Cómo implementar el trabajo remoto en tu empresa.

En estos días el trabajo remoto se ha convertido en la mejor opción de las empresas para
continuar con la productividad laboral y conservar la salud de sus empleados frente a la amenaza
de contagiarse del coronavirus.

Sin embargo, para muchas organizaciones esta modalidad de trabajo es completamente

ajena e incluso puede causar un poco de temor frente a los resultados que se pueden obtener.

Pero el trabajo remoto es una valiosa opción que puede traer múltiples beneficios si se
implementa de manera adecuada. Por ello te vamos a explicar cómo tu empresa puede lograrlo de
manera ágil.

Etapas para aplicar el trabajo remoto

Para este proceso se deben tener en cuenta una serie de etapas cada una con pasos definidos.

1. Compromiso institucional

El uso de la tecnología como herramienta de trabajo supone una transformación de fondo

de las organizaciones que surge desde el liderazgo y la conformación de equipos coordinados. Para
ello se necesita una voluntad clara por parte de las directivas ya que implementar esta modalidad
requiere cambios no solo en la forma de hacer sino en la de evaluar.

Dentro de esta primera etapa se tendrán en cuenta los siguientes pasos:

Acuerdo a nivel directivo:

Donde se deben establecer los beneficios previstos para la compañía, explorar

experiencias de otras organizaciones que tengan una actividad económica similar y la metodología
general de la implementación.

Conformación de equipos

Los líderes de cada área deben estar comprometidos con la modalidad ya que serán los
encargados de definir las herramientas a usar, acompañar y supervisar la ejecución y realizar los
ajustes necesarios. Estos equipos deben recibir capacitación constante por parte de las directivas
sobre cómo llevar a cabo el proceso productivo.

2. Planeación

Si bien en medio de una coyuntura no es posible realizar una planeación a fondo, esto no
quiere decir que no se pueda realizar durante la misma ejecución. Lo importante es poder orientar
las acciones acorde a los objetivos que se tengan desde la dirección de la empresa.
En esta etapa se tienen dos puntos importantes:

Planeación general

Donde se definen los objetivos, el plan de acción, se evalúan los recursos tecnológicos con
los que se cuentan, el nivel de adopción de las TIC del personal y el presupuesto frente a inversión
de licencias, como Zoom o Teams, que hacen parte de las 4 herramientas para trabajar desde casa
que te recomendamos utilizar.

Sensibilización

Este paso se debe estar alineado con las estrategias de comunicación de la entidad, ya que
debe llegar a todas las áreas.

Pero en esta parte el mensaje debe ir enfocado en que se comprenda la importancia del
aporte de la modalidad, de la responsabilidad que conlleva y del compromiso que se requiere de
cada uno de los miembros de la organización para que la calidad del producto o servicio no se vea
disminuida en el tiempo en el que se ejecute.

3. Adopción

Si bien sería recomendado tener una etapa de autoevaluación y de prueba piloto, si las
circunstancias nos obligan a implementar el teletrabajo en un tiempo corto, se debe tener en
cuenta lo siguiente:

Estrategias de comunicación y seguimiento

Es quizá uno de los puntos más importantes y que puede influir en el éxito de la
modalidad. Para ello los mensajes deben ir enfocados en:

 Motivar a los empleados a través de reuniones o actividades virtuales que los hagan
sentirse parte de la organización así no estén presencialmente en ella.
 Continuar con la socialización de herramientas tecnológicas y sus usos, con el objetivo
también de fortalecer las competencias de los empleados.
 Enviar mensajes que fortalezcan el sentido de compromiso e interés con sus actividades
laborales.

Adoptar buenas prácticas

Los líderes de equipo deben estar en constante comunicación con las directivas. Evaluar
las cargas laborales asignadas, hacer el seguimiento y evaluar los resultados.

Lo más importante es que la empresa tenga la disposición para dar el paso hacia la
transformación digital y que confíe en que sus empleados continuarán con sus actividades
normales remotamente. Finalmente es un compromiso de todos que las actividades se desarrollen
de la manera más normal posible.
7 pasos para implementar el teletrabajo en tu empresa

El teletrabajo es una modalidad que se está utilizando cada vez más dentro de las
empresas de todo el mundo, ya que se ha comprobado que gracias a ella se pueden obtener
grandes ahorros en insumos y que impacta de forma positiva en la productividad, cuando se
implementa de forma adecuada.

