Está en la página 1de 74

AUDITORIA II

AUDITORIA OPERACIONAL
Aspectos a Desarrollar
En este módulo desarrollaremos una auditoría
operacional y financiera sobre cada ciclo o proceso
operacional, iniciando con el ciclo de Adquisiciones
y Pagos y los saldos de las cuentas relacionadas,
respectivamente; que para nuestros efectos la
llamaremos Auditoría Integral.
A. Fases de un proceso de auditoría
B. Auditoría Operacional, incluye control interno
C. Auditoría Financiera
Identificar necesidad
auditoría, investigar al
FASE I Aceptar al cliente y realizar cliente, evaluar
Planeación y planeación inicial compromiso año anterior,
diseño de un términos del contrato,
método de Entender el negocio e industria del selección personal, etc.
auditoría cliente
Operaciones y procesos,
Evaluar el riesgo de negocio del requerimientos legales y
cliente contables específicos,
estilo admón., objetivos y
Realizar procedimientos analíticos estrategias, técnicas de
preliminares medición y desempeño,
estructura de capital, etc.
Determinar la materialidad y
evaluar el RAA y el RI
Entender el CI y evaluar el RC • Manipulación EEFF
preliminar • Malversación de activos

Evaluar los riesgos de fraude


• Procedimiento
• Muestra
Dllar el Plan General de Auditoria y • Momento
los Programas de Auditoría
Reducir
FASE II el RC? No
Realización de
pruebas de Sí
controles y Realizar pruebas de controles
sustantivas de
operaciones
Realizar pruebas sustantivas de
operaciones

Determinar el RPD: la probabilidad


de errores en los EEFF
FASE III
Realización de Realizar procedimientos analíticos
procedimientos
analíticos y Realizar pruebas de detalle de las
pruebas de partidas clave
detalle de los
saldos Realizar pruebas adicionales de
detalle de saldos
FASE IV
Terminación de
Revisión de pasivos contingentes
la auditoría y
emisión de
informe Revisión de eventos posteriores

Acumulación de evidencia final

Evaluación de resultados

Emisión dictamen de auditoría

Comunicación con el Comité de


Auditoría y la Administración
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
1. Responsabilidad de la administración

2. Propósito de una Auditoría de EEFF

3. Evidencia de Auditoría y Procedimientos de


Auditoría

4. Materialidad y Riesgo
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
1.1 Responsabilidad de la Administración

Adoptar políticas sólidas de contabilidad, conservar una adecuada


estructura de control interno y hacer declaraciones objetivas en los
estados financieros.

Administrador → → Día a día


Auditor → → Revisiones puntuales

• Informe de la administración a los accionistas


• Carta de representación
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
1.2 Propósito de una Auditoría “Integral”

Expresar una opinión sobre los Estados Financieros de acuerdo


con los PCGA, sobre el CI y sobre el Cumplimiento Legal.

Los pasos para desarrollar los objetivos de una auditoría, son:

• Entender las responsabilidades de una auditoría


• Dividir los estados financieros en ciclos
• Conocer las afirmaciones de la administración
• Conocer los objetivos (aseveraciones) generales de la auditoría
relacionados con operaciones o transacciones
• Conocer los objetivos (aseveraciones) específicos de la
auditoría relacionados con saldos
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
Entender las responsabilidades de una auditoría

El auditor tiene la responsabilidad de planear y realizar la auditoría


para obtener una certeza razonable (no absoluta) y objetiva acerca
de si los estados financieros están libres de errores materiales,
sean causados por error o fraude.

La certeza o seguridad razonable indica que el auditor no es


garante de la exactitud de los estados financieros, debido a:

•La evidencia de auditoría se obtiene para una muestra de la


población
• Incertidumbre inherente a cálculos complejos
• Complejidad de EEFF con fraude y colusión de la administración
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
Dividir los estados financieros en ciclos operacionales

Por facilidad y funcionalidad, la auditoría se realiza segmentando


los estados financieros. Una forma común de segmentarlos es por
tipo de operación (transacción) y saldos de cuenta relacionados.

Los ciclos operacionales o transaccionales comunes, son:

1. Adquisiciones y Pagos
2. Ventas y cobranzas (ingresos y cuentas por cobrar)
3. Nómina y Personal
4. Inventario y almacenamiento
5. De capital y pago
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
Dividir los estados financieros en ciclos

Efectivo Gnral

Adquis. Capital,
Deuda y Pago

Ventas y CxC Adquis. y Pago Nómina y Pnal

Inventarios
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
Conocer las afirmaciones de la administración (art. 57
Decreto 2649/93)

Declaraciones que hace la administración sobre los tipos de


operaciones y cuentas relacionadas en los EEFF. Se relacionan con
los PCGA y por tanto el auditor las requiere conocer. Son:

1. Existencia: estas afirmaciones se refieren a si los activos,


pasivos y capital incluidos en el balance, existieron
efectivamente a la fecha del mismo.

2. Integridad: indican que están incluidas todas las transacciones


y cuentas que se deben presentar en los estados financieros.

Esta afirmación es opuesta a la afirmación de existencia.


Integridad se refiere a la posibilidad de omitir partidas en los
EEFF que se deben incluir, y Existencia se refiere a la inclusión
de partidas que no se debieron incluir.
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
Conocer las afirmaciones de la administración

3. Valuación o asignación: se relacionan con el hecho de que el


activo, pasivo, capital y cuentas de resultados se han incluido en
los estados financieros en los montos adecuados.

