las normas GTC185 e ICONTEC, teniendo en cuenta las normas de Salud Ocupacional.

Actividad 1. Conformar grupos de máximo cinco integrantes y elaborar una presentación en powerpoint del
esquema del Memorando, teniendo en cuenta la GTC-185 y NTC. Finalmente socializar con sus compañeros
y ante su instructor, para una mejor comprensión puede apoyarse en dinámicas activas.

Aspectos a tener en cuenta:

Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización

Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y modo impersonal o en primera persona del plural
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
Preferiblemente tratar un solo tema por memorando.

Objetivos de los memorandos:

 Informar sobre un hecho en forma breve

 Expresar necesidades
 Hacer requerimientos
 Aclarar una situación
 Tramitar o agilizar un asunto
 Dar respuesta a una comunicación recibida
 Conocer detalles sobre un aspecto determinado
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos
 Felicitar, invitat o convocar a reuniones no protocolarias
 Hacer llamados de atención.

Actividad 2. Redacte los siguientes Memorandos teniendo en cuenta los temas expuestos a continuación,
léalos frente a su instructor y compañeros de estudio con el fin de realizar las correcciones necesarias, tenga
en cuenta las normas para presentación de documentos comerciales GTC185 y NTC.
 Donde su jefe solicita reunirse con los empleados los viernes de cada semana
 Llamado de atención por incumplimiento en las labores que le corresponden, mala presentación y por
llegar tarde al trabajo.
 Cambio de funciones en el puesto de trabajo.
 Convocando a los empleados a participar en una capacitación.

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Actividad 3. Realice el taller de Memorandos entregado por el instructor, tenga encuenta las normas
gramaticales y de sintaxis para su presentación, elabórelos en sus diferentes estilos y preséntelos a su
instructor. Conservelos en el portafolio de evidencias. Finalmente presente evaluación.

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Computadores, impresora, Video beam, escritorios, papel bond, borrador, Multimedia, Diccionarios, GTC
185, guías de aprendizaje

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento: Redacta y elabora de manera responsable
GTC-185 e ISO para la documentos empresariales como: Cartas, Observación
elaboración y presentación de circulares, memorandos, actas e informes directa, estudio de
documentos comerciales Administrativos; constancias y certificados; hoja casos y lista de
Evidencias de Desempeño: de vida, sobres comerciales, entre otros. chequeo
aplicando las normas gramaticales y de sintaxis;
Aplica normas de precisión en
las de redacción; las técnicas de digitación; las
la digitación, elaborando Normas Técnicas Colombianas para la Prueba en línea
memorandos comerciales. Elaboración y Presentación de Documentos cuestionario
Plegar documentos Comerciales y las de Gestión de la Calidad documentos
comerciales vigentes. comerciales
Evidencias de Producto: Pliega diligentemente los documentos, si es
Presentar esquemas y talleres necesario, y los inserta en el sobre.
Elabora de manera cuidadosa los formatos y
de memorandos
documentos requeridos para el proceso de
compra-venta: Cotización, pedido, factura,
remisión, orden de salida, cheque, letra,
comprobante de ingreso, comprobante de egreso,
entre otros, aplicando la tecnología disponible.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

DIGITAR: Técnica de tocar, pulsar o lo que sea con los dedos, aplicado a la informática, se refiere al manejo
correcto del teclado
DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de
sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas

ICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación

ICONTEC: Entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte
y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al
sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los Mercados interno y externo.

GTC-185: Guía técnica colombiana para la elaboración de los documentos comerciales

ORTOGRAFÍA: Conjunto de reglas y convenciones que rigen el sistema de escritura normalmente

establecido para una lengua estándar.

PRECISIÓN: Disminución de los errores manuales o su corrección inmediata.

SIGLA: Resultado de un proceso de creación de una palabra a partir de cada grafema (letra) inicial de los
términos principales de una expresión compleja.

TEXTO: Entramado de signos con una intención comunicativa que adquiere sentido en determinado
contexto.
.
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TRANSCRIBIR: Escribir con un sistema de caracteres lo que está escrito en otro.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

 GTC 185 Guía Técnica Colombiana para la elaboración de documentos comerciales.

 COMPENDIO, Normas Técnicas Colombianas sobre documentación
 COMPENDIO, Normas Técnicas Colombianas ISO-9000, 9001, 10011-1
 CORRESPONDENCIA COMERCIAL, Editorial Norma,
 PROCEDIMIENTOS DE OFICINA, Editorial Norma
 REDACCIÓN COMERCIAL ESTRUCTURADA, Cuarta Edición, Editorial McGraw Hill
 Internet buscadores como: GOOGLE, YAHOO, MONOGRAFÍAS.com, entre otros

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) María Eugenia Osorio A. Instructora Comercio y 2020-02-02
Isabel Villada Enciso servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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