Elige al personal adecuado

El trabajo a distancia no es para todo tipo de puestos, ni para todas las personas.
Determina qué puestos de trabajo pueden teletrabajar y cuáles no. Además asegúrate de
seleccionar a personas confiables, que tengan el perfil y las competencias necesarias.

Establece reglas

Define las políticas de la empresa en relación a la forma de trabajar a distancia y dáselas a

conocer al teletrabajador. Para evitar que tus colaboradores pongan en riesgo la confidencialidad
de la información de tu empresa, también debes de fijar normas claras sobre el uso de la
tecnología, herramientas y aplicaciones.

Capacita a tu personal

Capacita tanto al teletrabajador, como a sus jefes y compañeros en cuanto a la forma de

trabajar y al uso de las tecnologías a aplicar.

Proporciona a tus colaboradores el equipo necesario

Tú como empresa debes de cerciorarte de que tu teletrabajador cuente con un servicio de

internet ágil y un buen equipo de cómputo, además de otras herramientas que pudieran ser
necesarias para desempeñar su trabajo de forma óptima (teléfono, impresora, etc.). Recuerda que
todos los gastos que se requieran para trabajar a distancia deberán ser cubiertos por la empresa.

Define metas cuantificables

Desde un inicio establece los objetivos de tus colaboradores de forma clara y precisa y
asegúrate de que los resultados sean medibles. El tiempo que pasa el teletrabajador frente a la
computadora no es lo importante, sino el resultado obtenido.

Promueve una buena comunicación

Para que el trabajo a distancia sea exitoso debe de existir una comunicación fluida entre
jefe, teletrabajador y compañeros. Siempre que las distancias lo permitan, promueve alguna junta
presencial para estrechar lazos y mantener la cohesión grupal.
Supervisa

Realiza un seguimiento activo del cumplimiento de las actividades y objetivos propuestos

al teletrabajador.

Herramientas esenciales para organizar el trabajo en remoto

Rompiendo barreras de comunicación

La comunicación entre grupos de trabajo grandes o entre equipos que no se encuentran

físicamente en el mismo lugar puede llegar a ser un hándicap. Por eso, si quieres coordinarte de
forma eficaz con tus compañeros y que tu trabajo en remoto sea productivo, te recomendamos
Slack.

Slack

Se trata de un software de mensajería instantánea que pone el acento sobre la

comunicación grupal. Permite crear distintas salas y organizarlas por temáticas. De esta forma, el
conjunto de trabajadores involucrados en una tarea pueda estar al tanto de todo lo que se
comenta sobre ella.

Esta herramienta sustituye de forma eficaz la necesidad de cualquier tipo de reunión presencial y
elimina los malentendidos que provocan los interminables hilos de correo electrónico. Además,
Slack se integra eficazmente con muchas aplicaciones:

 Skype, permitiendo llamadas de voz o vídeo llamadas.

 Google drive y Drop Box, posibilitando compartir archivos con todo el equipo.
 Outlook Calendar y Google Calendar, para estar al tanto de todo.
 Aplicaciones de gestión de tareas como Trello.
Hangouts Chat

Otra herramienta más simple, que también permite la intercomunicación de todo el

equipo, es Hangouts de Google. No ofrece tantas posibilidades como Slack, pero sí permite crear
salas diferenciadas y compartir archivos con cada uno de los miembros del equipo.

Al ser parte de la suite de Google, desde su plan básico permite utilizar el correo
electrónico empresarial mediante Gmail, realizar videoconferencias, llamadas de voz y hacer uso
de calendarios compartidos a través de Google Calendar.

Herramientas de gestión de proyectos

Organizar equipos de trabajo tiene sus complejidades y más cuando se trata de trabajo en
remoto. Por eso, las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en aplicaciones
necesarias para la supervivencia de cualquier teletrabajador.

Trello

Es una de las aplicaciones gratuitas de gestión de proyectos más completas y amigables

que se pueden encontrar en el mercado. Cuenta con una versión premium, pero su versión
gratuita tiene poco que envidiar a otra herramientas de pago como Monday.com, Celoxis o
Redbooth.