4. Derechos y obligaciones: se relacionan con el hecho de si los


activos son los derechos de la organización y los pasivos son
las obligaciones de la compañía.

5. Presentación y divulgación: estas afirmaciones se refieren a si


los componentes de los estados financieros están combinados o
separados, descritos y revelados de forma adecuada.
1. Conocimientos Previos
Auditoría Operacional
Conocer las afirmaciones de la administración
Ejemplos:
Afirmación Ejemplo
Existencia u •Los inventarios registrados realmente existen y están
ocurrencia disponibles para la venta a la fecha del balance.
•El valor de ventas representa intercambios de bienes o
servicios que en realidad ocurrieron.
Integridad • Todas las ventas del periodo se registraron
Valuación •Las propiedades se registran a costo histórico y tal costo se
deprecia sistemáticamente durante la vida útil
• Las CxC incluidas están asentadas al valor neto de realización
D&O • Los activos son propiedad de la compañía
Presentación y •Las obligaciones clasificadas a L.P. tienen fecha de
revelación vencimiento posterior a un año.
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
Conocer los objetivos generales de la auditoría relacionados
con operaciones o transacciones (NIA 315)

Se aplican a cada clase de operación o ciclo operacional, se utilizan en


pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones. Se
relacionan con las primeras 3 afirmaciones de la administración.

1. Ocurrencia (sobrevaluación): existen operaciones registradas


2. Integridad (subvaluación): se registran las operaciones existentes
3. Exactitud: las operaciones registradas están asentadas por los
montos correctos
4. Clasificación: las operaciones están registradas en las cuentas
apropiadas
5. Corte: las operaciones se registran en el periodo correcto
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
Conocer los objetivos específicos de la auditoria
relacionados con saldos y presentación EF (NIA 315)
También provienen de las afirmaciones de la administración. Se
aplican en pruebas de detalle sobre saldos finales. Son:

1. Existencia u Ocurrencia: todo lo que esta registrado existe


2. Derechos y obligaciones: reconocimiento de activos y pasivos
3. Integridad: todo lo que existe está registrado
4. Exactitud, valuación y asignación: los montos incluidos son
correctos
5. Clasificación y comprensión: la información financiera se
presenta y describe de manera apropiada, y las revelaciones se
expresan claramente (Presentación y divulgación).

A través de existencia e integridad se cubre la evaluación del


CORTE.
1. Conocimientos Previos
Auditoría Operacional
Relación Afirmaciones administración y Objetivos de auditoría

Afirmación Objetivo de Objetivo de auditoría


Administración Auditoría para para saldos
operaciones
Existencia Ocurrencia Existencia u Ocurrencia
Integridad Integridad Integridad
Valuación o Exactitud Exactitud, Valuación y
asignación Corte Asignación
Derechos y No aplica Derechos y obligaciones
obligaciones
Presentación y Clasificación Clasificación y
revelación comprensión
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
1.3 Evidencia de auditoría y procedimientos de auditoría

Tipos:
•Observación - Examen físico (activo tangible, percepciones
generales, impresiones iniciales a complementar con otro tipo de
evidencia de corroboración)
• Confirmación externa (fuente independiente)
• Inspección - Documentación (examen de documentos internos
o externos y registros del cliente).
•Procedimientos analíticos (comparaciones y relaciones para
analizar la razonabilidad)
• Investigación - Consulta al cliente (escrita o verbal)
• Re-cálculo, Re-proceso - Re-desempeño (volver a hacer)

Requisitos:
• Competencia: calidad – confiable y pertinente
• Suficiencia: cantidad – tamaño de la muestra
1. Conocimientos Previos
Auditoría Operacional
1.3 Evidencia de auditoría y procedimientos de auditoría

Tipo Prueba Examen Confirm Documen Observa Consulta Redesem Proc.


físico ación tación ción al cliente peño analíticos
Conocimiento CI    
Prueba de control    
Prueba sustantiva  
de operaciones
Procedimiento  
analítico
Prueba de detalle     
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
1.4 Materialidad y Riesgo

Materialidad:
Monto máximo por el cual el auditor cree que los estados
financieros podrían estar equivocados y aun así no afectar las
decisiones de los usuarios razonables.

Riesgos:
• Riesgo del Negocio
• Riesgo del Compromiso
• Riesgo de Auditoría – RA
• Riesgo Inherente – RI
• Riesgo de Control – RC
• Riesgo Detección Planeada – RDP

RDP = R A
RI x RC
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
1.4 Materialidad y Riesgo

•Riesgo Negocio: riesgo de que el cliente no pueda lograr sus


objetivos con respecto a la confiabilidad de la información
financiera, la efectividad y eficiencia de las operaciones y el
cumplimiento de la regulación.

•Riesgo del Compromiso: es el riesgo de que el auditor sufra


un daño debido a una relación con el cliente a pesar que el
informe haya sido sin salvedades. Ejemplo: quiebra del cliente
posterior a la conclusión de la auditoría.

•Riesgo de Auditoría: medición de la disposición del auditor


para aceptar que los EEFF pueden presentar errores materiales
después de que la auditoría haya finalizado y se haya emitido un
dictamen sin salvedades. Es lo contrario a la “Certeza de la
Auditoría”
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
1.4 Materialidad y Riesgo

•Riesgo Inherente: medición de la evaluación del auditor de la


probabilidad de que haya afirmaciones erróneas importantes
antes de considerar la eficacia del control interno.

•Riesgo de Control: medición de la evaluación del auditor de la


probabilidad de que no se eviten o detecten errores materiales
mediante los controles internos del cliente.

•Riesgo Detección Planeado: medición del riesgo de que la


evidencia de la auditoría no detecte afirmaciones erróneas que
excedan una cantidad tolerable, en caso de que existan dichas
afirmaciones erróneas.
1. Conocimientos Previos

Auditoría Operacional
1.4 Materialidad y Riesgo

Según la fórmula RDP = R A


RI x RC
Se tiene:
El RA tiene relación directa con el RPD
El RI tiene relación inversa con el RPD
El RC tiene relación inversa con el RPD
RPD tiene relación inversa con la cantidad de evidencia

Un RA bajo significa que el auditor requiere mayor cantidad de


evidencia porque espera gran cantidad de errores.

Un RA alto significa que el auditor requiere menor cantidad de


evidencia porque no espera errores en general.
2. Definición

Auditoría Operacional
“Evaluación objetiva de los procesos operativos
de una entidad para determinar si éstos se
efectúan en atención al logro de los objetivos del
ente económico”.
Diccionario de términos contables para Colombia

“Es una revisión de cualquier parte del proceso y


métodos de operación de una compañía con el
propósito de evaluar su eficiencia y eficacia”.
Texto: Auditoría un enfoque integral
2. Definición

Auditoría Operacional
En la práctica, la Auditoría Operacional, además
de evaluar la eficiencia y efectividad de la
organización, también suele comprender la
evaluación de los controles internos y la prueba
sobre la efectividad (pruebas de controles) de los
mismos.
3. Distinción con respecto a otras auditorías

Auditoría Operacional
Tipo de Ejemplo Información Criterios Evidencia
Auditoría cuantificable establecidos disponible
Financiera Auditoría anual de Estados financieros PCGA Documentos,
los estados registros y fuentes
financieros de una externas de
organización evidencia
Operacional Evaluación de si el Número de registros Normas de Informes de errores,
proceso de nómina de nómina eficacia y registros de nómina
funciona eficaz y procesados en un efectividad de y costos de
eficientemente mes, costos del área la Compañía procesamiento de
y número de errores nómina
De Evaluar el Registros de la Disposiciones Estados financieros
cumplimiento cumplimiento de Compañía del convenio y cálculos del auditor
requerimiento del préstamo
banco para crédito
3. Distinción con respecto a la auditoría financiera

Auditoría Operacional
• La auditoría operacional se orienta al
desempeño de la operación para el futuro,
mientras la financiera se centra en el
registro correcto de información histórica.
• La auditoría operacional genera un reporte
a la administración, la financiera genera
un reporte a todos los usuarios de los
estados financieros.
• La auditoría operacional cubre cualquier
proceso de la organización, la financiera
solo lo relacionado con la razonabilidad
de los estados financieros.
4. Tipos de Ciclos de Operación