Trello permite crear distintos tableros y tarjetas de trabajo. Asignar tareas, marcar
prioridades, organizar a través del checklists, coordinar nuestros equipos de trabajo y hacer
seguimientos de cada tarea. Además, deja hacer comentarios en tiempo real, llevar el seguimiento
de cada una de las tareas e incorporarlas a calendarios. ¡Una maravilla para el trabajo
colaborativo!

Notion

Notion es otra de las aplicaciones más eficaces para gestionar proyectos. Aunque va un
paso más allá de una simple herramienta para la organización de tareas. Viene a ser el cóctel
perfecto entre un cuaderno de notas, una agenda y una wiki colaborativa.

Todo esto hace de Notion un software ideal para gestionar información. Su limpio interfaz
permite hacer anotaciones, asignar tareas y proyectos, gestionar bases de datos y crear un
Knowledge Base accesible para todos los miembros del equipo.

Aplicaciones para la medición del tiempo

Conocer cuánto tardamos en realizar nuestras tareas es básico para medir nuestra
productividad y rentabilidad. Saberlo, nos ayudará a decidir en el futuro en qué clase de proyectos
merece la pena embarcarnos y en cuáles no.
Aquí te dejamos algunas de las mejores herramientas para hacerlo:

 Harvest. Se trata de una de las aplicaciones más completas para la medición del tiempo.
Permite estar al tanto de tu tiempo de trabajo y del de todo tu equipo. Además de ayudar
a hacer prospecciones de futuro. Aunque su versión gratuita solo permite ser utilizada por
una persona y en dos proyectos.
 Jiffy. Se trata de una herramienta para medir el tiempo desde dispositivos móviles. Está
disponible tanto en Google Play como en Apple Store y es tan sencilla de utilizar que no
tendrás ninguna duda.
 Toggl. Se integra con aplicaciones como Trello o Google Drive y permite conocer
rápidamente el tiempo que invertimos en cada tarea. Y, lo mejor de todo, es que es
completamente gratuito.

10 claves para que el teletrabajo funcione

1. Considerarlo un trabajo tan serio como el presencial. Lo más importante es que tú mismo
te lo tomes en serio. Así pues, debes valorar este empleo como cualquier otro.
2. Marcarse unos horarios y hábitos estrictos. Otra cuestión básica es establecer una rutina
diaria. En este sentido, es recomendable poner el despertador con tiempo, ducharse y
desayunar antes de empezar. Igual que si tuviéramos que salir de casa.
3. Tener un espacio propio donde trabajar. Trabajar en el dormitorio o la cocina no es buena
idea. El desorden o la asociación de ideas con otras obligaciones nos pueden
desconcentrar.
4. Mantener el contacto con los compañeros. Aunque no los veamos a diario, hay muchas
maneras de tener una relación fluida con los compañeros: quedar para comer, hablar por
las redes sociales, trabajar presencialmente algunos días, etc.
5. Separar el ocio de las obligaciones laborales. El teletrabajo tiene el riesgo de volvernos
adictos al mundo laboral. Aunque tengamos acceso al sistema de la empresa o al mail de
trabajo, hay que saber separar las diversas parcelas de la vida.
6. No llevar una vida sedentaria. Si trabajamos desde casa y además salimos poco a la calle,
estamos expuestos a problemas de salud. Así pues, antes o después de trabajar, márcate
como objetivo hacer ejercicio.
7. Hacer pequeñas pausas para comer o estirar los músculos. Las contracturas pueden
aparecer si estamos mucho rato en la misma posición. Igualmente, tenemos derecho a
parar durante unos minutos para coger fuerzas.
8. No consultar las redes sociales. Cuando trabajamos solos y desde casa, la tentación de
consultar las redes sociales es mayor. Evítalas.
9. Tener un mail y un teléfono de trabajo. Es útil para separar la parcela personal de la
laboral. No uses el correo electrónico privado para trabajar.
10. Contar con el apoyo de quienes conviven con nosotros. La familia debe contribuir a
respetar los espacios y a no molestar.
Tutoriales:

TRELLO

https://www.youtube.com/watch?v=J1RumfyVi94

https://www.youtube.com/watch?v=tOpBJnOifAc

NOTION

https://www.youtube.com/watch?v=nP9aFjmRawM

ZOOM

https://www.youtube.com/watch?v=9LZaOoRPM-k

https://www.youtube.com/watch?v=nW6j2hE5GZA
ONE DRIVE

https://www.youtube.com/watch?v=qwXs55V6j28