Auditoría Operacional
• Ciclo de adquisiciones y pagos
• Ciclo de inventarios
• Ciclo de nómina y personal
• Ciclo de ventas y cuentas por cobrar
• Ciclo de capital y pago
Auditoría Operacional
• Ciclo de adquisiciones y
pagos
5. Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Objetivos de aprendizaje:
1. Describir el ciclo, sus registros, funciones y controles
internos.
2. Diseñar y desarrollar pruebas de controles y pruebas
sustantivas de transacciones y evaluar el riesgos de control
3. Diseñar y desarrollar procedimientos de análisis para
cuentas por pagar
4. Diseñar y desarrollar pruebas de detalle para cuentas por
pagar
5. Pruebas sobre pasivos no registrados
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Conocido como un ciclo principal de transacciones en
cualquier organización, consiste en la adquisición y pago de
bienes y servicios (excepto servicio de personal y de deuda).
De acuerdo con lo anterior, el ciclo incluye dos
transacciones fijas y una eventual, así:
1) Adquisición de bienes y servicios
2) Desembolso de efectivo relacionado
3) Devolución de compras y rebajas o descuentos
A nivel contable la cuenta principal en este ciclo es la de
Cuentas por Pagar; y las cuentas de contrapartida podrían
ser: compras de M.P., PP&E, Gastos anticipados, gastos
administración y ventas, efectivo, devoluciones y descuentos,
entre otras.
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Alcance:
El ciclo inicia generalmente con una requisición de compra
(quién, por qué, de qué?).
El ciclo finaliza con el pago en contraprestación a los
beneficios recibidos.
El ciclo incluye las siguientes actividades:
• Procesar ordenes de compra
• Recibir bienes y servicios
• Registrar cuentas por pagar
• Procesar y registrar el pago o cancelación de la deuda.
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
• Procesar ordenes de compra:
Esta actividad dependerá del procedimiento establecido por
la organización para cada tipo de mercancía o servicio.
Generalmente incluye:
Requisición de compra: es la solicitud originada y aprobada
por el Dpto. que requiere los B&S y a su vez es autorizada
por el Dpto. de Compras.
Orden de Compra: documento realizado por el área de
compras, confirmando la cantidad y descripción del bien o
servicio a adquirir.
Esta actividad se convierte en una actividad de control,
respecto a la adecuada autorización, asegurando que no
presenten adquisiciones no válidas, excesivas o innecesarias.
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Formato Requisición de compra:
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Formato Orden de compra:
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
• Recibir bienes y servicios:
Esta actividad es importante dado que:
1. Se examina que lo recibido corresponda a lo solicitado
2. Se suple la necesidad sobre un bien o servicio
3.Se genera el reconocimiento contable de la adquisición y
del pasivo relacionado.
La evidencia de estos tres aspectos se plasma en el
Informe de recepción, documento que contiene la cantidad
y descripción de los B&S y la fecha de la recepción.
Como actividades de control, se envía bien, factura y
copia del I.R. al área destinataria y copia del IR a
contabilidad. El área destinataria aprueba la factura y la
envía a Contabilidad.
Quien recibe debe ser independiente a quien registra.
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos
Auditoría Operacional
• Registrar cuentas por pagar:
A través del I.R. y de la factura, se asegura que solo se registren
adquisiciones válidas en las cantidades y valores correctos.
Comprobante contable: registro de las cuentas relacionadas con la
adquisición en el aplicativo contable.
Factura del proveedor: además de ser el soporte del registro contable,
permite realizar la programación del pago, de acuerdo con el monto, la fecha
de facturación, de vencimiento y los términos de descuentos si los hay.
Nota débito: emitida por el proveedor en caso de devolución y que
disminuye la cuenta por pagar.
Archivo maestro de CxP (auxiliar por NIT): muestra por proveedor, el
saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones, rebajas, pagos y el saldo final.
Estado de cuenta: documento preparado mensualmente por el proveedor
que indica saldo inicial, adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos y saldo
final. Debe coincidir con el archivo maestro, excepto por las diferencias en
fechas.
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
• Registrar cuentas por pagar:
Como controles de esta actividad se tienen:
•El departamento de CxP debe comparar OC, IR y factura del
proveedor para verificar que la descripción, precio, cantidad,
términos, totales, etc., sean las correctas.
•Quien registra la cuenta por pagar deber ser independiente a
quien realiza los pagos.
• Revisiones independientes
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
• Procesar y registrar el pago o cancelación de la deuda:
De acuerdo con la información registrada en el aplicativo
contable, con la disponibilidad de liquidez y con las
decisiones del tesorero o financiero, se procede a realizar y
registrar el pago.
Cheque: firmas, original proveedor, copia para archivo con
factura.
Transferencia electrónica y Consignación: cuenta
registrada del proveedor, confirmación de la transacción.
Controles: atribución firma de cheques, segregación de
funciones entre registro y autorización de pago, examen
cuidadoso de documentos soporte del pago, colocar sello de
cancelada a la factura o cuenta de cobro y/o indicar número
de documento con el que se canceló (cheque, transferencia,
consignación).
5.1 Definición del Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Clase de Cuenta relacionada Funciones del Documentos y registros
Operación negocio
Adquisiciones Inventario Procesamiento de Requisición
PP&E ordenes de compra Orden de Compra
GPxA
Cargos diferidos Recepción de B&S Informe de Recepción
Cuentas por pagar
Gastos de fabricación Reconocimiento de Libro diario
Gastos de pasivos Factura del proveedor
administración y Informe Recepción
ventas Archivo maestro CXP
Desembolso Efectivo Procesamiento y Cheque, Consignación,
Cuentas por Pagar registro de Transferencia electrónica
Descuentos de desembolsos de Libro diario
compras efectivo
5.1 Mapa de Riesgos Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Actividad Riesgo Impacto Probabilidad Control Mitigante
Selección Selección Alto Alta •Criterios establecidos para
proveedor inapropiada de Medio Media selección de proveedores
proveedor Bajo Baja • Mínimo de cotizaciones
requeridas
•Base de datos con historial
cumplimiento y calidad de
proveedores
Solicitud de Se solicitan Alto Alta • Requisición de compra por
bienes y bienes o Medio Media personal autorizado
servicios servicios no Bajo Baja •Listado de bienes autorizados
necesarios para comprar
•Revisión orden de compra por
el jefe de departamento de
Compras
5.1 Mapa de Riesgos Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Actividad Riesgo Impacto Probabilidad Control
Realización Selección de Alto Alta •Número mínimo de
de pedido bienes de baja Medio Media cotizaciones
calidad o Bajo Baja • Revisión orden de compra
precios no • Segregación funciones
competitivos
Recepción Recepción de Alto Alta • Inspección física de calidad
Bienes y/o cantidades Medio Media •Comparación de bienes
Servicios equívocas y/o Bajo Baja físicos con lo facturado
precios errados •Comparación de factura con
y/o productos orden de compra y cotización
o servicios de • Informe de recepción
no conformidad
con lo solicitado
5.1 Mapa de Riesgos Ciclo de Adquisiciones y Pagos

Auditoría Operacional
Actividad Riesgo Impacto Probabilidad Control
Registro Información Alto Alta • Factura con firma de recibido a
cuenta por errónea en los Medio Media satisfacción
pagar registros Bajo Baja • Re-cálculos factura
contables • Segregación de funciones
• Registro con base en factura
• Aprobación del registro contable
• Conciliación con estado de
cuenta proveedor
Pago Pagos dobles, Alto Alta • Sello de cancelada a la factura o
proveedores Medio Media cuenta de cobro soporte
ficticios, pago Bajo Baja • Base de datos de proveedores
en cuenta registrados, con datos incluyendo
bancaria número de cuenta bancaria
errónea • Verificación con el banco de
pagos devueltos
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones

Auditoría Operacional
Metodología para el diseño de pruebas de control y
sustantivas de operaciones
1. Comprender el control interno del ciclo de operaciones
2. Evaluar el riesgo de control planeado
3. Determinar el alcance de las pruebas de controles
4. Diseñar las pruebas de controles y pruebas sustantivas
de operaciones para cubrir los objetivos de auditoría
relacionados con las operaciones
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
Auditoría Operacional
Metodología para el diseño de pruebas de control y sustantivas de
operaciones
1. Comprender el Control Interno En primer lugar, el auditor debe
entender el control interno del ciclo de operaciones. ¿Cómo?
Analizando los diagramas de flujo del cliente, realizando cuestionarios
de control interno y pruebas de ensayo.
Ejemplo Lista de Chequeo:
Situación (Generales) SI NO N/A

Existe y está implementado los manuales de procedimientos

Se realiza planeación de compras de acuerdo conlas


necesidades de producción o ventas
Se definen requisitos de los productos que se van acomprar

Se cuenta con un proceso de selección deproveedores

Se solicitan por lo menos 3 cotizaciones y se elige la mejoren


calidad, precio, condiciones, etc.
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
Auditoría Operacional
Continuación Ejemplo Lista de Chequeo:
Situación (segregación de funciones) SI NO N/A

Existe segregación de funciones en cuanto a la autorización,


recepción, custodia, registros, pago.
Los individuos que aprueban compras no tienen acceso al
efectivo
Los individuos que firman cheques son diferentes a quienes
aprueban la factura
Los individuos que pagan son diferentes a los que compran y a
los que reciben.
El personal que recibe no procesa las facturas

En los pagos electrónicos intervienen mínimo 2 personas con


nivel adecuado
La persona responsable de mantener el archivo maestro de
proveedores es diferente a quien registralas cuentas por pagar
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
Auditoría Operacional
Continuación Ejemplo Lista de Chequeo:

Situación (orden de compra) SI NO N/A


Se generan requisiciones de compra por parte de un
empleado autorizado
La orden de compra se realiza con base en la
requisición
La orden de compra tiene pre-numeración
La orden de compra es revisada y aprobada por un
nivel adecuado
Existen límites de compra definidos y configurados en el
sistema
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
Auditoría Operacional
Continuación Ejemplo Lista de Chequeo:

Situación (Recepción de B&S) SI NO N/A


Revisión del pedido con base en la orden de compra y
se deja evidencia de la recepción a satisfacción
El sistema recibe productos sólo de proveedores
autorizados
Se realiza pruebas de inspección calidad (total, lote,
muestra)
Se realiza seguimiento cumplimiento proveedor
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
Auditoría Operacional
Continuación Ejemplo Lista de Chequeo:

Situación (Registro compra) SI NO N/A


Para los bienes recibidos y no facturados se reconoce
el pasivo (provisión)
El responsable de impuestos verifica la adecuada
aplicación
El sistema está configurado para aplicar las cuentas
respectivas
Los saldos por pagar en moneda extranjera se ajustan
mensualmente
Se archivan por separado las facturas canceladas de
las pendientes por cancelar
Si la contabilización es manual, otra persona verifica la
adecuada contabilización
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
Auditoría Operacional
Continuación Ejemplo Lista de Chequeo:

Situación (Pago de la factura) SI NO N/A


El acceso a cheques pre-numerados está restringido y
se controlan periódicamente
La requisición, la orden de compra y la factura se
adjuntan al comprobante de egreso.
Existe un procedimiento para tomar descuentos con el
proveedor
Todos los cheques girados tienen sello restrictivo
Para la firma de cheques es necesario dos personas
con el nivel adecuado
La compañía ha implementado un sistema de
transferencia electrónica de fondos
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
Auditoría Operacional
Continuación Ejemplo Lista de Chequeo:
Situación (Mantenimiento de datos) SI NO N/A

Por las devoluciones en compras se genera una nota quees


contabilizada de forma oportuna
Los costos y gastos reales se comparan con presupuestos y las
variaciones las revisan los niveles adecuados
Mensualmente se realizan conciliaciones bancarias y se
investigan y aclaran las partidas conciliatorias oportunamente
Mensualmente se concilia el módulo de CxP con el libro mayor y
se investigan y aclaran las partidas conciliatorias oportunamente
Periódicamente se revisa la antigüedad de las cuentas por
pagar y se revisa las causas de las cuentas por pagar antiguas
Periódicamente se analizan los saldos contrarios y/o saldos
extraños
Conciliación estados de cuenta de proveedores por una persona
que no tenga responsabilidad en el manejo del efectivo, en la
preparación de los registros
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones

Auditoría Operacional

Metodología para el diseño de pruebas de control y


sustantivas de operaciones
2. Evaluar el riesgo planeado de control
Luego debe identificar los controles internos clave para
cada función del ciclo, por ejemplo: autorización de
compras, segregación de funciones respecto a la
custodia de bienes recibidos vs otras funciones, registro
oportuno, revisión independiente, autorización de pagos
a proveedores.
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones

Auditoría Operacional
Controles Clave
2.1 Autorización de compras: este control evita
adquisiciones no válidas, excesivas o innecesarias.
De acuerdo con los procedimientos de la compañía la
autorización puede estar a cargo de una persona
responsable según los montos (activos fijos) o ser
automática cada que se llegue a un nivel mínimo
establecido (inventarios) o dada una frecuencia (seguros).
El Dpto. de compras NO debe ser el responsable ni de la
autorización ni de la recepción. Solo debe asegurar calidad
y precio.
La orden de compra debe ser pre-numerada y con toda la
información necesaria.
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones

Auditoría Operacional
Controles Clave
2.2 Custodia de activos separada de otras funciones: este
control evita el robo o uso inapropiado, si separan las
funciones de recepción, almacenamiento y registro.
El Dpto. de recepción debe preparar el informe de recepción
como evidencia de la revisión de los bienes y enviar copia al
almacén y al departamento de Cuentas por Pagar.
Los registros contables deben transferir la responsabilidad
de los bienes conforme éstos se transfieren de la recepción
al almacenaje y del almacenaje a la fabricación, en el caso
de inventarios.
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones

Auditoría Operacional
Controles Clave
2.3 Registro oportuno y revisión independiente de las
operaciones: este control evita registros erróneos,
incumplimiento de pago a proveedores, registros no
íntegros.
El Dpto. de cuentas por pagar tiene la responsabilidad de
verificar la propiedad de las adquisiciones, comparando la
OC, el IR y la factura del proveedor; además verificar las
extensiones aritméticas. En ocasiones, esta comparación
puede ser automática a través del aplicativo.
Quien registra el pasivo no debe tener acceso al efectivo u
otros activos similares.
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones

Auditoría Operacional
Controles Clave
2.4 Autorización de pagos: este control evita robos, pagos
dobles, pagos en exceso.
El Dpto. de tesorería debe verificar autorización de pagos y
documentos respaldo del pago.
Si se paga con cheque se debe pre-numerar, mantener
control de los cheques en blanco, anulados y firmados.
Se debe colocar sello de cancelado a los documentos
soporte para impedir pagos dobles, indicando con que
documento (cheque, consignación, transferencia) fue
cancelado.
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
Auditoría Operacional
Metodología para el diseño de pruebas de control y
sustantivas de operaciones
3. Determinar el alcance de las pruebas de control De
acuerdo con los controles internos y las debilidades
identificadas, se determina si es beneficioso aplicar
pruebas de controles que permitan disminuir las pruebas
sustantivas.
No es eficiente realizar pruebas de control si no se tiene
confianza en los controles del cliente o si se ha
detectado que el sistema de control interno tiene
debilidades materiales.
Nota: si el cliente es una compañía pública, el auditor
debe documentar y aplicar pruebas de controles
suficientes para emitir la opinión sobre el control interno.
5.2 Diseño de pruebas de control y sustantivas de operaciones
5.3 Controles internos

Auditoría Operacional

Metodología para el diseño de pruebas de control y


sustantivas de operaciones
4. Diseñar pruebas de controles y pruebas sustantivas
de operaciones para cubrir los objetivos de auditoría
relacionados con las operaciones
Generalmente las compañías, sin importar su objeto
social, industria o características específicas, coinciden o
deben tener como mínimo unos controles internos clave.
5.4 Matriz Riesgos de Control

Auditoría Operacional
Contiene prácticamente TODA la información de los controles
básicos, y en ella se plasma toda la información relacionada con
c/u de ellos.
Las matrices son una herramienta fundamental que permite,
rápidamente, entre otras:
- Verificar procesos y objetivos de control
-Identificar a los propietarios o responsables de “procesos” y
“controles”
- Confirmar los riesgos mitigados
-Identificar si se encuentran correctamente cubiertos los objetivos
COSO
-Verificar el estado de las pruebas.
Aspectos a Desarrollar
1. Pasos para el diseño de pruebas de detalle de
saldos
2. Procedimientos analíticos para Cuentas por Pagar
3. Pruebas de detalle de saldos para Cuentas por
Pagar
4. Confiabilidad y uso de la evidencia
5. Pruebas de saldos para Otras cuentas relacionadas
con el Ciclo de Adquisiciones y Pagos: Activos Fijos,
Diferidos, Pasivos acumulados y Gastos.
Pruebas de Saldos

Auditoría Financiera

La cuenta principal a probar en el ciclo de adquisición y pago es la


Cuenta por Pagar.
Las CxP son obligaciones por B&S recibidos, se deben diferenciar
de los pasivos financieros y de las obligaciones que generan
intereses.
El objetivo de auditoría relacionado con el saldo es el de
INTEGRIDAD y tiene especial atención en el cierre, debido al
potencial de subestimaciones en el saldo de la cuenta.
Dirección de las pruebas: Subvaluación, cuenta de naturaleza
crédito, se parte de una fuente independiente para llegar al saldo
contable.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera

Pasos para el diseño de pruebas de detalle de saldos para CxP:


1. Identificar los riesgos del negocio que afectan las CxP: situaciones
como técnicas de inventario justo a tiempo, aumento de intercambio de
información con los proveedores, uso de la tecnología y comercio
electrónico, etc.; que pueden indicar riesgos de negocio y evaluar los
controles relacionados y la probabilidad de errores materiales en las CxP.
2. Determinar el error tolerable y el riesgo inherente de las CxP: debido
al volumen de las operaciones y el gran número de cuentas relacionadas
y a su saldo importante, el auditor estima un error tolerable relativamente
alto para las cuentas por pagar y un riesgo inherente medio o alto.
3. Realizar pruebas de control y evaluar el riesgo de control de las
CxP: Si las pruebas de controles y sustantivas de operaciones
relacionadas muestran que los controles operan efectivamente, el riesgo
de control es menor y se puede reducir el nivel de procedimientos
analíticos y pruebas de detalle de saldos.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Pasos para el diseño de pruebas de detalle de saldos para CxP:
4. Realizar procedimientos analíticos: con el propósito de descubrir
errores en las cuentas por pagar y áreas donde se debe hacer una
revisión adicional. Ejemplos:
Procedimiento analítico Posible error

Comparar los saldos de gastos Error de las cuentas y gastos por


(facturados habitual/) relacionados pagar
con adquisiciones de B&S con años
anteriores
Revisar la lista de CxP en busca de Error de clasificación para los
CxP inusuales, que no son de los pasivos financieros no comerciables
proveedores y que generan
intereses
Comparar las CxP individuales con Cuentas no registradas o
las de años anteriores inexistentes, o errores
Calcular las razones, como CXP Cuentas no registradas o
divididas entre las compras, y CxP inexistentes, o errores
divididas entre los pasivos
financieros actuales
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Pasos para el diseño de pruebas de detalle de saldos para CxP:
5. Realizar pruebas de detalle de saldo:
• Cubrir los objetivos de auditoría relacionados con el saldo
• Dirección de las pruebas: Subvaluación, debido a la responsabilidad
legal de los contadores públicos
• Las pruebas dependerán de la naturaleza de la entidad, la materialidad
de las CxP, la efectividad de los controles internos y el riesgo inherente.
• Debido al énfasis en la subestimación de los pasivos, es importante
realizar pruebas de pasivos fuera del periodo, es decir, pruebas para
descubrir CxP no registradas.
• Las pruebas de cierre para las CxP tienen como objetivo determinar si
las operaciones registradas días antes y después de la fecha de cierre,
se incluyeron en el periodo correcto.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Pasos para el diseño de pruebas de detalle de saldos para CxP:
Ejemplo nivel de pruebas de saldos:
Bajo nivel pruebas de saldos: controles internos Alto nivel pruebas de saldos: control
efectivos interno débil
Recepción se documenta con rapidez en informes de No se utilizan informes de recepción
recepción pre numerados
Comprobantes pre numerados se preparan y registran Se pospone el registro de las
en el archivo de operaciones de adquisición y en adquisiciones hasta la fecha del
archivo maestro de CxP desembolso
Los desembolsos de efectivo se realizan con rapidez Por insolvencia, las deudas se pagan
cuando están vencidos, se registran en el archivo de varios meses después de vencidas
desembolsos y en el archivo maestro de CxP
Se concilian los saldos individuales de las CxP con los No se realizan conciliaciones
estados de cuenta de los proveedores
El aplicativo concilia automáticamente el módulo con
la contabilidad
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Pasos para el diseño de pruebas de detalle de saldos para CxP:
5. Realizar pruebas de detalle de saldo:

Objetivo Auditoría Prueba común


• Ejemplo pruebas comunes :
Existencia: Las CXP Rastrear las CxP registradas hasta las facturas y
registradas existen estados de cuenta del proveedor; Confirmación
Integridad: Las CXP existentes Desarrollar pruebas de pasivos no registrados;
están registradas Confirmación externa
Exactitud, valuación y Ídem existencia e integridad
asignación: Las CXP son Revisión método de valuación aplicable a las
precisas cuentas del ciclo
DyO: La compañía tiene la Revisar los estados del proveedor ,
obligación de pagar los pasivos Confirmación externa
registrados
Clasificación y comprensión: Revisar la adecuada clasificación y presentación
Las cuentas se clasifican, de pasivos con partes relacionadas, pasivos
presentan y revelan financieros, CxP a C.P. y a L.P., etc.
adecuadamente
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Pasos para el diseño de pruebas de detalle de saldos para CxP:
5. Realizar pruebas de detalle de saldo:
Pruebas de pasivos no registrados:
• Desembolsos de efectivo posteriores: se revisan desembolsos en el
último periodo contable que representen pasivos al corte de fin de año y
se valida que se hayan registrado en el periodo adecuado. Se revisan
documentos del pasivo que se está cancelando, tales como el informe
de recepción y la factura del proveedor que tienen la fecha en que se
debió causar la Cuenta por Pagar.
• Cuentas por Pagar posteriores al cierre: se revisa la documentación
soporte de tales pasivos y se verifica que realmente corresponda al
nuevo periodo contable y no al cierre anterior.
• Rastreo de informes de recepción anteriores al cierre hasta las facturas
relacionadas: el auditor verifica la existencia de obligaciones no
registradas a través del rastreo a partir de informes de recepción, hasta
la factura y registro contable.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Pasos para el diseño de pruebas de detalle de saldos para CxP:
5. Realizar pruebas de detalle de saldo:
Pruebas de pasivos no registrados:
• Rastreo de los estados de cuenta de proveedores que muestren saldos
vencidos hasta las CxP: cualquier estado que indique un saldo vencido
al cierre, se puede rastrear en los registros contables para verificar que
se encuentre registrado.
• Confirmación proveedores: tanto para proveedores que presentan saldo
como para los que no (confirmación de saldo cero – en busca de
cantidades omitidas). Generalmente la confirmación se realiza al cierre
del año. Con la confirmación se debe realizar conciliación, las
diferencias normalmente corresponden a: inventario en tránsito, fechas
de pago y retrasos en el procesamiento de los registros contables.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Pasos para el diseño de pruebas de detalle de saldos para CxP:
5. Realizar pruebas de detalle de saldo:
Otras pruebas
• Toma física inventario: el auditor debe revisar los procedimientos de
toma física y debe registrar en sus papeles de trabajo, el último número
de informe de recepción del inventario incluido en el conteo físico. Debe
verificar los registros contables para el cierre, rastreando de los números
de informes de recepción hasta los registros de CxP para verificar su
adecuada inclusión.
• Inventario en tránsito: si el contrato de embarque indica que la propiedad
se adquiere cuando se reciben los productos, solo se incluyen aquellas
recibidas al cierre; si por el contario la negociación indica que la
propiedad se adquiere en el puerto de origen, en el momento de
embarque, si se deben registrar antes del cierre.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Confiabilidad y uso de la evidencia
Factura del proveedor, informe de recepción y orden de compra: es útil
cuando se realizan pruebas de controles y sustantivas de operaciones,
porque es una evidencia sobre operaciones individuales altamente
confiable, y estos documentos muestran los detalles de la adquisición.
Estado de cuenta: es más útil para verificar el rubro de las CxP porque
incluye el saldo final.
Confirmación: tiene mayor confiabilidad que el estado de cuenta, porque
aunque ambos son preparados por el proveedor (fuente independiente), el
estado de cuenta puede ser modificado por el cliente, mientras que la
confirmación llega directamente al auditor. Adicionalmente, en la
confirmación, no solo se solicita el estado de cuenta desglosado sino que se
solicita también información sobre documentos pagaderos, inventario
consignado, etc.
Debido a la importancia de la subestimación de pasivos, las cuentas
confirmadas deben incluir cuentas grandes, activas, con saldo cero y una
muestra representativa de todas las demás.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Auditoría para otras cuentas relacionadas con el Ciclo de
Adquisiciones y Pagos
1. Activos Fijos: para este rubro se realizan principalmente la siguientes
pruebas de detalle de saldo:
• Conciliación: consiste en comparar el saldo según el módulo de
activos fijos con los registros contables, para cada tipo de activo fijo,
así: terrenos, edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina,
vehículos, construcciones en curso.
• Prueba de Movimiento: se parte del saldo al 31-Dic del año anterior,
probado en la auditoría anterior, se suman las adiciones del año actual
y se restan los retiros del año actual según el módulo, para llegar al
saldo final que debe cuadrar con el saldo registrado contablemente.
• Cálculo global de depreciación: se realiza el cálculo de la
depreciación del saldo inicial con las tasas anuales de depreciación y
del movimiento del año con una tasa promedio; se suma, se compara
con el registro contable y se analiza si la diferencia es razonable.
• Adiciones y Retiros: para una muestra seleccionada se revisa la
documentación soporte y su adecuado registro contable.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Auditoría para otras cuentas relacionadas con el Ciclo de
Adquisiciones y Pagos
2. Gastos pagados por anticipado: si su monto no es significativo puede
ser suficiente realizar solo procedimientos analíticos. De lo contrario, se
realizan principalmente la siguientes pruebas de detalle de saldo:
• Confirmación de seguros: confirmar la existencia de las pólizas
registradas, las primas y fechas de cubrimiento. Datos todos necesarios
para verificar la amortización de los mismos y el saldo remanente en la
cuenta de balance.
• Revisión de cobertura seguros: el auditor no tiene que ser un experto
en materia de seguros, pero su conocimiento de la contabilidad y
valuación de activos es importante para tener la certeza de que una
compañía no está sub-asegurada.
• Movimiento, adiciones y retiros: igual que en activos fijos
• Amortización: se toman los saldos iniciales, se consulta la política de
amortización y se efectúa el cálculo a la fecha de corte de revisión, se
compara con el nuevo saldo del GPxA y con el gasto amortización del
periodo.
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Auditoría para otras cuentas relacionadas con el Ciclo de
• Adquisiciones y Pagos
• 3. Pasivos acumulados: son obligaciones no pagadas estimadas por
servicios o beneficios que se han recibido antes de la fecha del balance
general. Muchos representan obligaciones futuras de servicios no
pagados. Ejemplo: arrendamientos, impuesto predial, pensiones, etc.
• Estas cuentas se prueban generalmente a través de cálculos globales,
cálculo actuarial, estimados contables.
• Cálculo global impuesto predial: con base en la facturación del
trimestre anterior.
• Pensiones de jubilación: revisión del estudio actuarial realizado por un
actuario con la debida idoneidad y matrícula profesional.
• Honorarios profesionales acumulados: con base en facturación
anterior
Pruebas de Saldos
Auditoría Financiera
Auditoría para otras cuentas relacionadas con el Ciclo de Adquisiciones
y Pagos
4. Gastos: el análisis de la cuenta de gastos se concentra en las operaciones
que conforman la cuenta individual de gastos, donde el auditor verifica
precisión, clasificación, entre otros.
Se prueban general/ a través de cálculos globales y revisiones detalladas.
• Cálculo global gasto arrendamiento: se toma el listado de
arrendamientos con el canon mensual, la vigencia del contrato y se
multiplica por el número de meses contenidos en el periodo de revisión.
Se revisa la documentación soporte de los contratos más representativos.
Se revisa la adecuada clasificación contable.
• Cálculo global honorarios: con base en 1 ó 2 facturas del año se
calcula el gasto de todo el periodo. Se revisa la adecuada clasificación
contable.
• Revisión detallada: para aquellas cuentas que no sea posible realizar un
cálculo global, se solicita el auxiliar por documento que compone la
cuenta, se realiza una muestra y para la misma se revisan los
documentos soporte.